ERP là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, đem lại lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Hãy xem chi tiết cách sử dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và năng suất hơn.
Mục Lục
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai hệ thống ERP
1.1. Hiểu rõ về bản chất triển khai ERP
Bản chất triển khai hệ thống ERP là triển khai một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có vai trò thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích và lập báo cáo.
Triển khai ERP không chỉ là cài đặt một phần mềm mà còn là xây dựng quy trình chuẩn, hỗ trợ quá trình làm việc trên cơ sở tài nguyên duy nhất. Hiểu được bản chất của việc triển khai ERP giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những sai lầm trong quá trình triển khai hệ thống.
1.2. Xác định các yêu cầu và mục tiêu cấp cao cho dự án
Sau khi hiểu rõ bản chất của việc triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần xác định ngay các yêu cầu và mục tiêu cao cấp đặt ra cho dự án. Doanh nghiệp cần đánh giá quy trình của công ty mình có thật sự phù hợp khi triển khai ERP hay không, có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình mỗi phòng ban.
1.3. Xây dựng đội ngũ quản lý dự án nội bộ
Đơn vị triển khai hệ thống ERP dù chu đáo, uy tín đến đâu thì bản thân doanh nghiệp vẫn là yếu tố đóng góp vào sự thành bại của dự án. Vậy nên, xây dựng đội ngũ quản lý dự án nội bộ là bước chuẩn bị quan trọng để doanh nghiệp hoàn toàn chủ động cả trước trong và sau khi triển khai, tránh bị lệ thuộc quá mức vào đơn vị cung cấp.
1.4. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín, chất lượng
Trong triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần hiểu rõ về đối tác triển khai một cách toàn diện. Hãy dành thời gian để nghiên cứu các đối tác triển khai ERP về các yếu tố như sự uy tín, kinh nghiệm triển khai, đội ngũ chuyên gia mà đơn vị sở hữu cũng như sự cam kết về tiến độ. Nhà cung cấp ERP là đơn vị trực tiếp đồng hành cùng doanh nghiệp nên đây là bước chuẩn bị cần kỹ càng và thận trọng.
2. Hướng dẫn sử dụng và triển khai thành công phần mềm ERP
Khi được hiểu đúng và ứng dụng đúng, hệ thống ERP sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng, cắt giảm chi phí và sai sót, đồng thời cải thiện hiệu suất, năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết hướng dẫn sử dụng và triển khai thành công phần mềm ERP.
2.1. Đánh giá quy trình kinh doanh
Giúp doanh nghiệp nhận biết những quy trình nào cần cải tiến và cách thức để đo lường hiệu quả sau khi triển khai ERP. Bước này cũng giúp doanh nghiệp quyết định quy trình kinh doanh nào cần được chú ý nhất, và sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu chính khi triển khai phần mềm ERP.
Các tiêu chí cần đánh giá bao gồm các yếu tố đầu vào, đầu ra, quy trình phối hợp, các tác nhân ảnh hưởng đến quá trình triển khai, công cụ hỗ trợ, nguồn dữ liệu…. Đồng thời thực hiện các phân tích bao gồm: Đánh giá về thời gian, chi phí, năng lực và chất lượng hoạt động của từng quy trình hiện có tại doanh nghiệp…..
2.2. Đầu tư đào tạo nhân viên
Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi cho rằng đào tạo ban đầu là đủ để hệ thống ERP thành công, tuy nhiên, hệ thống ERP không chỉ triển khai thực hiện trong thời gian ngắn mà tiếp tục duy trì phát triển. Vậy nên nhân viên và người dùng trong doanh nghiệp phải được đào tạo bài bản xuyên suốt từ trên xuống dưới, cả trước trong và sau dự án để tận dụng tối đa hệ thống, nhanh chóng thích ứng với các bản cập nhật và thay đổi.
Doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp ERP để thiết lập các chương trình đào tạo liên tục cho phép người dùng nâng cao kiến thức của họ khi phần mềm trở nên tiên tiến hơn.
2.3. Tập trung chuẩn hóa dữ liệu
Dữ liệu mà hệ thống ERP quản lý vô cùng lớn và thay đổi liên tục theo thời gian thực, được liên kết thống nhất với nhau để mọi phòng ban đều có thể tiếp cận theo phân quyền. Doanh nghiệp phải dành thời gian để thiết kế các tiêu chuẩn nhập dữ liệu bao gồm các quy ước đặt tên và cách xử lý dữ liệu, xóa bớt dữ liệu rác… để hệ thống ERP đạt hiệu quả hơn.
Thời gian đầu tiên khi thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu có thể gặp phải những khó khăn nhất định về thời gian, tốc độ xử lý,…. Tuy nhiên sau khi làm quen với các quy chuẩn, toàn bộ quá trình vận hành và xử lý liên quan đến dữ liệu đều trở nên cực kỳ thuận tiện, tránh sai sót hay trùng lặp.
2.4. Tùy chỉnh nền tảng ERP
Hiện nay, các phần mềm ERP hầu hết đều là một giải pháp đa ngành nghề được phát triển phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Vậy nên thiết kế một giải pháp hiện đại phù hợp với nhu cầu kinh doanh của riêng doanh nghiệp là cách để đảm bảo tận dụng tối đa hiệu quả sử dụng ERP.
Để có kết quả tốt nhất, nhà cung cấp dịch vụ sẽ tùy chỉnh hệ thống ERP theo đặc thù ngành nghề và đặc điểm doanh nghiệp. Một số tùy chỉnh có thể thực hiện dễ dàng bao gồm ẩn các trường không cần thiết, bật hoặc tắt các tính năng cụ thể, thêm các trường bắt buộc, v.v. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm mới, mở rộng tính năng tùy vào định hướng phát triển theo từng giai đoạn.
2.5. Xác định lộ trình phát triển của hệ thống
Để sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ lộ trình phát triển theo từng giai đoạn, từng bước cụ thể để triển khai hệ thống, lập ra một bản kế hoạch chi tiết để doanh nghiệp tuân thủ phát triển đúng như tính toán và mong đợi.
Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt lộ trình phát triển đó.
2.6. Xem xét các tùy chọn tích hợp
Việc tích hợp ERP với các hệ thống chuyên biệt bằng cách liên kết và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ một số tích hợp điển hình như: tích hợp ERP với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý kho (WMS)….
2.7. Thiết lập theo dõi trên các thiết bị di động
Trong xu hướng phát triển của thiết bị di động, một giải pháp ERP hiện đại sẽ đi kèm với ứng dụng thiết bị thông minh cho iOS và Android, mang đến khả năng tiếp cận cao hơn và tăng khả năng hiển thị cho hệ thống. Người quản lý và người dùng không bị giới hạn về không gian hay thời gian khi muốn sử dụng hệ thống.
Các ứng dụng cũng cho phép nhân viên và người dùng dễ dàng truy cập thông tin quan trọng từ xa bất kể họ ở đâu, luôn cập nhật thông tin nhanh chóng để kịp thời nắm bắt, xử lý và đưa ra quyết định phù hợp.
2.8. Xem xét tổng chi phí
Doanh nghiệp nên xem xét tổng chi phí triển khai để quyết định loại hình triển khai ERP nào phù hợp, đồng thời xác định xem doanh nghiệp có khả năng duy trì hệ thống lâu dài hay không. Tổng chi phí cho một dự án không chỉ gồm tiền mua phần mềm mà còn bao gồm chi phí cho bên cung cấp dịch vụ triển khai, nâng cấp máy móc, hạ tầng và duy trì bảo trì hàng năm,…
Cùng với đó, việc xem xét tổng chi phí giúp doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch mở rộng quy mô, đưa ra chiến dịch cho kỳ tiếp theo, dự báo tình hình…Thực hiện nhiệm vụ này doanh nghiệp nhìn vào bức tranh tài chính toàn cảnh, từ đó tham chiếu đến thời gian, số tiền dự kiến sẽ tiết kiệm được nhờ ERP.
2.9. Đảm bảo các quản lý cấp cao luôn theo sát dự án
Người quản lý cấp trên trong doanh nghiệp không bắt buộc phải tham gia vào quá trình triển khai. Tuy nhiên, họ phải luôn cộng tác và theo sát dự án để cho phép lập kế hoạch nguồn lực phù hợp, sớm nhìn ra những vấn đề cần giải quyết. Đây là một yếu tố quyết định thành công đáng kể trong quá trình thực hiện ERP.
2.10. Thành lập đội ngũ quản lý dự án nội bộ
Để quá trình thực hiện triển khai ERP suôn sẻ, thành công, hãy thành lập một nhóm quản lý dự án nội bộ có trình độ, hiểu rõ về ERP cũng như hoạt động kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên chọn đội ngũ bao gồm các cá nhân từ nhiều bộ phận khác nhau. Điều này đảm bảo tất cả yêu cầu của các phòng ban mũi nhọn trong doanh nghiệp đều được giải quyết. Đồng thời giúp đội ngũ triển khai thu thập phản hồi từ các nhóm khác nhau, từ đó hướng tới cải thiện hệ thống.
2.11. Tính toán tỷ suất hoàn vốn
Cuối dùng, doanh nghiệp cần tính tỷ suất hoàn vốn ROI nhận được từ hệ thống ERP. Sử dụng hệ thống ERP đúng cách và đúng thời điểm sẽ mang lại cho doanh nghiệp giá trị ROI ấn tượng, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể.
Theo một nghiên cứu từ Oracle, doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP có lợi nhuận xấp xỉ 7,23 đô la/mỗi đô la đầu tư vào ERP , tỷ suất hoàn vốn ROI lên tới 723%. Trong khi đó, theo báo cáo từ (TEI) của Forrester, Epicor tạo ra 264% ROI cho doanh nghiệp. SAP Business One cũng là một trong những phần mềm ERP nổi tiếng với việc tiết kiệm chi phí vận hành và tạo ra tỷ suất hoàn vốn ROI sau khi triển khai và vận hành thành công hệ thống.
3. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP
Để được hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại đây hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được đào tạo theo lộ trình bài bản.
Xem thêm: Các phân hệ trong ERP mà mọi doanh nghiệp nên có
Như vậy, cách sử dụng hệ thống ERP không hề khó. Thế nhưng doanh nghiệp cần nắm được 11 bước hướng dẫn sử dụng để đảm bảo hệ thống phát huy hết tiềm năng, đem lại sự thay đổi vượt trội trong nội tại doanh nghiệp, tăng năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường.
Doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về cách sử dụng hệ thống ERP, vui lòng liên hệ Beetech – đơn vị tư vấn triển khai phần mềm ERP giàu kinh nghiệm – uy tín – cam kết hiệu quả cao theo thông tin sau:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn