
Để đẩy nhanh cải tiến quy trình hoạt động, việc tìm hiểu về một hệ thống hỗ trợ như ERP càng trở nên quan trọng. Giải pháp không chỉ nâng cao khả năng tích hợp và tự động hóa mà còn cung cấp nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Hãy cùng Beetech khám phá TOP 7+ đặc điểm ERP giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Đặc điểm chính của hệ thống ERP gồm những gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp tối ưu nhất hiện nay hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn lực toàn diện. Trước bối cảnh doanh nghiệp nội địa cần nâng cao giá trị và năng lực cạnh tranh trên thị trường, nhu cầu sử dụng hệ thống ERP càng trở nên cấp thiết.
Dưới đây là 8 đặc điểm chính của hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi triển khai:
1.1. Cơ sở dữ liệu tập trung
Cơ sở dữ liệu tập trung của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin từ các phòng ban như sản xuất, tài chính đến nhân sự trong một nền tảng thống nhất. Việc tích hợp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật thường xuyên, chính xác và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.

1.2. Cấu trúc dựa trên module
Hệ thống ERP được xây dựng trên cơ sở các module (mô-đun) độc lập nhưng liên kết chặt chẽ với nhau. Mỗi module sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
- Phân hệ tài chính – kế toán: Module giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính như thu chi, lập báo cáo tài chính và phân tích số liệu. Điều này đảm bảo tình hình tài chính được phản ánh một cách rõ ràng và chính xác nhất
- Quản lý mua hàng: Module giúp quá trình mua sắm trở nên đơn giản và tối ưu hơn thông qua việc hỗ trợ quản lý từ việc lập, theo dõi đơn hàng đến việc kiểm soát chi phí
- Quản lý bán hàng: Module theo dõi và quản lý tất cả hoạt động liên quan đến bán hàng, từ tiếp nhận đơn hàng đến việc kế toán công nợ. Mục tiêu là cải thiện quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng một cách hiệu quả
- Quản lý tồn kho: Module hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho, quản lý quy trình nhập xuất và tối ưu hóa lượng hàng tồn. Do đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo việc cung ứng diễn ra đúng thời hạn với chi phí hợp lý
- Quản trị sản xuất và tính giá thành: Module hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch sản xuất đến tính toán giá thành sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc và quản lý chi phí một cách hiệu quả hơn
- Quản trị dự án: Module giúp giám sát và quản lý các dự án từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực hiện và đánh giá kết quả. Điều này đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt được mục tiêu đề ra với ngân sách hợp lý
- Quản lý dịch vụ sau bán hàng: Module hỗ trợ theo dõi và quản lý các yêu cầu dịch vụ sau bán hàng, từ bảo trì đến hỗ trợ khách hàng, nhằm nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng
- Quản lý quan hệ khách hàng: Module giúp doanh nghiệp có hoạt động phân tích và kết nối với khách hàng tốt hơn thông qua những dữ liệu thu thập. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp với với khách hàng
1.3. Tự động hóa quy trình
Hệ thống ERP tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, có tần suất lặp lại cao như tạo hóa đơn, tính lương, quản lý,… trong doanh nghiệp. Vì vậy, ERP không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân sự mà còn giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và hiệu quả trong công việc.

1.4. Khả năng mở rộng linh hoạt
Hệ thống ERP được thiết kế với khả năng điều chỉnh và phát triển một cách linh hoạt khi cần thiết. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức, doanh nghiệp có thể triển khai theo module riêng lẻ hoặc toàn bộ hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vận hành và tối ưu hóa thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
1.5. Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực
Một trong những lợi ích lớn của hệ thống ERP là khả năng cung cấp dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Trước khi có ERP, việc cập nhật và chia sẻ thông tin thường tốn nhiều thời gian, không xuyên suốt dẫn đến nhiều sai sót. Hiện tại, với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các module, ERP không chỉ loại bỏ tình trạng thông tin bị phân mảnh mà còn tạo ra cái nhìn tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này đã giúp các quyết định kinh doanh được đưa ra chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực và làm giảm thiểu rủi ro sai sót hơn.

1.6. Bảo mật dữ liệu nâng cao
Với hàng loạt giá trị mang lại, ERP còn được trang bị đầy đủ các tính năng bảo mật dữ liệu nâng cao như mã hóa, kiểm soát truy cập, sao lưu dữ liệu,… Cụ thể, ERP áp dụng công nghệ mã hóa hiện đại và cơ chế kiểm soát chặt chẽ, chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào thông tin quan trọng. Hệ thống còn giúp doanh nghiệp khắc phục sự cố với khả năng phục hồi và sao lưu dữ liệu.
Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm trước việc các dữ liệu quan trọng luôn được bảo vệ an toàn, giảm rủi ro mất hoặc lộ thông tin.
1.7. Liên kết phòng ban
Hệ thống ERP có khả năng tích hợp và chia sẻ thông tin từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, từ phòng sản xuất đến đội nhóm bán hàng. Cụ thể, nhân viên theo từng cấp bậc sẽ được phân quyền để có thể dễ dàng truy cập vào các dữ liệu liên quan đến công việc như thông tin về sản phẩm, khách hàng, đơn đặt hàng,…
Điều này giúp tăng tính liên kết giữa các bộ phận cũng như nâng cao hiệu suất giải quyết công việc của nhân viên. Ngoài ra, dựa trên dữ liệu liên phòng ban, CEO có thể nắm được tình hình toàn bộ doanh nghiệp để đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt.

1.8. Giao diện thân thiện
Giao diện được sắp xếp khoa học của hệ thống ERP giúp người dùng dễ dàng xử lý nghiệp vụ và theo dõi các báo cáo quản trị một cách chuyên sâu. Cụ thể, các chức năng, menu và thông tin được sắp xếp logic, trực quan và dễ tiếp cận.
Đặc biệt, nội dung báo cáo được thiết kế chi tiết và thể hiện đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Từ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi, phân tích và tổng hợp các số liệu quan trọng nhằm đưa ra đánh giá và kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

Nhờ giao diện thân thiện, tính năng được thiết kế khoa học và chuyên sâu, hệ thống ERP giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và cải thiện đáng kể năng suất làm việc trong doanh nghiệp.
2. Một số câu hỏi thường gặp
Trong quá trình tìm hiểu về giải pháp ERP, nhiều khách hàng vẫn còn những câu hỏi liên quan đến hệ thống. Để giải đáp các thắc mắc nhanh chóng, doanh nghiệp có thể tham khảo một số câu trả lời phổ biến dưới đây:
2.1. Hệ thống ERP phù hợp với lĩnh vực nào?
Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như ngành du lịch – lữ hành, ngành bán lẻ, ngành xây dựng, ngành sản xuất,… đang gặp phải một trong những vấn đề sau:
- Các bộ phận không phối hợp nhịp nhàng: Các bộ phận trong doanh nghiệp thường hoạt động độc lập, dẫn đến sự thiếu đồng bộ và hiệu quả giảm sút. Hệ thống ERP giúp cải thiện sự phối hợp bằng cách tích hợp thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc chung
- Doanh nghiệp không kiểm soát được được dòng chảy thông tin: Thông tin không được cập nhật kịp thời, gây ra những sai lầm không đáng có. ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng hoạt động và đưa ra quyết định chính xác hơn
- Bộ máy quản lý cồng kềnh, tốn chi phí vận hành: Các quy trình quản lý thủ công thường tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. ERP tự động hóa các quy trình này, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành
2.2. Quy trình triển khai ERP gồm những bước nào?
Quy trình triển khai ERP bao gồm nhiều bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Dưới đây là 10 bước triển khai ERP tại doanh nghiệp:
- Hiểu rõ về bản chất triển khai phần mềm ERP tốt
- Xác định các yêu cầu và mục tiêu cấp cao cho dự án
- Xây dựng đội ngũ quản lý dự án nội bộ
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín, chất lượng
- Lập kế hoạch triển khai dự án
- Phân tích thiết kế hệ thống
- Hiện thực hóa hệ thống
- Chuẩn bị trước khi chạy chính thức (Go live)
- Vận hành chính thức
- Bảo hành và hỗ trợ sau triển khai

2.3. Có những hệ thống ERP nào tốt hiện nay?
Hiện nay, có nhiều hệ thống ERP được đánh giá cao, trong đó hệ thống SAP Business One Hana được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thị trường quốc tế ưa chuộng. Một số ưu điểm nổi bật của hệ thống này bao gồm:
- Tính năng tự động hóa quy trình quản lý
- Cung cấp báo cáo theo thời gian thực
- Khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt
- Bảo mật dữ liệu cao với các tính năng phân quyền chặt chẽ
Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu triển khai phần mềm SAP Business One, hãy lựa chọn Beetech Solutions. Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực công nghệ thông tin và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Beetech Solutions cam kết mang đến giải pháp ERP hiệu quả và phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. |
Trên đây là những thông tin mà Beetech muốn chia sẻ về các ưu, nhược và đặc điểm của ERP. Hy vọng rằng những nội dung này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hiểu rõ hơn về quy trình triển khai ERP và khai thác tối đa những lợi ích mà hệ thống mang lại.