Sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trở thành xu hướng chung. Tuy nhiên, có rất nhiều quan niệm sai lầm, cũng như những bước triển khai chưa bài bản, dẫn đến định kiến rằng ERP không đem lại hiệu quả. Vậy khi lựa chọn và triển khai ERP, doanh nghiệp cần lưu ý gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Mục Lục
1. 7 mốc thời điểm doanh nghiệp cần sử dụng ERP
1.1. Thất bại trong việc thiết lập ngân sách
Để xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và chủ động về nguồn lực tài chính thì thiết lập ngân sách là nhiệm vụ cần thực hiện và xem xét định kỳ. Trên thực tế, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) chưa thực sự lập được kế hoạch ngân sách do chưa đầu tư thời gian, nguồn lực phù hợp, chưa có đủ dữ liệu dẫn đến lãng phí, kinh doanh không hiệu quả, giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
1.2. Kiểm soát dòng tiền không hiệu quả
Dòng tiền ổn định giúp doanh nghiệp nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới, hay đầu tư vốn để gia tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, SMEs thường tập trung chạy theo doanh thu, gặp khó khăn trong việc thu hồi vốn, quản lý tồn kho, từ đó làm giảm nội lực duy trì kinh doanh, đầu tư hay đối phó với các rủi ro trong và ngoài doanh nghiệp. Do đó việc sử dụng phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là điều cần thiết để kiểm soát dòng tiền.
1.3. Khó xác định nhu cầu và tình trạng hàng hóa
Đa phần SMEs quản lý hàng hóa bằng phần mềm quản trị riêng lẻ như Excel, phần mềm quản lý kho nên tiêu tốn rất nhiều thời gian nhập liệu, dễ sai sót, mất dữ liệu. Số liệu cũng không được cập nhật tức thời, dễ gây tồn đọng hàng hóa, khó xác định chính xác nhu cầu khách hàng để đưa ra kế hoạch thu mua hợp lý.
1.4. Thiếu cơ sở dự báo doanh số
Dự báo doanh số chính xác giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước tài nguyên về con người, tài chính, thiết bị và hàng hóa để phục vụ kế hoạch phát triển và xây dựng mục tiêu sản xuất trong tương lai. Thiếu đi đầu tàu dự báo doanh thu, doanh nghiệp sẽ thiếu định hướng sản xuất, khó kiểm soát năng lực nhân công cũng như có nguy cơ không trả nổi các khoản chi phí.
1.5. Mắc kẹt trong quy trình làm việc lỗi thời
Các quy trình làm việc truyền thống đã lỗi thời, không phân rõ nhiệm vụ, hệ thống quy trình rời rạc dẫn đến đổ lỗi nội bộ mỗi khi có sai sót. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp muốn tìm ra phương pháp xây dựng quy trình làm việc mới nhưng họ lại lo mất thời gian, ngại sự thay đổi, hay lo lắng về việc đầu tư không mang lại hiệu quả như mong đợi.
1.6. Không có lợi thế giữ chân và làm hài lòng nhân viên
Ai cũng muốn làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa chắc là bến đỗ lâu dài cho những cá nhân vượt trội do quy trình chưa đồng bộ, mất rất nhiều thời gian để xử lý thông tin đặc biệt là các sai sót. Quá trình đánh giá thiếu chính xác cũng làm giảm động lực và cơ hội phát triển của nhân viên.
Đội ngũ nhân lực chất lượng cao không được đáp ứng đủ mong muốn sẽ rời đi gây nên sự thiếu hụt về chuyên môn, từ đó giảm lợi thế cạnh tranh với đối thủ.
1.7. Hiệu suất và chất lượng chưa cao
Đặc thù của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là nguồn lực còn hạn chế, thiếu nguồn vốn để đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, từ đó, quy trình vận hành không phát huy tối đa hiệu suất và chất lượng. Đây được xem là mốc thời điểm cần sử dụng ERP bởi nếu không khắc phục, doanh nghiệp sẽ ngày càng khó tạo ra sản phẩm dịch vụ tốt với giá thành cạnh tranh.
2. 7 lợi ích của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Với ERP, mọi vấn đề tồn đọng tại doanh nghiệp như quy trình làm việc lỗi thời, thiếu cơ sở hoạch định ngân sách và tính toán chi phí, doanh thu… đều được giải quyết dễ dàng dựa trên 7 lợi ích sau.
2.1. Hoạch định ngân sách chuẩn xác
Chức năng hoạch định ngân sách trong phân hệ tài chính kế toán có khả năng thực hiện nhiệm vụ dự toán ngân sách phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Ngoài ra, hoạch định ngân sách trong ERP còn có các khả năng hỗ trợ toàn diện mọi mặt, có thể kể đến như:
- Đưa ra cảnh báo khi chi phí sản xuất, thu mua vượt quá ngân sách, từ đó giúp doanh nghiệp có điều chỉnh hợp lý.
- Báo cáo ngân sách chuẩn xác theo từng phòng ban để làm cơ sở đối chiếu chi phí và lợi nhuận qua từng kỳ.
- Cho phép gán các loại chi phí khác nhau theo từng phòng ban để dễ dàng lập kế hoạch và quản lý ngân sách.
Nhờ tính năng này, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi tiêu thực tế và chi tiêu theo kế hoạch. Từ đó, người quản lý có cái nhìn chung về tình hình sản xuất để kịp thời điều chỉnh phù hợp theo khả năng và nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
2.2. Kiểm soát và phân bổ dòng tiền hợp lý
Chức năng kiểm soát và phân bổ dòng tiền cho phép doanh nghiệp kiểm soát các loại thu chi, tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi đối với từng loại giao dịch như giao dịch với ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp,… Từ đó đạt được lợi ích tối đa trong quản trị dòng tiền nhờ:
- Chủ động kiểm soát và tiết kiệm chi phí
- Giảm sự phụ thuộc vào bên thức ba
- Chủ động đưa ra kế hoạch sử dụng nguồn tiền linh hoạt
2.3. Quản lý thu mua và tồn kho hiệu quả
Hệ thống ERP cập nhật thông tin chính xác về tình trạng và nhu cầu hàng hóa, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất, gia tăng chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Việc quản lý tồn kho cũng không còn tốn kém, đồng thời đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối.
2.4. Dự báo doanh số dựa trên cơ sở dữ liệu
Với ERP, dữ liệu xuyên suốt quá trình hoạt động qua từng quý, từng năm được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu. Từ đó hệ thống sẽ đưa ra các báo cáo và dự đoán doanh số có cơ sở. Các cấp quản lý không cần đợi bản báo cáo của nhân viên mà có thể chủ động xuất báo cáo, giảm tối đa sai sót, góp phần lên kế hoạch triển khai hoạt động trong kỳ tới.
2.5. Tinh gọn quy trình làm việc
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn hóa quy trình, thông tin được kết nối, phân quyền tới các phòng ban, giúp giảm thiểu các công đoạn nhập liệu thủ công và khâu truyền tải thông tin trung gian. Doanh nghiệp từ đó dễ dàng cắt giảm chi phí, tăng tối đa hiệu suất và tinh thần làm việc của nhân viên.
2.6. Đem lại sự hài lòng cho nhân viên
Khi sử dụng phần mềm ERP, từng nhân viên được phân công nhiệm vụ chuyên biệt, không mất nhiều thời gian giải quyết các thao tác thủ công nên có nhiều thời gian phát triển năng lực bản thân, chuyên nghiệp hóa các kỹ năng, nghiệp vụ. Mọi phòng ban đều liên kết chặt chẽ với nhau cũng giúp nhân viên phát triển năng lực làm việc nhóm, cùng đồng lòng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2.7. Nâng cao hiệu suất và chất lượng
Hệ thống áp dụng công nghệ hiện đại bậc nhất để thực hiện lưu trữ, quản lý đồng thời phân quyền xử lý một cách khoa học theo yêu cầu thực tế của công ty. Phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa giúp nhận dạng, loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình ngay lập tức, giảm thiểu sai sót, đẩy nhanh hoạt động.
3. 9 tiêu chí chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
3.1. Lựa chọn phần mềm uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin dùng
Để triển khai phần mềm ERP vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả, trước hết cần có một phần mềm ERP được sản xuất bởi một “ông lớn” trong lĩnh vực, đạt được nhiều thành tựu lớn, chứng minh được sự tiến bộ liên tục của mình. Phần mềm được sử dụng cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ, tại rất nhiều quốc gia trên thế giới trong đó đã có Việt Nam cũng đang được ưa chuộng. Bởi điều này đồng nghĩa với việc các tính năng đã được nghiên cứu kỹ lưỡng theo đặc thù ngành và đặc thù quốc gia, xứng đáng là sự lựa chọn của doanh nghiệp.
3.2. Tính khả thi cao
Tính khả thi của phần mềm được đánh giá trên 2 yếu tố: tính dễ sử dụng và dễ ứng dụng.
- Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm dễ nhìn, các thao tác đơn giản, không cần người có kiến thức sâu về công nghệ, cũng như không cần học hỏi quá lâu cũng dễ dàng sử dụng. Đây là giải pháp khắc phục tình trạng sợ cái mới, sợ thay đổi vẫn tồn đọng tại doanh nghiệp Việt khi muốn triển khai ERP.
- Dễ ứng dụng: Các tính năng cần hữu ích, phù hợp với yêu cầu của công ty, đặc thù nghiệp vụ của từng phòng ban. Có như vậy doanh nghiệp mới tận dụng hết khả năng của phần mềm ERP vào các thao tác làm việc hàng ngày.
3.3. Có khả năng tùy biến
Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt để dễ dàng thêm bớt, nâng cấp các phân hệ, các chức năng khi thay đổi mục tiêu kinh doanh, quy mô doanh nghiệp hoặc mô hình kinh doanh. Phần mềm có khả năng tùy biến tạo điều kiện cho sự vận động phát triển không ngừng của doanh nghiệp.
3.4. Tính bảo mật thông tin cao
Có hàng chục phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên thị trường, nhưng không phải phần mềm nào cũng có khả năng bảo mật thông tin. Một phần mềm ERP tiên tiến cho phép mọi thông tin dữ liệu được cập nhật trên cùng một hệ thống nhưng cơ chế phân quyền cho phép mức độ tiếp cận của từng phòng ban khác nhau. Các thông tin được lưu trữ tức thời và hiển thị chi tiết những chỉnh sửa, xoá bỏ quan trọng, phản ánh chân thực bức tranh hoạt động trong doanh nghiệp.
3.5. Phù hợp với nhu cầu và đặc thù nghiệp vụ
Khi phát triển phần mềm ERP, có rất nhiều doanh nghiệp trăn trở về sự phù hợp của giải pháp với đặc thù nghiệp vụ đang hoạt động. Bởi mỗi lĩnh vực sản xuất kinh doanh, mỗi công việc của các phòng ban lại có những yêu cầu và quy trình làm việc khác nhau. Lựa chọn một phần mềm ERP không phù hợp sẽ gây nên sự lãng phí, khó khăn khi triển khai mà không đem lại hiệu quả.
3.6. Chi phí triển khai hợp lý
Ngân sách đầu tư cho hệ thống ERP không cố định mà phụ thuộc vào quy mô, tính chất ngành nghề, các gói triển khai và nguồn lực của doanh nghiệp. Có nhiều nghiên cứu cho rằng tỉ lệ đầu tư cho ERP hợp lý và hiệu quả trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khoảng từ 1-2% tổng doanh thu.
Ví dụ: Một SMEs có doanh thu dưới 200 – 300 tỷ/năm nên đầu tư khoảng 2 – 6 tỷ cho việc phát triển hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quan tâm đến mức đầu tư cho ERP, vui lòng tham khảo bài viết Doanh nghiệp của bạn cần chi phí triển khai ERP bao nhiêu? để biết thông tin chi tiết.
3.7. Tạo ra tỷ suất hoàn vốn (ROI)
Chỉ số đầu tư mà doanh nghiệp thường quan tâm đến là tỷ suất hoàn vốn ROI. Nhờ có ROI, doanh nghiệp định lượng được những lợi ích về mặt tài chính, cải thiện quy trình, xác định chính xác sự lột xác của mình sau quá trình đầu tư vào ERP.
3.8. Dễ dàng tích hợp với phần mềm/ứng dụng thứ 3
Hệ thống ERP là một phần mềm quản trị tích hợp nhiều chức năng gần như bao quát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, liên quan đến doanh nghiệp còn có nhiều tác nhân, tổ chức đặc biệt khác cần tích hợp hệ thống riêng và ứng dụng của bên thứ 3.
- Các hệ thống nằm ngoài quyền kiểm soát và sử dụng của doanh nghiệp, ví dụ như: eInvoice, eBanking,..
- Những ứng dụng cũ đang hoạt động được tích hợp với ERP để sao chép, chuyển đổi giữ liệu,….
Nhờ có sự linh hoạt mở rộng này mà doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí quản lý mở rộng, gia tăng tối đa hiệu quả nhờ tích hợp mọi ứng dụng thống nhất và đồng bộ.
3.9. Khả năng theo dõi và kiểm soát 24/24
Hệ thống ERP cần có khả năng theo dõi và kiểm soát theo thời gian thực mọi lúc, mọi nơi các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp. Sự sát sao này cho phép phát hiện các bất thường để kịp thời xử lý, tránh những rủi ro nặng nề. Mọi tin tức được cập nhật liên tục 24/24 giúp ban lãnh đạo có được những quyết định chính xác nhanh chóng hơn.
4. SAP Business One – giải pháp quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp nhất chắc chắn phải kể đến SAP Business One. Với công nghệ hiện đại cùng sự thấu hiểu những thuận lợi, khó khăn của SMEs, SAP Business One đã hoàn thiện một hệ thống với nhiều tính năng đặc biệt giúp nhiều doanh nghiệp phát triển nhanh chóng.
4.1. Phần mềm uy tín hàng đầu thế giới
SAP Business One là cái tên vô cùng quen thuộc trong số các giải pháp quản trị doanh nghiệp SMEs được sử dụng nhiều nhất trên thế giới từ trước đến nay. Tính đến thời điểm hiện tại, có lẽ khó có giải pháp nào uy tín và hiệu quả toàn diện bởi:
- Có gần 20 năm kinh nghiệm hình thành và phát triển
- Được sử dụng bởi hơn 60.000 khách hàng doanh nghiệp
- Đã nội địa hóa tại hơn 44 quốc gia với 28 ngôn ngữ khác nhau
- Được sử dụng tại hơn 170 quốc gia trên toàn thế giới
4.2. Dễ sử dụng và ứng dụng
SAP Business One nổi tiếng nhờ vào tính dễ sử dụng và ứng dụng linh hoạt với nhiều mô hình doanh nghiệp. Phần mềm phát triển có giao diện dễ nhìn, thuận lợi để tạo lập các báo cáo và truy xuất thông tin dữ liệu. Nhân viên sử dụng phần mềm nhanh chóng thích nghi và thành thạo các thao tác, sớm đưa hoạt động của doanh nghiệp vào quy trình chuẩn.
4.3. Khả năng tùy biến vượt trội
SAP Business One có khả năng tùy biến vượt trội nhờ sự linh hoạt trong cơ chế hoạt động. Phần mềm bao gồm nhiều module khác nhau nhưng hợp nhất trong cùng một hệ thống, có thể thêm bớt tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Đặc biệt, SAP Business One cho phép áp dụng các quy tắc, chính sách riêng biệt của từng công ty để tự kiểm tra tính tuân thủ người dùng. Nhờ đó, doanh nghiệp có được một giải pháp hoàn chỉnh phát triển riêng theo mong muốn cá biệt.
4.4. Bảo mật thông tin chặt chẽ
SAP Business One có khả năng bảo mật thông tin dữ liệu cực kỳ chặt chẽ. Hệ thống lưu trữ thông tin trên cùng 1 cơ sở dữ liệu (database) duy nhất, sự truy cập của các cá nhân tùy thuộc vào chức năng, sự phân quyền của người quản trị hệ thống. Hơn nữa, bất cứ chỉnh sửa, tác động đến dữ liệu đều được ghi lại minh bạch, rõ ràng.
4.5. Phù hợp với doanh nghiệp đa ngành nghề, đa lĩnh vực
SAP Business One đáp ứng nhu cầu và đặc thù của hơn 20 ngành nghề như: hàng tiêu dùng, dược phẩm, nội thất, bán lẻ,… phù hợp với hầu như mọi ngành nghề kinh doanh tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể xem chi tiết những ngành nghề nổi bật mà SAP Business One hỗ trợ tại đây.
4.6. Chi phí đầu tư hợp lý
Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao nhưng đổi lại doanh nghiệp có được các lợi ích lâu dài, đem đến một quy trình làm việc hoàn chỉnh, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm tối đa chi phí nhân sự và chi phí vận hành,…. Vì thế SAP Business One là khoản đầu tư xứng đáng và thông minh được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
4.7. Tỷ suất hoàn vốn cao
Tỷ suất hoàn vốn của doanh nghiệp khi sử dụng SAP Business One được thể hiện ở việc giảm thiểu những hoạt động gây lãng phí như: nhập liệu thủ công, chi phí hoạt động, chi phí hàng lỗi, tồn kho,…. Đồng thời gia tăng lợi nhuận nhờ tăng doanh thu trên từng khách hàng, tăng tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, tốc độ luân chuyển hàng hóa,… giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh so với đối thủ, tạo điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
4.8. Dễ dàng tích hợp với eInvoice, eBanking, WMS, và DMS…
SAP Business One cho phép tích hợp dễ dàng các ứng dụng của bên thứ 3 như eInvoice, eBanking, WMS, và DMS nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp đồng bộ quản lý trên cùng một hệ thống.
4.9. Phiên bản điện thoại di động giúp truy cập hệ thống mọi nơi mọi lúc
Phần mềm SAP Business One được thiết kế cho phép quản trị mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau đặc biệt cải tiến cho phép thực hiện cả trên thiết bị di động hệ điều hành Android, IOS. Điều đó đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Hỗ trợ theo dõi tình trạng đơn hàng, công nợ khách hàng, tồn kho,…
- Hỗ trợ trưởng phòng, ban giám đốc phê duyệt, đưa ra quyết định tại bất cứ đâu.
5. Câu chuyện thành công với SAP Business One của SMEs Việt Nam
Có rất nhiều yếu tố tác động để có thể triển khai thành công phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua lựa chọn SAP Business One:
1 – Lựa chọn nhà cung cấp là đối tác của SAP tại Việt Nam: Ưu tiên chọn đơn vị cung cấp là đối tác chính thức của công ty phát triển phần mềm để triển khai. Bởi họ không chỉ vượt qua những kiểm định khắt khe về chuyên môn mà còn có kinh nghiệm tư vấn, định vị phù hợp với doanh nghiệp Việt.
2 – Đội ngũ chuyên gia triển khai tinh nhuệ: Để triển khai phần mềm SAP Business One hiệu quả cho doanh nghiệp, hãy chọn lựa các nhà cung cấp sở hữu đội ngũ tư vấn, chuyên gia có năng lực nổi trội và kinh nghiệm lâu dài. Có như vậy, các phương pháp luận họ đưa ra mới đặc biệt phù hợp riêng cho doanh nghiệp của bạn.
3 – Được tư vấn phù hợp với định vị: Đơn vị triển khai phần mềm SAP Business One cần biết lắng nghe nhu cầu, mong muốn của doanh nghiệp để triển khai đúng như định vị của họ. Quá trình trao đổi, chia sẻ giữa nhà cung cấp dịch vụ với doanh nghiệp phải được thực hiện liên tục trước trong và sau khiển khai để đảm bảo dự án đi đúng hướng.
4 – Triển khai theo lộ trình riêng biệt: Nhà cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống ERP cần phải sáng tạo linh hoạt, am hiểu các quy trình trong nhiều lĩnh vực ngành nghề. Họ cũng cần tìm ra điểm khác biệt nổi bật giữa các SMEs, từ đó xây dựng một lộ trình riêng biệt tối ưu cho từng doanh nghiệp.
5 – Luôn được đồng hành và sẻ chia: Đơn vị triển khai cần có tôn chỉ hỗ trợ doanh nghiệp cao nhất trong chuyển đổi số, tạo tiền đề phát triển bền vững trong tương lai. Thay vì bán một phần mềm đơn thuần, các đơn vị cần đồng hành và chia sẻ với doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai cũng như sau khi vận hành.
6 – Cam kết đạt chất lượng và tiến độ: Nhà cung cấp dịch vụ phải thật sự uy tín, làm việc trên sự cam kết rõ ràng về chất lượng cũng như tiến độ thực hiện. Giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cần có trao đổi và thống nhất minh bạch ngay khi lên kế hoạch triển khai.
Như vậy, phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thực sự là một giải pháp tối ưu hiệu quả hoạt động, thay đổi bộ mặt của toàn bộ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn, hãy liên hệ với Beetech – chuyên gia tư vấn triển khai phần mềm ERP đáp ứng đủ 6 tiêu chuẩn chất lượng cho một đơn vị uy tín – chuyên môn cao – nghiêm túc với nghề theo thông tin dưới đây.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn