Quản trị doanh nghiệp không bao giờ là một công việc dễ dàng với những nhà quản lý doanh nghiệp như giám đốc hay CEO,… Để giải quyết bài toán đó, hệ thống quản lý doanh nghiệp đã ra đời để hỗ trợ tăng doanh thu cũng như vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì? Có tác dụng gì trong việc kiểm soát tốt doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi làm rõ trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Hiểu một cách đơn giản, hệ thống quản lý doanh nghiệp là liên kết các nguồn lực doanh nghiệp sau khi hoạch định, làm cho các nguồn lực gắn kết chặt chẽ và xuyên suốt. Trong thời đại công nghệ, các phần mềm được thiết kế để giải quyết các nhu cầu khác nhau của nhà lãnh đạo cấp cao trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Cụ thể hệ thống quản lý doanh nghiệp đáp ứng nhiều hoạt động bao gồm xây dựng cơ chế quản trị, cơ cấu tổ chức, quản lý tài trình, nguồn lực, hành chính và vận hành doanh nghiệp.
Với tính năng tích hợp đa dạng chức năng của các phòng ban như phòng hành chính, nhân sự, kế toán, quản lý kho,…, hệ thống quản lý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những thao tác nghiệp vụ quan trọng trong mỗi phòng ban.
Hiện nay có 2 loại mô hình phần mềm quản lý doanh nghiệp được sử dụng phổ biến nhất đó là On Premise (triển khai trực tiếp trên phần cứng tại doanh nghiệp) và On Cloud (triển khai dựa trên nền tảng đám mây).
Các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, hay là doanh nghiệp có nhiều pháp nhân và nhiều chi nhánh, nhà xưởng luôn tồn tại một khối lượng dữ liệu khổng lồ cần kiểm soát chặt chẽ, Đây là trở ngại khó giải quyết đối với các nhà quản lý cấp cao. Vì thế các phần mềm hỗ trợ hệ thống quản lý doanh nghiệp ra đời chính là sự lựa chọn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp kể trên.
2. 5 điểm nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp
Nhờ vào các đặc điểm nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên tối ưu hóa hơn. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng đạt được các mục tiêu, hướng đến sự phát triển nhanh chóng và bền vững.
2.1. Bao quát hoạt động của tất cả các phòng ban
Hệ thống quản lý doanh nghiệp có khả năng kết nối chặt chẽ, bao quát toàn bộ thông tin của các phòng ban và lưu trữ dữ liệu trên database(cơ sở dữ liệu). Chính vì được thiết kế theo nhiều module chức năng nên hệ thống quản trị doanh nghiệp phục vụ chu đáo từng nhiệm vụ mà mỗi phòng ban đề ra, đảm bảo tính đồng bộ xuyên suốt các tác vụ của từng phòng ban.
2.2. Tính tập trung dữ liệu cao
Ưu điểm nổi bật không thể không nhắc đến khi sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp, đó chính là tính tập trung dữ liệu cao. Mọi dữ liệu liên quan đến các phòng ban như kế toán tài chính, mua bán hàng hóa, kho bãi,… đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Từ đó các bộ phận có quyền tự do sử dụng chung cơ sở dữ liệu tùy theo nhu cầu hay tính năng của công việc.
2.3. Dễ dàng phát triển dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp
Qua thời gian, nhu cầu lưu trữ thông tin dữ liệu ngày càng nhiều trên hệ thống quản lý đều sẽ được đáp ứng một cách dễ dàng bằng hệ thống quản lý doanh nghiệp vì được thiết kế linh hoạt dựa theo quy mô, hay đặc thù của doanh nghiệp. Do đó phần mềm có khả năng phát triển mọi lúc mọi nơi tùy theo mức độ quản lý mong muốn của các lãnh đạo cấp cao.
2.4. Có khả năng hoạt động trên nhiều thiết bị
Một đặc tính nổi bật khác góp phần đem lại sự thuận tiện cho các nhà quản lý, đó là hệ thống quản lý doanh nghiệp có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau. Nhờ đó, dù ở bất cứ nơi đâu thì các công việc liên quan đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn được giám sát chặt chẽ.
2.5. Tính bảo mật gần như tuyệt đối
Nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống bằng cách đặt phần cứng tại doanh nghiệp thì việc bảo mật đều được thông qua sự giám sát của các nhân viên IT, nhờ đó thông tin được bảo mật gần như tuyệt đối. Chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền sử dụng mới có quyền truy cập, chỉnh sửa tài liệu, hạn chế tối đa tình trạng mất cắp, rò rỉ thông tin, dữ liệu mật.
3. 7 lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp
Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ đem đến rất nhiều lợi ích,giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa việc kiểm soát toàn bộ công việc chỉ bằng một vài thao tác.
3.1. Tạo ra hệ thống thông tin tinh gọn
Khả năng thu thập toàn bộ dữ liệu, chứng từ, báo cáo, hóa đơn…của từng phòng ban giúp cho hệ thống quản lý doanh nghiệp tạo ra được một hệ thống thông tin vô cùng tinh gọn. Việc tìm kiếm dữ liệu đúng với nhu cầu, mong muốn trở nên nhẹ nhàng nhờ vào cơ sở dữ liệu chung trên hệ thống quản lý doanh nghiệp.
3.2. Tạo bước đà giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn
Thời đại công nghệ thông tin phát triển như ngày nay thì việc áp dụng các phần mềm trong quá trình quản lý doanh nghiệp cũng là một lợi thế cạnh tranh. Triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp với phần mềm uy tín có thể giúp tổ chức nổi bật trước đối thủ. Điểm cạnh tranh nổi bật dễ nhận ra nhất của hệ thống chính là mức độ chuẩn hóa chính xác liên quan đến hệ thống chứng từ, sổ sách, hóa đơn,… thúc đẩy dự án diễn ra nhanh hơn. Từ đó tạo lòng tin với khách hàng, rủi ro mắc phải những sai lầm trong kinh doanh cũng được giảm xuống một cách đáng kể.
3.3. Chuẩn hóa quy trình vận hành
Năng suất làm việc của các nhân viên sẽ tăng cao nhờ vào khả năng tự động hóa quy trình vận hành của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Phần mềm đem đến cho nhân viên nhiều thời gian xử lý công việc hơn, tạo cơ hội giúp họ phát huy tối đa năng lực chuyên môn.
Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin cũng diễn ra rất nhanh chóng khi hệ thống quản lý đã phân chia quyền truy cập dữ liệu theo các cấp bậc. Tất cả đều góp phần giúp các bộ phận trong doanh nghiệp tăng tối đa năng suất hoạt động.
3.4. Tối ưu hóa chi phí hoạt động
Thay vì phải đầu tư nhiều nhân lực để phục vụ các nhà quản lý trong việc kiểm soát từng phòng ban, hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp các lãnh đạo cấp cao chỉ cần truy cập vào cơ sở dữ liệu chung duy nhất trong hệ thống là đã biết được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí vận hành khá lớn.
3.5. Giúp các phòng ban kết hợp làm việc hiệu quả hơn
Công việc lúc nào cũng sẽ dễ dàng thành công hơn nếu như có sự kết nối chặt chẽ từ phía nhân lực. Hệ thống quản trị doanh nghiệp có khả năng đáp ứng được nhu cầu này bằng cách kết hợp hệ thống dữ liệu của nhiều phòng ban làm việc chung với nhau, mỗi phòng ban là một mắt xích trong chuỗi quy trình chung. Chắc chắn hiệu suất làm việc sẽ được tăng cao và đem đến nhiều doanh thu cho doanh nghiệp.
3.6. Tăng tối đa năng suất làm việc
Sử dụng hệ thống quản lý sẽ giúp các bộ phận trong doanh nghiệp từ nhân viên cho đến các nhà lãnh đạo cấp cao tăng năng suất làm việc hơn. Chỉ với vài thao tác đơn giản để cập nhật thông tin trong hệ thống là đủ để các bộ phận thu thập đủ dữ liệu để bắt tay thực hiện công việc của mình.
3.7. Tạo sự tín nhiệm với khách hàng
Một doanh nghiệp tạo ra được nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh sẽ dễ dàng tạo ra sự tin tưởng cao với khách hàng tiềm năng. Và thành công đó phần lớn nhờ vào hiệu suất và chất lượng làm việc của các bộ phận tăng cao khi ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp trong tổ chức.
4. Quy trình 6 bước xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
Với các lợi ích đã liệt kê phía trên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể xây dựng hiệu quả hệ thống quản trị doanh nghiệp? Sau đây sẽ là từng bước một giúp các nhà quản lý tạo ra được hệ thống riêng biệt cho doanh nghiệp của mình.
4.1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Việc quan trọng đầu tiên và không thể thiếu đó chính là biết rõ nhu cầu của doanh nghiệp. Xác định đúng vấn đề mà doanh nghiệp đang mong muốn đạt được là cơ sở xây dựng kế hoạch khả thi trong tương lai. Từ đó các lãnh đạo có hướng đi chính xác khi chọn phần mềm phù hợp với mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.
4.2. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp
Một số tiêu chí dùng để tham khảo trong việc lựa chọn phần mềm triển khai như:
- Được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.
- Tính ổn định của phần mềm cao.
- Bảo đảm sự linh hoạt xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phần mềm dễ sử dụng với những thao tác đơn giản.
Khi đã triển khai được một hệ thống quản lý doanh nghiệp phù hợp thì việc đặt mục tiêu tăng doanh thu hoặc tăng năng suất lao động sẽ trở thành những vấn đề dễ dàng giải quyết đối với nhà lãnh đạo cấp cao.
4.3. Lựa chọn đơn vị triển khai chất lượng
Các đơn vị triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp xuất hiện trên thị trường ngày càng nhiều, trong số đó không phải đơn vị nào cũng xứng đáng để doanh nghiệp “chọn mặt gửi vàng”Với mong muốn thu được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, các nhà quản lý cần khôn khéo lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm uy tín và chất lượng.
Tiêu chí cho sự lựa chọn đó là: đơn vị hiện đang sở hữu đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn cao, cam kết chất lượng sau khi triển khai, đảm bảo hỗ trợ hết mình trong vấn đề điều chỉnh hệ thống và hướng dẫn cán bộ nhân viên sử dụng hệ thống.
Đơn vị triển khai hiệu quả sẽ đem đến hệ thống quản lý doanh nghiệp chất lượng. Nhờ đó các dữ liệu trên hệ thống liên quan đến hoạt động sản xuất, cũng như tính bảo mật thông tin sẽ được đảm bảo tốt hơn, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
4.4. Lên kế hoạch xây dựng hệ thống bài bản
Muốn đạt hiệu quả cao và đúng với mục tiêu kinh doanh của tổ chức thì việc lên kế hoạch bài bản là điều kiện tiên quyết. Những yếu tố luôn phải có trong một bảng kế hoạch chi tiết bao gồm: phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự, các hạng mục cần triển khai, thời gian bắt đầu và thời gian thực hiện, chi phí và mức độ rủi ro dự đoán.
4.5. Phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp theo kế hoạch
Dựa vào kế hoạch và nhu cầu của từng giai đoạn, các nhà quản lý sẽ biết được doanh nghiệp nên phát triển hệ thống quản lý nào để mang đến hiệu quả cao. Tuy nhiên, có một số phân hệ thường được các doanh nghiệp chú tâm phát triển nhiều nhất. Cụ thể là:
- 1 – Kế toán tài chính: Nơi cung cấp những thông tin chính xác về tính hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp giúp lãnh đạo doanh nghiệp biết được tài sản, nguồn vốn và luồng tiền khi kinh doanh,
- 2 – Kho: Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ với mức độ an toàn cao nhất, tránh thất thoát, hỏng hóc hàng hóa. Nhờ phân hệ này, hoạt động xuất – nhập hàng hóa sẽ được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng.
- 3 – Sản xuất: Đảm bảo cung cấp đủ số lượng hàng hóa, kiểm định chất lượng hàng hóa chu đáo và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng đúng hạn.
- 4 – Mua hàng: Phân hệ quản lý mua hàng của hệ thống quản lý cung cấp đầy đủ bộ công cụ để giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng theo nhu cầu khách hàng và theo tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác. Từ đó tối ưu hóa công việc hằng ngày của bộ phận thu mua, giảm thiểu sự chênh sai số lượng.
- 5 – Bán hàng: Giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm thông qua việc thiết lập hợp đồng thỏa thuận khung, đưa ra báo giá bán hàng, tạo đơn bán hàng, tạo phiếu bán hàng, phiếu nhập kho do khách hàng trả lại,… tiết kiệm tối đa thời gian xử lý các tác vụ thủ công cho nhân viên, đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.
4.6. Kiểm thử chất lượng hệ thống
Để đảm bảo hệ thống vận hành theo đúng mục tiêu đặt ra, phần mềm đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ, quy trình của các phòng ban. Vì vậy việc kiểm thử chất lượng hệ thống quản lý trong quá trình triển khai có vai trò rất quan trọng. Dưới đây là các bước trong quá trình thực hiện kiểm thử chất lượng hệ thống:
- Bước 1: Xây dựng tài liệu chức năng chi tiết.
- Bước 2: Xây dựng các kịch bản kiểm thử theo các nghiệp vụ của các phòng ban.
- Bước 3: Kiểm tra dữ liệu, báo cáo đo lường các thông số hệ thống.
- Bước 4: Điều chỉnh hệ thống (nếu cần thiết)
- Bước 5: Xác nhận hệ thống vận hành đúng theo yêu cầu và tiến hành sang giai đoạn đưa hệ thống vào vận hành chính thức.
5. SAP Business One – Hệ thống quản trị được doanh nghiệp tin dùng
Hệ thống phần mềm SAP Business One (SAP B1) là một trong những hệ thống quản lý doanh nghiệp được phát triển và tin dùng nhiều nhất trên thế giới. Một trong những nguyên nhân khiến SAP trở nên phổ biến rộng rãi là phần mềm có năng tích hợp gần như toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp. Đây là phần mềm được nghiên cứu và cho ra mắt từ ông lớn phần mềm SAP nổi tiếng trên thế giới. Đồng thời SAP Business One luôn được phát triển và cập nhật liên tục bởi chính những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực.
Để hiểu rõ hơn khả năng kết nối nhiều chức năng phòng ban của SAP, sau đây là các nghiệp vụ mà SAP Business One có thể thực hiện được và một số lợi ích mà các nghiệp vụ đem đến cho doanh nghiệp:
- Cải thiện và chuẩn hóa các quy trình làm việc
- Tự động hóa các công việc thường ngày và giảm các đầu việc xử lý thủ công
- Hợp nhất thông tin trên một nền tảng
- Tạo sự kết nối và phối hợp làm việc giữa các phòng ban
- Cập nhật thông tin nhanh chóng ở mọi nơi
- Đảm bảo tính kỉ luật và tuân thủ quy định trong công ty
- Hỗ trợ kiểm soát và phê duyệt kịp thời
- Điều hành theo thời gian thực
Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm SAP Business One, vui lòng tham khảo bài viết SAP Business One là gì? Phần mềm ứng dụng quản trị doanh nghiệp hiệu quả
6. Beetech – đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp uy tín hàng đầu
Lựa chọn đơn vị uy tín triển khai phần mềm hệ thống quản lý doanh nghiệp dần trở thành nhu cầu cấp bách của các nhà lãnh đạo trong thời đại công nghệ thông tin như ngày nay. Một đơn vị cung cấp giải pháp ERP SAP Business One hiệu quả mà doanh nghiệp nên tham khảo, đó là Beetech – nơi chuyên tư vấn và thực hiện triển khai các phần mềm quản trị doanh nghiệp.
Đây là đơn vị sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và có tâm với nghề. Beetech cam kết luôn cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời và giải pháp thực thi để quản trị doanh nghiệp thành công. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hơn trong quản lý, gia tăng lợi nhuận hay có thêm nhiều cơ hội làm việc với các khách hàng tiềm năng trên thị trường.
Tóm lại, xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt là cơ sở để mọi hoạt động kinh doanh diễn ra năng suất và hiệu quả hơn. Thay vì triển khai hệ thống quản lý thủ công, doanh nghiệp nên lựa chọn SAP Business One để kiểm soát quy trình nghiệp vụ thông qua hệ thống phần mềm chuyên nghiệp, thông minh.
Nếu có nhu cầu tư vấn triển khai phần mềm SAP Business One, vui lòng liên hệ Beetech theo thông tin sau:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn