Một quy trình triển khai phần mềm ERP cần tuân thủ đúng và đủ các bước theo tư vấn của nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra đúng kỳ vọng. Cùng điểm qua 10 bước triển khai ERP, bí quyết triển khai phần mềm đạt hiệu quả cao và một số lưu ý cần tránh để quá trình triển khai phần mềm diễn ra thành công trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Hiểu rõ về bản chất triển khai phần mềm ERP
Triển khai ERP là quá trình đi từ công đoạn kiểm tra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch, xây dựng quy trình hoạt động chuẩn, xây dựng và phát triển hệ thống, đào tạo người dùng… Có thể nói, việc triển khai ERP không đơn thuần là cài đặt phần mềm vào máy chủ mà là cả một quá trình xây dựng, tối ưu và phát triển liên tục.
Trước khi bắt tay vào thực hiện, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của việc triển khai ERP để tránh những hiểu lầm không đáng có, tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính, nhân sự, thời gian triển khai….
2. Xác định các yêu cầu và mục tiêu cấp cao cho dự án
Để quá trình triển khai ERP diễn ra suôn sẻ, đội ngũ triển khai cần xác định những mục tiêu cấp cao từ người điều hành doanh nghiệp. Đó phải là mục tiêu chung mà toàn thể công ty đang hướng tới để đảm bảo đầu ra của dự án đáp ứng được các nhu cầu cấp bách của doanh nghiệp.
Tiếp đến, tư vấn viên (Consultant) cần thu thập ý kiến của những người chủ quy trình, thường là trưởng của các phòng ban/ bộ phận, từ đó xác định những nhu cầu của họ đối với hệ thống. Những nhân tố này có vai trò chủ chốt trong việc quyết định tính ứng dụng của phần mềm ERP, đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra thuận lợi.
3. Xây dựng đội ngũ quản lý dự án nội bộ
Ngoài đội ngũ chuyên môn đến từ nhà cung cấp giải pháp, doanh nghiệp cần tự xây dựng một đội ngũ quản lý dự án nội bộ. Đội ngũ quản lý dự án nội bộ cần có hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động cũng như nhu cầu thực sự của công ty để tiến hành vận hành ERP đi đúng hướng. Thêm vào đó, họ cần có tinh thần làm việc nhóm cùng các nhà tư vấn triển khai để quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ.
4. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín, chất lượng
Công ty cung cấp phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất. Nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP phải cung cấp được những bằng chứng cụ thể cho thấy họ có khả năng triển khai dự án thành công, cụ thể như sau:
- Đối tác chính thức của công ty phát triển phần mềm: Để trở thành đối tác của các công ty phát triển phần mềm, chứng tỏ các nhà cung cấp và triển khai phần mềm phải có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm nhất định và vượt qua các vòng kiểm tra chặt chẽ, chứng minh được năng lực vượt trội của mình.
- Đội ngũ chuyên gia đầu ngành: Làm việc với một đội ngũ chuyên gia có chuyên môn nghiệp vụ sẽ tiết kiệm thời gian xây dựng và áp dụng quy trình. Ngoài ra, họ hoàn toàn có khả năng lường trước các vấn đề phát sinh, nắm bắt tình hình nhanh chóng và chính xác để triển khai ERP đúng hướng và đúng tiến độ hơn.
- Đặt cam kết chất lượng và tiến độ lên hàng đầu: Doanh nghiệp sẽ cảm thấy an tâm hơn khi làm việc cùng đối tác có cam kết về chất lượng và tiến độ, tránh hao phí nhân lực và chi phí cho những khoảng thời gian “chết”.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp: Một quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng và bài bản xuyên suốt quá trình làm việc sẽ đảm bảo mọi vấn đề và mong muốn của doanh nghiệp được giải quyết triệt để.
Xem thêm: Doanh nghiệp của bạn cần chi phí triển khai ERP bao nhiêu?
5. Lập kế hoạch triển khai dự án
Bước lập kế hoạch luôn là nền móng căn bản trước khi doanh nghiệp đến các bước tiếp theo. Vì vậy, nếu bản kế hoạch có sai sót, việc triển khai sẽ không những gặp nhiều khó khăn mà còn có thể đi lệch hướng dự định ban đầu.
Ở bước này, đơn vị triển khai sẽ tiến hành lập kế hoạch tổng thể và chi tiết cho dự án, bao gồm thành viên đội ngũ quản lý, thời gian triển khai, các công việc cần chuẩn bị, hiệu suất dự tính, … Đặc biệt, những đầu mục về cơ sở vật chất và đánh giá hiệu quả cần được chú trọng và xây dựng chi tiết.
Sau khi hoàn thành bản kế hoạch, đơn vị triển khai sẽ làm việc cùng ban lãnh đạo doanh nghiệp để tìm ra những điểm không hợp lý, từ đó điều chỉnh cho phù hợp với tình hình nội tại doanh nghiệp.
6. Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi đã có bản kế hoạch hoàn chỉnh về việc triển khai ERP, đội ngũ quản lý dự án sẽ tiến hành bước phân tích thiết kế hệ thống theo từng bước như sau:
- Thiết lập quy trình làm việc trong tương lai (cần có đầy đủ các lưu ý chi tiết cho mỗi phân hệ, công đoạn làm việc)
- Thu thập và phân tích các dữ liệu trong báo cáo cần có để hệ thống được triển khai hiệu quả
- Công bố quy trình làm việc tới từng phòng ban
- Phê duyệt và nghiệm thu giai đoạn
7. Hiện thực hóa hệ thống
1 – Khởi tạo cơ sở dữ liệu mới: Để đảm bảo hệ thống vận hành theo tiêu chuẩn, phục vụ cho quá trình vận hành lâu dài.
2 – Thiết lập các cấu hình hệ thống và bổ sung thông tin theo yêu cầu riêng: Nhà cung cấp tiến hành thiết lập và chỉnh sửa theo yêu cầu để đảm bảo sự tương thích giữa hệ thống và nhu cầu doanh nghiệp.
3 – Phát triển các công cụ tiện ích bổ sung (còn gọi là Add-ons): Tùy theo những nhu cầu khác nhau của khách hàng, nhà cung cấp sẽ bổ sung các tiện ích có công năng đặc thù nhằm tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp.
4 – Thiết kế các biểu mẫu, báo cáo: Dựa trên nhu cầu và tính chất công việc đặc thù của từng phòng ban, đồng thời tích hợp các mẫu báo cáo có sẵn để tiết kiệm thời gian và tăng tính đồng bộ.
5 – Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng: Đội ngũ nội bộ cần có tài liệu vừa để nghiên cứu trước vừa để làm “cẩm nang” tra cứu cho các tình huống phát sinh sau này.
6 – Key Users thực hiện kiểm thử hệ thống (UAT): Họ là người thử nghiệm tích hợp hệ thống bằng cách rà soát toàn bộ quy trình hoạt động trên hệ thống. Đội ngũ này với sự giúp đỡ của tư vấn viên cần lên các kịch bản kiểm thử hệ thống (Test Case). Các kịch bản kiểm thử cần có ít nhất 15-30 giao dịch (đại diện cho 90% quy trình thực tế). Sau khi thử nghiệm, đội ngũ sẽ phân tích và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
8. Chuẩn bị trước khi chạy chính thức (Go live)
1 – Huấn luyện sử dụng cho người dùng cuối (End Users) và người quản trị hệ thống: Sau khi Key Users hoàn thành việc đánh giá hệ thống dựa trên những giải pháp đã thống nhất trước đó, người dùng cuối (End Users) và người quản trị hệ thống sẽ được đào tạo sử dụng theo chuyên môn nghiệp vụ.
2 – Truyền thông và đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức, nhân sự hỗ trợ cho giai đoạn Go-Live: Sau khi hoàn thành công đoạn đào tạo nhân lực, đội ngũ triển khai sẽ tiến hành đánh giá khả năng làm việc của người dùng trong thời gian thực, phát hiện các sai sót và có những động thái điều chỉnh tùy theo tình hình chung.
3 – Chuyển đổi số liệu vào hệ thống: Dựa vào số liệu đã được chuẩn hóa, nhà cung cấp sẽ tiến hành import số liệu đầu kỳ để doanh nghiệp bắt đầu vận hành hệ thống.
9. Vận hành chính thức
1 – Hỗ trợ tại chỗ (On-Site) cho giai đoạn Go-Live: Trước khi để doanh nghiệp tự mình vận hành hệ thống, nhà cung cấp vẫn sẽ cung cấp những hỗ trợ tại chỗ để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh trong quá trình làm việc.
2 – Ghi nhận xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng thực tế: Khi nhận được thông báo của doanh nghiệp về lỗi phát sinh trong quá trình vận hành, nhà cung cấp sẽ giải quyết bằng 1 trong 2 cách sau:
- Hỗ trợ từ xa: Nhà cung cấp hướng dẫn doanh nghiệp tự khắc phục sự cố thông qua điện thoại, mạng Internet,…
- Hỗ trợ trực tiếp: Trong trường hợp cách 1 không hiệu quả, đơn vị cung cấp sẽ cử đội ngũ chuyên gia đến doanh nghiệp và trực tiếp khắc phục lỗi sự cố gặp phải.
3 – Thực hiện chuyển giao quyền quản trị và hỗ trợ cho khách hàng: Sau khi doanh nghiệp đã triển khai phần mềm ERP thuận lợi, nhà cung cấp sẽ chuyển giao quyền quản trị hệ thống cũng như bàn giao đầy đủ tài liệu và hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết cho khách hàng.
10. Bảo hành và hỗ trợ sau triển khai
Doanh nghiệp nên kiểm tra và liên hệ với nhà cung cấp để hỗ trợ, tiến hành bảo trì phần mềm định kỳ hàng năm để kịp thời xác định những thay đổi và bổ sung các chức năng mới phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận hành hệ thống lâu dài.
11. 7 bí quyết triển khai phần mềm ERP đạt hiệu quả cao
11.1. Luôn bám sát các phạm vi dự án đã đề ra
Trong quá trình triển khai ERP, việc bám sát các phạm vi dự án đã đề ra theo kế hoạch không chỉ nhằm duy trì hiệu quả của giải pháp mà còn tạo điều kiện để khách hàng dễ dàng theo dõi hiệu quả của ERP hơn.
Việc thay đổi phạm vi triển khai phần mềm ERP giữa chừng luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ bởi vì bất kì một thay đổi nào cũng sẽ dẫn đến việc thay đổi lại cấu trúc, kế hoạch và nguồn lực cho dự án. Vì vậy, việc không bám sát theo các đề mục đã đề ra có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo các công việc hoặc làm chậm tiến độ cả dự án.
11.2. Tập trung vào các mục tiêu được xác định
Thành công của một dự án ERP thường được xác định bởi các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra trong bản kế hoạch. Nói cách khác, việc tập trung vào hoàn thành các tiêu chuẩn trong bản kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và nhận được nhiều lợi ích thiết thực.
11.3. Có kế hoạch dự án bài bản và chi tiết
Một kế hoạch bài bản chính là nền tảng cốt lõi cho sự vận hành thành công của ERP. Thế nhưng, trên thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp xem nhẹ công đoạn lên kế hoạch và trực tiếp bắt tay vào triển khai ngay, khiến cho việc vận hành đi sai hướng và đi lệch mong muốn ban đầu. Đây cũng là một trong những lí do khiến cho rất nhiều doanh nghiệp không đạt được những mục tiêu mong muốn.
11.4. Thay đổi và quản trị sự thay đổi
Để quản lý những thay đổi hiệu quả, đội ngũ triển khai và doanh nghiệp cần biết cách thuyết phục, đảm bảo sự đồng lòng của tất cả nhân viên. Thêm vào đó, việc truyền thông về những tính năng ưu việc của ERP đến người dùng cũng là một giải pháp hiệu quả để họ hiểu và đóng góp cho hệ thống một cách tích cực.
11.5. Đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng đề ra
Dự án nếu không hoàn thành đúng thời hạn sẽ gây lãng phí nguồn lực tài chính, thời gian, ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung của toàn bộ công ty. Vì thế, hãy ra quyết định thật khôn ngoan ngay từ bước lựa chọn nhà tư vấn triển khai và nắm bắt tâm lý nhân viên để đảm bảo mọi đầu việc diễn ra đúng kế hoạch.
11.6. Phân bổ ngân sách cho cơ sở hạ tầng hợp lý
Dù lựa chọn triển khai ERP đám mây hay ERP vĩnh viễn, doanh nghiệp vẫn cần có một khoản dự trù riêng để nâng cấp đầu tư hệ thống cơ sở vật chất gồm: hệ thống máy tính, cơ sở hạ tầng client – server,… tránh gánh nặng về mặt tài chính và đảm bảo hệ thống được vận hành trên cơ sở hạ tầng đủ chất lượng.
11.7. Sự phối kết hợp chặt chẽ giữa đội ngũ nội bộ và nhà cung cấp
Doanh nghiệp, với tư cách là khách hàng, sẽ hiểu rõ nhu cầu của mình để giám sát dự án đi đúng hướng, trong khi nhà triển khai ERP lại có chuyên môn nghiệp vụ về phần mềm. Vì vậy, việc mô tả chính xác các vấn đề đang gặp phải cũng như mục tiêu cốt lõi cho nhà cung cấp sẽ tạo điều kiện cho đối tác làm việc theo đúng ý muốn doanh nghiệp hơn.
Ngoài ra, hai bên có thể thường xuyên trao đổi và họp báo cáo định kỳ để đưa ra các đề xuất phù hợp. Đồng thời, để công việc diễn ra thuận lợi không thể thiếu sự hợp tác thiện chí và đồng cảm giữa hai bên.
12. 4 điều cần tránh để đảm bảo dự án ERP triển khai thành công
1 – Nhà cung cấp đưa ra những cam kết không thực tế: Đôi lúc, để thu hút khách hàng, các nhà cung cấp sẽ đưa ra những cam kết đầy hứa hẹn và không phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc và nắm bắt vấn đề để đưa ra quyết định hợp lý nhất.
2 – Chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng đã chuyển sang giai đoạn training: Việc triển khai ERP trên một hạ tầng và quy trình yếu kém, thiếu chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.
3 – Nhà triển khai cam kết nhân sự thiếu căn cứ: Đơn vị quản lý dự án cam kết nhân sự cho dự án nhưng thiếu căn cứ về quy mô doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, đặc thù ngành, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả.
4 – Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ nguồn lực phụ trách các phân hệ để cùng làm việc với đối tác triển khai: Nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ nguồn lực không rõ ràng hoặc thiếu đầu mối chịu trách nhiệm, khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện sẽ rất có thể xảy ra.
Hi vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã có cái nhìn chi tiết hơn về quy trình triển khai ERP bài bản, biết cách triển khai phần mềm ERP hiệu quả và tránh được những sai lầm doanh nghiệp khác hay mắc phải.
Là một trong những nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu, Beetech cam kết triển khai phần mềm ERP với lộ trình riêng biệt, mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp ERP tin cậy nhờ:
- Tư vấn định vị phù hợp với doanh nghiệp: Hiểu được những nhu cầu và định hướng căn bản của công ty sẽ giúp giải pháp ERP được triển khai hiệu quả hơn.
- Hội tụ đội ngũ chuyên gia đầu ngành: các chuyên gia cấp cao tại Beetech có nghiệp vụ chuyên môn cao, có ít nhất 10 năm kinh nghiệm trong việc triển khai ERP, đồng thời triển khai thành công rất nhiều dự án lớn nhỏ.
- Cam kết thực hiện dự án đúng tiến độ: Beetech luôn theo sát việc triển khai, đảm bảo hoàn thành theo timeline đã đề ra.
- Quy trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp và hiệu quả: Beetech chuẩn hóa quy trình từ bước định vị doanh nghiệp, xây dựng đội ngũ chuyên môn dành riêng cho doanh nghiệp, đào tạo triển khai nội bộ cho đến công đoạn đánh giá, bảo trì hệ thống.
Doanh nghiệp có nhu cầu triển khai ERP nhưng đang có vướng mắc về các bước triển khai, hãy liên hệ ngay với Beetech để được tư vấn cụ thể.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn