Việc kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu không gian lưu trữ và đảm bảo giao hàng đúng hẹn luôn là những thách thức lớn với các doanh nghiệp hiện nay. Để xử lý vấn đề này, nhiều nhà quản trị đã lựa chọn hệ thống ERP như một giải pháp toàn diện. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Beetech khám phá quy trình quản lý kho trong ERP, giúp bạn biến kho hàng thành trung tâm vận hành tối ưu và hiệu quả!
Mục Lục
1. Phân hệ quản lý kho trong ERP là gì?
Quản lý kho là một phân hệ (module) quan trọng trong phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, cho phép doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho và kho bãi. Hệ thống giúp tự động hóa quá trình nhập – xuất – lưu trữ, cung cấp thông tin theo thời gian thực và liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như mua hàng, sản xuất, bán hàng,…
Ứng dụng phân hệ này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa trong kho, giảm thiểu lãng phí, từ đó đưa ra quyết định mua sắm hiệu quả cho hoạt động sản xuất – kinh doanh.
2. Quy trình quản lý kho toàn diện trong ERP
Quản lý kho hàng không chỉ đơn thuần là lưu trữ hàng hóa mà còn là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. ERP cung cấp một giải pháp toàn diện với 7 bước khoa học, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập kho đến xuất kho, đảm bảo hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả.
2.1. Bước 1: Nhập kho hàng hóa
Nhập kho là bước khởi đầu, đóng vai trò then chốt trong quy trình quản lý kho logistic. Bộ phận kho sẽ thực hiện việc đối chiếu thông tin trên chứng từ giao nhận với thực tế hàng hóa để xác minh chính xác về số lượng, chất lượng và thời điểm giao hàng. Các hoạt động cụ thể trong bước nhập kho bao gồm:
- Nhận hàng hóa: Doanh nghiệp tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển và ký vào biên bản giao nhận hàng
- Kiểm tra và đối chiếu: Nhân viên kho tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và tình trạng của từng kiện hàng, đối chiếu trực tiếp với thông tin trên chứng từ giao hàng (hoặc hóa đơn) để đảm bảo hàng hóa không xuất hiện hư hỏng
- Ghi nhận thông tin: Tất cả thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm mã sản phẩm, số lượng, nhà cung cấp, ngày sản xuất, hạn sử dụng (nếu có), vị trí lưu trữ,… được ghi nhận đầy đủ vào hệ thống quản lý kho để phục vụ cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa
- Phân loại và gán vị trí lưu trữ: Hàng hóa được phân loại để xác định vị trí lưu trữ dựa trên các yếu tố như loại hàng hóa, kích thước, tần suất xuất kho (hàng nhanh luân chuyển hoặc chậm luân chuyển) và mã SKU.
- Gắn thẻ và nhãn: Đội ngũ nhân viên kho tiến hành gắn mã vạch hoặc thẻ nhận dạng lên sản phẩm để dễ dàng quản lý, truy xuất trong quá trình lưu trữ và xuất kho
- Cập nhật hệ thống: Sau khi hoàn tất các công đoạn nhập kho, số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống để đảm bảo thông tin luôn chính xác và phục vụ cho việc lập báo cáo, phân tích
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Khi hàng hóa nhập kho, hệ thống ERP sẽ tự động ghi nhận các thông tin quan trọng như số lô, ngày nhập, hạn sử dụng, số lượng và vị trí lưu trữ. Điều này giúp quản lý kho có cái nhìn chính xác về số lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua sắm phù hợp.
2.2. Bước 2: Sắp xếp và lưu hàng trong kho
Mục tiêu của việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa là tối ưu hóa không gian kho, đảm bảo hàng được bảo quản tốt và dễ dàng truy xuất khi cần. Các hoạt động cụ thể trong bước xếp và lưu hàng bao gồm:
- Chuẩn bị vị trí lưu trữ: Nhân viên kho tiến hành kiểm tra và chuẩn bị vị trí lưu trữ, đảm bảo khu vực đủ rộng, sạch sẽ để chứa số lượng hàng hóa dự kiến.
- Vận chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ: Quá trình vận chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ được thực hiện bằng các thiết bị chuyên dụng, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình di chuyển.
- Sắp xếp hàng hóa: Doanh nghiệp sẽ sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc nhất định để đảm bảo hoạt động quản lý diễn ra dễ dàng hơn. Các nguyên tắc thường được áp dụng bao gồm nguyên tắc FIFO (First In, First Out), nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out), nguyên tắc LIFO (Last In, First Out),…
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Hệ thống ERP tích hợp công nghệ mã vạch hoặc RFID cho phép doanh nghiệp theo dõi từng đơn vị hàng hóa trong kho. Khi nhân viên quét mã để lưu hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.
2.3. Bước 3: Nhặt hàng theo đơn
Nhặt hàng theo đơn là hoạt động thu thập sản phẩm theo đơn đặt của khách hàng hoặc yêu cầu từ bộ phận. Đây là bước tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình và đòi hỏi độ chính xác cao để tối ưu hóa chi phí vận hành. Hoạt động cụ thể trong bước 3 bao gồm:
- Nếu chọn nhặt hàng theo đơn: Quản lý kho sẽ in đơn hàng và giao cho nhân viên để tìm kiếm đúng mặt hàng, cũng như đủ số lượng theo yêu cầu
- Nếu chọn nhặt hàng theo cụm: Quản lý kho sẽ gom nhiều đơn hàng lại với nhau, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển và nâng cao năng suất làm việc. Sau đó, các mặt hàng và số lượng sẽ được phân loại rõ ràng để nhân viên kho có thể nhặt đúng và đủ theo yêu cầu. Cuối cùng, hàng hóa sẽ được sắp xếp và đóng gói riêng biệt theo từng đơn hàng
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Khi có đơn hàng mới, hệ thống sẽ tạo và cập nhật thông tin chi tiết, bao gồm mã sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ và yêu cầu giao hàng. Nhờ đó, nhân viên kho có thể nhanh chóng tiếp cận thông tin và tiến hành thu thập hàng một cách chính xác. Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng hóa theo lô (batch) và hạn sử dụng, đảm bảo việc xuất hàng dựa trên nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO), hết hạn trước – xuất trước (FEFO) hoặc nhập sau – xuất trước (LIFO) khi cần thiết.
2.4. Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Quá trình đóng gói và xuất kho là khâu hoàn thiện cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng, quyết định trực tiếp đến trải nghiệm của người tiêu dùng khi nhận hàng. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa được bảo quản nguyên vẹn và giao đến đúng địa chỉ, thời gian như đã cam kết. Các hoạt động cụ thể trong bước đóng gói và xuất kho bao gồm:
- Chuẩn bị vật liệu đóng gói: Nhân viên kho sẽ sử dụng các loại vật liệu đóng gói phù hợp như thùng carton, túi khí, xốp chèn hoặc màng bọc để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ tối ưu trong quá trình vận chuyển. Việc lựa chọn vật liệu sẽ dựa trên tính chất và kích thước của sản phẩm, nhằm hạn chế tối đa các hư hỏng có thể xảy ra
- Đóng gói hàng hóa: Hàng hóa được xếp gọn gàng vào thùng carton hoặc kiện hàng, sử dụng vật liệu đệm để cố định và bảo vệ sản phẩm. Việc tối ưu không gian đóng gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển và giữ cho hàng hóa không bị xê dịch trong suốt quá trình di chuyển
- Dán nhãn: Mỗi kiện hàng đều được dán nhãn vận chuyển rõ ràng, bao gồm mã vạch, mã đơn hàng, tên người nhận, địa chỉ giao hàng và các yêu cầu đặc biệt (nếu có)
- Lập phiếu xuất kho: Sau khi hoàn tất quá trình đóng gói, nhân viên sẽ kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu xuất kho và kiện hàng để đảm bảo sự chính xác. Lưu ý, phiếu xuất kho cần lập đầy đủ thông tin bao gồm số lượng, mã sản phẩm, người nhận và được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống ERP sẽ tự động tạo phiếu xuất kho, bao gồm tất cả thông tin cần thiết như sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng và thời gian giao hàng.
2.5. Bước 5: Hoàn hàng
Trong trường hợp hàng bị trả lại, quy trình hoàn hàng cần được thực hiện theo chính sách của doanh nghiệp, đồng thời có ghi chú nguyên nhân và lưu trữ thông tin để phòng chăm sóc khách hàng dễ dàng theo dõi. Các hoạt động cụ thể trong bước hoàn hàng bao gồm:
- Nhận yêu cầu hoàn hàng: Tiếp nhận phiếu yêu cầu, xác nhận thông tin đơn hàng và lý do hoàn
- Kiểm tra và nhận hàng hoàn trả: Kiểm tra tình trạng, số lượng, đối chiếu với đơn hàng ban đầu
- Ghi nhận thông tin vào hệ thống: Cập nhật thông tin hoàn hàng và điều chỉnh số lượng tồn kho thực tế mới
- Phân loại hàng hoàn: Xác định hàng đủ tiêu chuẩn tái nhập hoặc hàng không đạt yêu cầu
- Lưu trữ hoặc xử lý hàng hóa: Tùy thuộc vào tình trạng hàng hóa, nhân viên kho sẽ thực hiện tái sử dụng vị trí lưu trữ cũ trong kho hoặc đưa hàng hư hỏng vào khu vực xử lý, tiêu hủy
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Nhờ khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng trong thời gian thực, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác tình hình hoàn trả trên hệ thống ERP, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ trong tương lai. Đồng thời, tính năng tự động cập nhật tồn kho giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ quá trình hoạch định kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
2.6. Bước 6: Kiểm hàng
Kiểm hàng là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng hóa. Việc duy trì kho bãi ngăn nắp và áp dụng quy trình kiểm kê khoa học sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các hoạt động chi tiết của bước kiểm hàng bao gồm:
- Lên kế hoạch kiểm hàng: Xác định thời điểm kiểm hàng (theo tháng, quý hoặc năm), lên danh sách các mặt hàng cần kiểm và chọn phương pháp kiểm kê phù hợp (toàn bộ kho hay chọn lọc theo nhóm hàng)
- Tiến hành kiểm kê thực tế: Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra trực tiếp số lượng sản phẩm tại từng vị trí, sau đó đối chiếu với số liệu được ghi nhận trên hệ thống quản lý kho. Đồng thời, tình trạng của từng sản phẩm cũng được kiểm tra kỹ lưỡng, nhằm phát hiện và ghi nhận các trường hợp hư hỏng, mất mát hoặc quá hạn sử dụng
- Ghi nhận kết quả kiểm kê: Các thông tin như số lượng thực tế, sự chênh lệch so với hệ thống sẽ được ghi chép tỉ mỉ vào phiếu kiểm kê, phục vụ cho việc đối chiếu và cập nhật dữ liệu
- Xử lý chênh lệch: Sau khi xác định được sự chênh lệch, doanh nghiệp sẽ tiến hành cập nhật hệ thống và phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định lỗ hổng trong quy trình quản lý
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Nhân viên kiểm hàng có thể sử dụng ERP để truy cập nhanh thông tin về sản phẩm, bao gồm số lượng, vị trí trong kho và các thông tin khác, giúp tăng cường tính chính xác trong quá trình kiểm kê.
2.7. Bước 7: Thống kê báo cáo
Để có cái nhìn tổng quan và đánh giá hiệu quả quá trình quản lý kho, việc lập và phân tích các báo cáo là vô cùng cần thiết. Một số báo cáo phổ biến bao gồm sổ kho, báo cáo tồn kho, báo cáo hàng hóa vượt/ dưới định mức. Chi tiết các hoạt động trong bước thống kê báo cáo bao gồm:
- Thu thập dữ liệu: Tập hợp các dữ liệu từ hệ thống quản lý kho về số lượng hàng tồn, hàng đã xuất, hàng nhập mới, hàng lỗi hoặc hỏng hóc. Đồng thời, dữ liệu về tần suất và khối lượng hàng hóa nhập xuất trong từng kỳ cũng được thu thập để tính toán các chỉ số hiệu suất
- Phân tích dữ liệu: Mục tiêu của giai đoạn phân tích dữ liệu là đưa ra những nhận định khách quan về tình hình quản lý kho. Cụ thể, việc phân tích giúp doanh nghiệp xác định nhanh các xu hướng tiêu thụ và vấn đề còn tồn đọng như lượng hàng lưu trữ quá cao hoặc hàng hóa kém chất lượng, từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh phù hợp
- Lập báo cáo chi tiết: Nhà quản trị sẽ lập báo cáo tổng hợp về tình trạng hàng tồn kho, gồm các chỉ tiêu chính như tổng giá trị hàng tồn, số lượng từng loại hàng, mức độ tiêu thụ, tỷ lệ hàng hỏng. Bên cạnh đó, việc so sánh dữ liệu giữa các kỳ kiểm kê giúp doanh nghiệp theo dõi sự biến động của hàng hóa và đánh giá hiệu quả của các hoạt động nhập xuất kho tốt hơn
- Đề xuất giải pháp quản lý tối ưu: Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể đề xuất các biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn như điều chỉnh lượng hàng nhập, giải phóng hàng tồn kho, hoặc tối ưu hóa quy trình xuất/ nhập hàng
- Trình và gửi báo cáo: Các báo cáo sẽ được trình bày một cách rõ ràng và trực quan bằng các biểu đồ, bảng số liệu để giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt thông tin. Báo cáo được gửi định kỳ đến các bộ phận liên quan như phòng kế toán, bộ phận mua hàng và ban giám đốc để phục vụ cho công tác hoạch định chiến lược
Hướng dẫn quản lý trên hệ thống ERP: Với hệ thống ERP, bạn có thể tùy biến và tạo ra các báo cáo theo yêu cầu, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ báo cáo tổng quan đến báo cáo chi tiết về từng hoạt động. Đặc biệt, hệ thống cung cấp một bức tranh toàn cảnh và chính xác, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
3. 5 lưu ý khi quản lý kho trên hệ thống ERP
Nhờ sự hỗ trợ của hệ thống ERP, việc quản lý kho tại nhiều doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và khoa học. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của ERP, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:
- Đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật: Các thông tin về hàng tồn kho, vị trí lưu trữ, số lô và hạn sử dụng phải được cập nhật đầy đủ và chính xác. Bất kỳ sai sót nào trong việc nhập liệu có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong quản lý và ảnh hưởng đến quyết định của công ty
- Thiết lập quy trình quản lý kho chặt chẽ: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chặt chẽ cho từng bước quản lý kho, bao gồm nhập hàng, lưu trữ, kiểm kê và xuất kho. Điều này giúp việc sử dụng ERP trở nên đồng bộ và giảm thiểu sai sót trong vận hành
- Phân quyền sử dụng hệ thống: Cần phân quyền hợp lý cho nhân viên kho để kiểm soát quyền truy cập và thao tác trên hệ thống ERP. Điều này giúp nâng cao tính bảo mật, tránh thao tác sai hoặc lạm dụng quyền hạn.
- Dự đoán nhu cầu và tồn kho an toàn: ERP có thể hỗ trợ dự đoán nhu cầu thị trường và xác định mức tồn kho an toàn cho nhà quản trị. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao dữ liệu để điều chỉnh tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa
4. Khám phá SAP Business One – Chìa khóa tối ưu quản lý kho hàng doanh nghiệp
SAP Business One là giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp nhà quản trị tối ưu hóa mọi hoạt động từ tài chính, bán hàng đến quản lý kho. Phần mềm hỗ trợ tự động hóa các quy trình kinh doanh, từ đó giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt. Các ưu điểm trong tính năng quản lý kho hàng của phần mềm SAP Business One:
- Quản lý tồn kho chính xác: Theo dõi hàng hóa dựa trên thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật chính xác
- Tăng cường kiểm soát hàng hóa: Theo dõi hàng hóa dễ dàng theo số lô hoặc số serial, đảm bảo truy xuất nguồn gốc nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ nhà quản trị xuất hàng theo các quy tắc FIFO, FEFO, LIFO
- Tính năng phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác
- Dự báo và điều chỉnh tồn kho: Hệ thống hỗ trợ dự báo nhu cầu, giúp tối ưu hóa mức tồn kho và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Với quy trình quản lý kho trong ERP được tối ưu hóa, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin hoặc muốn được tư vấn chi tiết hơn về SAP Business One Hana, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Beetech. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển.