Sử dụng phân hệ mua hàng SAP

Quản lý được quy trình mua hàng đồng nghĩa với việc kiểm soát được nguồn nguyên liệu, hàng hóa đầu vào chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, qua đó tối ưu chi phí mua hàng và chất lượng sản phẩm đầu ra. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phân hệ mua hàng SAP, bao gồm 8 công đoạn cơ bản: tạo phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu báo giá, đơn đặt hàng mua, nhập kho mua hàng, tính toán, phân bổ chi phí mua hàng, phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp, tạo hóa đơn mua hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm. Bài viết sử dụng SAP Business One để minh họa.

Mục Lục

1. Purchase Request – Phiếu yêu cầu mua hàng

Để tạo phiếu yêu cầu mua hàng, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Request.

Màn hình nhập liệu Purchase Request:

Màn hình phiếu Yêu cầu mua hàng - Purchase Request
Màn hình phiếu Yêu cầu mua hàng – Purchase Request

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Request:

1.1. Thông tin chung

Một số thông tin cần nhập, bao gồm:

  • Requester: Người đề nghị mua hàng
  • Posting date: Ngày đề nghị
  • Valid Until: Ngày hiệu lực của chứng từ.
  • Document date: Ngày chứng từ. Mặc định ngày chứng từ cùng với ngày ghi sổ.
  • Required Date: Ngày cần được đáp ứng
  • Remarks: Ghi chú hoặc diễn giải nếu có

1.2 Tab Content – Thông tin chi tiết

Các thông tin cần nhập trong mục Tab Content bao gồm

  • Item No.: Mã mặt hàng. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn mặt hàng từ danh sách.
  • Item Description: Tên mặt hàng.
  • Required Date: Ngày yêu cầu đáp ứng. Mặc định ngày Required Date theo mặt hàng giống với ngày Required Date của chứng từ. Người dùng có thể cập nhật lại cho phù hợp với từng mặt hàng.
  • Required Qty: Số lượng yêu cầu
  • Uom Code, UoM Name: Mã, tên đơn vị tính của mặt hàng cần yêu cầu mua hàng
  • Info Price:Đơn giá mua hàng tham khảo

Sau khi hoàn tất các thông tin, người dùng kiểm tra lại và nhấn [Add & New] để lưu phiếu yêu cầu mua hàng.

2. Purchase Quotation – Phiếu báo giá

Để tạo phiếu báo giá từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Quotation.

Màn hình nhập liệu Purchase Quotation:

Màn hình phiếu Báo giá - Purchase Quotation
Màn hình phiếu Báo giá – Purchase Quotation

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Quotation như sau:

2.1. Thông tin chung

Thông tin cần nhập bao gồm:

  • Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.
  • Posting Date: Ngày ghi nhận báo giá
  • Valid Until: Ngày hiệu lực của chứng từ.
  • Document Date: Ngày của chứng từ báo giá. Mặc định giống với ngày Posting date.
  • Required Date: Ngày cần đáp ứng.
  • Remarks: Ghi chú hoặc diễn giải nếu có.
  • Buyer: Tên nhân viên mua hàng

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] => [Purchase Request] để tạo Purchase Quotation kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu Purchase Request.

(Hoặc đứng tại Purchase Request, [Copy To] đến Purchase Quotation).

Người dùng chọn một hoặc nhiều Purchase Request tương ứng và click [Choose].

Tạo phiếu Purchase Quotation kế thừa từ Purchase Request.
Tạo phiếu Purchase Quotation kế thừa từ Purchase Request.

Sau đó, hệ thống hiển thị màn hình Draw Document Wizard với các tùy chọn:

  • Chọn [Draw All Data]: Nếu chọn tất cả các mặt hàng từ phiếu Purchase Request cho  báo giá.
  • Chọn [Customize]: Nếu người dùng muốn tùy chọn một hay nhiều mặt hàng từ phiếu Purchase Request để tạo báo giá.

Nhấn Finish để hoàn tất.

Giao diện Draw Document Wizard
Giao diện Draw Document Wizard

Người dùng có thể chỉnh sửa lại thông tin chi tiết cho phiếu báo giá:

2.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Các thông tin chi tiết trong Tab Content bao gồm:

  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Required Date: Ngày cần đáp ứng cụ thể theo từng mặt hàng. Mặc định ngày Required Date theo mặt hàng giống với ngày Required Date của chứng từ. Người dùng có thể cập nhật lại cho phù hợp với từng mặt hàng.
  • Required Qty.: Số lượng đã yêu cầu mua hàng
  • Quoted Qty.: Số lượng báo giá
  • Quoted Date.: Ngày báo giá.
  • Uom Code: Đơn vị mặt hàng báo giá
  • Unit Price: Đơn giá mặt hàng mà NCC đã báo giá
  • Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng
  • Tax Code: Loại thuế suất đầu vào
  • Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Tax Amount: Số tiền thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng
Thông tin chi tiết của phiếu Báo giá - Purchase Quotation
Thông tin chi tiết của phiếu Báo giá – Purchase Quotation

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến số tiền của toàn bộ chứng từ:

  • Total Before Discount: Tổng thành tiền trước thuế GTGT và chưa bao gồm chiết khấu theo chứng từ
  • Discount %: % chiết khấu theo chứng từ
  • Discount: Tổng tiền chiết khấu theo chứng từ
  • Tax: Tổng tiền thuế GTGT theo chứng từ
  • Total Payment Due: Tổng thành tiền sau thuế GTGT và đã bao gồm chiết khấu theo chứng từ.

Sau khi hoàn tất các thông tin, người dùng kiểm tra lại và nhấn [Add & New] để lưu mới phiếu báo giá.

Lưu mới phiếu Báo giá - Purchase Quotation
Lưu mới phiếu Báo giá – Purchase Quotation

Người dùng cũng có thể tạo nhiều phiếu Purchase Quotation theo các Nhà cung cấp khác nhau từ một Purchase Request. Sau đó, sử dụng báo cáo Purchase Quotation Comparison Report.

Đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Reports => Purchase Quotation Comparison Report để so sánh các báo giá và chọn lựa ra báo giá có nhiều ưu thế nhất.

Báo cáo Purchase Quotation Comparison Report để lựa chọn báo giá
Báo cáo Purchase Quotation Comparison Report để lựa chọn báo giá

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng SAP

3. Purchase Order – Đơn đặt hàng mua

Để tạo phiếu Đơn hàng mua (Đơn đặt hàng) từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Order.

Màn hình nhập liệu Purchase Order:

Màn hình phiếu Đơn hàng mua - Purchase Order
Màn hình phiếu Đơn hàng mua – Purchase Order

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Order:

3.1. Thông tin chung

Nhập một số thông tin chung, bao gồm:

  • Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.
  • Posting Date: Ngày đặt hàng
  • Delivery Date: Ngày giao hàng dự kiến.
  • Document Date: Ngày của chứng từ Đơn đặt hàng. Mặc định giống với ngày Posting date.
  • Remarks: Ghi chú hoặc diễn giải nếu có.
  • Buyer: Tên nhân viên mua hàng

Sau đó, tùy theo tình huống thực tế phát sinh, người dùng xử lý như sau:

  • Người dùng chọn [Copy from] [Purchase Request]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu yêu cầu mua hàng (trường hợp không cần thông qua báo giá từ nhà cung cấp). (Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Request, [Copy To] đến Purchase Order).
  • Người dùng chọn [Copy from] [Purchase Quotation]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ phiếu báo giá của nhà cung cấp (Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Quotation, [Copy To] đến Purchase Order).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard]. Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng => Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

3.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Thông thường thông tin chi tiết tại Purchase Order sẽ được kế thừa nội dung từ chứng từ gốc Purchase Request hoặc Purchase Quotation:

  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Quantity: Số lượng hàng đặt mua.
  • Unit Price: Đơn giá mặt hàng
  • Whse: Kho nhận hàng.
  • Uom Code: Đơn vị tính
  • Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng
  • Tax Code: Loại thuế suất đầu vào
  • Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Tax Amount: Số tiền thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng
Tab Contents – Thông tin chi tiết của Đơn hàng mua
Tab Contents – Thông tin chi tiết của Đơn hàng mua

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến tổng số tiền của toàn bộ chứng từ phiếu Purchase Order tương tự phiếu Purchase Quotation (người dùng tham khảo mục 2. Purchase Quotation – Phiếu báo giá).

3.3. Tab Logistics – Thông tin địa chỉ

Tab Logistics bao gồm các thông tin:

  • Ship To: Địa chỉ nhận hàng
  • Pay To/ Bill To: Địa chỉ hóa đơn
Tab Logistics – Thông tin địa chỉ
Tab Logistics – Thông tin địa chỉ

3.4. Tab Accounting – Thông tin kế toán

Thông tin kế toán (Tab Accounting bao gồm):

  • Payment Terms: Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp
  • Payment Method: Hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
Tab Accounting – Thông tin kế toán
Tab Accounting – Thông tin kế toán

Sau khi hoàn tất nhập thông tin, người dùng chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

Lưu mới Đơn hàng mua - Purchase Order
Lưu mới Đơn hàng mua – Purchase Order

Một số xử lý trên đơn hàng mua:

1 – Tạo đơn hàng mới bằng cách Duplicate từ đơn hàng đã có (trường hợp Đơn hàng mua không cần kế thừa từ Purchase Request hoặc Purchase Quotation).

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng đã có trong hệ thống.
  • Đưa con trỏ đến vùng Header và click chuột phải.
  • Chọn Duplicate.

2 – Xem số lượng đặt hàng, số lượng đã giao, số lượng còn lại:

  • Thực hiện tìm kiếm đơn đặt hàng cần xem.
  • Trên từng dòng hệ thống hiển thị các thông tin:
    • Quantity: Số lượng đặt mua.
    • Open Quantity: Số lượng còn lại chưa nhận.
    • In Stock: Số lượng hàng tồn kho hiện thời.
    • Delivered Quantity: Số lượng NCC đã giao.

3 – Hủy đơn đặt hàng

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng cần hủy.
  • Để chuột ở vùng Header của đơn đặt hàng.
  • Click chuột phải và chọn Cancel.

4 – Xóa dòng item (mặt hàng) trên phiếu:

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng cần xóa mặt hàng
  • Đưa con trỏ đến dòng item muốn Delete.
  • Click chuột phải và chọn Delete Nhấn để cập nhật thông tin.

5 – Đóng thủ công đơn đặt hàng

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng cần đóng thủ công
  • Để chuột ở vùng Header của đơn đặt hàng.
  • Click chuột phải và chọn Close.

6 – Đóng từng dòng item trên phiếu trường hợp không nhập mua số lượng còn lại của mặt hàng:

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng tương ứng.
  • Đưa con trỏ đến dòng item không nhập mua số lượng còn lại.
  • Click chuột phải và chọn Close.

4. Goods Receipt PO – Nhập kho mua hàng

Để tạo phiếu Nhập kho mua hàng, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Goods Receipt PO.

Màn hình nhập liệu Goods Receipt PO:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Receipt PO:

4.1. Thông tin chung

Nhập thông tin chung, bao gồm:

  • Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.
  • Posting Date: Ngày ghi sổ nhập kho.
  • Due Date: Thời hạn ngày sẽ có hóa đơn.
  • Document Date: Ngày chứng từ nhập kho (thường bằng với ngày Posting date).

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Purchase Order]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều đơn hàng từ nhà cung cấp.

(Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Order, [Copy To] đến Goods Receipt PO).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard]. Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng => Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

4.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Purchase Order và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Quantity: Số lượng hàng thực nhận từ NCC.
  • Whse: Kho nhập hàng.

4.3. Tab Logistics – Thông tin địa chỉ

Thông tin cần nhập gồm:

  • Ship To: Địa chỉ nhận hàng
  • Pay To/ Bill To: Địa chỉ hóa đơn

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

Lưu mới phiếu Nhập kho mua hàng – Goods Receipt PO
Lưu mới phiếu Nhập kho mua hàng – Goods Receipt PO

Xem thêm:

5. Landed Costs – Chi phí mua hàng phân bổ

Sử dụng phiếu Landed Costs để phân bổ trực tiếp chi phí mua hàng phát sinh thêm (chi phí vận chuyển, chi phí hải quan,…) vào giá trị hàng tồn kho.

Để tạo phiếu Landed Costs, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Landed Costs.

Màn hình nhập liệu Landed Costs:

Màn hình phiếu Chi phí mua hàng phân bổ (Landed Costs)
Màn hình phiếu Chi phí mua hàng phân bổ (Landed Costs)

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Landed Costs:

5.1. Thông tin chung

Người dùng nhập thông tin:

  • Vendor: Chọn Nhà cung cấp mua hàng (tương ứng là nhà cung cấp trên phiếu Goods Receipt PO)
  • Broker: Nhà cung cấp dịch vụ trung gian (Nhà cung của đơn vị vận chuyển, hải quan, forwarder…)
  • Posting Date: Ngày ghi sổ chứng từ Landed.
  • Due Date: Ngày có hiệu lực của chứng từ Landed Costs.

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] Goods Receipt PO: Kế thừa thông tin từ phiếu Nhập kho mua hàng cần phân bổ chi phí thêm.

(Hoặc đứng tại chứng từ Goods Receipt PO, [Copy To] đến Landed Costs)

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose]. Nhấn Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

5.2. Tab Items – Thông tin mặt hàng được phân bổ chi phí

Nhập các thông tin sau:

  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Qty: Số lượng mỗi mặt hàng
  • Base Doc.Price: Đơn giá mỗi mặt hàng (chưa tính chi phí landed cost)
  • Base Doc. Value: Thành tiền mỗi mặt hàng (chưa tính chi phí Landed cost)
  • Expenditure: Chi phí phân bổ trên mỗi đơn vị mặt hàng
  • Alloc. Costs Val.: Tổng chi phí phân bổ của mỗi mặt hàng
  • Whse Price: Đơn giá lưu kho mỗi mặt hàng (đã bao gồm chi phí landed cost)
  • Total: Tổng thành tiền mỗi mặt hàng (đã bao gồm chi phí landed cost)
  • Total Costs: Tổng chi phí landed cost mỗi mặt hàng (thường bằng với Alloc. Costs Val, khác biệt nếu có thuế nhập khẩu riêng biệt)
Tab Items – Thông tin mặt hàng tại Landed Costs
Tab Items – Thông tin mặt hàng tại Landed Costs

5.3. Tab Costs – Thông tin chi tiết chi phí phân bổ

Nhập thông tin sau trong Tab Costs:

  • Landed Cost: Loại chi phí thêm. Ví dụ: Phí chứng từ; Phí xếp dỡ; Phí lưu cont, lưu bãi; Phí giao nhận và vận chuyển trong nước (Local charge), …
  • Amount: Nhập giá trị chi phí Landed costs phải trả trong cột tương ứng với mỗi loại phí theo phát sinh thực tế.
  • Allocation By: Người dùng lựa chọn phương thức phân bổ chi phí phù hợp:
    • Cash Value Before Customs: Giá trị trước thuế nhập khẩu
    • Cash Value After Customs: Giá trị sau thuế nhập khẩu
    • Quantity: Số lượng
    • Weight: Trọng lượng
    • Volume: Thể tích
    • Equal: Chia đều
Tab Costs – Thông tin chi tiết chi phí phân bổ
Tab Costs – Thông tin chi tiết chi phí phân bổ

5.4. Tab Details – Thông tin chi tiết các mặt hàng từ phiếu Goods Receipt PO

Các thông tin cần nhập gồm:

  • Item: Mã mặt hàng.
  • Whse Price: Đơn giá điều chỉnh sau khi có chi phí phân bổ Landed Cost (Giá nhập kho + Chi phí Landed Cost sau khi phân bổ)
  • Expenditure: Chi phí
    • Yes: Mặt hàng có được phân bổ chi phí Landed Cost. Lúc này mặt hàng sẽ cộng thêm chi phí phân bổ, giá nhập kho sẽ thay đổi.
    • No: Mặt hàng không được phân bổ chi phí Landed Cost. Mặt hàng vẫn giữ nguyên giá ban đầu khi nhập vào kho.
Tab Details – Thông tin chi tiết
Tab Details – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

Lưu mới phiếu Chi phí mua hàng phân bổ – Landed Costs
Lưu mới phiếu Chi phí mua hàng phân bổ – Landed Costs

6. Goods Return – Phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp

Sử dụng phiếu Goods Return để ghi nhận xuất kho trả lại hàng cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc do sai quy cách, … và đơn hàng chưa có hóa đơn đầu vào.

Để tạo phiếu Xuất kho trả hàng cho nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Goods Return.

Màn hình nhập liệu Goods Return:

Màn hình phiếu Xuất kho trả hàng nhà cung cấp – Goods Return
Màn hình phiếu Xuất kho trả hàng nhà cung cấp – Goods Return

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Return:

6.1. Thông tin chung

Nhập các trường sau:

  • Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.
  • Posting Date: Ngày ghi sổ xuất trả hàng nhà cung cấp.
  • Due Date: Thời hạn ngày sẽ xuất trả hàng
  • Document Date: Ngày trên chứng từ (thường bằng với ngày Posting date).

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Goods Receipt PO]: Kế thừa thông tin từ một hoặc nhiều phiếu nhập kho cần xuất trả hàng nhà cung cấp.

(Hoặc đứng tại chứng từ Goods Receipt PO, [Copy To] đến Goods Return).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard]. Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng => Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

6.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Goods Receipt PO và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

  • Item No.: Mã mặt hàng cần xuất kho trả nhà cung cấp
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Quantity: Số lượng hàng xuất trả
  • Whse: Kho xuất trả hàng.

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add ] để lưu chứng từ vào hệ thống.

Lưu mới phiếu Xuất kho trả hàng nhà cung cấp – Goods Return
Lưu mới phiếu Xuất kho trả hàng nhà cung cấp – Goods Return

7. A/P Invoice – Hóa đơn mua hàng

Quy trình tạo hóa đơn ghi nhận công nợ của nhà cung cấp:

  • Đối với hóa đơn mua hàng hóa (Item): Kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng Item) kế thừa từ nhập kho mua hàng (Goods Receipt PO) để ghi nhận.
  • Đối với hóa đơn dịch vụ khác (Service): Kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng service) kế thừa từ đơn hàng mua (Purchase Order) để ghi nhận.

7.1. Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item)

Để tạo phiếu Hóa đơn mua hàng hóa từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => A/P Invoice.

Màn hình nhập liệu A/P Invoice:

Màn hình phiếu Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item)
Màn hình phiếu Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item)

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu A/P Invoice (Item):

7.1.1. Thông tin chung

Nhập Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Goods Receipt PO]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu nhập kho mua hàng.

(Hoặc đứng tại chứng từ Goods Receipt PO, [Copy To] đến A/P Invoice).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard]. Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng => Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận một số thông tin khác tại vùng thông tin chung:

  • Posting Date: Ngày ghi sổ hóa đơn.
  • Due Date: Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Document Date: Ngày hóa đơn trên chứng từ (thường bằng với ngày posting date).
  • Vendor Ref. No.: Số hóa đơn
  • No.: Số chứng từ trên hệ thống. Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Status: Tình trạng hóa đơn (Open – Chưa thanh toán/ Closed – Đã thanh toán). Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Remarks: Ghi chú cho hóa đơn

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

7.1.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Goods Receipt PO và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

  • Item/Service Type: Chọn Item
  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Quantity: Số lượng hàng trên hóa đơn
  • Unit Price: Đơn giá mặt hàng
  • Uom Code: Đơn vị tính
  • Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng
  • Tax Code: Loại thuế suất đầu vào
  • Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Tax Amount: Số tiền thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng
Tab Contents – Thông tin chi tiết của Hóa đơn mua hàng
Tab Contents – Thông tin chi tiết của Hóa đơn mua hàng

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến tổng tiền trên hóa đơn:

  • Total Before Discount: Tổng thành tiền trước thuế GTGT và chưa bao gồm chiết khấu theo hóa đơn
  • Discount %: % chiết khấu theo hóa đơn
  • Discount: Tổng tiền chiết khấu theo hóa đơn
  • Tax: Tổng tiền thuế GTGT theo hóa đơn
  • Total Payment Due: Tổng thành tiền sau thuế GTGT và đã bao gồm chiết khấu theo hóa đơn
  • Applied Amount: Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn
  • Balance Due: Số tiền còn lại chưa thanh toán cho hóa đơn
Thông tin tổng tiền của Hóa đơn mua hàng
Thông tin tổng tiền của Hóa đơn mua hàng

7.1.3. Tab Accounting – Thông tin kế toán

Nhập thông tin:

  • Journal Remark: Diễn giải ghi sổ kế toán
  • Control Account: Tài khoản hạch toán ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp
  • Payment Terms: Điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp
  • Payment Method: Hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
Tab Accounting – Thông tin kế toán của Hóa đơn mua hàng
Tab Accounting – Thông tin kế toán của Hóa đơn mua hàng

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu hóa đơn vào hệ thống. Nếu lưu thành công, hệ thống tự động hạch toán công nợ với Nhà cung cấp.

Lưu mới Hóa đơn mua hàng – A/P Invoice (Item)
Lưu mới Hóa đơn mua hàng – A/P Invoice (Item)

7.2. Hóa đơn mua hàng dịch vụ – A/P Invoice (Service)

Để tạo phiếu Hóa đơn mua dịch vụ từ Nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => A/P Invoice.

Màn hình nhập liệu A/P Invoice:

Màn hình phiếu Hóa đơn mua dịch vụ – A/P Invoice (Service)
Màn hình phiếu Hóa đơn mua dịch vụ – A/P Invoice (Service)
  • Trường hợp Hóa đơn mua dịch vụ tạo độc lập, không cần kế thừa từ Đơn đặt dịch vụ nhà cung cấp: Người dùng ghi nhận trực tiếp toàn bộ thông tin háo đơn trên phiếu A/P Invoice.
  • Trường hợp Hóa đơn mua dịch vụ kế thừa từ Đơn đặt dịch vụ từ nhà cung cấp: Từ màn hình A/P Invoice dùng chức năng [Copy From] Purchase Order hoặc Từ màn hình Purchase Order dùng chức năng [Copy To] A/P Invoice.

Những thông tin cần ghi nhận:

7.2.1. Thông tin chung

  • Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp dịch vụ. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.
  • Contact Person: Chọn người liên hệ (nếu có). Hệ thống hiển thị người liên hệ mặc định theo danh mục nhà cung cấp, người dùng có thể chọn lại từ danh sách người liên hệ phù hợp.
  • Posting Date: Ngày ghi sổ hóa đơn.
  • Due Date: Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Document Date: Ngày hóa đơn trên chứng từ (thường bằng với ngày posting date).
  • Vendor Ref. No.: Số hóa đơn
  • BP Currency: Loại tiền tệ giao dịch với nhà cung cấp
  • No.: Số chứng từ trên hệ thống. Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Status: Tình trạng hóa đơn (Open – Chưa thanh toán/ Closed – Đã thanh toán). Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Remarks: Ghi chú cho hóa đơn

7.2.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

  • Item/Service Type: Chọn Service
  • Description: Nhập tên, diễn giải dịch vụ theo hóa đơn.
  • G/L Account: Tài khoản hạch toán bên Nợ (Credit) đối ứng với công nợ phải trả Nhà cung cấp.
  • Discount: Nhập chiết khấu giảm giá (nếu có).
  • Tax Code: Loại thuế suất GTGT đầu vào.
  • Total (LC): Thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT tương ứng với mỗi chi phí dịch vụ.
  • Tax Amount (LC): Tiền thuế GTGT tương ứng với mỗi chi phí dịch vụ.
  • Gross Total (LC): Thành tiền đã bao gồm thuế GTGT tương ứng với mỗi chi phí dịch vụ.
Tab Contents – Thông tin chi tiết Hóa đơn mua hàng dịch vụ - A/P Invoice (Service)
Tab Contents – Thông tin chi tiết Hóa đơn mua hàng dịch vụ – A/P Invoice (Service)

Thông tin tổng tiền trên hóa đơn tương tự phiếu Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item).

7.2.3. Tab Accounting – Thông tin kế toán

Các thông tin cần ghi nhận:

  • Journal Remark: Diễn giải ghi sổ kế toán
  • Control Account: Tài khoản hạch toán ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp
  • Payment Terms: Điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp
  • Payment Method: Hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
Tab Accounting – Thông tin kế toán của Hóa đơn mua hàng
Tab Accounting – Thông tin kế toán của Hóa đơn mua hàng

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu hóa đơn vào hệ thống. Nếu lưu thành công, hệ thống tự động hạch toán công nợ với Nhà cung cấp.

Lưu mới Hóa đơn dịch vụ – A/P Invoice (Service)
Lưu mới Hóa đơn dịch vụ – A/P Invoice (Service)

8. A/P Credit Memo – Hóa đơn điều chỉnh giảm

Sử dụng A/P Credit Memo áp dụng khi thực hiện trả lại hàng Nhà cung cấp và điều chỉnh giảm công nợ phải trả Nhà cung cấp (sau khi đã có hóa đơn mua hàng). Bước này sẽ đồng thời thực hiện xuất hàng khỏi kho và điều chỉnh giảm công nợ theo số lượng hàng trả lại Nhà cung cấp tương ứng.

Để tạo phiếu A/P Credit Memo, người dùng truy cập đường dẫn: Menu =>  Purchasing – A/P => A/P Credit Memo.

Màn hình nhập liệu A/P Credit Memo:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu A/P Credit Memo:

8.1. Thông tin chung

Nhập Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp. Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn Nhà cung cấp từ danh sách.

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [A/P Invoice]: Kế thừa thông tin từ Hóa đơn mua hàng gốc cần điều chỉnh giảm.

(Hoặc đứng tại chứng từ A/P Invoice, [Copy To] đến A/P Credit Memo).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard]. Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng => Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận một số thông tin khác tại vùng thông tin chung:

  • Posting Date: Ngày ghi sổ hóa đơn điều chỉnh giảm.
  • Due Date: Ngày thỏa thuận trả hàng
  • Document Date: Ngày hóa đơn trên chứng từ (thường bằng với ngày posting date).
  • Customer Ref. No.: Số hóa đơn
  • BP Currency: Loại tiền tệ giao dịch với nhà cung cấp.
  • No.: Số chứng từ trên hệ thống. Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Status: Tình trạng hóa đơn (Open – Chưa thanh toán/ Closed – Đã thanh toán). Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.
  • Remarks: Ghi chú cho hóa đơn

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

8.2. Tab Content – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu A/P Invoice và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

  • Item No.: Mã mặt hàng
  • Item Description: Tên mặt hàng
  • Quantity: Số lượng mặt hàng trả lại
  • Unit Price: Đơn giá mặt hàng
  • Uom Code: Đơn vị tính
  • Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng
  • Tax Code: Loại thuế suất đầu vào
  • Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Tax Amount: Số tiền thuế GTGT theo từng mặt hàng
  • Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý. Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu hóa đơn vào hệ thống. Nếu lưu thành công, hệ thống tự động hạch toán giảm trừ công nợ phải trả Nhà cung cấp.

Lưu mới Hóa đơn điều chỉnh giảm – A/P Credit Memo
Lưu mới Hóa đơn điều chỉnh giảm – A/P Credit Memo

Như vậy, bài viết đã đưa đến khách hàng thông tin chi tiết hướng dẫn sử dụng phân hệ mua hàng SAP, bao gồm 8 công đoạn cơ bản: tạo phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu báo giá, đơn đặt hàng, nhập kho mua hàng, tính toán chi phí mua hàng phân bổ, phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp, tạo hóa đơn mua hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm

Nếu khách hàng cần được tư vấn thêm về sử dụng phần mềm SAP vui lòng liên hệ theo thông tin:

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng

5/5 - (1 bình chọn)
xxxtelugu pornstarsporn.info sex360 bp sex vidio indiansexwhores.info live sex video tamil telugu moviesxxx xxx-tube-list.net www dasi sex video milf boy goodindianporn.net local girl sex video arshi khan hot pics antarvasnasexvideos.net aakriti kakkar hot indian actress wallpaper kings-porno.com sxs video indian arabi sex videos desitube.info mallumv.co full kannada sex meyzo.org nude vista.com bf picture and video tryporn.net tamil naked indian real x videos tryporno.net aligarh movie hislust com indianmovs.info indian lady hot videos xxx tamil nadu yesexyporn.com saritha actress xvideo reshma dailyindiansex.net free hot sex vedio chhota bheem sexy video gekso.org tamil xxxn kochi gud choda analpornstars.info indian tamil sex videos com