Các phân hệ trong ERP (hay các module) là tập hợp những nhóm các tính năng khác nhau, hướng tới phục vụ quá trình quản trị doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần những phân hệ chức năng nào? Vai trò cụ thể của từng phân hệ là gì? Hãy cùng điểm qua 7 phân hệ trong ERP mà mọi doanh nghiệp nên có ngay trong bài viết sau.
7 phân hệ quan trọng trong phần mềm ERP
Mục Lục
1. 7 phân hệ của hệ thống phần mềm ERP
Hiện ERP đang được chú trọng vào việc phát triển nhiều phân hệ để song hành với nhu cầu đi lên của doanh nghiệp. Trong đó, phải kể đến 7 phân hệ cơ bản nhất luôn có trong ERP của mọi doanh nghiệp:
1.1. Phân hệ tài chính kế toán – trái tim của ERP
Có thể nói, tiền chính là nguồn lực huyết mạch của công ty bởi mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh muốn diễn ra thuận lợi đều cần tới ngân sách tài chính. Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn phân hệ tài chính kế toán (FICO) đầu tiên khi mới triển khai ERP, sau đó mới xem xét đến các phân hệ còn lại.
Phân hệ kế toán tài chính trong ERP
Phân hệ này chính là công cụ “chống lưng” cho bộ phận kế toán, tài chính trong doanh nghiệp. Giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ thường ngày của phòng ban: từ việc tổng hợp, thống kê đến phân tích tình hình tại các doanh nghiệp.
Phân hệ trọng tâm này gồm 2 mảng chính:
- Kế toán tài chính: Đây là mảng trọng tâm mà mọi công ty triển khai phân hệ tài chính kế toán đều cần đến. Phân hệ kế toán trong ERP vừa có đầy đủ nghiệp vụ của mọi kế toán viên, vừa đáp ứng nhu cầu về quản lý, điều hành công ty theo chuẩn thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
- Kiểm soát tài chính: là mảng không nên bỏ qua đối với những doanh nghiệp đã có chỗ đứng trên thị trường muốn hướng tới sự phát triển bền vững. Lúc này, ERP đóng vai trò là một công cụ để đề xuất cũng như kiểm soát chặt chẽ quy trình đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Quản trị kế toán – tài chính là một trong các phân hệ trong ERP được tin dùng
Để đáp ứng những nhu cầu phức tạp của phòng ban, phân hệ tài chính kế toán của ERP còn được chia ra thành 9 phân hệ con (được gọi là submodule) như sau:
- Kế toán tổng hợp: General Ledger
- Kế toán phải trả: Accounts Payable (AP)
- Kế toán phải thu: Accounts Receivable (AR)
- Kế toán ngân hàng: Bank Accounting
- Thiết lập và kiểm soát ngân sách: Budgeting & Monitoring
- Quản lý tài sản cố định: Fixed Asset
- Quản lý quỹ: Fund & Treasury
- Quản lý chiều phân tích và trung tâm chi phí: Dimension & Cost Center
- Giao dịch nội bộ: Internal Order
Như vậy, với các chức năng được tích hợp đầy đủ trong module ERP, phòng ban kế toán tài chính sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, giảm thiểu sai số, rủi ro về dữ liệu, qua đó tăng tính chính xác và đồng nhất của các kết quả có từ phân tích.
1.2. Phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành
Trên thực tế, quản lý sản xuất và tính giá thành có vai trò rất quan trọng. Nguyên do là việc thực hiện cần tuân thủ theo đúng kế hoạch, quy trình đã đề ra sẽ đảm bảo chất lượng cho sản phẩm theo từng lệnh sản xuất (production order) với chi phí tối thiểu. Việc này không chỉ giúp tối đa lợi nhuận của doanh nghiệp mà còn tăng sự uy tín trước các đối tác khách hàng.
Quản lý sản xuất là một trong những phân hệ quan trọng của ERP
Vì vậy, không một giải pháp ERP nào thiếu phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành. Theo cùng thời gian, các phân hệ trong ERP của công đoạn này cũng được phát triển với nhiều tính năng đa dạng khác nhau:
- Đề ra kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)
- Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning)
- Lập kế hoạch điều phối nguồn lực sản xuất(CRP – Capability Requirements Planning)
- Quản lý phân xưởng và nhà máy (SFC – Shop Floor Control)
- Quản lý lệnh sản xuất (Production Order).
- Khai báo công thức và định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Material)
- Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)
- Tính giá thành sản phẩm (Costing)
Tính giá thành sản phẩm dựa trên dữ liệu chính xác
1.3. Phân hệ quản lý bán hàng
Bán hàng – một trong các phân hệ trong ERP doanh nghiệp nên có – chính là công đoạn cốt yếu để nâng cao lợi nhuận. Quản lý bán hàng tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng tin mua, sử dụng cũng như tăng doanh số của công ty.
Phân hệ quản lý bán hàng giúp dễ dàng nắm bắt tình hình bán hàng
Phân hệ này bao gồm nghiệp vụ quản lý bán hàng, nhân viên và khách hàng, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình bán hàng theo thời gian thực. Từ đó làm cơ sở để chủ doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời với các mặt hàng.
Một số tính năng ưu việt của phân hệ quản lý bán hàng bao gồm:
- Quản lý marketing: Thiết lập và đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing dựa trên số lượng khách hàng mục tiêu đã liên lạc và mua sản phẩm.
- Tạo các báo giá chuyên nghiệp: Chỉ với vài giây, nhân viên có thể gửi ngay báo giá cho khách hàng hoặc chuyển thành các file PDF chuyên nghiệp.
- Tích hợp các thông tin hoàn chỉnh: Mọi thông tin về khách hàng, sản phẩm liên quan đều được xuất hiện tự động theo thông tin nhân viên tra cứu, từ đó giúp tạo báo giá dễ dàng và tiết kiệm thời gian của 2 bên.
- Theo dõi toàn bộ hợp đồng: Cho phép tạo các bản hợp đồng từ báo giá trước đó, tự động thông báo cho quản lý thời gian cần gia hạn (đối với các hợp đồng thỏa thuận theo tính chu kỳ/ thuê bao).
- Hệ thống báo cáo, thống kê các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Hệ thống ERP sẽ tự động thiết lập các báo cáo dưới dạng sơ đồ, dashboard một cách trực quan, giúp quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng, chia sẻ báo cáo với các đồng nghiệp được phân quyền truy cập liên quan.
- Các lựa chọn về giao hàng, thiết lập hóa đơn từ báo giá trước đó.
Quản lý bán hàng hiệu quả với ERP
Với các phân hệ trong ERP liên quan đến quản lý bán hàng, các công đoạn làm việc đều được tự động hóa với độ chính xác cao và nhanh gọn. Từ đó, phần mềm làm giảm gánh nặng cho nhân viên và người quản lý trong việc kiểm soát và đem sản phẩm – dịch vụ chất lượng tới khách hàng.
Các phân hệ trong ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả và giảm gánh nặng cho nhân viên
1.4. Phân hệ quản lý tồn kho
Với các doanh nghiệp quy mô từ lớn tới trung bình, việc kiểm soát hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp do số lượng và mẫu mã đa dạng. Với ERP, việc này sẽ được thực hiện tự động hóa mà không tốn nhiều thời gian hoặc công sức so với công việc kiểm kê thủ công.
Nguyên lý hoạt động của phân hệ này dựa trên một số thiết lập tự động về định mức, vòng quay, lịch kiểm kê, cảnh báo … Từ đó, phần mềm sẽ quản lý toàn bộ nghiệp vụ kho phát sinh và cho phép nhân viên tính toán linh động cho từng đối tượng với các tiêu thức khác nhau.
Quản lý hàng hóa kho đơn giản và hiệu quả
Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, ERP cung cấp những chức năng giúp giảm bớt gánh nặng công việc của người phụ trách hàng hóa trong kho:
- Phân nhóm vật tư, hàng hóa theo nhiều phương thức trong phân hệ ERP quản lý kho
- Lưu trữ một lượng lớn thông tin về thuộc tính, đặc tính, cấu trúc,… của sản phẩm và nguyên vật liệu
- Hệ thống đơn vị tính đa dạng, được quy đổi linh động
- Kiểm soát hàng tồn kho: theo lô, phiên bản, số serial, vị trí trong kho
- Giá trị hàng hóa được tính toán cập nhật tự động theo thiết lập.
Như vậy, phân hệ quản lý kho cung cấp giải pháp từ lúc khởi tạo mã sản phẩm (Item master data) cho đến quản lý những giao dịch phát sinh, chính sách tồn trữ cũng như hệ thống kho vận thích hợp. Nhờ đó, tình trạng tồn kho sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn, có các tính toán thích hợp về các vòng quay hàng tồn, tăng số vòng quay vốn, từ đó giảm chi phí, tinh gọn kho và tối đa hóa lợi nhuận.
Quản lý tồn kho hiệu quả với ERP
1.5. Phân hệ quản trị dự án
Quản trị dự án chính là cầu nối chung liên kết tất cả các chức năng khác của công ty và giúp các phòng ban hoạt động với nhau hiệu quả nhất.
Công việc quản trị dự án bao gồm các công việc: Lập kế hoạch, tổ chức dự án và quản lý dự án. Trong quá trình thực hiện dự án cần đảm bảo cho dự án đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng theo mục tiêu dự án đã đặt ra.
Để đáp ứng được công việc này, các phân hệ trong ERP liên quan đến quản lý dự án được trang bị các chức năng chính là:
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án
- Tổ chức phân bổ nguồn lực (Tài chính, Nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu …)
- Quản lý dự án
- Lập báo cáo tiến độ theo quy trình
- Tổng hợp kết quả làm việc
- Thống kê chi phí dự án
Các phân hệ trong ERP giúp nhà quản lý nắm bắt tiến độ của toàn bộ dự án
1.6. Phân hệ mua hàng
Là một trong những phân hệ cốt lõi của ERP, là bước đầu trong quá trình chuyển hóa vốn từ trạng thái tiền tệ sang hàng hóa. Phân hệ có khả năng khởi tạo, phê duyệt đề nghị mua hàng, lập in hóa đơn mua, quản lý yêu cầu đổi trả, theo dõi tiến trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và lập các báo cáo,….
1.7. Phân hệ quản lý dịch vụ sau bán hàng
Dịch vụ sau bán hàng chính là một trong những lí do khiến khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. Những chính sách bảo hành hợp lí chính là giải pháp để xoa dịu khách hàng cũng như củng cố sự tin tưởng và khả năng tái ký hợp đồng.
ERP quản trị hiệu quả quy trình sau bán hàng
Phân hệ này có 3 chức năng chính là:
- Quản lý bảo hành theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, hệ thống có khả năng hỗ trợ các hoạt động dịch vụ, tương tác với khách hàng và quản lý tài nguyên sau bán.
- Quản lý hợp đồng dịch vụ để đảm bảo tuân thủ chính xác các điều khoản hợp đồng.
- Tạo báo cáo chi tiết về các gói bảo hành và thời gian phản hồi, đồng thời thực hiện các báo cáo phân tích, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Nếu như các phân hệ ERP liên quan đến bán hàng có vai trò trong việc thu hút khách hàng để họ đến và mua sản phẩm, thì phân hệ ERP này lại chịu trách nhiệm chính trong việc “giữ chân” và tăng sự trung thành của họ với sản phẩm.
Vì vậy, ngoài việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp vẫn phải giữ mối quan hệ mật thiết với những khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm. Theo thống kê của Advertising Việt Nam, có đến hơn 60% doanh thu của công ty đến từ những vị khách đã mua hàng ít nhất 1 lần trước đó.
Như vậy, chế độ chăm sóc khách hàng tận tâm, kết hợp với chức năng quản lý hiệu quả sẽ đem đến trải nghiệm hạng nhất cho khách hàng, đồng thời vẫn đảm bảo chi phí và khả năng tái ký hợp đồng cho doanh nghiệp.
1.8. Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Một trong các phân hệ trong ERP có vai trò quan trọng là module liên quan đến quản trị quan hệ khách hàng. Đây là phân hệ cung cấp các giải pháp để tăng sự tin tưởng từ khách hàng tiềm năng và nhanh chóng đạt được sự hài lòng từ họ.
Một số tính năng ERP trong quản trị quan hệ khách hàng (CRM) bao gồm:
- Quản lý danh bạ khách hàng: Tất cả các thông tin doanh nghiệp có được từ người mua hàng sẽ được tập trung thành từng tập hợp nhỏ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng sự nhanh nhạy trong công việc của nhân viên.
- Quản lý khách hàng tiềm năng và các cơ hội bán hàng: Hỗ trợ tìm kiếm các khách hàng tiềm năng dựa trên tâm lý và nhu cầu của họ, giúp tăng tỷ lệ đơn hàng. Đồng thời đánh giá khả năng thành công của mỗi cơ hội tiến tới dự báo số lượng bán hàng, doanh thu và quản lý tỷ lệ chốt đơn thành công – tỷ lệ rớt đơn vào tay đối thủ (Win-Loss)
- Quản lý chiến dịch tiếp thị (Marketing Campaign): Phân tích, xây dựng và quản lý chiến lược tiếp thị khoa học hiện đại theo từng phân khúc sản phẩm, khách hàng chỉ với vài thao tác. Từ đó, đánh giá mức độ hiệu quả và giúp công việc kinh doanh ngày càng phát triển.
Các phân hệ trong ERP giúp công ty tìm kiếm mối quan hệ với khách hàng mới
2. Các phân hệ trong ERP thay thế hoàn toàn các phần mềm quản trị riêng lẻ
Trên thị trường hiện nay có vô vàn các phần mềm quản trị riêng lẻ khác nhau, với đa công dụng và chức năng cho từng phòng ban. Với những doanh nghiệp chưa sử dụng ERP, mỗi bộ phận sẽ sử dụng một phần mềm quản lý khác nhau, khiến cho hệ thống thông tin rời rạc, không đồng nhất và thiếu tính liên kết của dữ liệu.
Ngoài ra, mỗi lần ban quản lý cần đến những báo cáo tổng hợp từ các phòng ban là một lần các nhân viên phải hoạt động hết công suất để phân tích dữ liệu và xử lý sai số ở các bộ phận. Những vấn đề này sẽ càng được thấy rõ hơn trong các công ty có quy mô lớn, gây kém hiệu quả, cản trở năng suất hoạt động chung của công ty.
Với tính năng tích hợp hiện đại, các phân hệ trong ERP hoàn toàn thay thế được cá phần mềm quản trị riêng lẻ
ERP tạo ra mạng lưới dữ liệu duy nhất do 7 phân hệ trong ERP nêu trên được tích hợp tất cả trong một trong phần mềm và có thể thay thế hoàn toàn những ứng dụng quản trị rời rạc. Ví dụ, phần mềm quản lý kế toán , phần mềm quản lý mua hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm bán hàng, … đều có sẵn trên ERP và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, ERP còn thay thế được rất nhiều phần mềm khác nhau vì hiện nay, đã có hệ thống ERP được trang bị tới gần 30 chức năng mở rộng, công nghệ hiện đại, đáp ứng mục tiêu số hóa chung của thế giới. Các tính năng của ERP liên tục được nâng cấp, mở rộng giúp tăng khả năng phân tích dữ liệu, báo cáo tự động, hẹn lịch, gửi email chăm sóc khách hàng định kỳ.
Ngoài các phân hệ trong ERP nêu trên, nếu có nhu cầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp triển khai các add-ons (các chức năng thêm vào) để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Tóm lại, sự khác biệt cơ bản nhất giữa ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là tính đồng bộ và khả năng mở rộng. Ngoài việc giảm sai số, chuẩn hóa dữ liệu và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, ERP còn đảm bảo tính bảo mật cho thông tin vì hệ thống chỉ cho phép truy cập với những người được phân quyền.
Tin rằng, với các chức năng nêu trên đã đủ minh chứng cho việc ERP chính là phần mềm đem đến giải pháp hiện đại cho các nhà quản trị.
3. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp
Phần lớn các doanh nghiệp đạt được thành công trong quản trị doanh nghiệp đều đã áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP vào hoạt động sản xuất. Vì vậy, có thể coi ERP chính là một trong những yếu tố then chốt góp phần tạo bước đà cho sự phát triển vượt bậc của 1 công ty.
ERP chứng minh lợi ích toàn diện trong bức tranh toàn cảnh về quản trị doanh nghiệp
Cụ thể hơn, ERP đem lại 5 lợi ích chính cho doanh nghiệp được đề cập dưới đây:
- Đáp ứng nhu cầu chuẩn hóa và đồng nhất số liệu: Nhân viên – người được hưởng lợi trực tiếp từ ERP sẽ giảm thời gian tổng hợp dữ liệu, giảm thiểu rủi ro, sai số, từ đó rút ngắn quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận. Như vậy, quá trình làm việc của nhân viên sẽ được tối ưu và đẩy nhanh tốc độ.
- Hỗ trợ lên kế hoạch và kiểm soát quy trình: từ việc lên kế hoạch sản xuất đến kiểm soát vật tư hàng hóa còn tồn kho đều nằm trong các phân hệ trong ERP được triển khai. Nói cách khác, các phòng ban đều nhận được sự hỗ trợ từ việc ứng dụng ERP vào trong vận hành.
- Đưa ra phân tích và dự báo: Là một trong những chức năng làm nên tên tuổi của ERP, giúp đưa ra quyết định dựa trên những phân tích và dự báo đáng tin cậy. Thay vì phải chờ đợi các bản phân tích tổng hợp từ nhân viên gửi lên, hệ thống ERP cập nhật các báo cáo một cách tức thời, trực quan và thông minh cho người dùng và các cấp quản lý doanh nghiệp.
- Chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị tài chính – kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thiết lập bảng giá, phân tích tự động… Giúp nhanh chóng phác họa toàn cảnh nguồn lực tài chính, từ đó thực hiện các thao tác nghiệp vụ khác dễ dàng, nhanh gọn và bài bản hơn.
- Quản trị khách hàng: ERP lưu trữ thông tin nhằm chăm sóc khách hàng thân thiết, đồng thời dự báo xu hướng mua sắm, phân khúc khách hàng, sản phẩm tiềm năng. Từ đó tăng cơ hội bán hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn thành công giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Các phân hệ trong ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể
Hiện các phân hệ trong ERP đều rất linh động, đa dạng và đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Có thể nói, ERP chính là cầu nối đưa doanh nghiệp đến với phương thức quản trị công việc một cách khoa học và hiệu quả hơn.
Beetech tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc tư vấn triển khai phần mềm ERP, với mong muốn hỗ trợ quản trị doanh nghiệp trên nhiều phương diện, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp đa ngành nghề.
Beetech, với 4 giá trị cốt lõi, mong muốn đưa đến cho khách hàng không chỉ một sản phẩm phần mềm thông thường mà còn là nghệ thuật quản trị hiện đại thời 4.0:
- Beetech là đối tác chính thức của SAP tại Việt Nam – một hãng phần mềm ERP nổi tiếng thế giới
- Beetech luôn cam kết triển khai thành công dự án, đảm bảo đúng tiến độ đề ra với tinh thần trách nhiệm cao và luôn theo sát hỗ trợ các công ty.
- Beetech hội tụ đội ngũ chuyên gia đầu ngành, có ít nhất 10 năm kinh nghiệm trong việc triển khai ERP và thường xuyên tham gia các khóa học nâng cao để cải thiện chuyên môn nghiệp vụ
- Beetech cung cấp quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả với công đoạn rõ ràng, đi từ bước tìm hiểu, xác định vấn đề doanh nghiệp, cùng doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong giai đoạn thay đổi.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn