ERP là giải pháp quản trị hiệu quả, đem đến sự hài lòng của toàn bộ tổ chức, của từng phòng ban và từng nhân viên. Cụ thể 15 lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp sau sẽ chứng minh đây là một giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình và trải nghiệm làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.
Mục Lục
1. 5 Lợi ích khi triển khai hệ thống ERP cho tổng thể doanh nghiệp
Trong xu hướng chuyển dịch sang công nghệ số hóa, ERP – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là câu trả lời cho bài toán quản lý thông tin xuyên suốt, giúp các cấp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó không ngừng chuyển mình để tối ưu chi phí, nâng cấp chất lượng và đem đến sự hài lòng của khách hàng.
1.1. Cho phép quản lý thông tin và lưu trữ dữ liệu chính xác, an toàn
Đối với quy trình quản lý truyền thống, mỗi phòng ban thường sử dụng công cụ riêng biệt dẫn đến việc mạng lưới thông tin không đồng nhất, khó kiểm soát và tổng hợp. Thậm chí gây ra sai sót trong các khâu trung gian, kéo theo việc ảnh hưởng tới các phòng ban khác.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp được thể hiện ở khả năng cung cấp giải pháp quản trị thông tin toàn diện, đồng nhất trên cùng một hệ thống, nhờ đó giúp doanh nghiệp:
- Lưu lại chi tiết toàn bộ các thông tin nghiệp vụ: chuẩn hóa thông tin từ khâu sản xuất, nhập xuất kho, mua bán hàng, vay vốn,… trên một hệ thống duy nhất, tránh tối đa việc mất dữ liệu.
- Truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng: ERP truy vết tất cả sai phạm khiến số liệu không đúng thực tế một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ đó giảm thiểu thời gian rà soát số liệu bị lệch.
- Khai thác thông tin và phân tích nguồn dữ liệu đã lưu trữ để có phương án sản xuất phù hợp: hệ thống ERP đưa ra những thông tin, dữ liệu được trực quan hóa. Từ đó giúp cho những người quản lý có cái nhìn sát nhất với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.
- Khả năng bảo mật dữ liệu cao: từ cách phân quyền và phân tầng bảo mật, hệ thống ERP giúp dữ liệu được bảo mật tối đa. Từ đó, giảm thiểu tình trạng thông tin bị truyền ra ngoài, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và lợi thế cạnh tranh.
1.2. Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng
ERP hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định chính xác, có cơ sở, cập nhật tình hình thực tế trong thời gian thực do sở hữu hệ thống dữ liệu được sắp xếp trực quan, khoa học. Giao diện phần mềm ERP cực tối ưu, hệ thống sẽ dựa vào luồng thông tin có sẵn, xuyên suốt để đưa ra các thông tin chính xác và an toàn nhất, nhờ đó:
- Xử lý các luồng dữ liệu giữa các đơn vị, chi nhánh trong doanh nghiệp nhanh chóng. Từ đó, tăng độ chính xác cũng như giảm thiểu tối đa sai sót và thời gian truyền tải thông tin giữa các bộ phận.
- Các nhà quản trị, chủ doanh nghiệp sẽ yên tâm và tự tin hơn khi đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và có cơ sở dựa trên các báo cáo. Đặc biệt, khi nền kinh tế có biểu hiện tiêu cực, họ hoàn toàn có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng và an toàn nhất để duy trì hoạt động của toàn doanh nghiệp.
1.3. Giảm tối đa chi phí vận hành
Hệ thống ERP giúp các dữ liệu được hệ thống và quản lý hiệu quả, các quy trình thủ công sẽ được tự động hóa. Người lao động dành có thời gian hơn cho chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng suất và chất lượng công việc, quỹ thời gian thừa sẽ được cắt giảm, từ đó giảm chi phí vận hành, cụ thể lợi ích này được thể hiện ở:
- Tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm bớt thời gian thực hiện các công việc thủ công. Từ đó, cùng một quỹ thời gian nhưng nhân viên sẽ thực hiện được nhiều đầu việc hơn.
- Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện nhân viên. Do thông tin được kế thừa và mang tính đồng nhất giữa các bộ phận, thời gian truyền đạt, hướng dẫn sẽ được giảm tải, nhân viên dễ dàng tiếp cận các luồng dữ liệu để xử lý các công việc với chuyên môn cao.
- Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát, phụ trội thông qua việc lên kế hoạch chính xác và tính toán nhanh các khoản chi phí từ quá trình sản xuất bởi nguồn dữ liệu chính xác, giúp thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
- Vận hành tốt các vấn đề về tài chính, đặc biệt là quản lý ngân sách, từ đó tăng tốc độ lưu thông dòng tiền.
- Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó giúp giảm thiểu rủi ro thuế cũng như mang đến các lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp.
1.4. Nâng cấp chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp được thể hiện ở khả năng quản lý chặt chẽ tất cả các bộ phận chức năng từ sản xuất, kho vận, bán hàng đến văn phòng và bộ phận điều hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp:
- Quản lý các thông tin liên quan đến hàng tồn kho bao gồm thời gian tồn kho, chất lượng hàng hóa, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng,… Từ đó, nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa đến khách hàng.
- Kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất từ khâu nguyên vật liệu đến khi ra sản phẩm. Kiểm soát chất lượng sản phẩm hoàn thiện sau đó ghi nhận lại doanh số tiêu thụ ra thị trường, giúp doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm cũng như thị hiếu khách hàng, nhận biết những điểm cần cải tiến, khắc phục cho sản phẩm.
1.5. Mang đến sự hài lòng của khách hàng
Hệ thống ERP là lựa chọn hoàn hảo đáp ứng các yêu cầu đồng bộ dữ liệu, minh bạch trong luồng thông tin từ tất cả các bộ phận, giúp cho các nhà quản trị có cái nhìn bao quát và chính xác nhất về khách hàng của mình. Từ đó nắm rõ yêu cầu và đặc trưng của từng khách hàng, giúp quá trình hợp tác hiệu quả hơn.
Khả năng quản lý toàn diện của ERP hạn chế tối đa được sự chậm trễ và sai sót trong việc ra quyết định, đẩy nhanh luồng công việc, giúp hai bên tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
2. 7 lợi ích của hệ thống ERP đối với các phòng ban
Ngoài khả năng bao quát toàn doanh nghiệp, hệ thống ERP còn là công cụ đắc lực cho các phòng ban chức năng lưu trữ và quản lý thông tin, cơ sở dữ liệu một cách đồng bộ, xuyên suốt. Dễ dàng sử dụng dữ liệu phục vụ các công việc liên quan mà không mất nhiều thời gian vào các khâu trung gian như tìm kiếm và tổng hợp.
2.1. Xuyên suốt dữ liệu và thông tin giữa các phòng ban
Sự xuyên suốt dữ liệu và thông tin giữa các phòng ban là lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Các bộ phận khác nhau sẽ sử dụng các chức năng khác nhau trên cùng một nền tảng thống nhất, giúp quản lý mỗi bộ phận đều nắm bắt được dữ liệu liên quan đến công việc thuộc phòng ban khác.
ERP còn có khả năng tích hợp những quy trình khác nhau của nhiều phòng ban khác nhau. Từ đó giúp cho nhân viên mỗi phòng ban khác nhau hiểu được đặc thù công việc và yêu cầu cần có trong quá trình sản xuất khi phối kết hợp làm việc.
2.2. Quản lý nhân sự một cách có hệ thống
ERP hỗ trợ chuẩn hóa, lưu trữ, quản lý toàn bộ lý lịch cá nhân, thời gian làm việc, lương thưởng, chấm công và bảo hiểm của mỗi nhân viên, cụ thể:
- Quản lý thông tin và lý lịch nhân sự: lưu lại thông tin của từng nhân viên về lý lịch cũng như quá trình làm việc, giúp nhà quản lý đánh giá chính xác kết quả công việc của nhân viên đó.
- Theo dõi, phân bổ giờ làm việc của từng bộ phận: mỗi bộ phận đều có những khung giờ làm việc khác nhau. Thông qua ERP, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi nhân sự có đảm bảo thời gian làm việc đã phân công hay không.
- Hỗ trợ chấm công, tính lương cho toàn bộ nhân viên: Việc chấm công và tính các khoản lương, thưởng, phạt cho nhân viên sau khi được cài đặt sẵn trên ERP, hệ thống sẽ chạy tự động, tránh tối đa các sai sót của việc tính toán thủ công.
- Theo dõi, rà soát chế độ bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động: toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm sẽ được ERP ghi nhận và lưu trữ. Từ đó, hệ thống giúp theo dõi cho các chế độ hưởng bảo hiểm của nhân viên (như thai sản, ốm đau, dưỡng sức sau sinh,…) theo đúng quy định hiện hành.
2.3. Đơn giản hoá nghiệp vụ kế toán – tài chính doanh nghiệp
Hệ thống ERP tạo nên bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, phản ánh dòng tiền chính xác trong doanh nghiệp. Ngoài ra còn giúp giải quyết các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, nhanh gọn, quy trình đồng nhất. Từ đó hệ thống quản lý chứng từ, hóa đơn trở nên tinh gọn, tránh tối đa việc mất mát và sai sót.
ERP tạo ra được quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán – tài chính chuẩn cho doanh nghiệp. Từ các phân hệ tài sản, hàng hóa, công nợ đến việc tạo lập báo cáo, phác họa chính xác số liệu doanh thu, chi phí, dòng tiền trong kỳ. Ngoài ra, hệ thống ERP còn hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng quy chuẩn.
2.4. Hỗ trợ bộ phận sản xuất lên kế hoạch và kiểm soát quy trình
Hệ thống ERP ghi nhớ các quy trình sản xuất, từ đó hỗ trợ lên kế hoạch và kiểm soát từ khâu hoạch định đầu vào đến tính giá thành sản phẩm. Cụ thể được thể hiện ở những điểm sau:
- ERP giúp tập hợp các yêu cầu sản xuất từ các nguồn dự báo về xu hướng hàng hóa, hay các đơn hàng từ khách hàng để tạo ra kế hoạch sản phẩm cần sản xuất tại những thời điểm nhất định.
- Hỗ trợ lập các kế hoạch và tạo các lệnh sản xuất dựa trên số lượng tồn kho nguyên vật liệu. Ngoài ra, ERP còn xây dựng định mức và tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cần để cung ứng cho việc sản xuất, giúp các bộ phận sản xuất nắm bắt được kế hoạch và nhanh chóng bổ sung nguồn lực còn thiếu.
- Trên cơ sở xây dựng các định mức, quản lý các khâu sản xuất và các chi phí phân bổ, hệ thống ERP sẽ nhanh chóng tính toán giá thành sản phẩm một cách chuẩn xác và nhanh chóng.
2.5. Đơn giản hóa quy trình quản lý của khối kinh doanh
Đối với khối kinh doanh, ERP giúp khối kinh doanh nắm bắt thông tin và nhu cầu của khách hàng tốt hơn nhờ khả năng đưa ra các báo cáo về doanh số bán và xu hướng khách hàng chính xác, từ đó đưa ra các chiến dịch quảng bá, quản lý bán hàng và phân phối hiệu quả.
Thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử giao dịch và yêu cầu về sản phẩm được lưu trữ trên hệ thống, hỗ trợ phòng quan hệ khách hàng dễ dàng xử lý, chăm sóc khách hậu mua hàng hoặc các vấn đề phát sinh.
2.6. Giúp bộ phận quản lý dự án chuẩn hóa và đồng nhất thông tin
ERP hỗ trợ các bộ phận quản lý chuẩn hóa và đồng nhất các thông tin, các luồng dữ liệu từ nhiều phòng ban, bao gồm quản lý thông tin về các đối tác, các nhà cung cấp và khách hàng của dự án. ERP còn có khả năng theo dõi chi tiết chi phí của dự án, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
Trong quá trình triển khai, ERP đóng vai trò như người quản lý dự án, luôn theo dõi tiến độ, dự đoán kết quả hoàn thành trong tương lai. Từ đó, công việc quản lý dự án được tinh giảm rất nhiều, giúp bộ phận có thời gian hoạch định những phương án phát triển và mở rộng.
2.7. Quản lý nghiệp vụ logistics hiệu quả
Nhờ nắm bắt được toàn bộ thông tin về quá trình sản xuất sản phẩm, hệ thống ERP sẽ giúp các nhà quản lý lên kế hoạch chi tiết về kế hoạch cung ứng sản phẩm đến tay khách hàng, đối tác, người tiêu dùng.
3. 3 Lợi ích tuyệt vời khi triển khai hệ thống ERP cho nhân viên
3.1. Hệ thống ERP giúp đẩy mạnh hiệu suất công việc
Nhờ sự chuẩn hóa từ các khâu thiết lập ban đầu, ERP giúp đẩy mạnh hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, cụ thể được chứng minh nhờ khả năng:
- Quy trình tự động hoá từ đầu, nhân viên sẽ dễ dàng tiếp cận và thực hiện công việc.
- Nhân viên được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, minh bạch thông tin
- Giúp xác định được mục tiêu trong công việc nhờ hệ thống quy trình và kế hoạch….
- Tiết kiệm thời gian xử lý thủ công, tự động hóa các khâu lặp đi lặp lại, tránh sai sót không đáng có trong quá trình làm việc
- Dễ dàng truy xuất và kiểm tra dữ liệu, kiểm tra chênh lệch, từ đó, giúp nhân viên làm việc nhanh, hiệu quả, chất lượng công việc được nâng cao.
3.2. Tăng tính tuân thủ trong công việc
Hệ thống ERP triển khai với các quy trình phù hợp cho mỗi bộ phận, từ đó giúp người lao động dễ dàng tuân thủ theo quy trình, tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, giúp cho các nhà quản trị điều hành và phân bổ nhân sự đúng nơi, đúng việc giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
3.3. Tăng tinh thần xã hội hoá
Làm việc trong cùng một hệ thống sẽ khiến cho người lao động cần có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hướng tới mục tiêu phát triển toàn diện doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên phát triển kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp làm việc hiệu quả hơn.
4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP để đạt tối đa lợi ích
ERP đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên mỗi doanh nghiệp đều cần có hướng triển khai phù hợp với tình hình hoạt động thì mới có thể tận dụng tất cả lợi ích của hệ thống. Vậy một doanh nghiệp muốn đạt được những lợi ích của ERP cần phải làm gì?
4.1. Lựa chọn giải pháp ERP chất lượng và uy tín
Trên thị trường có hàng trăm phần mềm ERP trong nước và nước ngoài khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đưa ra lựa chọn. Ưu tiên hàng đầu là các giải pháp được tin dùng bởi nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Đồng thời lựa chọn các giải pháp có phiên bản địa phương hóa, phù hợp với ngôn ngữ cũng như pháp chế của quốc gia đó.
Một số hệ thống ERP được nhiều doanh nghiệp tin dùng đó là: SAP Business One, Oracle, Bravo,… Đặc biệt, SAP Business One (SAP B1) là một sản phẩm của SAP – công ty cung cấp giải pháp doanh nghiệp chiếm thị phần lớn nhất và là một trong những công ty phần mềm lớn nhất thế giới.
SAP Business One đã được tín nhiệm tại hơn 170 quốc gia và hơn 60.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, SAP Business One cực kỳ phù hợp với doanh nghiệp tại Việt Nam do có sẵn phiên bản địa phương hóa và được tin dùng bởi số lượng lớn doanh nghiệp Việt.
4.2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có tính cam kết và kinh nghiệm
Để triển khai thành công hệ thống ERP vào doanh nghiệp, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm và tính cam kết là điều cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau:
- Chọn các nhà cung cấp là đối tác chính, trực tiếp ký hiệp định hợp tác và phân phối dịch vụ quản lý doanh nghiệp.
- Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai thực tế trên nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp cần có cam kết chất lượng ở mức cao nhất, sẵn sàng hỗ trợ tối đa ngay cả khi đã triển khai thành công.
- Đội ngũ triển khai cần có trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cao
4.3. Hiểu rõ về ERP: không đơn giản là tôi mua – bạn bán
Hệ thống ERP muốn triển khai thành công là cả một quá trình hợp tác dài hạn, vì vậy cần có sự hợp tác và thống nhất từ cả hai bên để có thể triển khai thành công giải pháp ERP vào doanh nghiệp. Nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng chung.
Hơn nữa, trong quá trình triển khai giải pháp ERP, nếu không được hỗ trợ, tư vấn kịp thời và đưa ra những điều chỉnh phù hợp thực tế doanh nghiệp thì khả năng thất bại rất lớn, hậu quả gây ra sẽ vừa mất tiền vừa mất thời gian.
4.4. Quyết định thời điểm cần sử dụng ERP
Các chiến lược vận hành có tốt đến mấy nhưng nếu không có cơ sở số liệu xuyên suốt và kịp thời, rất có thể doanh nghiệp sẽ khó có thể đón đầu xu hướng và phát triển. Thậm chí tổn thất rất nhiều chi phí để kiểm soát lỗi và chuẩn hóa quy trình khi sử dụng phương pháp quản trị truyền thống.
Vì vậy, hãy luôn theo sát và tìm hiểu xem doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì, đã sẵn sàng cho quá trình đi tới sự phát triển vượt bậc chưa? Liệu các nhà quản lý có đủ nguồn lực cho bước ngoặt lớn này hay chưa? Từ đó xác định thời điểm sử dụng ERP để thay đổi cách phân bổ nguồn lực doanh nghiệp chuẩn xác và kịp thời.
4.5. Chuẩn bị trước kinh phí
Trước khi quyết định triển khai giải pháp ERP cần có sự cân đối ngân sách và phân bổ chi phí, nhân sự để đào tạo hợp lý trong suốt quá trình triển khai. Nếu không sẽ khiến ảnh hưởng nghiệm trọng đến tình hình hoạt động thực tế, gây ra hậu quả về mất cân đối tài chính, thiếu nhân lực trong hoạt động tạo lập doanh thu.
4.6. Giải quyết nỗi sợ thay đổi trước khi bắt đầu
Những thói quen làm việc bị thay đổi cũng là lý do khiến ban lãnh đạo còn lưỡng lự trước việc triển khai ERP. Vì vậy, người quản trị cần giải quyết nỗi sợ của bản thân cũng như toàn bộ nhân viên trước khi bắt đầu một dự án dài hơi.
Nhà quản trị cần chỉ ra tầm quan trọng của sự đồng lòng và thuyết phục nhân viên gạt bỏ nỗi sợ để tiến tới mục tiêu phát triển toàn diện trong tương lai. Bởi trong dự án triển khai ERP, nhân viên là đối tượng trực tiếp hưởng lợi nhờ quy trình làm việc chuyên nghiệp, từ đó nâng cao chuyên môn và tăng lợi thế cạnh tranh của cá nhân.
4.7. Sẵn sàng cho một dự án kéo dài
Triển khai một dự án ERP có thể kéo dài từ 6-8 tháng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng tâm lý, tập trung tối đa nguồn lực cho tiến trình này. Đây cũng chính là lúc doanh nghiệp cần nhận ra được tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung cấp có đủ kinh nghiệm và chắc chắn về cam kết tiến độ, bởi vì bất kỳ quá trình chuyển giao nào nếu liên tục bị chậm tiến độ sẽ gây ra một lượng nguồn lực, tài chính bị thất thoát không hề nhỏ.
Có thể thấy lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp được thể hiện ở mọi khía cạnh, từ thay đổi bộ mặt chung, hỗ trợ tối đa các phòng ban và mang đến sự hài lòng cho nhân viên. Tuy nhiên việc có tận dụng tối đa được các lợi ích này hay không phụ thuộc rất lớn vào yếu tố nội tại doanh nghiệp và chất lượng nhà cung cấp dịch vụ.
Beetech tự hào là một nhà cung cấp giải pháp ERP với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và tính cam kết cao:
- Là đối tác cung cấp dịch vụ SAP Business One hàng đầu tại Việt Nam.
- Đội ngũ chuyên gia ít nhất 10 năm kinh nghiệm triển khai các dự án lớn nhỏ.
- Luôn đặt cam kết chất lượng lên hàng đầu: với châm ngôn “Chất lượng dịch vụ là lòng tự trọng của nhà cung cấp”. Chúng tôi đảm bảo trách nhiệm công việc và tinh thần hợp tác ở mức tối đa.
- Quá trình nghiên cứu và nghiệm thu kỹ lưỡng: giúp phát hiện vấn đề từ doanh nghiệp và triển khai giải pháp khắc phục vấn đề đó.
- Hỗ trợ tư vấn triển khai để doanh nghiệp vượt qua giai đoạn thay đổi thành công.
Để được tư vấn thêm về triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp, vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn