Theo ước tính sơ bộ, chi phí triển khai ERP cho một doanh nghiệp vừa và lớn sẽ giao động khoảng từ vài chục nghìn đến vài triệu đô. Để tránh vượt quá khả năng chi trả, doanh nghiệp cần xác định ngân sách triển khai từ việc định vị doanh nghiệp, lựa chọn thương hiệu và phương thức triển khai phù hợp.
Chi phí triển khai ERP khoảng vài chục nghìn đến vài triệu đô
Mục Lục
1. 5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
Nhìn chung, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Bài viết sẽ đề cập đến 5 yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách triển khai phần mềm.
- Số lượng người dùng: Phần lớn các hệ thống ERP có thể được định giá trên cơ sở số lượng người dùng (user) trong 1 doanh nghiệp. Vì vậy, chủ doanh nghiệp có thể xem xét và đàm phán với nhà cung cấp giảm giá phần mềm ERP khi số user trong công ty lớn.
- Chi phí bản quyền: Chi phí triển khai ERP về mặt bản quyền còn được gọi là phí cấp phép sử dụng. Giấy phép có thể được dành cho một số người dùng, một đơn vị cụ thể hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
- Chi phí triển khai: bao gồm khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và cho đội ngũ tham gia triển khai phần mềm.
- Chi phí bảo trì và nâng cấp: hệ thống ERP cần được duy trì và nâng cấp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý nội bộ: Do ERP là phần mềm tích hợp nhiều chức năng nâng cao, nhân viên trong công ty cần phải trải qua quá trình đào tạo để có thể vận hành được sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc cả khoản phí này trong việc triển khai ngân sách cho ERP.
Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố
2. Giá phần mềm ERP và chi phí triển khai là bao nhiêu?
2.1. Chi phí triển khai ERP theo đặc thù doanh nghiệp
Theo một báo cáo của SAP, các tổ chức có quy mô cực lớn cần ít nhất 3 năm để có thể thấy được hiệu quả rõ rệt của phần mềm. Trong khi đó, những doanh nghiệp có mô hình nhỏ hơn chỉ cần từ 8 tháng – 1.5 năm.
Lý giải tại sao ERP đem lại hiệu quả nhanh hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Vì vậy, trước hết, chủ doanh nghiệp nên xác định mô hình của công ty, từ đó tham khảo và đề ra mức giá phù hợp để triển khai. Tỷ lệ đầu tư hợp lý cho hệ thống ERP chiếm khoảng 1 – 2% tổng doanh thu.
Doanh nghiệp tham khảo bảng dưới đây để xác định mức đầu tư phù hợp cho từng quy mô công ty
| Quy mô doanh nghiệp | Doanh thu/Vốn điều lệ | Mức đầu tư phù hợp cho ERP |
| Lớn | Vốn điều lệ >100 tỷ | Chiếm 1-2% tổng doanh thu |
| Vừa | Doanh thu dưới 200 – 300 tỷ/năm | ~2 – 6 tỷ |
| Nhỏ | Doanh thu dưới 50 – 100 tỷ/năm | ~500 triệu đến 2 tỷ |
Ví dụ, với dữ liệu từ bảng trên, có thể thấy một doanh nghiệp quy mô lớn có doanh thu vào tầm 200 tỷ/ năm, nên xác định chi phí triển khai ERP vào mức 2 tỷ VNĐ.
2.2. Chi phí triển khai dựa trên số lượng phân hệ
Khách hàng cần cân đối giữa số lượng phòng ban và mức giá đã đề cập ở mục 1 và dựa theo sự tư vấn của đơn vị triển khai phần mềm để có quyết định đúng đắn về việc cài đặt các phân hệ ở từng bộ phận.
Các module trong phần mềm quản trị ERP
Thông thường, các phân hệ sử dụng nhiều trong hoạt động thường ngày sẽ được ưu tiên triển khai hơn. Như vậy, các phòng ban như kế toán, quản lý mua hàng, bán hàng, kho … nên được cài đặt ERP trước.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá các phân hệ trong từng phòng ban dưới đây để có quyết định cho mình:
| STT | Các phân hệ | Mức giá |
| 1 | Quản trị hệ thống | ~114 – 230 triệu VNĐ |
| 2 | Kế toán | ~250 – 323 triệu VNĐ |
| 3 | Quản lý bán hàng | ~138 – 176 triệu VNĐ |
| 4 | Quản lý mua hàng | ~115 – 146 triệu VNĐ |
| 5 | Quản lý kho | ~92 – 117 triệu VNĐ |
| 6 | Quan hệ khách hàng (CRM) | ~115 – 146 triệu VNĐ |
Lưu ý: Thông tin này chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để xác định chi phí chính xác cho từng phân hệ.
Chi phí triển khai ERP dựa trên phân hệ sẽ có nhiều mức giá khác nhau
2.3. Chi phí triển khai ERP theo gói cấp phép
2.3.1. Triển khai ERP vĩnh viễn
ERP vĩnh viễn (tên gọi khác: ERP tại chỗ, hay ERP on premise) là phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng tại công ty và được quản lý bởi nhân viên công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
Giải pháp ERP vĩnh viễn
Với gói cấp phép này, doanh nghiệp thường sẽ trả tiền cho 1 giấy phép sử dụng vĩnh viễn, được định giá theo số lượng người dùng và quy mô triển khai. Lưu ý rằng giá giấy phép chưa bao gồm các chi phí phát sinh như chi phí triển khai, bảo trì, nâng cấp hệ thống,…
Triển khai ERP vĩnh viễn có các ưu điểm sau:
- Chi phí rõ ràng, dễ xác định
- Chỉ cần mua giấy phép 1 lần để được sử dụng vĩnh viễn và không phát sinh thêm phụ phí sử dụng dài hạn
- Chi phí trả cho việc triển khai sẽ nhỏ hơn theo thời gian
Khi triển khai ERP vĩnh viễn, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phát sinh chi phí liên quan đến bảo trì và nâng cấp hạ tầng phần cứng: Do ERP tại chỗ chạy trên phần cứng và máy chủ của công ty, doanh nghiệp cần cài đặt thêm các phần mềm và thiết bị hỗ trợ để ERP hoạt động ổn định.
- Cần nhiều thời gian lên phương án trước khi triển khai: Để đảm bảo khả năng triển khai thành công, chủ doanh nghiệp cần bàn bạc kỹ với nhà cung cấp trước khi vận hành ERP.
Với tất cả những thông tin trên, có thể thấy gói cấp phép này sẽ phù hợp cho những doanh nghiệp quy mô cỡ trung hoặc cỡ lớn. Các công ty này thường sẽ có đầy đủ cơ sở hạ tầng và vật chất hiện đại để ERP hoạt động.
Các chủ doanh nghiệp có thể tham khảo các loại chi phí triển khai ERP vĩnh viễn được liệt kê dưới bảng sau:
| Chi phí một lần | Tỉ lệ |
| Giá phần mềm ERP bản quyền | 40% – 60% |
| Chi phí triển khai | 40% – 60% |
| Chi phí hàng năm | Tỉ lệ |
| Chi phí bảo trì phần mềm | 10% – 20% |
| Chi phí dịch vụ hỗ trợ | 10% – 20% |
Lưu ý: Tỷ lệ phần trăm của các chi phí chỉ mang tính tham khảo, số liệu có thể chênh lệch tùy theo các hệ thống ERP khác nhau.
2.3.2. Triển khai ERP theo gói dịch vụ
ERP được triển khai theo gói dịch vụ (hay còn gọi là ERP đám mây, ERP on cloud) là phần mềm ERP được nhà cung cấp vận hành và quản lý ngoại vi qua hệ thống điện toán đám mây. Khi sử dụng gói cấp phép này, doanh nghiệp sẽ nhận được các bản cập nhật phần mềm liên tục để đảm bảo hệ thống diễn ra ổn định.
Giải pháp ERP Cloud
Ưu điểm của ERP đám mây đem lại gồm có:
- Chi phí phát sinh có thể điều chỉnh linh hoạt hàng tháng dựa trên số lượng người dùng
- Tiết kiệm ngân sách do không phải chi trả cho hệ thống phần cứng so với việc vận hành ERP tại chỗ
- Không cần sự hỗ trợ của nhân viên công nghệ thông tin trong công ty do phần mềm được vận hành bởi nhà cung cấp
- Chi phí chi trả cho giấy phép ban đầu thấp hơn
Khi triển khai ERP đám mây, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Những chi phí phát sinh hàng tháng bao gồm chi phí cập nhật định kỳ, chi phí hỗ trợ, chi phí dịch vụ
- Khi nhu cầu sử dụng ERP tăng đột biến trong tháng, doanh nghiệp cần cân đối lại và tập trung sử dụng hệ thống cho những tác vụ quan trọng
Với những thông tin nêu trên, ERP đám mây phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô từ cỡ nhỏ tới vừa, đang trên đà phát triển và muốn thích ứng với thị trường. Thông thường, họ là những công ty chưa quá chú tâm vào việc phát triển cơ sở hạ tầng làm việc.
Thêm vào đó, tương tự với ERP vĩnh viễn, ERP đám mây cũng có một số chi phí phát sinh như trong bảng sau:
| Loại chi phí | Tỉ lệ |
| Tổng chi phí | 100% |
| Bản cập nhật định kỳ | ~15% – 20% |
| Chi phí hỗ trợ | ~15% – 30% |
| Chi phí dịch vụ | ~50% – 70% |
Lưu ý: Tỷ lệ phần trăm của các chi phí chỉ mang tính tham khảo, số liệu có thể chênh lệch tùy theo các hệ thống ERP khác nhau.
2.4. Triển khai giải pháp ERP trong nước và nước ngoài
Dựa trên xuất xứ, các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được chia làm 2 loại: trong nước và nước ngoài. Mỗi loại đều có những ưu điểm riêng đáng để doanh nghiệp cân nhắc
1 – Với các sản phẩm ERP nước ngoài: một số phần mềm uy tín có thể kể đến như SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Epico, … Các hệ thống ERP đã và đang chứng minh được sức hút với hàng nghìn doanh nghiệp Việt do hiệu quả vượt trội và phiên bản localization dành riêng cho Việt Nam.
SAP Business One được coi là một trong ba ông lớn trong lĩnh vực ERP
2 – Với các sản phẩm ERP trong nước: có những tên tuổi như Lạc Việt, Misa, Bravo, Fast, DiginetERP, Sinnova,… Bởi vì được sản xuất và phát triển trong nước, các phần mềm này đều dễ dàng hỗ trợ quản lý hệ thống theo chuẩn mực Việt Nam.
Với lịch sử phát triển lâu đời, nền tảng công nghệ cao và quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, phần mềm ERP nước ngoài sẽ mang lại tỉ lệ thành công cao, hệ thống vận hành cũng thông minh và hiệu quả.
Xem thêm: TOP 6 công ty cung cấp phần mềm ERP – Lựa chọn nào tốt nhất?
2.5. Chi phí triển khai dựa trên ngành nghề kinh doanh
Với những công ty hoạt động trong lĩnh vực có tính đặc thù cao như du lịch lữ hành, phòng ban kế toán sẽ có những yêu cầu riêng về việc vận hành phần mềm ERP trong hoạt động để đáp ứng những nhu cầu về bảo mật cũng như chuyên môn nghiệp vụ.
Theo đó, việc triển khai ERP ở những doanh nghiệp này sẽ cần bổ sung nhiều chức năng hơn. Lúc này, một số sản phẩm ERP nước ngoài, ví dụ như SAP Business One sẽ phát huy chức năng rõ rệt do khả năng tối ưu cho hơn 20 ngành nghề khác nhau.
SAP Business One phù hợp với hơn 20 loại hình doanh nghiệp, bao gồm các doanh nghiệp du lịch lữ hành
Sau khi xác định khoảng giá, chủ doanh nghiệp còn cần cân nhắc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đảm bảo việc triển khai được hiệu quả, chi phí hợp lý và không mất tiền oan. Để chọn nhà cung cấp phù hợp, khách hàng nên dựa trên các tiêu chí được đề cập ở đây:
- Là đối tác chính thức của công ty phát hành giải pháp: Nhà cung cấp đã vượt qua những bài kiểm tra khắt khe đến từ công ty phát hành để chứng minh trình độ chuyên môn cùng bề dày kinh nghiệm làm việc.
- Đề cao cam kết chất lượng và tiến độ làm việc: Doanh nghiệp sẽ an tâm hơn với khoản chi phí triển khai ERP và thời gian bỏ ra để đầu tư vào việc vận hành phần mềm.
- Hội tụ đội ngũ chuyên gia đầu ngành có bề dày kinh nghiệm: Một đội ngũ chuyên gia có chuyên môn cao sẽ tăng khả năng thành công của dự án và rút gọn thời gian triển khai xuống mức thấp nhất.
- Cung cấp quy trình làm việc chuyên nghiệp: Một lộ trình làm việc rõ ràng, bài bản, được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp khác sẽ giúp khách hàng xác định được tiến độ và hướng đi của dự án.
Việc chọn chi phí triển khai ERP dựa trên nhà cung cấp sẽ cần dựa trên các quy mô doanh nghiệp khác nhau
3. Với chi phí bỏ ra, bao lâu doanh nghiệp thấy được hiệu quả của ERP?
Các nhà lãnh đạo sẽ thấy sự hiệu quả về quy trình và tác phong làm việc ngay từ tháng đầu ERP đi vào hoạt động, thế nhưng việc thấy rõ lợi ích về kinh tế sẽ cần một khoảng thời gian dài hơn. Bởi ERP được ứng dụng để thay đổi và cải tiến cách doanh nghiệp vận hành thay vì là một công cụ đơn thuần đem đến lợi nhuận.
Vì thế, càng kiên trì với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp thì sẽ càng thấy được giá trị phần mềm mang lại. Theo 1 khảo sát của Meta Group nghiên cứu trên hơn 60 doanh nghiệp, họ cần ít nhất 8 tháng kể từ khi triển khai hệ thống ERP để thấy được lợi ích về mặt kinh tế mà ERP mang lại. Cụ thể họ đã tiết kiệm được lên tới 1.6 triệu USD (tương đương với khoảng hơn 30 tỷ VNĐ).
Hiệu quả của ERP không thể thấy ngay lập tức sau khi bỏ ra chi phí triển khai ERP
Xem thêm:
- Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm ERP từ A đến Z
- Các phân hệ trong ERP mà mọi doanh nghiệp nên có
Tóm lại, chi phí triển khai ERP sẽ phụ thuộc vào 5 yếu tố gồm lượng người dùng, chi phí bản quyền, triển khai, bảo trì và nâng cấp, quản lý nội bộ. Bởi vì ảnh hưởng của các yếu tố đó lên hiệu quả sử dụng của ERP là ngang nhau, chủ doanh nghiệp nên cân bằng các yếu tố để không thiên về một yếu tố nào quá nhiều.
Là một trong những nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu, Beetech đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của 1 nhà cung cấp giải pháp tin cậy:
- Beetech là đối tác chính thức của SAP Việt Nam
- Beetech luôn cam kết thực hiện thành công dự án, theo sát việc triển khai, đảm bảo đúng tiến độ với tinh thần trách nhiệm cao
- Beetech hội tụ đội ngũ chuyên gia đầu ngành, có nghiệp vụ chuyên môn cao, hiểu biết về các vấn đề doanh nghiệp và có ít nhất 10 năm kinh nghiệm trong việc triển khai ERP
- Beetech cung cấp một quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả: bắt đầu từ định vị doanh nghiệp, xây dựng đội ngũ chuyên môn dành riêng cho doanh nghiệp, đào tạo triển khai nội bộ cho đến công đoạn đánh giá, bảo trì hệ thống.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn