SAP Business One Hana

Beetech Solutions > SAP Business One Hana

Về SAP Business One

SAP Business One là một giải pháp ERP hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn hóa quy trình công việc toàn diện từ kế toán – tài chính, mua sắm, tồn kho, sản xuất, bán hàng, quan hệ khách hàng đến báo cáo và phân tích dữ liệu quản trị. Sản phẩm thành công giúp nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Một trong những giải pháp ERP hàng đầu thế giới

Giao diện tổng quan

6 phân hệ chính của SAP Business One

Quản lý mua hàng và nhà cung cấp

SAP Business One cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ mạnh mẽ để quản lý danh mục (danh mục hàng hóa, dịch vụ, nhà cung cấp,…) và toàn bộ quy trình mua sắm của mình. Tất cả nghiệp vụ mua hàng liên quan đến tài khoản kế toán sẽ được hệ thống SAP B1 hạch toán ghi sổ tự động:

Yêu cầu mua hàng
Báo giá và so sánh các báo giá
Đơn đặt hàng với nhà cung cấp
Chứng từ nhập kho hàng mua
Ghi nhận hóa đơn, công nợ với nhà cung cấp
Chứng từ thanh toán (tiền, chuyển khoản ..) cho nhà cung cấp

Trong quy trình mua hàng nhập khẩu, hệ thống cũng sẽ ghi nhận các chi phí phát sinh qua đơn vị nhập khẩu, các loại thuế, phí hàng hải quan,…
SAP Business One có các báo cáo cơ bản và nâng cao trong việc quản lý quy trình mua hàng như:

Phê duyệt mua hàng theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp
Báo cáo phân tích mua hàng
Báo cáo so sánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
Theo dõi, cảnh báo công nợ, tuổi nợ đối với nhà cung cấp
Theo dõi giao hàng đúng hạn
Một số mẫu báo cáo thông minh khác…

Ngoài ra, phần mềm SAP B1 còn sở hữu tính năng Dự báo (ForeCast) và Lập kế hoạch mua hàng (MRP) cực kỳ hữu ích, giúp doanh nghiệp chủ động lên lịch đặt hàng từ ngắn hạn cho tới trung và dài hạn. Đồng thời, dự đoán thời điểm mua hàng phù hợp và số lượng chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu kho.

Quản lý sản xuất và tính giá thành

Công tác tổ chức sản xuất là đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp với các yếu tố cần được xem xét như:

Hoạch định chiến lược và nhu cầu sản xuất
Hoạch định cấu trúc sản phẩm và công đoạn sản xuất (Bill of material – BOM, Routing)
Hoạch định bán thành phẩm, nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư
Hoạch định nguồn lực sản xuất như người lao động, máy móc và các nguồn lực sẵn có khác
Lên lịch sản xuất – Phát lệnh sản xuất – Kiểm soát sản xuất
Quản lý bán thành phẩm, các loại chi phí sản xuất (trong BOM và ngoài BOM)

Để lập kế hoạch hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố liên quan đến quá trình tổ chức sản xuất. Hệ thống SAP B1 cùng Beetech đã thiết lập sẵn một số tính năng cơ bản bên cạnh các tính năng nâng cao đặc thù riêng cho từng lĩnh vực sản xuất bao gồm:

Kiểm soát nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm theo Lô hàng (Batch) Serial giúp doanh nghiệp kiểm soát được ngày sản xuất, ngày xuất xưởng, hạn sử dụng, bảo hành,…
Tính năng xuất nguyên, nhiên vật liệu thủ công hoặc tự động
Đơn hàng sản xuất theo loại tiêu chuẩn, mẫu, và phân rã tái chế
Theo dõi chi phí cho dạng sản xuất theo dự án
Cấu trúc công đoạn sản phẩm nhiều cấp độ (BOM nhiều cấp)
Dự báo nhu cầu và Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)
Khả năng đa kho hàng (tách bạch các kho thành phẩm, sản xuất, nguyên liệu,…)
Bóc tách – Tính toán – Quản lý giá thành sản phẩm

Các báo cáo vận hành sản xuất cùng báo cáo quản trị thông minh trên nền tảng SAP B1 Hana sẽ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa kế hoạch sản xuất, cải tiến liên tục và giảm thiểu sai sót/ thiếu hụt nguyên vật liệu, từ đó giúp sản xuất vận hành ổn định.

Quản lý kho và kiểm soát tồn kho

Tồn kho bao nhiêu là tối ưu? Đây luôn là câu hỏi khó với nhiều doanh nghiệp. Tối ưu hóa hàng tồn kho nghĩa là tối ưu trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí kho (lưu kho, bảo quản,…). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm cũng như mãi chạy theo việc thỏa mãn khách hàng bằng cách mua liên tục, sản xuất thật nhiều để lưu kho. Hãy cùng SAP B1 và Beetech xây dựng mô hình tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp mình.

Hệ thống hỗ trợ phương pháp tính toán giá trị hàng tồn kho theo tiêu chuẩn kế toán quốc tế lẫn Việt Nam: Phương pháp bình quân gia quyền, Giá cố định (Standard Cost), Nhập trước xuất trước (FIFO).

Các danh mục được quản lý bài bản khoa học và hạch toán tự động theo từng kho (Warehouse) hay theo nhóm mặt hàng (Item Group). Đối với kho, doanh nghiệp quản lý được tới dãy, kệ, tầng, ngăn (Bin location).

Tính năng cơ bản của tồn kho: Nhập kho mua hàng, xuất kho bán hàng, nhập khác xuất khác được hạch toán ghi sổ kế toán tự động đảm bảo tính chính xác.

Một số tính năng hữu ích hỗ trợ quản lý kho hiệu quả khác bao gồm:

Thiết lập tồn kho tối đa, tối thiểu theo từng kho
Lên lịch kiểm kê định kỳ, tự động theo từng kho
Quản lý theo hàng theo lô (batch) hay theo serial,…
Thiết lập các cảnh báo khi sắp hết hàng, hàng cận date
Quản lý tồn kho theo nhiều đơn vị tính quy đổi (đơn vị tính quy đổi giữa mua hàng, lưu kho và bán hàng)
Quản lý tồn kho theo nhiều bảng giá khác nhau
Chuyển kho và yêu cầu chuyển kho giữa các kho, vùng miền,… với khả năng ghi nhận và hạch toán hàng hóa đi đường
Hỗ trợ lên lịch chuyển kho tự động
Quản lý quá trình lấy hàng, soạn hàng, đóng gói
…

Đặc biệt các báo cáo về quản lý tồn kho của SAP B1 rất đa dạng và hỗ trợ người dùng:

Nhân viên kho dễ dàng theo dõi chi tiết từng giao dịch nhập xuất
Kế toán kiểm toán được hỗ trợ báo cáo theo biểu mẫu chuẩn VAS
Các quản lý cấp cao dễ dàng theo dõi tuổi tồn kho, mức độ luân chuyển (vòng quay) hàng hóa bằng những báo cáo thông minh, trực quan

Quản lý bán hàng và khách hàng

SAP B1 đặc biệt chú trọng phát triển nhiều tính năng hỗ trợ công tác bán hàng, bên cạnh bộ danh mục được sắp xếp khoa học như hàng hóa, nhóm hàng, kho hàng, khách hàng,… Doanh nghiệp hãy cùng Beetech phát triển các Mô hình kinh doanh để đem tới sản phẩm – dịch vụ chất lượng tốt tới khách hàng.

Quản lý – Chăm sóc khách hàng (CRM):
- Quản lý chiến dịch tiếp thị: SAP hỗ trợ tính năng khởi tạo (Wizard) chiến dịch tiếp thị chỉ với vài thao tác
- Cho phép import danh sách thông tin khách hàng từ Excel, Tích hợp MS Outlook giúp đồng bộ danh bạ, quản lý tương tác,…
- Phân nhóm, phân loại khách hàng theo các phân khúc tiềm năng
- Phân tích hiệu quả chiến dịch thông qua các báo cáo tích hợp để giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố như tỷ lệ phản hồi và thành công chung của chiến dịch
Tiếp cận cơ hội bán hàng (Opportunity):
- Tương tác và quản lý các tương tác hàng ngày của khách hàng như đặt lời nhắc cho cuộc gọi, cuộc họp và nhiệm vụ
- Dự đoán tiềm năng bán hàng và phân tích kết quả bán hàng
- Theo dõi các tương tác của khách hàng cùng với ghi chú chi tiết và liên kết đến khách hàng bằng một vài thao tác
- Khả năng tính toán doanh thu và lợi nhuận dự kiến khi bạn nhập thông tin như số lượng bán hàng tiềm năng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, ngày kết thúc và giai đoạn bán hàng,…
- Tạo báo giá ngay lập tức, xác nhận đơn hàng và lập hóa đơn thông qua nhiều mẫu và gửi chúng cho khách hàng
- SAP Business One có tính năng kiểm tra tính sẵn sàng của sản phẩm (Avaiable To Promise ATP) theo thời gian thực để hỗ trợ việc chốt đơn hàng và xác định thời gian giao đơn hàng
- Theo dõi và quản lý quá trình tiếp cận khách hàng phân tích tỷ lệ thành công và thất bại của từng cơ hội (Win-Loss)

Sau khi chốt đơn hàng thành công, hệ thống SAP B1 cung cấp các tính năng nổi bật như: Xuất kho giao hàng, phát hành hóa đơn – ghi nhận công nợ cho tới thu tiền khách hàng. Các chứng từ được kế thừa nhau chỉ bằng 1 vài thao tác “copy from/ to” là có thể hoàn thành quy trình bán hàng – thu tiền.
Ngoài ra, hệ thống có tính năng phân tích và báo cáo phân tích bán hàng (Sale Reports) bao gồm:

Phân tích bán hàng
Quản lý giao hàng
Công nợ và tuổi nợ khách hàng
Cảnh báo nợ quá hạn và gửi thông báo nhắc nợ khách hàng
….

Quản lý kế toán tài chính và ngân sách

Phân hệ kế toán tài chính của SAP B1 phù hợp với hệ thống chuẩn kế toán chuẩn mực Việt Nam và đặc thù kế toán nội bộ doanh nghiệp

Kế toán tổng hợp: Cấu hình tự động ghi sổ các nghiệp vụ hàng ngày từ các phân hệ khác có liên quan tới sổ kế toán (chứng từ nhập xuất kho, chứng từ mua hàng bán hàng, chứng từ thu chi,…).

Kiểm soát dòng tiền: Quản lý thu chi (tiền mặt, tiền ngân hàng, sổ quỹ, …), kiểm soát ngân sách, kiểm soát chi phí. Quản lý và dự báo dòng tiền.

Quản lý tài sản cố định: Quản lý tài sản cố định, chi phí trích trước, chi phí cấu thành tài sản, khấu hao tự động.

Báo cáo tài chính và phân tích: Hệ thống SAP B1 có sẵn các bản báo cáo tiêu chuẩn quốc tế. Đồng thời, có khả năng tùy biến phù hợp tiêu chuẩn kế toán Việt Nam (VAS) và kế toán quản trị tại doanh nghiệp nhằm hỗ trợ đánh giá kiểm toán của doanh nghiệp.

Phân tích, báo cáo và quản trị dữ liệu trên nền tảng Hana

SAP B1 Hana được phát triển trên tảng cơ sở dữ liệu “In-Memory” giúp xử lý dữ liệu siêu nhanh với lượng dữ liệu lớn và hiệu năng tốt. Hana được đánh giá là “Nền tảng ưu việt – Tính năng vượt trội – Xu hướng tương lai”.

Công nghệ mang tới cho doanh nghiệp khả năng số hóa nhanh chóng hơn, cùng một số tính năng như:

Kiểm tra sự sẵn sàng của sản phẩm (Available To Promise – ATP)
Quản lý lịch giao hàng
Dự báo dòng tiền
Phân tích dữ liệu và dự báo xu hướng
Tìm kiếm nâng cao và thông minh
Khả năng tích hợp mạnh mẽ – ổn định – bảo mật

SAP B1 cùng Beetech cung cấp hàng loạt báo cáo hữu ích như:

Báo cáo vận hành
Báo cáo quản trị
Báo cáo thông minh – đa chiều
Báo cáo theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam (VAS)
Báo cáo đặc thù theo ngành nghề của doanh nghiệp

Quy trình triển khai SAP Business One

Để dự án được triển khai nhanh, hiệu quả và khoa học Beetech
áp dụng quy trình triển khai gồm 5 giai đoạn chính.

#1 Chuẩn bị dự án

Xác định phạm vi công việc, các yêu cầu và mục tiêu của ban lãnh đạo
Thành lập đội dự án: nêu vai trò và trách nhiệm của từng thành viên
Lập kế hoạch dự án: tổng thể và chi tiết
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng để vận hành hệ thống (Máy chủ, đường truyền,…)
Khởi động dự án (Kickoff)

#2 Phân tích & Thiết kế quy trình

Thu thập yêu cầu của từng phòng ban
Xây dựng tài liệu về quy trình tương lai, kèm chi tiết yêu cầu của mỗi quy trình
Thu thập & Phân tích các biểu mẫu, báo cáo
Trình bày chi tiết các quy trình tương lai cho từng phòng ban
Phê duyệt và nghiệm thu giai đoạn Phân tích & Thiết kế quy trình

#3 Hiện thực hoá hệ thống

Khởi tạo cơ sở dữ liệu và cấu hình hệ thống theo yêu cầu
Phát triển các công cụ bổ sung – AddOn (nếu có)
Thiết kế các Biểu mẫu, Báo Cáo
Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng cho hệ thống mới
Huấn Luyện sử dụng cho Key Users
Key Users thực hiện kiểm thử hệ thống (UAT)

#4 Chuẩn bị trước khi chạy

Lập kế hoạch kết chuyển số liệu (Cut Over Plan)
Huấn luyện sử dụng cho người dùng cuối (End Users)
Huấn luyện cho người quản trị hệ thống
Truyền thông và Đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức, nhân sự hỗ trợ cho giai đoạn Go-Live
Chuyển đổi số liệu vào hệ thống: Danh mục dữ liệu, số dư đầu kỳ

#5 Vận hành chính thức & hỗ trợ

Hỗ trợ tại chỗ (On-Site) cho giai đoạn Go-Live
Ghi nhận xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng thực tế
Thực hiện chuyển giao quyền quản trị và hỗ trợ cho khách hàng