Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì

Hiện nay công nghệ đã và đang chiếm một vai trò rất lớn trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, không ngạc nhiên khi các tổ chức, tập đoàn lớn trên thế giới lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì, có những chức năng, lợi ích gì khi sử dụng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm được tích hợp đa phân hệ hỗ trợ vận hành tổng thể tất cả hoạt động trong doanh nghiệp. Với phần mềm quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ tự động hóa các quy trình quản trị cốt lõi mà còn giảm bớt gánh nặng cho nhân viên trong các tác vụ thường ngày.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì? - Phần mềm được tích hợp nhiều chức năng nâng cao
ERP là phần mềm được tích hợp nhiều chức năng nâng cao

2. 10 chức năng cơ bản của phần mềm quản lý doanh nghiệp

Theo thời gian, phần mềm quản lý doanh nghiệp đã được phát triển lên tới hơn 30 phân hệ. Thế nhưng, 10 phân hệ cơ bản được nêu dưới đây có khả năng thực hiện các chức năng cơ bản trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp.

2.1. Quản lý kế toán tài chính

Phân hệ quản lý kế toán tài chính là một trong những phân hệ quan trọng nhất trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Với mạng lưới thông tin đồng bộ, được cập nhật liên tục, số liệu trong phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ phản ảnh minh bạch, khách quan và chính xác nhất tình hình tài chính của công ty. Một số chức năng phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp trong phân hệ này bao gồm:

  • Quản lý kế toán phải trả, phải thu, kế toán tài sản cố định (TSCĐ), kế toán kho, kế toán quản trị;
  • Thiết lập và theo dõi doanh thu;
  • Thiết lập các báo cáo về hoạt động tài chính doanh nghiệp;
  • Thiết lập báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn VAS và IAS.

Từ đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ hạn chế những tiêu cực cũng như tăng tính chính xác trong các thao tác nghiệp vụ liên quan đến bộ phận kế toán tài chính.

Tăng tính chính xác và hạn chế tiêu cực
Tăng tính chính xác và hạn chế tiêu cực

2.2. Quản lý tồn kho

Phân hệ quản lý tồn kho của phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp kiểm soát nghiệp vụ kho dễ dàng hơn với các tiêu thức tính toán linh động cho từng đối tượng khác nhau. Một số chức năng của phân hệ này bao gồm: cập nhật và lưu trữ các thuộc tính hàng hóa, tạo lệnh xuất – nhập kho, cân đối giữa giá bán và giá vốn, … Nhờ vậy, quản lý sẽ có phương án phù hợp đối với từng số lượng hàng hóa trong kho để thực hiện xoay vòng, hoặc mua thêm nhằm giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì? - Phần mềm giúp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho
Giảm thiểu chi phí hàng tồn kho

2.3. Lập kế hoạch mua hàng

Phần mềm có khả năng xác định mục tiêu, từ đó đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp, quyết định số lượng cần mua, mặt hàng cần mua, thời điểm thu mua hàng hóa. Phần mềm quản lý doanh nghiệp với tính năng lập kế hoạch thông minh dựa trên dữ liệu đầu vào cho sẵn cùng với khả năng đưa ra gợi ý có tính chính xác cao, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đề xuất những bản kế hoạch hợp lý nhất, dựa trên các yếu tố khách quan như dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai.

2.4. Mua hàng

Phân hệ mua hàng của phần mềm quản trị doanh nghiệp có khả năng đánh giá chính xác nhu cầu mua hàng dựa trên dữ liệu về yêu cầu sản xuất, hậu cần, phân phối hàng hóa và tình trạng cung ứng của đối tác. Chức năng này cho phép doanh nghiệp:

  • Theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị cần thiết.
  • Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng.
  • Tính toán các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng.
Mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp
Mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp

2.5. Sản xuất và tính giá thành

Với phân hệ sản xuất và tính giá thành, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lập kế hoạch cũng như thuận tiện hơn trong việc theo dõi quá trình sản xuất thành phẩm.

Chức năng của phần mềm trải rộng từ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị và phân bố nguồn lực hiệu quả. Dựa trên yêu cầu của đơn hàng như thời gian giao, số lượng, để đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp. Cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm 3 chức năng chính:

  • Lập định mức nguyên vật liệu (BOM).
  • Tạo lệnh sản xuất.
  • Hỗ trợ tính giá thành.

2.6. Quan hệ khách hàng (CRM)

Phân hệ quan hệ khách hàng (CRM) của phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế để đảm bảo đội ngũ bán hàng có khả năng giải quyết nhu cầu và vướng mắc của khách hàng nhanh và chính xác nhất có thể. Cụ thể hơn, việc hệ thống lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng trong một mạng lưới duy nhất sẽ giúp phòng kinh doanh có được thông tin kịp thời, hỗ trợ đội ngũ làm Marketing có được bức tranh toàn cảnh về nhu cầu và sở thích của khách hàng.

Lưu trữ đầy đủ thông tin về khách hàng
Lưu trữ đầy đủ thông tin về khách hàng

2.7. Quản lý bán hàng

Phân hệ này giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình nghiệp vụ bán hàng, từ khâu báo giá, theo dõi đơn đặt hàng từ đối tác,… đến công đoạn thanh toán. Một số chức năng có trong phân hệ này bao gồm:

  • Tạo đơn đặt hàng
  • Xử lý đơn đặt hàng và chuyển sang theo dõi kiểm soát công nợ phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng.
  • Hỗ trợ bán hàng trực tuyến với đa dạng chế độ thanh toán khác nhau.

2.8. Quản lý dự án

Phân hệ quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và đảm bảo tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm trước khi bàn giao cho đối tác. Đồng thời, phần mềm đưa ra đề xuất giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý tùy theo nhu cầu của dự án. Từ đó, dự án được triển khai đúng tiến độ, nằm trong phạm vi ngân sách đề ra cũng như đảm bảo chất lượng đã cam kết.

Quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ
Quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ

2.9. Quản lý dịch vụ sau bán hàng

Đây là phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sự vụ, phát sinh sau khi đã hoàn thành việc bán hàng. Một số chức năng chính bao gồm: quản lý, hỗ trợ các hoạt động bảo hành, tương tác với khách hàng; quản lý hợp đồng bảo hành và dịch vụ; tạo các báo cáo và phân tích dịch vụ sau bán để đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Giúp doanh nghiệp có thêm niềm tin từ khách hàng
Giúp doanh nghiệp có thêm niềm tin từ khách hàng

2.10. Quản lý nhân sự và tiền lương

Phân hệ này cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên, quyết định, đơn từ liên quan đến toàn bộ nhân sự trong quá trình công tác. Hệ thống còn có khả năng tính lương theo số liệu từ máy chấm công, từ đó giảm thiểu sai sót và thời gian thao tác thủ công.

Quản lý hiệu suất hoạt động của nhân viên trong doanh nghiệp
Quản lý hiệu suất hoạt động của nhân viên trong doanh nghiệp

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, ban giám đốc và nhân viên sẽ nhanh chóng nhận ra những hiệu quả do phần mềm mang lại. Vậy những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì tham khảo ngay nội dung dưới đây để biết chi tiết.

3.1. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Với phần mềm quản lý doanh nghiệp, mọi dữ liệu được nhập vào sẽ được số hóa, liên hệ chặt chẽ với nhau, hạn chế tối đa những mục lặp dữ liệu, sai sót dữ liệu khi luân chuyển từ phòng ban này đến phòng ban khác. Doanh nghiệp sẽ sở hữu một bộ dữ liệu được đồng nhất và được cập nhật theo thời gian thực.

Đẩy nhanh tốc độ làm việc chung trong doanh nghiệp
Đẩy nhanh tốc độ làm việc chung trong doanh nghiệp

3.2. Lên kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn và đặt hàng hợp lý

Như đã đề cập ở trên, ERP có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát quá trình sản xuất từ bước đầu là thiết lập các tiêu chí đầu vào, chạy công cụ lập kế hoạch MRP để hoạch định kế hoạch. Sau đó hệ thống sẽ giúp người dùng tạo danh sách đề xuất mua hàng, lập đơn đặt hàng, tính giá thành, theo dõi từng khâu sản xuất, số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của các mặt hàng,vật tư.

Lập kế hoạch hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài chính
Lập kế hoạch hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài chính

3.3. Hỗ trợ đưa ra phân tích và báo cáo

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có khả năng phân tích dữ liệu với tính chính xác cao, là cơ sở vững chắc cho các quyết định của cấp trên. Ngoài ra, nhờ có tính năng báo cáo thông minh dựa trên cơ sở dữ liệu đầu vào theo từng kỳ, phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ đưa ra những bảng biểu, đánh giá khách quan, giúp người lãnh đạo có thêm thông tin để củng cố tính chính xác khi ra quyết định.

Đưa ra phân tích chính xác và kịp thời
Đưa ra phân tích chính xác và kịp thời

3.4. Hỗ trợ nghiệp vụ tài chính kế toán

Phần mềm ERP được coi như một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trong quy trình làm việc với nghiệp vụ tài chính kế toán, cụ thể:

  • Số liệu đồng nhất, được cập nhật liên tục từ các phòng ban giúp tăng tính chính xác khi đưa ra quyết định.
  • Đưa ra những dự báo có độ tin cậy cao dựa trên dữ liệu và tình hình công ty từ những tháng, quý trước.
  • Phân tích dữ liệu chính xác, nhanh gọn (kể cả Big Data) chỉ trong phút chốc.
  • Dữ liệu được sắp xếp và trình bày khoa học, trực quan với hệ thống Dashboard.

Từ đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp tạo bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, giúp doanh nghiệp giải quyết các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, nhanh gọn, có quy trình.

3.5. Tối ưu trải nghiệm của khách hàng

Mạng lưới thông tin trong phần mềm quản lý doanh nghiệp có vai trò lưu trữ những thông tin quan trọng của khách hàng như địa chỉ, nhu cầu, lịch sử mua hàng, số lượng và tần suất đặt hàng, … Từ đó, bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng có thể hình dung cụ thể hơn về nhu cầu, thói quen của khách hàng nhằm phục vụ họ tốt nhất, chiếm trọn niềm tin trong lòng khách hàng.

ERP giúp tối ưu trải nghiệm của khách hàng với doanh nghiệp
ERP giúp tối ưu trải nghiệm của khách hàng với doanh nghiệp

4. 9 tiêu chí chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng

Hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản lý doanh nghiệp được nghiên cứu và đưa vào sử dụng. Vậy để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất thì tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì? Dưới đây là 9 tiêu chí doanh nghiệp nên tham khảo:

1 – Chọn phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng

Các phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn trên thế giới, chứng tỏ được khả năng triển khai thành công và độ uy tín, chất lượng của phần mềm. Từ đó, công ty sẽ an tâm khi dùng phần mềm và đảm bảo tính ổn định trong quá trình sử dụng.

Sử dụng phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng giúp khách hàng an tâm về chất lượng
Sử dụng phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng giúp khách hàng an tâm về chất lượng

2 – Dễ triển khai và sử dụng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp bản chất là một hệ thống vận hành tích hợp nhiều chức năng nâng cao. Vì vậy, giao diện phần mềm nên được thiết kế sao cho thân thiện với người dùng để đảm bảo việc vận hành phần mềm diễn ra trơn tru, không gây khó khăn cho người dùng khi thực hiện các thao tác nghiệp vụ.

3 – Khả năng tùy biến vượt trội

Tính linh hoạt của phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhiều khía cạnh. Nhìn chung, một phần mềm quản lý tiêu chuẩn sẽ có khả năng mở rộng phân hệ và sửa đổi các tính năng dễ dàng mà không gây ảnh hưởng tới dữ liệu có sẵn.

4 – Bảo mật thông tin tối đa

Việc tìm kiếm một hệ thống quản trị với độ bảo mật cao vẫn luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Bởi việc thông tin bảo mật nội bộ công ty bị rò rỉ sẽ gây ra nhiều bất lợi, đặc biệt khi đối thủ lợi dụng những thông tin đó vào nhiều mục đích khác nhau. Phần mềm quản lý doanh nghiệp cần thực hiện phân quyền truy cập cho những người có thẩm quyền, truy cập dựa trên tài khoản được cấp phép. Ngoài ra, với hệ thống công nghệ cao, thông tin trong doanh nghiệp luôn được đảm bảo an toàn khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng.

Hệ thống giúp bảo mật thông tin tối đa
Hệ thống giúp bảo mật thông tin tối đa

5 – Chuẩn hóa theo đặc thù nghiệp vụ

Mỗi công ty đều có một ngành nghề, quy trình, làm việc, đặc thù sản xuất, … khác nhau. Vì vậy, một phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng cần đảm bảo được nghiên cứu và phát triển dựa trên từng đặc thù ngành, từng quy mô doanh nghiệp và đặc điểm riêng của doanh nghiệp, nhằm đem lại tối đa lợi ích mong muốn.

6 – Chi phí đầu tư hợp lý

Khi triển khai các phần mềm quản lý doanh nghiệp ở Việt Nam, doanh nghiệp nên đảm bảo nguồn chi phí nằm trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, bao gồm chi phí phần mềm, chi phí giấy phép, chi phí đào tạo nhân sự nội bộ,… Việc đảm bảo chi phí đầu tư hợp lý vừa tránh tình trạng “đứt gãy” trong quá trình triển khai dự án, vừa giúp việc vận hành phần mềm theo đúng tiến độ và hiệu suất đề ra.

7 – Tỷ suất hoàn vốn cao

Bên cạnh tổng chi phí và lợi nhuận, tỷ suất hoàn vốn (ROI) cũng là một trong những tiêu chí được doanh nghiệp chú trọng. Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp đem lại ROI cao sẽ giúp khách hàng nhanh chóng hoàn lại tiền vốn đã bỏ ra, từ đó, có nguồn tài chính để tiếp tục hoạt động hoặc đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.

Phần mềm tiêu chuẩn nên đem lại ROI cao
Phần mềm tiêu chuẩn nên đem lại ROI cao

8 – Dễ dàng tích hợp với hệ thống khác

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có cấu trúc mở, có thể nâng cấp nhiều phân hệ và thêm các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, đôi lúc phần mềm quản trị doanh nghiệp cũng cần tích hợp với các hệ thống khác như eInvoice, Ebanking,… để đảm bảo vận hành hiệu quả. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ vừa có tác dụng lưu trữ thông tin trên một mạng lưới đồng nhất vừa giảm thiểu sai sót khi đối soát các hóa đơn, chứng từ của hai hệ thống.

Dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử
Dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử

9 – Theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi

Việc phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp trên các thiết bị thông minh, dễ dàng theo dõi sẽ giúp lãnh đạo và nhân viên kiểm soát công việc ở mọi lúc mọi nơi. Đây là lí do vì sao khách hàng nên cân nhắc đến các phần mềm có phiên bản di động nhằm hỗ trợ ban giám đốc quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

5. Gợi ý phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng hiện nay

Được nghiên cứu và phát triển bởi công ty SAP có trụ sở chính tại Đức, SAP Business One đang là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín, chất lượng nhất trên thị trường. SAP Business One đã nhận được sự tin tưởng sử dụng của khoảng 77.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.

SAP Business One được tin dùng bởi 77000 doanh nghiệp trên toàn thế giới
SAP Business One được tin dùng bởi 77000 doanh nghiệp trên toàn thế giới

Chỉ với một phần mềm duy nhất, người quản lý sẽ dễ dàng theo dõi, vận hành toàn bộ bộ máy hoạt động, từ kế toán tài chính, thu mua, quản lý kho, quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất, báo cáo quản trị… trên nền tảng máy chủ on-premise (tại chỗ) hoặc on-cloud (đám mây). Người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại để truy cập hệ thống cơ sở dữ liệu (database) để thực hiện các thao tác nghiệp vụ.

SAP Business One với chi phí đầu tư hợp lý sẽ cải tiến toàn bộ bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, giúp nâng cao năng suất, chất lượng và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Như vậy doanh nghiệp đã trả lời được câu hỏi phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì, biết được những chức năng cơ bản của phần mềm, lợi ích khi triển khai cũng như tiêu chí chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp.

Doanh nghiệp cần tư vấn hoặc có thắc mắc trong quá trình lựa chọn, triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Beetech – chuyên gia tư vấn triển khai theo thông tin dưới đây:

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *