Những điều cần biết về phần mềm ERP trong kế toán

Đổi mới phương pháp quản trị tài chính kế toán bằng phần mềm quản trị ERP đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm. Vậy trước khi triển khai phần mềm ERP trong kế toán cần lưu ý gì? Bài viết sau sẽ giải đáp mọi thắc mắc của người quản lý và bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán ERP có điểm gì đặc biệt?
Phần mềm kế toán ERP có điểm gì đặc biệt?

Mục Lục

Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP là một phân hệ (module) nằm trong bộ tổng thể nhiều giải pháp ERP được phát triển riêng hướng đến quản lý tài chính, kế toán doanh nghiệp. Xuất phát từ tính mật thiết của nghiệp vụ này trong doanh nghiệp mà phân hệ quản lý tài chính kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong tổng thể các giải pháp ERP.

Dữ liệu được liên kết và tổng hợp dễ dàng
Dữ liệu được liên kết và tổng hợp dễ dàng

Phần mềm ERP trong kế toán với chức năng kết nối bộ dữ dữ liệu chung, tự động hóa tối đa các quy trình. Từ đó, người kế toán dễ dàng kiểm soát và hoàn thành nghiệp vụ một cách trơn tru, giảm thiểu tối đa sai số hệ thống, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong mọi khâu từ nhập liệu đến báo cáo và cả quản lý hoạt động.

Nếu phần mềm kế toán truyền thống có tính xử lý độc lập thì phần mềm ERP trong kế toán nổi trội hơn hẳn nhờ khả năng tự lấy thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau như mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất…….. rồi tổng hợp, đưa ra báo cáo tự động mang tính trực quan. Cùng với đó, dữ liệu được liên kết đồng nhất nhiều phòng ban, kế thừa chặt chẽ trong từng quy trình, phản ánh chính xác thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP trong kế toán nổi trội hơn hẳn so với phần mềm kế toán thông thường
Phần mềm ERP trong kế toán nổi trội hơn hẳn so với phần mềm kế toán thông thường

Phần mềm ERP trong kế toán tốt hơn phần mềm kế toán truyền thống ở điểm nào

Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP, hạch toán kế toán không phải điểm bắt đầu mà là kết quả của cả quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Các nghiệp vụ kế toán được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau với nhiều thao tác khác nhau.

Tuy nhiên để đảm bảo sự thống nhất, mọi thao tác và quy trình giao dịch đều được thực hiện trước khi định khoản kế toán theo đúng tiến trình công việc. Đặc biệt, bộ phận kế toán có thể dùng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện dễ dàng các  thao tác. Hệ thống cũng đề xuất các cặp định khoản đã được mặc định để trợ giúp người dùng khai báo thông tin.

Khả năng hạch toán tự động

Trong phần mềm ERP, các bút toán thông thường nằm ngoài phân hệ kế toán tổng hợp đều được tiến hành hạch toán tự động. Điểm khác biệt lớn giữa phần mềm kế toán ERP với phần mềm kế toán thông thường là bút toán được sinh ra tự động , giúp kiểm soát dữ liệu theo nhiều tầng qua quá trình phê duyệt, hạn chế tối đa mọi sai sót về định khoản.

Phần mềm kế toán ERP có khả năng hạch toán tự động
Phần mềm kế toán ERP có khả năng hạch toán tự động

Xây dựng hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh

Hệ thống kế toán ERP được nghiên cứu và xây dựng hoàn chỉnh với nhiều mắt xích chặt chẽ đan xen nhau tạo nên hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh. Vậy nên chức năng kiểm soát hệ thống sẽ không còn ý nghĩa nếu người dùng cắt rời một trong các quy trình. Trong trường hợp bắt buộc phải cắt rời công đoạn của một quy trình, cần tạo ra các đối tượng liên kết khác cùng các quy tắc ràng buộc bên ngoài.

Ngoài ra phần mềm ERP phân hệ kế toán tài chính được kết nối với các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, kho,… tạo nên một hệ thống kiểm soát tổng thể cho toàn bộ doanh nghiệp.

Cấu trúc hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính

Cấu trúc hệ thống tài khoản trong phần mềm kế toán ERP được xây dựng theo quy chuẩn ban hành của Bộ Tài Chính Việt Nam, thuận tiện trong việc kiểm tra, so sánh, đối soát. Ngoài ra, kế toán viên có thể xây dựng hệ thống tài khoản linh hoạt với chiều sâu thông tin bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản.

Cấu trúc hệ tài khoản chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát, kiểm tra chi phí, chứng từ
Cấu trúc hệ tài khoản chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát, kiểm tra chi phí, chứng từ

Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung thêm các danh mục khác để giao dịch chứa đầy đủ hơn các thông tin cần thiết giúp phân tích đa chiều. Có thể nói, với phần mềm kế toán ERP mọi yêu cầu về phân tích và quản lý tài chính doanh nghiệp ở tất cả các quy mô đều được đáp ứng tối đa.

Tính kế thừa và liên kết dữ liệu cao

Phần mềm kế toán truyền thống độc lập được đặt trên nền tảng hỗ trợ riêng lẻ nên gây ra nhiều hạn chế trong việc kết nối dữ liệu giữa các bộ phận. Các nhiệm vụ từ nhập số liệu đầu vào đến ra báo cáo đều được thực hiện thủ công làm mất nhiều thời gian xử lý đồng thời dễ gây nên những thiếu sót không đáng có.

Ngược lại, phần mềm ERP trong kế toán mang tính kế thừa và liên kết dữ liệu đồng nhất do tích hợp các ứng dụng trên cùng một nền tảng. Mọi dữ liệu từ các phòng ban có liên quan đến tài chính và quá trình xử lý hạch toán đều được tự động lưu trữ, phân tích để kết nối liền mạch theo thời gian thực. Vì thế người kế toán viên giảm được những thao tác thủ công gia tăng năng suất làm việc, ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định.

Dữ liệu được liên kết và kế thừa chặt chẽ
Dữ liệu được liên kết và kế thừa chặt chẽ

Phát huy chức năng đối với tất cả các phòng ban

Phần mềm ERP trong kế toán không chỉ phục vụ một phòng ban mà tích hợp các module cho phép nhiều phòng ban khác nhau cùng truy cập và sử dụng thông tin. Từ đó giảm tải áp lực cho bộ phận kế toán, tránh sự chồng chéo trong nhiệm vụ của các phòng ban, tạo điều kiện tối đa để phát huy chức năng của tất cả cá nhân.

Trái lại, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thông thường không có chức năng kết nối phân quyền cho phòng ban khác gây gián đoạn thông tin dữ liệu. Nội bộ doanh nghiệp dễ trở nên rời rạc, khó có thể phát triển toàn diện, đồng đều.

Điểm nổi trội của phần mềm kế toán ERP là phát huy tối đa chức năng với các phòng ban
Điểm nổi trội của phần mềm kế toán ERP là phát huy tối đa chức năng với các phòng ban

Khả năng tích hợp và trích xuất báo cáo

Cơ sở dữ liệu trong hệ thống cho phép hợp nhất số liệu của doanh nghiệp, tổng kết toàn bộ thông tin, tình hình dữ liệu từ các công ty con, các cơ sở khác nhau về cùng một báo cáo. Phần mềm kế toán ERP giúp bao quát nhiều chức năng: tổng hợp chứng từ hạch toán từ công ty con, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.

Việc duy nhất doanh nghiệp phải làm là truy vấn dữ liệu có sẵn bằng công cụ được cung cấp ,điều này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ với tầm nhìn bao quát hơn. Nhờ vậy việc phát triển mở rộng của doanh nghiệp cũng đơn giản hơn.

Ngoài ra, phần mềm ERP trong kế toán có khả năng thiết lập linh động các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…. cùng nhiều báo cáo quản trị cần thiết khác để doanh nghiệp đánh giá kịp thời và ra quyết định nhanh chóng.

Phần mềm ERP trong kế toán có khả năng tích hợp thông tin, từ đó trích xuất các báo cáo
Phần mềm ERP trong kế toán có khả năng tích hợp thông tin, từ đó trích xuất các báo cáo

Tính khả dụng cao, dễ học, dễ làm theo

Thực tế chỉ ra rằng các phần mềm kế toán truyền thống khá cứng nhắc, thường dập khuôn theo một motip cố định mà không linh hoạt theo quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp. Vì thế gây khó khăn cho các doanh nghiệp mang tính đặc thù khi không lột tả hết tính chất của công việc.

Nếu muốn mở rộng quy mô, doanh nghiệp phải mua phần mềm mới mà không thể tái sử dụng gây lãng phí thời gian, tiền bạc.

Loại bỏ những nhược điểm của phần mềm kế toán truyền thống, phần mềm ERP trong kế toán có thể tùy chỉnh linh hoạt, thêm bớt chức năng theo quy mô hoạt động, nhu cầu của doanh nghiệp. Giao diện được thiết kế với các thanh module đơn giản, dễ sử dụng, các báo cáo được trực quan hóa bằng sơ đồ, bảng biểu nên bất cứ ai cũng dễ dàng học và làm theo.

Có khả năng khởi tạo và tùy biến dữ liệu

Khó có thể điều chỉnh hay thêm mới các tính năng trong phần mềm kế toán truyền thống vì phần mềm đã được tạo lập cố định theo một motip duy nhất. Doanh nghiệp phải tự thay đổi để phù hợp với phần mềm hoặc đầu tư thêm để nâng cấp mới hoàn toàn khi có nhu cầu phát triển mở rộng.

Phần mềm ERP trong kế toán vượt trội hơn hẳn với khả năng tùy biến linh hoạt, thêm bớt theo nhu cầu của doanh nghiệp, được tạo lập xoay quanh sự phát triển của doanh nghiệp và thích ứng tuyệt vời với từng ngành nghề sản xuất kinh doanh. Khả năng khởi tạo và tùy biến dữ liệu này tạo tiền đề thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Phần mềm erp trong kế toán có khả năng khởi tạo và tùy biến dữ liệu cao
Phần mềm erp trong kế toán có khả năng khởi tạo và tùy biến dữ liệu cao

Bút toán đảo giúp phản ánh chính xác và trung thực hoạt động kinh doanh

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động tài chính kinh tế phát sinh trong tổ chức, phần mềm ERP không cho phép người dùng xóa bất cứ một bút toán nào đã được hạch toán, trái ngược hoàn toàn với phương pháp kiểm soát dữ liệu trên Excel.

Chính sự minh bạch rõ ràng của phần mềm kế toán ERP mà mọi sai sót trong quá trình xử lý số liệu đều được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ bằng bút toán đảo. Tất cả số liệu đều phản ánh chính xác thực trạng doanh nghiệp, từ đó ban lãnh đạo đưa ra được những đánh giá đúng đắn nhất,  tạo dựng lòng tin tưởng tuyệt đối với khách hàng và đối tác trong quá trình làm việc.

Bút toán đảo là tính năng các hoạt động tài chính kế toán minh bạch, rõ ràng
Bút toán đảo là tính năng các hoạt động tài chính kế toán minh bạch, rõ ràng

Các tính năng quan trọng mà phần mềm kế toán ERP phải có

Kết nối với các nghiệp vụ liên quan để chuẩn hóa thông tin và nguồn lực

Phần mềm kế toán ERP đảm bảo sự kết nối với tất cả các hệ thống có liên quan đến tài chính doanh nghiệp như: hệ thống bán hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống kho, sản xuất….để hợp nhất việc quản trị và chuẩn hóa các thông tin đầu vào.

Người kế toán cũng không phải nhập liệu từ các phòng ban khác tránh sự chồng chéo thông tin, giảm thiểu sai sót khi hạch toán đồng thời tiết kiệm nhiều thời gian giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực.

Đồng bộ dữ liệu rải rác về một hệ thống

Đối với doanh nghiệp có nhiều pháp nhân, nhiều chi nhánh, phần mềm ERP trong kế toán có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ thông tin từ các chi nhánh về văn phòng tổng tức thì mà không cần sử dụng các ứng dụng mạng bên ngoài như email, drive. Nhờ đó luồng thông tin được lưu thông xuyên suốt theo thời gian thực, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí lưu chuyển.

ERP giúp đồng bộ dữ liệu rải rác về một hệ thống
ERP giúp đồng bộ dữ liệu rải rác về một hệ thống

Khả năng quản trị trên di động

Phần mềm kế toán ERP được thiết kế cho phép quản trị mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau như  thiết bị di động hệ điều hành Android, IOS; máy tính, PC. Nhờ vậy CEO, Giám đốc Tài chính, Kế toán trưởng luôn nắm bắt kịp thời mọi thông tin về hình hình tài chính, công nợ, dòng tiền của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán ERP sử dụng trên điện thoại
Phần mềm kế toán ERP sử dụng trên điện thoại

Quản lý các thay đổi và điều chỉnh trong nghiệp vụ kho

Một phần mềm kế toán ERP phải hỗ trợ quản lý tài sản doanh nghiệp, các biến động từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho. Đồng thời, hỗ trợ các phương pháp tính giá như: bình quân tức thời, nhập trước – xuất trước, giá đích danh ….Thậm chí tích hợp vai trò thủ kho tham gia vào hệ thống hỗ trợ kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng tồn kho,….

Quản lý giá thành cho từng giai đoạn sản xuất

Tính năng tính giá thành cho từng giai đoạn sản xuất cũng là một trong những đặc điểm nổi trội mà một phần mềm kế toán ERP phải có. Các công đoạn sản xuất được quản lý hiệu quả cho nhiều mô hình sản xuất, điển hình như:

  • Tính giá thành theo mô hình sản xuất hàng loạt
  • Tính giá thành theo mô hình sản xuất đơn chiếc
  • Tính giá thành theo mô hình sản xuất dự án, công trình

Quản lý thu chi

Phần mềm kế toán ERP là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý thu chi. Hệ thống tích hợp nhiều công cụ đảm bảo lưu trữ, xử lý danh sách thu chi chuẩn xác, các phiếu thu chi bằng hình thức tiền mặt, ngân hàng, chi phiếu …

Các loại thu chi như thu tiền bán hàng từ khách hàng, trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp, tiền hoàn thuế, tiền tạm ứng hoàn ứng của nhân viên … đều được quản lý chặt chẽ, từ đó đối chiếu với ngân hàng và kiểm kê chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm kế toán ERP hỗ trợ quản lý thu chi hiệu quả
Phần mềm kế toán ERP hỗ trợ quản lý thu chi hiệu quả

Quản lý, phân bổ và trích xuất báo cáo mua bán

Quản lý, phân bổ và trích xuất báo cáo mua bán hàng là một phần nhiệm vụ của phần mềm kế toán ERP. Phần mềm có vai trò trích xuất báo cáo trong mọi công đoạn của quy trình mua bán như:

  • Mua hàng: Quản lý hợp đồng mua hàng, mua dịch vụ; Phân bổ chi phí mua hàng; Chiết khấu thương mại cho cả hóa đơn mua hàng, phân bổ chiết khấu cho từng mặt hàng; Trả lại hàng mua; Đối trừ chứng từ; Bù trừ công nợ
  • Bán hàng: Báo giá, đơn đặt hàng, tiếp nhận yêu cầu, trích xuất hóa đơn, quản lý hàng khuyến mãi

Tích hợp với hóa đơn điện tử EInvoice

Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán tạo nên nên một hệ sinh thái hoàn chỉnh khép kín và chuyên nghiệp. Đây là trợ thủ đắc lực không chỉ  giúp kế toán tiết kiệm thời gian công sức mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi, quản trị đơn hàng tốt hơn, đem đến trải nghiệm tuyệt vời cùng nhiều lợi ích rõ rệt có thể kể đến như:

  • Thông tin dữ liệu sản phẩm, dịch vụ đơn hàng tự động tính toán và gửi sang đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để phát hành theo quy chuẩn.
  • Số liệu hạch toán ghi sổ kế toán cùng số liệu phát hành hóa đơn từ một nguồn đảm bảo KHÔNG có sự sai sót giữa sổ kế toán và hóa đơn phát hành
  • Hệ thống hóa đơn điện tử hạn chế khó khăn, sai sót khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ, đặc biệt trong mùa quyết toán, kiểm toán.
Tích hợp Einvoice vào phần mềm kế toán đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Tích hợp Einvoice vào phần mềm kế toán đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Quản lý công nợ

Việc kiểm soát và bù trừ công nợ cực kỳ quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán ERP xử lý nhiều công việc liên quan nhanh chóng, chính xác hơn, bao gồm:

  • Kế toán công nợ: Lên kế hoạch thu hồi công nợ và theo dõi kết quả thu nợ. Phân loại tình trạng nợ: nợ quá hạn, nợ khó đòi, nợ xấu…
  • Bù trừ công nợ: Phân loại rõ ràng các nghiệp vụ Bán hàng, trả hàng, mua hàng, điều chỉnh giảm trừ hóa đơn .. theo đối tượng. Hệ thống sẽ hỗ trợ cấn trừ công nợ tự động giữa hàng loạt hóa đơn hoặc thủ đông từng hóa đơn một.
Hỗ trợ cân đối và bù trừ công nợ
Hỗ trợ cân đối và bù trừ công nợ

Thu thập và phân tích dữ liệu tài chính

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng, việc thu thập, phân tích dữ liệu tài chính được thực hiện liên tục đòi hỏi độ chính xác cao. Vì thế phần mềm kế toán ERP đảm nhiệm vai trò phân tích doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ…. cùng các chỉ tiêu tài chính khác.

Nhờ đó, doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt thông tin đồng thời có được những phân tích đánh giá tự động trên số liệu cụ thể. Như vậy việc đưa ra quyết định của doanh nghiệp cũng thuận lợi, dễ dàng hơn.

Phân tích dữ liệu tài chính dễ dàng
Phân tích dữ liệu tài chính dễ dàng

Khởi tạo và trích xuất tờ khai thuế

Các hoạt động tài chính kế toán trong doanh nghiệp chắc chắn gắn liền với thuế vì vậy phần mềm ERP trong kế toán giúp doanh nghiệp khởi tạo các tờ khai theo mẫu quy định và có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng mục đích. Từ đó các nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng hạn, hợp lệ phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp mà không mất nhiều thời gian.

Các loại tờ khai thuế có thể trích xuất từ phần mềm kế toán ERP:

  • Thuế giá trị gia tăng “VAT”: Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào/bán ra, bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ năm, Bảng kê khai tình hình sử dụng hóa đơn…
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (01A/TNDN – TT28/ 01B/TNDN – TT28)…
  • Thuế tiêu thụ đặc biệt: Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt, bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế TTĐB…

Quản lý tài sản cố định và cơ sở vật chất

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý tài sản cố định và cơ sở vật chất hiệu quả bằng việc ghi nhận nhanh chóng, tự động xử lý các thay đổi để kiểm kê báo cáo tài sản cố định và công cụ dụng cụ dựa trên các ghi tăng, đánh giá, ghi giảm, khấu hao, kiểm kê, khai báo.

Quản lý cơ sở vật chất tại doanh nghiệp
Quản lý cơ sở vật chất tại doanh nghiệp

Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp

Ngoài các nhiệm vụ cụ thể, phần mềm kế toán ERP còn thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp như: nhập số dư ban đầu, chứng từ ghi sổ, hạch toán chi phí lương, kết chuyển lãi lỗ, đánh giá lại các khoản ngoại tệ cuối năm, tính tỷ giá xuất quỹ.

Như vậy tất cả các công việc trong quản lý kế toán tài chính đều được phần mềm hỗ trợ tối đa bằng công nghệ tự động.

Quy trình triển khai phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp

Xác định nhu cầu và thực trạng doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn phần mềm kế toán ERP để đưa vào hỗ trợ quản lý, doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu sử dụng phần mềm. Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi: Mong muốn của việc đầu tư là thay đổi đồng bộ hệ thống hay chỉ để giải quyết một vấn đề đang tồn tại? Mục đích sau khi triển khai đạt được những gì? Và quy mô, mức độ đầu tư mà doanh nghiệp sẵn sàng chi trả là bao nhiêu?

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai là cực kỳ quan trọng và chỉ cần bản thân doanh nghiệp tự giải quyết, có như vậy mới lựa chọn được giải pháp phù hợp.

Định vị doanh nghiệp trước khi triển khai
Định vị doanh nghiệp trước khi triển khai

Chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

Trên thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp cùng nhiều phần mềm ERP trong kế toán nhưng nếu không chọn đơn vị uy tín, có đủ năng lực triển khai dễ gây lãng phí nguồn lực thậm chí hỏng cả một dự án. Một trong những điểm quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp là tìm hiểu kỹ năng lực cũng như các dự án mà họ từng triển khai trước đây.

Đặc biệt, đối với một dự án ERP hoạt động dựa trên công nghệ hiện đại, liên quan đến tài chính kế toán, đơn vị triển khai phải nắm vững các nguyên tắc, thấu hiểu quy trình của nhiều ngành nghề để linh hoạt trong quá trình chuyển đổi, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt quy trình và ổn định hoạt động.

Chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
Chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

Lên kế hoạch triển khai dự án

Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp bao gồm việc họp với các nhà quản lý của cả 2 bên để đưa ra lộ trình chi tiết, các nghiệp vụ được ưu tiên thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.

Ở bước này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản, các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP chuẩn bị cho bước chạy thử dự án.

Chạy thử và điều chỉnh phù hợp

Một kế hoạch triển khai đã được lên hoàn hảo vẫn không thể bỏ qua bước chạy thử trước khi đưa vào hoạt động chính thức. Nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù riêng, phát hiện lỗi từ đó kịp thời đưa ra biện pháp chỉnh sửa.

Đây cũng là giai đoạn cần kết hợp hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP (dẫn link về key 15) cho nhân viên để họ trực tiếp thao tác, làm quen với sự thay đổi. Kết thúc bước này cần có xác nhận của doanh nghiệp và đơn vị triển khai đồng ý đưa dự án vào thực tiễn.

Chạy thử và điều chỉnh phù hợp
Chạy thử và điều chỉnh phù hợp

Triển khai thực tế

Tất cả các bước đã được hoàn tất, đây là lúc doanh nghiệp tự tin triển khai vào thực tế. Tuân thủ theo các thỏa thuận và kế hoạch đã định, doanh nghiệp vẫn cần có những đánh giá thường xuyên. Ngoài ra, hãy ghi chép cẩn thận những vấn đề, yêu cầu thêm để thực hiện bổ sung sớm nhất.

Bảo hành – bảo trì sau dự án

Quá trình đưa phần mềm ERP trong kế toán vào doanh nghiệp dựa trên công nghệ hiện đại nên cần phải được bảo trì thường xuyên. Mỗi một mắt xích nhỏ trục trặc cũng có thể ảnh hưởng đến cả hệ thống. Bảo hành – bảo trì là công việc bắt buộc để phần mềm hoạt động trơn tru, linh hoạt với sự biến động của quy mô doanh nghiệp.

Triển khai phần mềm kế toán ERP theo quy trình mang lại hiệu quả vượt trội
Triển khai phần mềm kế toán ERP theo quy trình mang lại hiệu quả vượt trội

Một số mẹo sử dụng giúp tối ưu phần mềm ERP kế toán hiệu quả hơn

Xác định rõ những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai

Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm để nắm được vai trò của phần mềm ERP trong quản lý tài chính kế toán. Từ đó đối chiếu với doanh nghiệp để nhận thấy điểm khác biệt , hiểu biết những thuận lợi và chấp nhận với khó khăn thử thách khi triển khai. Có như vậy, doanh nghiệp mới tận dụng tối đa mọi lợi ích mà phần mềm ERP mang lại.

Hệ thống lại bộ máy hoạt động và dữ liệu đầu vào

Mặc dù được xây dựng bằng công nghệ hiện đại cực kỳ linh hoạt nhưng phần mềm ERP không thể đáp ứng được tất cả các doanh nghiệp theo hướng cá nhân hóa.

Chính vì vậy, để phần mềm kế toán ERP thích ứng tốt nhất, doanh nghiệp cần phải thường xuyên thực hiện quá trình tái cấu trúc, thảo luận và hoàn thiện những tính năng chi tiết, và làm mới dữ liệu để thỏa mãn những mục đích công việc rõ ràng.

Thường xuyên cấu trúc lại dữ liệu đầu vào
Thường xuyên cấu trúc lại dữ liệu đầu vào

Xác định vấn đề khi triển khai và thực hiện những cải tiến phù hợp

Khi triển khai, doanh nghiệp phải xác định cụ thể vấn đề có liên quan đến từng bộ phận, yêu cầu trong mỗi trường hợp để hướng đến một mục đích thống nhất. Tránh làm chậm quá trình triển khai và lãng phí nguồn lực mà không đáp ứng tối đa nhu cầu.

Thực hiện những điều chỉnh phù hợp với người dùng theo phạm vi có thể giúp doanh nghiệp tận dụng các chức năng như: tùy chỉnh giao diện phần mềm và tùy chỉnh các mẫu báo cáo để tiện dụng hơn và cung cấp các dữ liệu có giá trị thực tiễn hơn.

Hướng dẫn và lắng nghe nhân viên

Việc đào tạo cho đội ngũ kế toán của doanh nghiệp nắm chắc cách sử dụng và khai thác triệt để các tính năng của phần mềm ERP là khâu quan trọng và được thực hiện xuyên suốt để cập nhật những cải tiến mới, những tính năng mới từ nhà cung cấp. Chỉ khi người dùng thành thạo thì việc ứng dụng phần mềm mới thực sự hiệu quả.

Tham khảo 4 mẹo sử dụng giúp tối ưu phần mềm ERP kế toán hiệu quả hơn
Tham khảo 4 mẹo sử dụng giúp tối ưu phần mềm ERP kế toán hiệu quả hơn

Một số phần mềm kế toán ERP phổ biến nhất hiện nay

Trên thế giới hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán ERP để một doanh nghiệp có thể lựa chọn, một số thương hiệu nước ngoài nổi trội nhất phải kể đến như: SAP Business One, Microsoft Dynamics, Oracle, Epico, Odoo,… Tại Việt Nam thời gian gần đây cũng có một số giải pháp khá hiệu quả như: Bravo, Fast hay Misa Amis.

Để có thể đánh giá được một phần mềm ERP trong kế toán tốt, có một vài lưu ý nhỏ mà doanh nghiệp không nên bỏ qua sau đây:

  • Độ phổ biến: Phần mềm mang tính phổ biến cao cùng với tính linh hoạt có thể sử dụng cho nhiều ngành nghề, lĩnh vực hoạt động
  • Độ ưu việt: Phần mềm phát triển với nhiều đặc điểm vượt trội, thuận lợi trong quá trình triển khai và sử dụng.
  • Khả năng mở rộng: Chọn phần mềm ERP dựa trên cơ sở công nghệ tiên tiến, có khả năng mở rộng trong tương lai tạo điều kiện thuận lợi khi doanh nghiệp phát triển.

Quyết định ứng dụng phần mềm ERP trong kế toán là sự thay đổi lớn và đúng đắn trong thời đại số. Với kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng, Beetech tự tin giải đáp mọi băn khoăn của doanh nghiệp. Để được lắng nghe, thấu hiểu và đồng hành hãy liên hệ ngay tới Beetech.

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *