
Việc triển khai các phần mềm SAP ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với một số thách thức nhất định. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ ưu và nhược điểm của phần mềm SAP ERP, từ đó cung cấp cách khắc phục những hạn chế, giúp tối ưu hóa hiệu quả hệ thống trong quá trình sử dụng.
Mục Lục
1. Phần mềm SAP ERP là gì?
SAP ERP là những phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển bởi công ty phần mềm SAP nổi tiếng (Đức). Hiện nay, có ba loại phần mềm SAP ERP được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp bao gồm: SAP Business One, SAP S/4 HANA và SAP Business ByDesign.

Các module (phân hệ) trong SAP ERP hoạt động như những bộ phận có liên kết chặt chẽ, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện từ hoạt động sản xuất, bán hàng đến tài chính, nhân sự, đồng thời tối ưu quy trình nội bộ và tạo điều kiện ra quyết định kinh doanh chính xác. Những module chính thường có trong SAP ERP bao gồm:
- Quản lý mua hàng: Module đảm nhận các nghiệp vụ như tạo và phê duyệt đề nghị mua hàng, lập hóa đơn, quản lý yêu cầu trả hàng, giám sát tiến trình mua sắm, đánh giá nhà cung cấp và lập báo cáo,…
- Quản lý bán hàng: Module chịu trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh từ việc lập kế hoạch, thiết lập chính sách và quy trình bán hàng, đến quản lý đơn hàng và công nợ
- Quản lý tồn kho: Module hỗ trợ các nghiệp vụ bao gồm thiết lập danh mục sản phẩm, theo dõi tồn kho theo vị trí hoặc hạn sử dụng, quản lý định mức tồn kho,…
- Quản lý sản xuất và tính giá thành: Module hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đầu vào, thiết kế quy trình và kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối đa hóa năng lực sản xuất và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả
- Quản lý dự án: Module hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các giai đoạn trong dự án, đảm bảo tuân thủ tiến độ, ngân sách đã phê duyệt và chất lượng đầu ra
- Quản lý tài chính – kế toán: Module nổi bật với các tính năng như theo dõi công nợ, xử lý thanh toán và lập kế hoạch tài chính, đặc biệt là khả năng kết nối với các module khác để cung cấp báo cáo quản trị chuyên sâu và đa dạng
- Quản lý dịch vụ sau bán hàng: Module có khả năng quản lý các hoạt động bảo hành sau bán hàng và cung cấp báo cáo chi tiết, cho phép người dùng đăng ký quy trình dịch vụ sửa chữa và tự động tính toán chi phí dịch vụ cho sản phẩm
- Quản trị quan hệ khách hàng: Module cung cấp các chức năng chính bao gồm quản lý chiến dịch tiếp thị, quản lý khách hàng tiềm năng và quản lý cơ hội bán hàng. Từ đó, phân hệ giúp doanh nghiệp tăng cường mở rộng khách hàng tiềm năng và gia tăng mức độ hài lòng của người tiêu dùng
- Quản lý nguồn nhân lực: Module hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin hồ sơ nhân sự và quản lý hiệu quả vòng đời nhân viên

2. Ưu điểm của phần mềm SAP ERP
Về bản chất, phần mềm SAP cũng là một kiểu phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, vật lực,… và tối ưu chi phí vận hành. Do đó, phần lớn các ưu nhược điểm của SAP cũng giống như ưu nhược điểm của ERP.
Dưới đây là 6 ưu điểm chính của phần mềm SAP ERP mà nhà quản trị không nên bỏ qua:
2.1. Quản trị doanh nghiệp toàn diện
Phần mềm SAP ERP giúp lãnh đạo quản trị doanh nghiệp toàn diện bằng cách tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi, đồng thời cung cấp báo cáo quản trị (BI) tổng quan và chính xác về hiệu suất toàn tổ chức theo thời gian thực. Với khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều phòng ban, lãnh đạo có thể sử dụng SAP ERP để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Ngược lại, nếu không sử dụng SAP ERP, nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc truy xuất, phân tích thông tin do dữ liệu phân tán, dẫn đến quyết định kinh doanh thiếu chính xác và chậm trễ. Ngoài ra, sự thiếu kết nối giữa các bộ phận làm giảm hiệu quả hoạt động và tăng nguy cơ sai sót, gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô doanh nghiệp.

2.2. Hỗ trợ kiểm soát chi phí tối ưu
SAP ERP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả thông qua các module quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý tài chính,… Bằng việc tự động hóa quy trình kiểm soát ngân sách và báo cáo tài chính, phần mềm giúp nhà quản trị giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian kiểm soát dòng tiền. Ngoài ra, các tính năng lập kế hoạch và dự báo chính xác giúp doanh nghiệp có thể dự đoán chính xác chi phí nhập hàng theo nhu cầu thị trường.
Ngược lại, nếu không sử dụng SAP ERP, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong hoạt động quản lý thu – chi do thiếu hệ thống theo dõi và phân tích minh bạch. Từ đó, việc dự báo chi phí và quản lý ngân sách trở nên phức tạp, dễ dẫn đến lãng phí tài nguyên.
2.3. Tăng cường bảo mật và quản lý dữ liệu
Phần mềm SAP ERP sử dụng công nghệ bảo mật tiên tiến giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, minh bạch và chính xác. Những tính năng như phân quyền theo cấp bậc – vị trí phòng ban, kiểm soát phiên làm việc, mã hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép.
Nếu doanh nghiệp không áp dụng SAP ERP, việc quản lý dữ liệu sẽ gặp nhiều thách thức và kém hiệu quả. Cụ thể, sự thiếu tích hợp và đồng bộ trong các quy trình quản lý sẽ khiến hoạt động theo dõi và kiểm soát dữ liệu trở nên phức tạp hơn. Hệ quả là, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin cao, nếu dữ liệu bị truy cập trái phép, chỉnh sửa hoặc xóa mà không được phát hiện kịp thời.

2.4. Nâng cao hiệu suất công việc
SAP ERP nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên nhờ các module liên kết chặt chẽ, dữ liệu được tự động kế thừa giữa các bước trong qui trình. Hệ thống do SAP phát triển giúp tự động hóa các nhiệm vụ có tần suất lặp lại cao, từ đó, nhân viên có nhiều thời gian tập trung xử lý các nghiệp vụ chuyên môn hóa.
Nếu không sử dụng SAP ERP, các quy trình thủ công dễ gây sai sót, tốn kém thời gian và tài nguyên cho doanh nghiệp. Việc thiếu một hệ thống quản lý dữ liệu thống nhất khiến doanh nghiệp khó ra quyết định chính xác và theo dõi hiệu quả hoạt động. Điều này làm giảm tính linh hoạt trước biến động thị trường và ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh.
2.5. Chuẩn hóa quy trình làm việc
SAP ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nội bộ bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn chung cho mọi hoạt động, loại bỏ sự khác biệt trong cách thức làm việc giữa các phòng ban. Mỗi bước trong quy trình được xác định rõ ràng và nhất quán trên toàn hệ thống, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả trong toàn bộ hoạt động.
Nếu không dùng SAP ERP, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong quá trình phối hợp vận hành nội bộ. Do thiếu sự kết nối giữa các bộ phận khiến nhà quản trị xử lý chậm trễ thông tin và ra quyết định chưa hiệu quả. Đồng thời, sự khác biệt trong quy trình làm việc giữa các phòng ban có thể tạo ra hiểu lầm và gia tăng xung đột trong môi trường làm việc.
2.6. Cải thiện dịch vụ khách hàng
Hệ thống ERP lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân và lịch sử hóa đơn của khách hàng trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp doanh nghiệp truy cập nhanh chóng khi cần. Nhờ đó, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể phản hồi khiếu nại kịp thời, dựa trên thông tin chi tiết về giao dịch và sản phẩm. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, đồng thời nâng cao uy tín và sự hài lòng với doanh nghiệp.
Nếu không dùng SAP ERP, doanh nghiệp sẽ thiếu hệ thống quản lý thông tin khách hàng tập trung, gây khó khăn trong việc theo dõi lịch sử giao dịch và sở thích. Điều này dẫn đến giảm trải nghiệm mua sắm và chậm trễ khi xử lý yêu cầu từ phía khách hàng.

3. Nhược điểm của phần mềm SAP ERP
Sở hữu nhiều ưu điểm của ERP tuyệt vời cho doanh nghiệp, tuy nhiên, phần mềm SAP ERP cũng đi kèm với một số hạn chế mà nhà quản trị nên nắm rõ trước khi quyết định triển khai. Bao gồm:
3.1. Chi phí triển khai ban đầu cao
Chi phí triển khai ban đầu của các phần mềm SAP ERP thường cao do hệ thống phức tạp, cần tùy chỉnh để phù hợp với quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống đòi hỏi doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và tài nguyên. Cụ thể, 4 loại chi phí phổ biến trong quy trình triển khai bao gồm:
- Chi phí bản quyền phần mềm: Đây là chi phí mua bản quyền để doanh nghiệp được cấp phép sử dụng các module của SAP ERP. Chi phí phụ thuộc nhiều vào quy mô và nhu cầu sử dụng cụ thể
- Chi phí phần cứng: Đây là chi phí liên quan đến máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ dữ liệu cần thiết để vận hành hệ thống SAP ERP ổn định
- Chi phí dịch vụ tư vấn: Đây là chi phí thuê chuyên gia tư vấn lên kế hoạch triển khai, tiến hành khảo sát, thiết kế và tùy chỉnh hệ thống SAP ERP sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp
- Chi phí đào tạo: Đây là chi phí các buổi đào tạo tập trung hoặc đào tạo riêng cho nhân viên sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, thuần thục nhất. Để tìm hiểu chi tiết hơn về từng loại chi phí trên, bạn có thể tham khảo bài viết sau: Doanh nghiệp của bạn cần chi phí triển khai ERP bao nhiêu?
Lời khuyên hữu ích: Để kiểm soát tốt chi phí triển khai ban đầu, tránh trường hợp vượt quá ngân sách, nhà quản trị nên áp dụng 3 lời khuyên sau.
- Lập kế hoạch chi tiết: Nhóm dự án nên xây dựng kế hoạch triển khai rõ ràng với các mục tiêu cụ thể, ngân sách được xác định và các mốc thời gian rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các chi phí phát sinh do kế hoạch không rõ ràng hoặc chậm trễ
- Chọn mô hình triển khai phù hợp: Bạn cần xem xét các mô hình triển khai khác nhau để lựa chọn mô hình phù hợp nhất, chẳng hạn như ERP On – Premise (cài đặt tại chỗ) hoặc ERP Cloud (trên nền tảng đám mây). Trong đó, mô hình Cloud thường có chi phí triển khai ban đầu thấp hơn và cho phép doanh nghiệp mở rộng cấu trúc linh hoạt trong tương lai
- Triển khai từng giai đoạn: Nếu chi phí triển khai toàn bộ hệ thống ERP không đảm bảo, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai hệ thống ERP theo từng giai đoạn hoặc từng module (phân hệ). Điều này giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí và nguồn lực hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro không đáng có

3.2. Yêu cầu thời gian đào tạo dài cho các phòng ban
Thời gian đào tạo các phòng ban dài thường xuất phát từ độ phức tạp của hệ thống ERP khi triển khai. Do hoạt động triển khai SAP ERP dài, dẫn đến nhiều thay đổi lớn trong quy trình làm việc nên cán bộ nhân viên cần thời gian để làm quen và thích nghi.
Lời khuyên hữu ích: Dưới đây là một vài kinh nghiệm nhà quản trị có thể áp dụng để tối ưu thời gian đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp:
- Đánh giá nhu cầu đào tạo: Trước khi bắt đầu, bạn hãy xác định rõ nhu cầu đào tạo của từng phòng ban dựa trên vai trò và nhiệm vụ cụ thể của họ. Từ đó, bạn mới xây dựng chương trình đào tạo tập trung vào các chức năng và quy trình quan trọng nhất cho từng nhóm
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo: Bạn cần liên tục theo dõi quá trình đào tạo và thu thập phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh chương trình đào tạo kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và rút ngắn thời gian đào tạo cho các nhóm nhân viên tiếp theo
- Chọn nhà cung cấp có đội ngũ chuyên gia kinh nghiệm: Để có thể áp dụng phần mềm hiệu quả trong suốt quá trình sử dụng, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ chuyên gia kinh nghiệm
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác triển khai ERP SAP Business One, Beetech Solutions – Gold Partner của SAP – sẽ là lựa chọn đáng tin cậy. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Beetech không chỉ giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống hiệu quả mà còn thấu hiểu các khó khăn nội tại. Điều này đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. |
4. Doanh nghiệp có nên đầu tư vào phần mềm SAP ERP?
Trả lời: Việc doanh nghiệp có nên đầu tư vào phần mềm SAP ERP hay không phụ thuộc lớn vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện, nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh thì các phần mềm ERP của công ty SAP là lựa chọn đáng cân nhắc.

Cụ thể, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm SAP ERP, đặc biệt là phần mềm SAP Business One nếu đang sở hữu một trong những đặc điểm sau:
- Hoạt động với quy mô vừa và lớn hoặc có nhiều cơ sở: Với doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc chi nhánh thì mỗi nơi lại có cách vận hành và quản lý khác nhau, quản lý thông tin khó khăn. SAP ERP cung cấp một nền tảng tập trung cho phép tất cả chi nhánh truy cập thông tin theo thời gian thực, tối ưu hóa việc phân phối nguồn lực, quản lý kho hàng và theo dõi hiệu quả hoạt động của từng cơ sở
- Cần sự tích hợp toàn diện, đồng bộ: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi phải quản lý dữ liệu bị phân tán qua nhiều phần mềm khác nhau. SAP ERP sẽ giúp doanh nghiệp tích hợp các chức năng quan trọng vào một hệ thống đồng nhất, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả
- Xu hướng tăng trưởng nhanh hoặc chuẩn bị mở rộng: Các doanh nghiệp đang phát triển nhanh thường gặp khó khăn trong việc điều chỉnh quy trình để đáp ứng nhu cầu mở rộng. Trong khi đó, SAP ERP được thiết kế để mở rộng và đáp ứng các nhu cầu tăng trưởng mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của tổ chức
- Hệ thống quy trình thủ công hoặc phức tạp: Doanh nghiệp có quy trình thủ công hoặc phức tạp dễ gặp tình trạng chậm trễ và sai sót. Do đó, khả năng tự động hóa và tối giản quy trình của SAP ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tăng tốc độ làm việc
- Quản lý tài chính và kế toán phức tạp: Doanh nghiệp có hệ thống tài chính và kế toán phức tạp hay gặp phải khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và báo cáo chính xác. Do đó, SAP ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch và nhanh chóng, từ đó ra quyết định hiệu quả hơn
- Cần sự hỗ trợ về quản lý chuỗi cung ứng: Doanh nghiệp phụ thuộc vào chuỗi cung ứng thường gặp khó khăn trong việc theo dõi tồn kho, phối hợp với nhà cung cấp và đảm bảo giao hàng đúng hạn. SAP ERP giúp quản lý chuỗi cung ứng toàn diện, theo dõi quy trình theo thời gian thực, dự báo nhu cầu, và tối ưu hóa lưu kho, qua đó nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành
- Muốn quản lý chất lượng và quy trình sản xuất: Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc duy trì chất lượng và quy trình ổn định là thách thức lớn. Do đó, SAP ERP hỗ trợ giám sát chất lượng và quy trình theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao
Qua bài viết này, Beetech hy vọng doanh nghiệp đã nắm rõ về ưu nhược điểm của phần mềm SAP ERP. Bên cạnh những lợi ích to lớn, SAP ERP cũng có những hạn chế về chi phí triển khai và đòi hỏi thời gian đào tạo dài. Do đó, để giảm thiểu các nhược điểm này, doanh nghiệp nên chọn lựa phiên bản phần mềm SAP phù hợp với quy mô và ngân sách, đồng thời đáp ứng những mục tiêu chiến lược phát triển trong dài hạn.