Phần mềm kế toán ERP có nhiều ưu điểm hơn phần mềm kế toán truyền thống

Trong thời đại số, phần mềm kế toán ERP đã trở thành công cụ không thể thiếu, hỗ trợ nhiều doanh nghiệp tự động hóa quy trình kế – kiểm phức tạp, đồng thời giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Để hiểu hơn về phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp hãy theo dõi ngay những chia sẻ trong bài viết dưới đây từ Beetech.

1. Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP là một phân hệ (module) trong hệ thống ERP giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính – kế toán và dòng tiền một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng tích hợp chặt chẽ với những module khác trong bộ giải pháp ERP, đem lại nhiều lợi ích cho nhà quản trị như đảm bảo sự đồng bộ và liên kết chặt chẽ giữa hoạt động tài chính – kế toán với những hoạt động kinh doanh khác.

Phần mềm kế toán ERP giúp tổ chức quản lý tài chính hiệu quả
Phần mềm kế toán ERP giúp tổ chức quản lý tài chính hiệu quả

2. Phần mềm ERP trong kế toán tốt hơn phần mềm kế toán truyền thống ở điểm nào?

Phần mềm ERP trong kế toán mang đến nhiều tính năng vượt trội so với phần mềm kế toán truyền thống, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chính xác hơn. Dưới đây là 10 điểm nổi bật mà nhà quản trị không nên bỏ qua:

  • Ghi nhận mọi thông tin nhanh chóng: Thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống ERP. Đặc biệt, bộ phận kế toán trong ERP có thể dùng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để dễ dàng thực hiện thao tác, đồng thời đề xuất cặp định khoản mặc định giúp người dùng khai báo thông tin
  • Có khả năng hạch toán tự động: Trong phần mềm ERP, các bút toán thông thường (ngoài phân hệ kế toán tổng hợp) đều được hạch toán tự động. Điểm khác biệt lớn giữa phần mềm kế toán ERP với phần mềm kế toán thông thường là bút toán được sinh ra tự động, giúp kiểm soát dữ liệu theo nhiều tầng phê duyệt, hạn chế tối đa sai sót về định khoản
  • Xây dựng hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh: Phần mềm kế toán ERP được thiết kế và xây dựng gồm nhiều mắt xích liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh. Ngoài ra, phần mềm còn được kết nối với các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, kho,… giúp nhà quản trị kiểm soát tổng thể toàn bộ doanh nghiệp
  • Cấu trúc hệ thống tài khoản theo quy định: Hệ thống kế toán ERP sở hữu cấu trúc tài khoản theo quy chuẩn của Bộ Tài chính Việt Nam, giúp việc kiểm tra, đối soát dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn. Kế toán viên cũng có thể linh hoạt xây dựng hệ thống tài khoản với chiều sâu thông tin để phân tích và quản lý tài chính cho doanh nghiệp
  • Tính kế thừa và liên kết dữ liệu cao: Phần mềm kế toán truyền thống hoạt động độc lập gây khó khăn khi kết nối dữ liệu giữa các bộ phận. Ngược lại, phần mềm kế toán ERP tích hợp dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, tự động hóa quá trình hạch toán và phân tích real-time, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng năng suất
  • Phát huy chức năng với tất cả phòng ban: Phần mềm kế toán ERP không chỉ phục vụ bộ phận kế toán, mà còn tích hợp nhiều module cho phép phòng ban khác cùng truy cập và sử dụng thông tin. Nhờ đó, công việc kế toán được giảm tải, tránh sự chồng chéo nhiệm vụ với phòng ban khác
  • Dễ dàng tích hợp và trích xuất báo cáo: Cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán ERP hợp nhất số liệu từ công ty con, tạo ra bản báo cáo tổng hợp, chi tiết về tình hình tài chính. Ngoài ra, module kế toán cũng hỗ trợ các chức năng như tổng hợp chứng từ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,…
  • Cho phép khởi tạo và tùy biến dữ liệu: Phần mềm kế toán truyền thống khó có thể thay đổi hoặc thêm tính năng mới vì đã được thiết kế cố định. Trong khi đó, phần mềm kế toán ERP linh hoạt hơn, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, dễ dàng thích ứng với nhiều ngành nghề khác nhau
  • Bút toán đảo phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh: Phần mềm kế toán ERP đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh hoạt động tài chính của tổ chức, vì người dùng không thể xóa bất kỳ bút toán nào đã hạch toán. Điều này khác biệt hoàn toàn so với việc kiểm soát dữ liệu trên Excel, giúp hệ thống luôn minh bạch và cung cấp số liệu chính xác, phản ánh đúng tình trạng doanh nghiệp
Phần mềm kế toán ERP có nhiều ưu điểm hơn phần mềm kế toán truyền thống
Phần mềm kế toán ERP có nhiều ưu điểm hơn phần mềm kế toán truyền thống

3. Chức năng chính của phân hệ kế toán trong ERP

Phần mềm ERP tối ưu và tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, mang đến cho doanh nghiệp nền tảng tập trung để quản lý dòng tiền và quy trình một cách hiệu quả. Dưới đây là một số chức năng chính của phân hệ (module) kế toán trong hệ thống ERP:

3.1. Quản lý sổ cái

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp duy trì một sổ cái chung tập trung, đóng vai trò như nền tảng để ghi nhận và theo dõi các giao dịch tài chính của tổ chức. Phần mềm này cũng cho phép tạo nhiều tài khoản, hỗ trợ ghi chép nhật ký và cung cấp khả năng hiển thị tình hình tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực.

3.2. Kiểm soát công nợ phải thu – chi

Phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp, giúp theo dõi các khoản phải thanh toán, điều khoản thanh toán và ngày đến hạn. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn nắm bắt được các khoản nợ phải trả, tránh bị phạt, mất uy tín vì chậm thanh toán hoặc bỏ lỡ các ưu đãi từ nhà cung cấp.

Hệ thống ERP cũng hỗ trợ tạo và quản lý hóa đơn khách hàng hiệu quả, theo dõi các khoản đã và chưa thanh toán, đồng thời gửi thông báo nhắc nợ tự động. Tính năng này giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng và cải thiện dòng tiền.

3.3. Báo cáo và phân tích tài chính

Phần mềm ERP là trợ thủ đắc lực giúp nhà quản trị dễ dàng tùy chỉnh và tạo ra những báo cáo có độ chính xác cao và kịp thời. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,… sẽ được trình bày rõ ràng, trực quan, hỗ trợ nắm bắt nhanh tình hình tài chính của tổ chức.

Bên cạnh đó, giải pháp ERP còn đi sâu phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp khám phá những xu hướng, phát hiện cơ hội và rủi ro tiềm ẩn. Nhờ khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực kết hợp với công cụ trực quan hóa, phần mềm ERP giúp người dùng dễ dàng so sánh, đối chiếu và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

3.4. Quản lý ngân sách và dự báo

Với phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể xây dựng các kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng bộ phận, dự án hoặc hoạt động. Hệ thống sẽ tự động theo dõi chi phí thực tế, so sánh với số tiền được phân bổ và đưa ra báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng ngân sách.

Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng hỗ trợ doanh nghiệp dự báo tình hình tài chính trong tương lai thông qua phân tích dữ liệu lịch sử và các yếu tố ảnh hưởng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên chiến lược kinh doanh hiệu quả, xác định cơ hội tăng trưởng và những rủi ro tiềm ẩn.

Phần mềm ERP trong kế toán tự động theo dõi và báo cáo ngân sách cho doanh nghiệp
Phần mềm ERP trong kế toán tự động theo dõi và báo cáo ngân sách cho doanh nghiệp

3.5. Quản lý tài sản cố định

Hệ thống giúp nhà quản trị theo dõi chi tiết thông tin về từng tài sản, từ khi nhập vào đến khi thanh lý, bao gồm: Ngày mua, giá trị ban đầu, nhà cung cấp, vị trí đặt, tình trạng sử dụng, lịch sử bảo trì,… Nhờ đó, doanh nghiệp luôn nắm rõ tình trạng tài sản, tránh thất thoát hoặc lãng phí không mong muốn.

Khả năng tự toán toán khấu hao tài sản theo các phương pháp khác nhau, đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán cũng là ưu điểm của phần mềm ERP. Hệ thống giúp ban lãnh đạo theo dõi chi phí bảo trì, sửa chữa, qua đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch bảo trì hiệu quả, kéo dài tuổi thọ tài sản và giảm thiểu chi phí phát sinh. Phần mềm ERP cũng đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, xác định các tài sản không còn giá trị sử dụng để thanh lý, từ đó tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.

3.6. Quản lý thuế

Khi sử dụng phần mềm ERP, các thủ tục liên quan đến thuế sẽ được đơn giản hóa. Hệ thống tự động tính toán các loại thuế cần nộp dựa trên dữ liệu giao dịch được cập nhật theo thời gian thực, giảm tỷ lệ sai sót so với thao tác thủ công.

Phần mềm ERP cũng giúp doanh nghiệp cập nhật các thay đổi về luật mới nhất, đảm bảo rằng giao dịch đều được ghi nhận và tính thuế chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro bị phạt hành chính hoặc truy thu thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

3.7. Hỗ trợ đa tiền tệ, đa công ty

Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia, việc quản lý giao dịch tài chính với nhiều loại tiền tệ và ở nhiều quốc gia là một thử thách lớn. Phần mềm ERP giúp ghi nhận các giao dịch bằng đa dạng loại tiền tệ, tự động cập nhật tỷ giá hối đoái và tính toán khoản chênh lệch tỷ giá.

Bên cạnh đó, giải pháp ERP còn cho phép tạo báo cáo tài chính hợp nhất, tổng hợp thông tin từ các công ty con thành một báo cáo duy nhất, giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình tài chính của toàn bộ tập đoàn.

Hệ thống ERP trong kế toán tự động ghi nhận các giao dịch bằng đa dạng loại tiền tệ và đưa ra báo cáo tài chính cụ thể, chi tiết
Hệ thống ERP trong kế toán tự động ghi nhận các giao dịch bằng đa dạng loại tiền tệ và đưa ra báo cáo tài chính cụ thể, chi tiết

3.8. Kiểm toán

Tính năng kiểm toán trong phần mềm kế toán ERP giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các giao dịch tài chính thông qua việc ghi nhận lịch sử giao dịch và phát hiện các thay đổi bất thường. Phần mềm cho phép nhà quản trị tài chính phân quyền người dùng, thiết lập quy trình phê duyệt và tạo báo cáo kiểm toán chi tiết.

4. Gợi ý 7 phần mềm kế toán ERP phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm kế toán ERP là giải pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ những ưu điểm nổi trội so với phần mềm kế toán truyền thống. Dưới đây là 7 phần mềm ERP trong kế toán phổ biến tại Việt Nam những năm gần đây.

4.1. SAP Business One

SAP Business One là một trong những phần mềm kế toán ERP được sử dụng phổ biến. Nhờ tích hợp công nghệ AI tiên tiến, SAP B1 có thể giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả những nghiệp vụ như kế toán tổng hợp, kiểm soát dòng tiền, quản lý tài sản cố định, báo cáo tài chính và phân tích… từ đó tăng tính minh bạch của tổ chức và giảm thiểu thất thoát, rủi ro liên quan đến dòng tiền.

SAP Business One giúp doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp, dễ dàng và hiệu quả
SAP Business One giúp doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp, dễ dàng và hiệu quả

Ngoài phân hệ kế toán, SAP Business One còn hỗ trợ những phân hệ khác theo yêu cầu của doanh nghiệp giúp bạn quản lý toàn diện tổ chức. Dưới đây là một số thông tin tham khảo thêm về SAP Business One.

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý tồn kho, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng,…
Nhà cung cấp Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công nghệ Ong Vàng (Beetech Solutions)

4.2. MISA AMIS

MISA AMIS là phần mềm kế toán được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và kế toán một cách toàn diện, hiệu quả. Một số nghiệp vụ kế toán mà MISA AMIS phát triển bao gồm nhiều tính năng như quản lý sổ cái, quản lý công nợ phải thu, quản lý tiền mặt và ngân hàng,…

Phần mềm MISA AMIS gồm nhiều phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả
Phần mềm MISA AMIS gồm nhiều phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả

Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA AMIS cũng hỗ trợ các phân hệ khác như:

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thu mua,…
Nhà cung cấp Công ty cổ phần MISA

4.3. Fast Financial

Fast Financial là phần mềm kế toán và quản trị tài chính có hỗ trợ nhiều nghiệp vụ cơ bản như quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền vay; kế toán hàng tồn kho, quản trị phí, kế toán chủ đầu tư,… đến nâng cao như báo cáo quản trị theo các trường doanh nghiệp tự định nghĩa, tính giá thành sản phẩm,…

Fast Financial là phần mềm quản trị tài chính kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn
Fast Financial là phần mềm quản trị tài chính kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn

Ngoài các nghiệp vụ kế toán, Fast Financial còn hỗ trợ một số phân hệ khác nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những phân hệ khác Fast Financial có hỗ trợ:

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý kho,…
Nhà cung cấp Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST

4.4. Odoo ERP

Odoo ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp nhiều phân hệ tích hợp, trong đó có phân hệ kế toán. Đặc biệt, chức năng thu thập dữ liệu hóa đơn nhờ AI có tỷ lệ nhận diện lên đến 98% giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng, dễ dàng hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót không đáng có.

Odoo ERP là giải pháp kế toán quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm soát dòng tiền
Odoo ERP là giải pháp kế toán quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm soát dòng tiền

Ngoài phân hệ kế toán, Odoo ERP còn cung cấp nhiều phân hệ khác, hỗ trợ doanh nghiệp một cách toàn diện như:

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tiếp thị, quản lý bảo trì,…
Nhà cung cấp Công Ty TNHH giải pháp WINERP

4.5. Acumatica ERP

Acumatica ERP là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp hệ thống kế toán mạnh mẽ với tính năng linh hoạt, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và các nghiệp vụ kế toán khác nhanh chóng, hiệu quả. Những nghiệp vụ kế toán được Acumatica ERP hỗ trợ bao gồm quản lý tài sản lưu động và cố định, kế toán giá thành theo sản phẩm và đơn hàng, kế toán công nợ,…

Acumatica ERP hỗ trợ nhiều nghiệp vụ kế toán cho nhà quản trị như quản lý tài sản lưu động và cố định, kế toán công nợ,...
Acumatica ERP hỗ trợ nhiều nghiệp vụ kế toán cho nhà quản trị như quản lý tài sản lưu động và cố định, kế toán công nợ,…

Bên cạnh đó, Acumatica ERP cũng hỗ trợ nhiều phân hệ khác giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh.

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý marketing,…
Nhà cung cấp Công ty Cổ phần Phần mềm PATSOFT

4.6. Bravo 10

Bravo 10 là phần mềm kế toán ERP phổ biến tại Việt Nam, hỗ trợ nhiều nghiệp vụ kế toán và quản lý tài chính cho doanh nghiệp. Những nghiệp vụ kế toán Bravo 10 hỗ trợ bao gồm kế toán bán và mua hàng, quản lý tiền mặt và tiền lương, kế toán thu chi theo kế hoạch và thực tế,…

Bravo 10 - Phần mềm kế toán ERP được sử dụng phổ biến tại Việt Nam nhờ giao diện thân thiện, tích hợp nhiều tính năng hữu ích
Bravo 10 – Phần mềm kế toán ERP được sử dụng phổ biến tại Việt Nam nhờ giao diện thân thiện, tích hợp nhiều tính năng hữu ích

Ngoài ra, Bravo 10 cũng hỗ trợ một số phân hệ khác giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, dễ dàng và cập nhật thông tin mới liên tục.

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý bán hàng, quản lý bảo trì, quản lý báo cáo, quản lý nhân sự,…
Nhà cung cấp Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo

4.7. Oracle ERP

Oracle ERP là phần mềm ERP kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều nghiệp vụ kế toán trên một nền tảng duy nhất. Sản phẩm có khả năng tùy biến và mở rộng linh hoạt các phân hệ, tính năng, đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

Oracle ERP cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều nghiệp vụ kế toán trên một nền tảng duy nhất
Oracle ERP cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều nghiệp vụ kế toán trên một nền tảng duy nhất

Ngoài phân hệ kế toán, Oracle ERP cũng cung cấp các phân hệ khác nhằm đem đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp:

Phân hệ hỗ trợ khác Quản lý chuỗi cung ứng, quản lý mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý dự án,…
Nhà cung cấp Công ty TNHH FPT IS

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP kế toán cho doanh nghiệp

Để lựa chọn phần mềm kế toán ERP phù hợp với nhu cầu, ngân sách và đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tiêu chí sau.

  • Quy mô kinh doanh: Mỗi phần mềm ERP được thiết kế với tính năng và cấu hình khác nhau, tối ưu hóa cho từng quy mô doanh nghiệp nhất định. Vì vậy, doanh nghiệp cần dựa vào số lượng nhân viên, doanh thu, quy mô hoạt động và các yêu cầu cụ thể khác để lựa chọn phần mềm phù hợp.
  • Yêu cầu nghiệp vụ: Phần mềm ERP cần đáp ứng các yêu cầu của nghiệp vụ kế toán, từ chức năng cơ bản như ghi sổ, lập báo cáo đến những chức năng nâng cao như dự báo và phân tích,… nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt.
  • Lĩnh vực hoạt động: Mỗi ngành nghề đều có những đặc thù riêng về kế toán và quản trị tài chính nên doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm kế toán ERP sát với các nghiệp vụ kế – kiểm hiện tại. Ví dụ, phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp bán lẻ cần có khả năng ghi nhận doanh thu từ các giao dịch bán hàng, bao gồm giao dịch bán lẻ trực tiếp và qua các kênh online, từ đó tính toán mức chiết khấu và ưu đãi phù hợp. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo tính năng trong phần mềm SAP B1 tích hợp giải pháp Bee OnePOS.
  • Uy tín nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp có gói dịch vụ hỗ trợ toàn diện, bao gồm đào tạo, tư vấn và bảo trì để việc vận hành hệ thống được ổn định và hiệu quả. Sự đồng hành của nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn ban đầu khi mới triển khai phần mềm kế toán ERP.
  • Độ thân thiện của giao diện: Một phần mềm kế toán hiệu quả cần có giao diện người dùng thân thiện, bố cục khoa học và trực quan, từ đó giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng năng suất làm việc.
Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm ERP trong kế toán có giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm ERP trong kế toán có giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Hy vọng những chia sẻ trên từ Beetech đã giúp doanh nghiệp nắm được thông tin về phần mềm kế toán ERP. Để triển khai phần mềm kế toán SAP Business One với khả năng tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến Beetech để được hỗ trợ, tư vấn sớm nhất.