SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice

Tại Việt Nam, phần mềm SAP thường được tích hợp với hóa đơn điện tử eInvoice qua các đơn vị phát hành hóa đơn điện tử như Viettel, FPT, BKAV… Vậy SAP tích hợp hóa đơn điện tử elnvoice là gì? Phần mềm có chức năng và tính ứng dụng ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice là gì
SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice là gì

1. SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice như thế nào?

Tích hợp hóa đơn điện tử (eInvoice) với SAP là kết nối phần mềm SAP với phần mềm hóa đơn điện tử thông qua module kết nối mà không bắt buộc công ty phải tạo hóa đơn bằng hệ thống phần mềm của chính phủ.

Thay vào đó, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như Viettel, VNPT, BKAV… sẽ tạo hóa đơn, kết nối và gửi thông tin tới cơ quan thuế, tới khách hàng. Doanh nghiệp sẽ chỉ cần quan tâm tới việc bán hàng, mọi thông tin đã được tích hợp, hóa đơn được phát hành một cách nhanh chóng, chính xác và hợp lệ với các yêu cầu về mặt pháp lý của cơ quan thuế.

SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice thường sử dụng công nghệ tích hợp hiện đại để truyền dữ liệu và được nội địa hóa cho nhiều quốc gia như Việt Nam, Chile, Ấn Độ, Tây Ban Nha… nhằm phục vụ cho nhu cầu đặc thù của từng nước.

Đơn vị cung cấp sẽ gửi thông tin tới khách hàng và Cơ quan thuế
Đơn vị cung cấp sẽ gửi thông tin tới khách hàng và Cơ quan thuế

2. 8 tính năng cơ bản của eInvoice khi được tích hợp trên phần mềm SAP

Việc sử dụng phần mềm SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice đem đến cho người dùng một giải pháp hiệu quả để thực hiện các thao tác với hóa đơn của mình. 8 tính năng phần mềm hỗ trợ người dùng bao gồm:

  • Xem hóa đơn: Hỗ trợ người dùng xem hóa đơn nháp trước khi phát hành chính thức.
  • Ký phát hành: Ký phát hành hóa đơn điện tử bằng chữ ký số (token key hoặc HSM) trước khi in.
  • Điều chỉnh hóa đơn: Cho phép điều chỉnh hóa đơn sau khi tạo hoặc thay đổi nội dung.
  • Thay thế hóa đơn: Cho phép thay thế hóa đơn đã tạo bằng hóa đơn mới
  • Hủy hóa đơn: Cho phép hủy các hóa đơn sai, thiếu thông tin.
  • Tự động cập nhật số hóa đơn: Có khả năng cập nhật số hóa đơn từ hệ thống hóa đơn điện tử về dữ liệu bán hàng trên phần mềm SAP.
  • Tra cứu: Cho phép tra cứu các hóa đơn đã phát hành trong một khoảng thời gian nhất định.
  • Báo cáo: Kết xuất bản các báo cáo theo yêu cầu chuẩn của Cơ quan Thuế.
Tạo và xem hóa đơn điện tử nhanh chóng - đơn giản
Tạo và xem hóa đơn điện tử nhanh chóng – đơn giản

Ngoài ra, mỗi khi có lượng lớn đơn hàng, cần tạo nhiều hóa đơn, doanh nghiệp có thể tiến hành tạo hàng loạt hóa đơn điện tử trong SAP Business One. Cách thức thực hiện rất đơn giản, chỉ với vài thao tác, doanh nghiệp có thể xuất hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn trong chốc lát.

Sau đó SAP Business One sẽ hiển thị danh sách hóa đơn một cách tường minh theo các danh mục hóa đơn chưa xuất, hóa đơn đã xuất, hóa đơn điều chỉnh, thay thế hay là hóa đơn đã hủy. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được các thông tin về hóa đơn đảm bảo việc kiểm toán đúng quy chuẩn và đúng luật.

3.  4 lợi ích của việc tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm SAP

Việc SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice sẽ đem lại cho khách hàng 4 lợi ích thiết thực sau đây:

3.1. Tiết kiệm thời gian nhập liệu

Dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng được gửi sang đơn vị phát hành. Nói cách khác, người dùng không cần nhập lại số liệu hoặc chuyển đổi dữ liệu thủ công giữa 2 hệ thống. Như vậy, SAP tích hợp hóa đơn điện tử elnvoice vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa giảm thiểu chi phí in ấn hóa đơn giấy và gửi hóa đơn qua đường bưu điện trong quá trình làm việc. Hiện nay, chi phí cho 1 hóa đơn điện tử chỉ vào khoảng vài trăm đồng 1 hóa đơn.

Giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công
Giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công

3.2. Thao tác nhanh chóng

Với phần mềm SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice thời gian thực hiện thao tác với hóa đơn sẽ được rút gọn từ vài ngày xuống chỉ vài phút. Bởi doanh nghiệp có thể tiến hành lập, xuất và gửi hoá đơn ngay trên phần mềm SAP chỉ với một vài thao tác đơn giản. Sau vài cú click chuột, bên mua hàng sẽ nhận được hóa đơn hoàn chỉnh ngay tại thời điểm bên bán hàng gửi, chỉ cần có kết nối Internet.

3.3. Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót

Phần mềm hỗ trợ quản lý quá trình phát hành hóa đơn, chuyển đổi hóa đơn, đảm bảo việc phát hành trùng lắp không xảy ra, KHÔNG còn chuyện 1 đơn hàng xuất 2 – 3 tờ hóa đơn. Ngoài ra việc tích hợp eInvoice đảm bảo thông tin được chuyển đi và phát hành chính xác, vừa giúp nhân viên hạn chế nhầm lẫn, sai sót vừa đẩy nhanh quá trình làm việc, đặc biệt là trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.

3.4. Quản lý hệ thống dễ dàng hơn

Với sự hỗ trợ của công nghệ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng và phát hành hóa đơn một cách xuyên suốt, tập trung hơn bởi tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất. Mọi công đoạn được số hóa, từ sau bán hàng cho tới phát hành hóa đơn và lên báo cáo thuế, và được kiểm soát chặt chẽ, chính xác, đúng quy chuẩn và tinh gọn.

Giảm rủi ro, nhầm lẫn trong số liệu kế toán
Giảm rủi ro, nhầm lẫn trong số liệu kế toán

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice

Bước 1: Tạo kết nối với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tích hợp phần mềm SAP của mình với các hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các đơn vị uy tín như Viettel, BKAV, FPT, VNPT, …  Sau khi hợp tác, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn chi tiết hoặc trực tiếp giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định mới nhất (hiện là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Sau đó, SAP và đơn vị phát hành hóa đơn cùng với nhau thiết lập các kết nối (thông thường qua phương thức API). SAP ghi nhận các thông tin về mã số thuế, form, mẫu hóa đơn, ký hiệu, serial … nhằm đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và đúng theo quy định của Pháp luật.

Bước 2: Phát hành hóa đơn thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch liên quan tới công tác bán hàng, điều chuyển hàng hóa, phần mềm SAP sẽ tập hợp các chứng từ này theo nguyên tắc, cấu trúc sản phẩm, hàng hóa và nhu cầu của doanh nghiệp. Tùy theo nghiệp vụ, SAP sẽ gọi các các chức năng tương ứng của đơn vị phát hành hóa đơn (như xem trước bản phát hành, phát hành nháp, phát hành chính thức …)

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ có những tính năng khác nhau tương ứng trên module eInvoice, khi hoạt động trên SAP cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của kế toán thuế và của doanh nghiệp.

Mô hình vận hành của SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice
Mô hình vận hành của SAP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice

Bước 3: Ghi nhận kết quả hóa đơn trả về vào SAP

Sau khi phát hành, đơn vị phát hành hóa đơn như Viettel, Thái Sơn, BKAV,… sẽ gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế và khách hàng. Tiếp đó, thông tin sau khi phát hành (ký hiệu, serial, số hóa đơn ngày xuất hóa đơn, mã xác thực …) được đơn vị phát hành gửi trả về lại và ghi nhận vào hệ thống SAP theo từng chứng từ đã phát hành, các bộ phận liên quan như phòng kinh doanh, phòng kế toán, bộ phận kho, đều có thể lấy và sử dụng khi được cấp quyền. Chứng từ bán hàng đã được phát hành hóa đơn cũng tự động được hiển thị lên báo cáo bảng kê thuế.

Có thể thấy, SAP và hệ thống eInvoice luôn đảm bảo tính đồng bộ của bộ dữ liệu giữa 2 hệ thống. Việc chỉ sử dụng cơ sở dữ liệu phần mềm SAP để lưu trữ cũng như để lên các báo cáo giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, sai số đáng kể so với việc lưu trữ rời rạc bằng hóa đơn giấy hoặc chưa tích hợp eInvoice vào SAP, tạo điều kiện cho người dùng tìm kiếm và truy xuất thông tin của các hóa đơn cũ nhanh hơn.

Hi vọng qua bài viết, khách hàng đã hiểu thêm về phần mềm SAP tích hợp hóa đơn điện tử elnvoice cũng như biết cách chức năng này hoạt động nhằm phục vụ cho mục đích tạo lập, quản lý hóa đơn của doanh nghiệp.

Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc có vướng mắc trong quá trình tích hợp hóa đơn điện tử elnvoice với SAP, vui lòng liên hệ với Beetech – một trong những công ty đối tác của SAP, đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với phần mềm SAP theo thông tin dưới đây:

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng

  • Địa chỉ: Lầu 5, 361 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Website: beetechcom.vn
  • Facebook: Beetech
  • Email: info@beetechcom.vn
Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *