
Triển khai phần mềm ERP đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn vì sai lầm trong quá trình thực hiện. Trong bài viết dưới đây, Beetech xin giới thiệu 10 bước triển khai ERP hiệu quả, giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai lầm thường gặp và đạt được mục tiêu triển khai đã đề ra.
Mục Lục
1. Quy trình 10 bước triển khai phần mềm ERP đạt hiệu quả cao
Việc triển khai ERP đòi hỏi một quy trình bài bản, chặt chẽ và có tính hệ thống cao. Dưới đây là 10 bước quan trọng, góp phần đảm bảo sự thành công của toàn bộ dự án.
1.1. Bước 1: Hiểu rõ bản chất triển khai phần mềm ERP
Trước khi bắt đầu quy trình triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần hiểu rõ đây không đơn thuần là việc cài đặt một phần mềm mới. Đây là một dự án chuyển đổi toàn diện, bao gồm việc đánh giá và tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiện tại, xây dựng quy trình chuẩn mới, thiết kế và phát triển hệ thống, đào tạo nhân sự,… Triển khai ERP thực chất là một cuộc cách mạng trong phương thức vận hành doanh nghiệp, giúp tổ chức trở nên linh hoạt và cạnh tranh hơn trong môi trường kinh doanh hiện đại.

1.2. Bước 2: Xác định yêu cầu và mục tiêu dự án
Để quá trình triển khai quy trình ERP đạt được hiệu quả cao, việc xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của dự án ngay từ đầu là vô cùng quan trọng. Mục tiêu sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ dự án và giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP mới được xây dựng phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Sau khi xác định được mục tiêu chung, đội ngũ triển khai tư vấn viên cần tiến hành khảo sát ý kiến của từng phòng ban để nắm bắt nhu cầu cụ thể. Điều này đảm bảo hệ thống ERP sẽ đáp ứng được nhu cầu của từng đơn vị và tối ưu hóa được quy trình làm việc, từ đó có thể đo lường thành công sau dự án.
1.3. Bước 3: Xây dựng đội ngũ quản lý dự án nội bộ
Bên cạnh sự hỗ trợ từ nhà cung cấp giải pháp, thành công của dự án triển khai ERP còn phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ quản lý dự án nội bộ. Họ đóng vai trò cầu nối quan trọng, đảm bảo hệ thống ERP được triển khai một cách chủ động và đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý dự án nội bộ bao gồm những vị trí cơ bản sau:
- Giám đốc dự án: Chịu trách nhiệm cao nhất về dự án, đưa ra các quyết định chiến lược và đảm bảo nguồn lực cho dự án
- Quản lý dự án: Điều phối các hoạt động hàng ngày, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh
- Ban cố vấn: Cung cấp định hướng chuyên môn và hỗ trợ ra quyết định trong các tình huống quan trọng
- Người dùng chính: Đại diện cho các phòng ban, tham gia testing và đào tạo lại cho người dùng cuối

1.4. Bước 4: Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng
Việc lựa chọn đúng đối tác triển khai ERP là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của dự án. Doanh nghiệp có thể đánh giá kỹ lưỡng các tiêu chí sau khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Đối tác chính thức của công ty phát triển phần mềm: Đơn vị cung cấp đã vượt qua các tiêu chuẩn khắt khe và được chứng nhận bởi hãng phần mềm gốc. Điều này đảm bảo nhà cung cấp có đủ năng lực kỹ thuật và nghiệp vụ để triển khai thành công
- Đội ngũ chuyên gia đầu ngành: Đơn vị sở hữu đội ngũ tư vấn viên có kinh nghiệm triển khai thực tế dày dặn, am hiểu sâu sắc về quy trình nghiệp vụ của nhiều ngành nghề. Họ cần có khả năng tư vấn các giải pháp và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh
- Cam kết chất lượng và tiến độ: Nhà cung cấp có các điều khoản ràng buộc rõ ràng về mức độ phục vụ, thời gian hoàn thành và chất lượng dịch vụ. Đồng thời, họ cũng cần có cơ chế bồi thường, đền bù hợp lý nếu không đáp ứng được cam kết
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp: Đơn vị cung cấp áp dụng các phương pháp và khung triển khai cụ thể, có tính thực tiễn cao. Quy trình cần minh bạch, có khả năng đo lường và kiểm soát chất lượng ở từng giai đoạn
1.5. Bước 5: Lập kế hoạch triển khai dự án
Đây là yếu tố nền tảng, quyết định sự thành công của toàn bộ dự án ERP. Một kế hoạch thiếu chặt chẽ không chỉ gây khó khăn trong quá trình thực hiện mà có thể khiến dự án chệch khỏi mục tiêu ban đầu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này, đơn vị triển khai sẽ phối hợp với doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch tổng thể, bao gồm việc phân công nhân sự, xác định thời gian thực hiện, chuẩn bị nguồn lực và dự kiến các chỉ số đánh giá. Đặc biệt việc rà soát cơ sở hạ tầng và xây dựng các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng giai đoạn cần được chú ý.
Bản kế hoạch sau khi hoàn thiện sẽ được trình lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để xem xét, góp ý và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo tính khả thi cao nhất khi triển khai.

1.6. Bước 6: Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi kế hoạch triển khai được phê duyệt, giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng nền tảng vận hành mới cho doanh nghiệp. Đây là bước chuyển đổi từ các yêu cầu nghiệp vụ thành giải pháp kỹ thuật cụ thể, đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả đội ngũ triển khai và người dùng.
Quá trình phân tích thiết kế được thực hiện theo trình tự sau:
- Xây dựng quy trình tương lai: Thiết kế chi tiết các quy trình làm việc mới cho từng phân hệ, đảm bảo tính liên kết và hiệu quả trong toàn bộ hệ thống
- Phân tích yêu cầu dữ liệu: Rà soát và đánh giá toàn diện các loại báo cáo, dữ liệu cần thiết để đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị
- Trình bày và thống nhất quy trình: Tổ chức các buổi thảo luận với từng phòng ban để giới thiệu quy trình mới, thu thập phản hồi và điều chỉnh phù hợp
- Hoàn thiện và phê duyệt: Tổng hợp các nội dung đã thống nhất, trình ban lãnh đạo phê duyệt trước khi bước vào giai đoạn triển khai tiếp theo
1.7. Bước 7: Tiến hành triển khai ERP
Triển khai ERP là giai đoạn then chốt, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Việc triển khai cần được thực hiện theo đúng kế hoạch và thiết kế đã được phê duyệt, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của hệ thống. Đây cũng là giai đoạn quyết định việc chuyển đổi từ lý thuyết sang thực tiễn.
Trước khi đưa hệ thống ERP vào vận hành chính thức, doanh nghiệp cần tiến hành các bước triển khai sau:
- Khởi tạo cơ sở dữ liệu mới: Xây dựng và thiết lập hệ thống dữ liệu ban đầu, đảm bảo tính đồng bộ và chuẩn hóa thông tin từ nhiều nguồn khác nhau của doanh nghiệp
- Thiết lập cấu hình hệ thống và bổ sung thông tin (nếu có): Tùy chỉnh các thông số kỹ thuật và tham số vận hành phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống hoạt động theo đúng yêu cầu nghiệp vụ
- Phát triển công cụ tiện ích bổ sung (Add-ons): Xây dựng thêm các tính năng đặc thù theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, tăng cường khả năng xử lý các nghiệp vụ đặc biệt
- Thiết kế các biểu mẫu, báo cáo: Xây dựng hệ thống báo cáo chuẩn hóa, đáp ứng nhu cầu quản trị và vận hành của từng phòng ban trong doanh nghiệp
- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu cho từng đối tượng người dùng, giúp họ nhanh chóng làm quen với hệ thống mới
- Người dùng chính thực hiện kiểm thử hệ thống (UAT): Tổ chức các đợt kiểm thử toàn diện với sự tham gia của người dùng chính từ các phòng ban, đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng yêu cầu thực tế

1.8. Bước 8: Chuẩn bị trước khi chạy chính thức (Go live)
Giai đoạn chuẩn bị trước khi vận hành chính thức có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của toàn bộ dự án. Một quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và người dùng tự tin khi làm việc trên hệ thống mới.
Trước khi đưa hệ thống ERP vào vận hành chính thức, nhà cung cấp cần tiến hành các hoạt động chuẩn bị kỹ lưỡng sau:
- Huấn luyện sử dụng cho người dùng cuối (End Users) và người quản trị hệ thống: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu, kết hợp lý thuyết và thực hành trên hệ thống thực tế, giúp người dùng nắm vững các tính năng và quy trình làm việc mới
- Truyền thông và đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức, nhân sự hỗ trợ cho giai đoạn Go-Live: Thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ về việc chuyển đổi hệ thống, đồng thời đánh giá mức độ sẵn sàng của nhân sự và tổ chức để có phương án hỗ trợ phù hợp
- Chuyển đổi số liệu vào hệ thống: Tiến hành di chuyển và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.9. Bước 9: Vận hành chính thức
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang hệ thống ERP diễn ra suôn sẻ, nhà cung cấp sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn đầu vận hành. Cụ thể trong các hoạt động sau:
- Hỗ trợ tại chỗ (On-Site) cho giai đoạn Go-Live: Bố trí đội ngũ chuyên gia thường trực tại doanh nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành ban đầu
- Ghi nhận xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng thực tế: Theo dõi sát sao quá trình sử dụng thực tế, kịp thời phát hiện và khắc phục các lỗi kỹ thuật hoặc vướng mắc trong quy trình nghiệp vụ
- Thực hiện chuyển giao quyền quản trị và hỗ trợ cho khách hàng: Đào tạo và bàn giao các quyền quản trị hệ thống cho đội ngũ nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo họ có đủ năng lực vận hành độc lập

1.10. Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ định kỳ
Để đảm bảo hệ thống ERP luôn hoạt động ổn định và đáp ứng được nhu cầu kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện bảo trì phần mềm định kỳ hàng năm. Việc bảo trì sẽ giúp phát hiện, khắc phục kịp thời các lỗi phát sinh, cập nhật các tính năng mới và nâng cao hiệu suất hoạt động của hệ thống.
Khi khách hàng gặp sự cố, nhà cung cấp sẽ triển khai các giải pháp hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để khắc phục nhanh chóng, có thể là hỗ trợ từ xa hoặc cử chuyên viên đến tận nơi tùy theo mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
2. TOP 7 bí quyết triển khai phần mềm ERP đạt hiệu quả cao
Việc triển khai ERP là một quá trình phức tạp đòi hỏi phương pháp tiếp cận có hệ thống và chiến lược rõ ràng. Thành công của dự án phụ thuộc vào việc tuân thủ các nguyên tắc quan trọng và áp dụng các phương pháp thực tiễn tốt nhất. Dưới đây là 7 bí quyết then chốt giúp doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả:
- Bám sát phạm vi dự án đã đề ra: Nên lập danh sách chi tiết các mục tiêu và phạm vi công việc ngay từ đầu, có xác nhận của các bên liên quan. Việc này giúp tránh tình trạng mở rộng phạm vi không kiểm soát trong quá trình triển khai
- Tập trung vào mục tiêu được xác định: Cần ưu tiên triển khai các phân hệ cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh trước. Điều này đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực và mang lại giá trị nhanh chóng cho doanh nghiệp
- Lập kế hoạch dự án bài bản và chi tiết: Xây dựng lộ trình chi tiết theo từng giai đoạn nhỏ với các mốc thời gian và sản phẩm bàn giao cụ thể. Kế hoạch chi tiết giúp theo dõi tiến độ chặt chẽ và điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề phát sinh
- Tránh tùy chỉnh hàng loạt: Nên tận dụng tối đa các tính năng sẵn có của hệ thống và chỉ điều chỉnh khi thực sự cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính ổn định của hệ thống
- Đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng đề ra: Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất chi tiết và tổ chức họp đánh giá định kỳ hàng tuần. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề và có biện pháp khắc phục kịp thời
- Phân bổ ngân sách cơ sở hạ tầng: Cần đầu tư đủ cho hệ thống máy chủ, mạng, bảo mật ngay từ đầu dự án. Hạ tầng đáp ứng tốt sẽ đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và hiệu quả
- Đảm bảo đội ngũ nội bộ và nhà cung cấp phối hợp chặt chẽ: Thành lập ban dự án với đại diện từ các phòng ban và tổ chức họp định kỳ với nhà cung cấp. Sự phối hợp chặt chẽ giúp giải quyết nhanh các vướng mắc và đẩy nhanh tiến độ dự án

3. Tiêu chí đánh giá mức độ thành công khi triển khai ERP
Đo lường thành công của việc triển khai ERP không chỉ là một cách để đánh giá kết quả, mà còn là cơ sở để đưa ra các quyết định cải tiến liên tục, nhằm tối đa hóa lợi ích mà hệ thống mang lại. Sau đây là một số tiêu chí đánh giá mức độ thành công khi triển khai ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Mức độ giảm thiểu chi phí: Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng tiết kiệm các chi phí vận hành như chi phí nhân công, chi phí quản lý kho, chi phí văn phòng phẩm. Việc triển khai ERP thành công sẽ giúp giảm đáng kể các chi phí thông qua tự động hóa và tối ưu hóa quy trình
- Mức độ cải tiến quy trình: Ban quản lý cần đánh giá việc cải thiện hiệu quả và thời gian xử lý của các quy trình nghiệp vụ sau khi triển khai ERP. Các quy trình được chuẩn hóa, rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót là dấu hiệu của triển khai thành công
- Độ chính xác của dữ liệu: Đội dự án cần đánh giá mức độ chính xác và nhất quán của dữ liệu trong hệ thống. Dữ liệu được tập trung, được cập nhật realtime và có độ tin cậy cao sẽ giúp việc ra quyết định chính xác và kịp thời hơn
- Sự chấp nhận của người dùng: Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hài lòng và tỷ lệ sử dụng hệ thống của nhân viên. Người dùng tích cực sử dụng hệ thống và phản hồi tích cực về tính tiện ích là chỉ số quan trọng của thành công
- Lợi tức đầu tư (ROI): Phòng tài chính cần đánh giá hiệu quả đầu tư thông qua việc so sánh chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. ROI tích cực thể hiện qua việc tăng doanh thu, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể

Thành công của dự án triển khai phần mềm ERP không chỉ phụ thuộc vào việc lựa chọn giải pháp phù hợp mà còn đòi hỏi phương pháp khoa học, có hệ thống và sự tham gia tích cực của hai bên liên quan. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án thành công cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Beetech cam kết mang đến giải pháp ERP toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Liên hệ ngay với chuyên gia TẠI ĐÂY.