SAP Business One là gì? Phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả

SAP Business One đang trở thành tâm điểm thu hút sự đầu tư của các doanh nghiệp trên thế giới và đặc biệt tại Việt Nam. Vậy thực chất SAP Business One là gì? SAP B1 là gì? Tại sao đây được coi là nền tảng quản trị hàng đầu thế giới, giúp doanh nghiệp đổi mới và chuẩn hóa vận hành hiệu quả? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây. 

SAP Business One là gì? Quản trị hiệu quả với SAP Business One
Quản trị hiệu quả với SAP Business One

Mục Lục

1. SAP Business One là gì?

SAP Business One (SAP B1) là một phần mềm hoạch định nguồn doanh nghiệp tích hợp (integrated enterprise resource planning) (ERP) đáp ứng cho yêu cầu phần mềm của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là sản phẩm của công ty SAP AG tại Walldorf, Đức. Nguồn: vi.wikipedia.org

Vào tháng 3/2002, SAP đã mua lại TopManage Financial Systems, một công ty Israel chuyên về phát triển ứng dụng doanh nghiệp. Sau đó, họ đổi tên hệ thống thành SAP Business One. Tháng 12/2002, SAP phát triển tính năng làm báo cáo và dự thảo ngân sách, lấy tên là XL Reporter. 2 năm sau, SAP tích hợp tính năng CRM – quản trị quan hệ khách hàng và thương mại điện tử để nâng cao chất lượng SAP Business One. 

SAP Business One là phần mềm được phát triển bởi công ty SAP đến từ Đức 
SAP Business One là phần mềm được phát triển bởi công ty SAP đến từ Đức

2. Cách thức hoạt động của phần mềm SAP B1

SAP Business One tích hợp toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp (từ tài chính, tồn kho đến kế toán, quản lý thu mua…), được thiết kế trên nền tảng máy chủ tại chỗ (On-Premise) hoặc đám mây (Cloud). 

Cơ sở dữ liệu (Database) được đặt trên máy chủ, người sử dụng (Client) từ các phòng ban sẽ kết nối vào database thông qua máy tính, web, mobile,… Thêm vào đó, hệ thống hỗ trợ phân cấp, phân quyền cho các ứng dụng, người dùng, kết nối vào database đảm bảo tính dữ liệu được bảo mật và an toàn.

Với cấu trúc này, tất cả thông tin, chứng từ nghiệp vụ của các phòng ban đều được tự động lưu trữ, xử lý trên cùng database, đảm bảo tính nhất quán, tức thời cần thay đổi ở client thì hệ thống sẽ tự động cập nhật lên các server. Như vậy, mạng lưới thông tin trong doanh nghiệp luôn được đảm bảo tính đồng bộ và cập nhật nhanh chóng. 

3. Ứng dụng SAP Business One khác gì so với các phần mềm quản lý riêng lẻ

Việc SAP Business One ứng dụng tại nhiều công ty và tập đoàn đa quốc gia là minh chứng cho tính ưu việt trong việc tạo đà phát triển kinh doanh, đem lại những ưu thế vượt trội mà các phần mềm quản lý riêng lẻ không thể có, cụ thể thể hiện ở 3 đặc trưng:

1 – Tính đồng bộ dữ liệu cao: Dữ liệu được lưu trữ trên một mạng lưới duy nhất giúp thông tin đảm bảo tính chính xác và đồng nhất cao. Thêm vào đó, các dữ liệu luôn được cập nhật liên tục và kịp thời, giảm thiểu sai số, rủi ro trong tính toán cũng như phân tích. 

Hỗ trợ xử lý dữ liệu kịp thời
Hỗ trợ xử lý dữ liệu kịp thời

2 – Tính linh hoạt và tính mở: Giải pháp SAP Business One có tính linh hoạt, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của các công ty. Với kiến trúc mở, hệ thống cho phép nâng cấp hoặc thêm mới các tính năng khi được yêu cầu mà không ảnh hưởng đến hoạt động của các bộ phận khác. 

3 – Tính đặc trưng: Trong một công ty, phòng ban tài chính kế toán sẽ yêu cầu cao về tính toán, phân tích dữ liệu, đơn vị quản lý kho lại cần thống kê nhanh chóng và chính xác tình trạng hàng hóa, vật tư, … Vì vậy, SAP B1 luôn đảm bảo các phân hệ được thiết kế chuyên biệt, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp. 

SAP Business One có ưu thế vượt trội nhờ dữ liệu được đảm bảo tính đồng bộ cao
SAP Business One có ưu thế vượt trội nhờ dữ liệu được đảm bảo tính đồng bộ cao

4. 8 lý do chọn SAP Business One để chuẩn hóa hoạt động doanh nghiệp

Khi đã nắm được SAP Business One là gì? tiếp theo là 8 lý do cho thấy SAP Business One chính là phần mềm “chống lưng” cho các doanh nghiệp chưa tối ưu được hệ thống quy trình quản trị vận hành. 

4.1. Nền tảng uy tín và ổn định hàng đầu thế giới

Được phát triển và vận hành bởi một trong những gã khổng lồ trên thế giới trong quản trị doanh nghiệp, không khó để khẳng định rằng nền tảng hoạt động của SAP B1 luôn đảm bảo tính ổn định và uy tín cao. Các đặc điểm nổi trội của phần mềm có thể kể đến: 

  • Cải thiện và chuẩn hóa các quy trình
  • Tự động hóa các công việc thường ngày và giảm các đầu việc xử lý thủ công
  • Hợp nhất thông tin trên một nền tảng
  • Tạo sự kết nối và phối hợp làm việc giữa các phòng ban
  • Cập nhật thông tin nhanh chóng ở mọi nơi
  • Đảm bảo tính kỉ luật và tuân thủ quy định trong công ty
  • Hỗ trợ kiểm soát và phê duyệt kịp thời

4.2. Dễ sử dụng và ứng dụng

SAP hỗ trợ lập các báo cáo số liệu dưới dạng biểu đồ trực quan, hệ thống chức năng được sắp xếp khoa học, giao diện dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng tra cứu những thông tin cần thiết. Ngoài ra, phiên bản nội địa hóa cho hơn 140 quốc gia, bao gồm Việt Nam phù hợp với quy chuẩn của Pháp luật và gắn liền với thực tiễn. 

Hệ thống Dashboard trực quan và khoa học trong SAP Business One
Hệ thống Dashboard trực quan và khoa học trong SAP Business One

4.3. Khả năng tùy biến vượt trội

SAP Business One chạy trên nền tảng quản trị cơ sở dữ liệu với khả năng mở rộng và tùy biến vượt trội hàng đầu hiện nay. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, kèm theo các nhu cầu song hành về đổi mới cải tạo, khách hàng hoàn toàn có thể sửa đổi và mở rộng các tính năng của SAP Business One để phục vụ cho mục tiêu phát triển của mình.

SAP Business One là hệ thống tích hợp có khả năng tùy biến linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp
SAP Business One là hệ thống tích hợp có khả năng tùy biến linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp

4.4. Bảo mật thông tin chặt chẽ

Thông tin dữ liệu là tài sản của doanh nghiệp, SAP B1 thấu hiểu được điều đó, từ nền tảng cơ sở dữ liệu cho tới thiết kế ứng dụng đều chú trọng công tác bảo mật dữ liệu. Nền tảng HANA chạy trên môi trường Linux được giới công nghệ đánh cao về bảo mật. Công nghệ tích hợp hiện đại cho phép các ứng dụng/ hệ thống con truy cập vào ra thông qua các cổng thông tin được kiểm soát chặt chẽ.

Thêm vào đó, Người sử dụng trực tiếp cũng được phân cấp, phân quyền hoặc phê duyệt theo quy định và tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp. Như vậy, với hệ thống bảo mật thông tin nhiều lớp và chặt chẽ, dữ liệu của công ty sẽ được an toàn và hạn chế tình trạng bị đối thủ lợi dụng, gây bất lợi cho doanh nghiệp. 

Bảo mật thông tin là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm
Bảo mật thông tin là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm

4.5. Chi phí đầu tư hợp lý

Thời gian đầu triển khai SAP Business One, doanh nghiệp cần chi phí đầu tư khá lớn nhưng về lâu dài, khoản đầu tư này đem lại sự tiến bộ vượt bậc về quy trình, thái độ làm việc và hiệu suất công việc. Cụ thể, SAP B1 cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên bằng cách sắp xếp các công việc hợp lý và giảm thiểu các đầu việc thủ công, giúp nhân viên tăng tốc độ làm việc, tăng năng suất toàn tổ chức đáng kể. 

Có thể nói, mặc dù ngân sách ban đầu cho giải pháp SAP là tương đối cao nhưng chắc chắn đây là một khoản đầu tư đem lại lợi nhuận không hề nhỏ. 

4.6. Tỷ suất hoàn vốn cao

Tỷ suất hoàn vốn được thể hiện ở nhiều khía cạnh, xuyên suốt quá trình sử dụng phần mềm. Ví dụ, trong công đoạn sản xuất, khách hàng có thể giảm thiểu chi phí mua hàng, chi phí lưu kho đồng thời tăng tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho. Từ đó tiết kiệm ngân sách, tăng doanh thu và lợi nhuận theo thời gian, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và hướng tới mở rộng quy mô kinh doanh, hợp tác với các nhà cung cấp mới, … 

4.7. Dễ dàng tích hợp với hệ thống của bên thứ 3

SAP Business One có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống vệ tinh khác nhau như eInvoice, eBanking, WMS, DMS … Phương thức kết nối đa dạng như API, cơ sở dữ liệu trung gian, file import (excel, csv, txt…). Rất nhiều hệ thống vệ tinh hỗ trợ doanh nghiệp vận hành đều sẽ được quản lý và tích hợp vào trong SAP Business One hình thành hệ sinh thái ERP đồng nhất.

SAP Business One dễ dàng tích hợp với các phần mềm trong lĩnh vực khác
SAP Business One dễ dàng tích hợp với các phần mềm trong lĩnh vực khác

4.8. Phiên bản điện thoại và web giúp truy cập hệ thống mọi nơi mọi lúc

Hiện tại, phần mềm SAP Business One có sẵn các ứng dụng chạy trên nền tảng windows, web (IE, Chrome, Firefox …) hoặc điện thoại (Android, IOS). Ứng dụng đa dạng giúp cho người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. 

Với phiên bản trên di động nhỏ gọn và tiện lợi, trưởng phòng, ban giám đốc có thể phê duyệt và kiểm soát công việc tại bất cứ đâu, chỉ cần có điện thoại. Nhờ đó, họ sẽ đưa ra các quyết định kịp thời với các báo cáo quản trị trực quan chỉ với một chiếc smartphone. 

Phiên bản sử dụng trên máy tính và thiết bị di động của SAP Business One
Hiện nay, phiên bản sử dụng trên máy tính và thiết bị di động của SAP Business One càng tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng

5. 10 phân hệ chính của SAP Business One

5.1. Phân hệ lập kế hoạch mua hàng

Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và hàng hoá chính xác mặt hàng cần mua, số lượng cần mua và thời gian đặt mua. Cùng tìm hiểu các bước lập kế hoạch mua hàng với SAP Business One:

  • Bước 1: Định nghĩa các tiêu chí đầu vào: Trong bước này, người dùng sẽ thiết lập các tham số cho mặt hàng là tự sản xuất hay cần đặt mua và các tham số về tồn kho tối thiểu, cỡ lô tối thiểu cần đặt, thời gian giao hàng (lead time) …. Đây là bước đầu tiên giúp cho hệ thống thiết lập kế hoạch đúng mục tiêu của doanh nghiệp. 
  • Bước 2: Chạy công cụ lập kế hoạch (MRP): SAP Business One có sẵn chương trình hướng dẫn lập kế hoạch. Chỉ với vài thao tác, người dùng đã nhanh chóng cho ra một bản kế hoạch có độ chính xác, hoàn thiện cao và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đề ra.
  • Bước 3: Tạo danh sách đề xuất mua hàng: Lúc này, sau khi xem bản kế hoạch, nhân viên được quyền in ra hoặc sửa đổi các tiêu chí cần thiết để phục vụ nhu cầu công ty. 
  • Bước 4: Tạo lệnh chuyển kho hoặc thiết lập đơn đặt hàng/ sản xuất: Đây là bước cuối cùng, từ bản kế hoạch gợi ý người dùng tạo ra chứng từ thực tế: yêu cầu chuyển hàng từ kho khác về, tạo lệnh sản xuất cho nhà máy hoặc lập đơn đặt mua gửi cho nhà cung cấp.
SAP Business One là công cụ đắc lực giảm thiểu các bước thừa thãi trong việc lập kế hoạch mua hàng
SAP Business One là công cụ đắc lực giảm thiểu các bước thừa thãi trong việc lập kế hoạch mua hàng

5.2. Phân hệ quản lý mua hàng

Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình mua hàng, giảm thiểu các bước thừa thãi và tiết kiệm thời gian làm việc. Phạm vi chức năng của phân hệ này trải dài từ bước thiết lập kế hoạch, theo dõi đơn hàng cho đến các ràng buộc về điều kiện thanh toán, cụ thể như sau: 

  • Khởi tạo nhu cầu mua hàng
  • Lập báo giá, so sánh, lựa chọn nhà cung cấp
  • Lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp 
  • Tạo biên bản giao nhận hàng
  • Tạo bảng biểu về phí nhập khẩu
  • Ghi nhận hóa đơn mua hàng
  • Hỗ trợ thanh toán

5.3. Phân hệ quản lý sản xuất – tính giá thành

Đây là phân hệ có liên kết mật thiết với hoạt động sản xuất ra thành phẩm, bao gồm việc xây dựng cấu trúc sản phẩm, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị và nguồn lực. Từ đó, dựa trên yêu cầu của đơn hàng như thời gian giao, số lượng, để đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp. Phân hệ này bao gồm các chức năng chính: 

  • Lập định mức nguyên vật liệu (BOM): Chức năng này giúp người dùng lên định mức nguyên, nhiên vật liệu, nguồn lực, công đoạn cần dùng để tạo ra thành phẩm.
  • Tạo lệnh sản xuất: Dựa theo nhu cầu, kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất được tạo và gửi tới bộ phận sản xuất tiến hành thực hiện sản xuất.
  • Hỗ trợ tính giá thành: Phân hệ tập hợp các yếu tố cấu thành giá của thành phẩm trong quá trình sản xuất như phí nguyên vật liệu, khấu hao, chi phí nhân công, …
Định mức vật liệu ngay trên thiết bị số
Định mức vật liệu ngay trên thiết bị số

5.4. Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

SAP Business One cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong phân hệ này bao gồm quản lý thông tin về khách hàng qua hồ sơ tổng thể, quản lý dịch vụ khách hàng, báo cáo phân tích cũng như kiểm soát, đo lường chiến dịch tiếp thị,…

5.5. Phân hệ quản lý bán hàng

SAP Business One cung cấp các chức năng đầy đủ, từ việc báo giá, tạo đơn đặt hàng, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh toán … cho đến bước cuối cùng là nhận thanh toán từ đối tác. Người sử dụng hệ thống sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu, hạn chế sai sót, đồng thời vẫn đảm bảo sự đồng bộ với các công cụ quản trị tài chính. 

Quản lý bán hàng với đối tác đạt hiệu quả cao
Quản lý bán hàng với đối tác đạt hiệu quả cao

5.6. Phân hệ quản lý dịch vụ sau bán hàng (Bảo hành, bảo trì)

Có thể nói, những chính sách bảo hành và bảo trì sản phẩm, dịch vụ hợp lí là những giải pháp hiệu quả vừa giúp củng cố niềm tin, vừa xoa dịu khách hàng. Nhờ đó, khách hàng sẽ có lý do để tiếp tục tin tưởng và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. 

Phân hệ này có 4 chức năng chính, bao gồm:

  • Service call: Cho phép người dùng quản lý, theo dõi và giải quyết thắc mắc của khách hàng cũng như các vấn đề liên quan đến hàng hóa, dịch vụ. 
  • Thẻ thiết bị khách hàng: Cung cấp cho kỹ thuật viên thông tin chi tiết về khách hàng như như số sê-ri và lịch sử service call.
  • Hợp đồng dịch vụ: Cho phép người dùng tạo hợp đồng hỗ trợ hoặc bảo hành thường xuyên cho hàng hóa, dịch vụ của khách hàng.
  • Báo cáo phân tích: Cho phép người dùng xem và phân tích dữ liệu liên quan đến hợp đồng dịch vụ, thiết bị khách hàng và các service call.
SAP Business quản lý hoạt động sau bán hiệu quả
SAP Business quản lý hoạt động sau bán hiệu quả

5.7. Phân hệ quản lý kho

Phân hệ cung cấp các giải pháp hỗ trợ việc quản lý kho thêm hiệu quả và dễ dàng hơn. Các thuộc tính hàng hóa như kích thước, trọng lượng, số lô, số serial .. được cập nhật liên tục, hỗ trợ người quản lý sắp xếp kho, kiểm soát tình trạng sử dụng và thời gian bảo hành hàng hóa vật tư hiệu quả. Một số chức năng của SAP Business One trong quản lý kho bao gồm: 

  • Danh mục hàng hóa, vật liệu, vật tư
  • Danh mục kho, danh mục Bin Location
  • Nhập, xuất, chuyển kho
  • Kiểm kê kho 

Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có phương án phù hợp khi hàng hóa trong kho còn nhiều, còn quá ít để thực hiện xoay vòng, hoặc mua thêm, hỗ trợ xác định mức tồn kho tối ưu. 

SAP giảm thiểu gánh nặng của nhân viên trong quản lý kho
SAP giảm thiểu gánh nặng của nhân viên trong quản lý kho

5.8. Phân hệ quản lý dự án

SAP Business One cho phép quản lý dự án theo quy mô từ nhỏ đến lớn, đơn giản tới các dự án kép nhiều cấp độ. Các chức năng, công cụ hỗ trợ công tác dự báo, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, hỗ trợ nhân viên quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chất lượng và đảm bảo ngân sách theo mục tiêu kế hoạch của từng dự án. Không chỉ các thông tin về dự án mà các báo cáo và phân tích cũng được hệ thống cung cấp, thống kê đầy đủ. 

5.9. Phân hệ tài chính kế toán

Có thể nói, đây là một trong những phân hệ không thể thiếu với những doanh nghiệp muốn triển khai SAP Business One. Phân hệ này cho phép kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bao gồm kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán kho, kế toán tài sản cố định, quản lý ngân sách… dựa trên bút toán hạch toán được tự động ghi sổ từ các phân hệ chức năng khác, hay những bút toán định khoản, đặc biệt theo các tiêu chuẩn, thông tư mới nhất của Bộ Tài chính. 

SAP Business One giúp công việc liên quan đến tài chính kế toán diễn ra thuận lợi hơn
SAP Business One giúp công việc liên quan đến tài chính kế toán diễn ra thuận lợi hơn

5.10. Phân hệ thiết lập ngân sách và kiểm soát

Phân hệ thiết lập ngân sách và kiểm soát của SAP B1 ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp định nghĩa ngân sách, phân bổ ngân sách theo một số quy tắc và đưa ra các theo dõi chuẩn xác về chi phí. Đặc biệt hơn, SAP Business One có thể đưa ra cảnh báo hoặc yêu cầu phê duyệt đối với các giao dịch vượt quá phạm vi ngân sách cho phép, giúp người quản lý nắm bắt tình hình và đưa ra đề xuất điều chỉnh phù hợp. 

Thiết lập ngân sách là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lưu tâm
Thiết lập ngân sách là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lưu tâm

6. Doanh nghiệp nào cần triển khai phần mềm SAP Business One?

Về cơ bản, doanh nghiệp mọi quy mô, mọi ngành nghề, đang gặp khó khăn trong việc quản lý, tối ưu nguồn nhân lực, muốn tìm kiếm một phương thức chuẩn hóa hoạt động đều nên cân nhắc triển khai phần mềm SAP Business One bởi:

  • Về quy mô: SAP B1 đáp ứng với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa tới các tập đoàn có phạm vi hoạt động lớn, đặc biệt các doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng kinh doanh, có nhiều công ty con hoặc nhiều pháp nhân,…
  • Về ngành nghề: SAP Business One được tối ưu để phục vụ hoạt động của hơn 25 nhóm ngành, trong đó bao gồm: thương mại phân phối, bán lẻ, du lịch lữ hành, bất động sản, chăn nuôi… Doanh nghiệp sẽ không còn băn khoăn giải pháp không phù hợp với đặc thù ngành, gây khó khăn khi triển khai, ứng dụng. 

7. Lợi ích SAP Business One mang lại cho doanh nghiệp

7.1. Cải thiện và chuẩn hóa quy trình làm việc

Nhờ nền tảng quản trị doanh nghiệp uy tín và ổn định hàng đầu thế giới, quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được tinh gọn và chuẩn hóa một cách có hệ thống. Mọi hoạt động, thao tác nghiệp vụ đều được lập trình phù hợp và được liên kết chặt chẽ với nhau, giúp nội bộ các phòng ban và các phòng ban khác dễ dàng theo dõi tiến độ và chất lượng công việc.

SAP Business One giúp chuẩn hóa và cải thiện quy trình làm việc
SAP Business One giúp chuẩn hóa và cải thiện quy trình làm việc

7.2. Hợp nhất thông tin

SAP Business One sử dụng một mạng lưới duy nhất để lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Dữ liệu của tổ chức sẽ được đảm bảo tính đồng nhất, chính xác cũng như được thường xuyên cập nhật liên tục. Giờ đây, quản lý cùng nhân viên không cần phải đau đầu giải quyết những sai số giữa các phòng ban với bộ dữ liệu chỉ có một và duy nhất trên SAP B1.  

7.3. Hỗ trợ đưa ra dự báo chính xác

SAP Business One có khả năng lưu trữ dữ liệu theo thời gian, qua từng năm, từng quý. Vì vậy, hệ thống có thể dựa trên những cơ sở này để đưa ra các kịch bản hỗ trợ công tác dự báo có tính chính xác cao cho doanh nghiệp trong tương lai, từ đó giúp người quản lý đưa ra kế hoạch điều chỉnh ngân sách và nguồn lực phù hợp. Một số dự báo hữu ích đến từ SAP bao gồm dự báo mua hàng, bán hàng, dòng tiền hoạt động trong công ty,…

7.4. Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng

SAP Business One hoàn toàn đáp ứng được các nhu cầu về ra quyết định do sở hữu bộ dữ liệu được sắp xếp trực quan, khoa học, được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Thêm vào đó, khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng giữa các đơn vị trong doanh nghiệp nhờ có hệ thống báo cáo thông minh, đa chiều cùng với khả năng tự học hỏi, nâng cấp của hệ thống giúp tăng độ chính xác của việc ra quyết định, giảm thiểu tối đa sai sót và thời gian truyền thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác. 

SAP Business One tăng tốc độ ra quyết định của các chủ doanh nghiệp
SAP Business One tăng tốc độ ra quyết định của các chủ doanh nghiệp

7.5. Điều hành theo thời gian thực

SAP Business One đã được phát triển cả phiên bản điện thoại và phiên bản web, giúp người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, trưởng phòng cũng như ban lãnh đạo sẽ dễ dàng nắm quyền kiểm soát công việc 24/7, kịp thời nắm bắt thông tin và đưa ra điều chỉnh, hỗ trợ kịp thời khi có sự cố phát sinh. 

7.6. Tăng tính kết nối giữa các phòng ban

Do các dữ liệu đều được lưu trữ trong một hệ thống cố định, các phòng ban sẽ cần làm việc chung với nhau để đảm bảo số liệu được đồng nhất và quy trình làm việc không bị đứt gãy. Việc ứng dụng SAP Business One trong doanh nghiệp còn tăng tính xã hội hóa và tăng tính tương tác cho các cá nhân, giúp họ nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, hướng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. 

Tăng tính kết nối giữa các phòng ban
Tăng tính kết nối giữa các phòng ban

7.7. Tăng tính tuân thủ trong công việc

Hệ thống SAP Business One áp dụng các quy định, chính sách của phòng ban, của doanh nghiệp với nhân viên. Qua đó, giải pháp SAP Business One sẽ tự kiểm tra tính tuân thủ đối với người dùng thông qua các chốt chặn, phê duyệt, đảm bảo nhân viên có tính tự giác và tính tuân thủ làm việc hơn. 

7.8. Giảm thiểu tối đa chi phí vận hành

Việc áp dụng SAP Business One sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực tài chính, cụ thể hơn là chi phí vận hành nhờ: 

  • Giảm thời gian xử lý đơn hàng, tăng tốc độ tính toán giá bán và yêu cầu báo giá
  • Giảm chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa
  • Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện nhân viên 
  • Vận hành trôi chảy các vấn đề về tài chính, đặc biệt là quản lý dòng tiền
Triển khai SAP Business One giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực tài chính
Triển khai SAP Business One giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực tài chính

7.9. Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Quy trình công việc từ mua hàng, sản xuất, lưu kho, bán hàng … đã được SAP Business One hỗ trợ chuẩn hóa, tạo nên luồng thông tin dữ liệu về sản phẩm, dịch vụ xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng. Nhân viên dễ dàng theo dõi truy xuất nguồn gốc sản phẩm như lô, date sản xuất, serial … đem đến cho khách hàng và đối tác sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt nhất.

Đặc biệt công tác sau bán hàng như bảo hành, bảo trì cũng được SAP Business One quan tâm. Doanh nghiệp sẽ luôn được khách hàng, đối tác cũng như cổ đông trao trọn niềm tin.

8. Các lựa chọn triển khai phần mềm SAP Business One

8.1. SAP Business One On Cloud

SAP Business One On Cloud là phương thức triển khai SAP Business One dựa trên hệ thống điện toán đám mây, có khả năng chia sẻ các nguồn lực thông tin mà không cần phải xây dựng server và đội ngũ IT vận hành server riêng. Ngoài ra, SAP Business One On Cloud có thể được cập nhật thường xuyên với các phiên bản mới nhất qua hệ thống máy chủ từ phía nhà cung cấp phần mềm. Phương thức triển khai này thường được ưu tiên sử dụng bởi các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ tới vừa và chưa đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng.

SAP Business One On Cloud thường xuyên được cập nhật 
SAP Business One On Cloud thường xuyên được cập nhật

8.2. SAP Business One On Premise

SAP Business One On Premise là mô hình “kinh điển” trong việc triển khai giải pháp hoạch định doanh nghiệp. Về cơ bản, cấu trúc, nguyên lý và chức năng sẽ giống với SAP Business One On Cloud. Tuy nhiên, SAP Business One On Premise yêu cầu cơ sở vật chất tại chỗ đủ để lắp đặt và triển khai phần mềm, cụ thể là xây dựng máy chủ (Server). Do yêu cầu về hệ thống cơ sở vật chất, SAP Business One On Premise sẽ là giải pháp lí tưởng đối với những tổ chức có quy mô từ vừa tới lớn. 

8.3. SAP Business One Hybrid

Theo Darius Heydarian – một thành viên triển khai SAP Business One, SAP Business One Hybrid hoạt động dưới phương thức tiếp cận song song (side-by-side). Đây là một giải pháp xây dựng và triển khai được kết hợp giữa SAP Business One On Cloud và On Premise. 

SAP Business One Hybrid được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp
SAP Business One Hybrid được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp

9. Chi phí triển khai phần mềm SAP Business One

Tương tự như các phần mềm ERP cao cấp khác, chi phí triển khai phần mềm SAP Business One ngoài phụ thuộc vào chi phí bản quyền dựa theo số lượng người dùng thì còn bao gồm các chi phí khác như phí triển khai, phí bảo trì, phí cho server, … Cụ thể một số chi phí như: 

  • Chi phí triển khai: gồm chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm và cho đội ngũ chuyên gia tham gia triển khai, số hóa doanh nghiệp. Như vậy, tùy thuộc vào quy mô làm việc, tình hình doanh nghiệp và lĩnh vực ngành nghề mà chi phí triển khai sẽ có những mức khác nhau. 
  • Chi phí nâng cấp hạ tầng: bao gồm việc nâng cấp và cải thiện các hệ thống hạ tầng thông tin như đường truyền tốc độ, thiết bị kết nối, máy chủ, … Chi phí này phụ thuộc vào yêu cầu về tốc độ làm việc cũng như tính ổn định của hệ thống SAP B1 mà doanh nghiệp muốn triển khai. 
  • Chi phí bảo trì hàng năm: bao gồm việc cập nhật phiên bản mới, nâng cấp hệ thống, hỗ trợ khắc phục sự cố tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm SAP Business One giá bao nhiêu
Phần mềm SAP Business One giá bao nhiêu

10. Những câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý SAP Business One

10.1. Tôi có thể mua một hoặc vài phân hệ của SAP Business One có được không?

Khách hàng có thể lựa chọn mua 1 hoặc vài phân hệ SAP B1 trước, sau đó cân nhắc triển khai thêm sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên để lựa chọn đúng các phân hệ doanh nghiệp thật sự cần, chủ doanh nghiệp nên tham khảo tư vấn từ đơn vị triển khai để vừa tối ưu công suất hoạt động vừa giảm thiểu chi phí phát sinh sau này. 

Một số phân hệ của phần mềm SAP Business One 
Một số phân hệ của phần mềm SAP Business One

10.2. Triển khai SAP Business One mất bao lâu?

Việc triển khai SAP Business One thường được quyết định bởi số lượng người dùng (users), quy mô doanh nghiệp và tính phức tạp, đặc thù của ngành nghề. Nếu doanh nghiệp triển khai chuẩn, không tùy chỉnh nhiều và số lượng người dùng từ 3 – 5 users, thời gian để SAP B1 đi vào hoạt động kéo dài từ 2 – 4 tuần. 

Nếu việc triển khai không không bao gồm phân hệ sản xuất và số lượng người dùng từ 7-10 users, thời gian triển khai SAP vào khoảng từ 2 – 3 tháng. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn ứng dụng SAP trong lĩnh vực sản xuất với số lượng người dùng từ 15 -20 users, khách hàng cần khoảng 4 – 6 tháng để phần mềm được triển khai và·vận hành ổn định. 

Để đảm bảo nguồn lực về thời gian cũng như tiến độ công việc, khách hàng nên tìm đến đơn vị triển khai uy tín để được tư vấn triển khai theo lộ trình bài bản. 

10.3. Tôi cần chuẩn bị gì khi triển khai phần mềm SAP Business One cho doanh nghiệp?

Để dự án SAP Business One diễn ra suôn sẻ, chắc chắn sẽ không thể thiếu công đoạn chuẩn bị chu đáo, kỹ càng đến từ phía doanh nghiệp. Việc chuẩn bị bao gồm các công việc: 

  • Chuẩn bị ngân sách phù hợp, trong phạm vi đề ra
  • Chuẩn bị nguồn nhân lực quản lý dự án
  • Sẵn sàng cho sự thay đổi đến từ việc triển khai SAP Business One trong doanh nghiệp
  • Sẵn sàng cho một khoảng thời gian nhất định bởi SAP Business One sẽ không đem lại hiệu quả ngay lập tức
  • Giữ thái độ hợp tác, thiện chí để cùng làm việc với nhà cung cấp nhằm đạt chất lượng và tiến độ mong muốn
Giữ thái độ hợp tác trong quá trình làm việc
Giữ thái độ hợp tác trong quá trình làm việc

10.4. Việc nâng cấp phiên bản SAP Business One có dễ không?

Khách hàng có thể dễ dàng tự nâng cấp SAP B1 lên các phiên bản sau thông qua công cụ Wizard được trang bị sẵn. Người dùng chỉ cần làm theo hướng dẫn chi tiết: chạy trình trợ giúp và thực hiện việc nâng cấp bằng vài cú click chuột. Tuy nhiên, để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, doanh nghiệp nên nhờ đơn vị triển khai tư vấn nâng cấp lên phiên bản phù hợp. 

10.5. Sau khi triển khai,  bao lâu tôi thấy được hiệu quả của SAP Business One?

Những hiệu quả ban đầu đến từ việc triển khai SAP Business One sẽ xuất hiện ngay từ những ngày đầu tiên. Cụ thể hơn, tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu được cải thiện đáng kể, giảm thiểu tối đa hiện tượng trùng lặp từ việc nhập lại số liệu nhiều lần. 

Các thông tin minh bạch, chính xác và quyết định kịp thời sẽ giúp duy trì và củng cố lòng tin của nhà đầu tư vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Những mong đợi khác về lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng… sẽ sớm thành hiện thực khi doanh nghiệp triển khai hiệu quả giải pháp quản lý doanh nghiệp SAP Business One.

Hiệu quả của SAP Business One sẽ xuất hiện trong những ngày đầu triển khai
Hiệu quả của SAP Business One sẽ xuất hiện trong những ngày đầu triển khai

10.6.  Tiêu chí chọn nhà cung cấp dịch vụ SAP Business One là gì?

1 – Đối tác chính thức của SAP Business One: Việc trở thành đối tác chính thức của SAP B1 không chỉ minh chứng rằng nhà cung cấp đã được công nhận về kinh nghiệm vượt bậc mà còn chứng tỏ trình độ và chuyên môn vượt trội. 

2 – Đội ngũ chuyên gia đầu ngành: Đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chuyên môn cao sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình, định vị doanh nghiệp chính xác, thông thạo vận hành phần mềm cũng như tiết kiệm thời gian triển khai. 

Đội ngũ chuyên gia đầu ngành, dày dặn kinh nghiệm 
Đội ngũ chuyên gia đầu ngành, dày dặn kinh nghiệm

3 – Đặt cam kết chất lượng và tiến độ lên hàng đầu: Đơn vị tư vấn triển khai cần đặt cam kết chất lượng và tiến độ ở mức cao nhất, đồng thời doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ và đồng hành cùng họ xuyên suốt dự án để đảm bảo đạt được cam kết ban đầu. 

4 – Quy trình làm việc tối ưu cho từng doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp đều có quy mô, lĩnh vực cũng như đặc trưng làm việc riêng. Vì vậy, quy trình triển khai SAP B1 nên được đơn vị triển khai thiết kế riêng để tối ưu hiệu quả của phần mềm. 

Như vậy, câu hỏi “SAP Business One là gì?” đã được giải đáp bằng một câu trả lời không thể thuyết phục hơn. Đây là phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, hướng tới sự chuẩn hóa về quy trình hoạt động, hướng tới mục tiêu phát triển kinh doanh và chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân sự. 

Hiện nay, Beetech được coi là một trong những nhà tư vấn triển khai SAP Business One uy tín hàng đầu Việt Nam:

  • Beetech là đối tác chính thức của SAP
  • Beetech hội tụ đội ngũ chuyên gia ít nhất 10 năm kinh nghiệm triển khai các dự án quy mô lớn nhỏ, đa ngành nghề, đa quy mô.
  • Beetech luôn đặt cam kết chất lượng lên hàng đầu. Với châm ngôn: “Chất lượng dịch vụ là lòng tự trọng của nhà cung cấp”, Beetech sẵn sàng hợp tác ở mức tối đa cũng như đảm bảo trách nhiệm công việc ở mức cao nhất.
  • Beetech thực hiện quá trình nghiên cứu và nghiệm thu kỹ lưỡng, giúp phát hiện vấn đề gốc rễ của doanh nghiệp và triển khai giải pháp khắc phục triệt để vấn đề đó.
  • Beetech hỗ trợ tư vấn triển khai để doanh nghiệp kịp thời thích ứng và vượt qua giai đoạn thay đổi 

Quý khách có nhu cầu tư vấn triển khai phần mềm SAP Business One, vui lòng liên hệ Beetech theo thông tin sau: 

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng

  • Địa chỉ: Lầu 5, 361 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Website: beetechcom.vn
  • Facebook: Beetech
  • Email: info@beetechcom.vn
Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *