Phần mềm kế toán ERP không phải một khái niệm xa lạ trong lĩnh vực tài chính – kinh tế. Giữa hằng hà sa số các phần mềm kế toán, module kế toán của ERP với các tính năng ưu việt là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh các tác vụ cơ bản, ưu điểm của phần mềm kế toán ERP thể hiện ở tính tối ưu trong việc tích hợp hệ thống, khả năng tuyệt vời trong tác vụ truy vết dữ liệu, … cùng với nhiều tiện ích khác.
Mục Lục
1. Kiểm soát hệ thống dữ liệu hiệu quả
Sử dụng module kế toán của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu bằng cách phân quyền cho người dùng một cách khoa học. Các kế toán viên cấp cao dễ dàng quản lý các số liệu quan trọng, phân chia dữ liệu đến đúng người, đảm bảo các tài liệu “mật” luôn được sử dụng đúng mục đích. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực cho doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động kế toán của công ty.
Trong khi đó, phương pháp kiểm soát dữ liệu của kế toán viên truyền thống thường cồng kềnh và chồng chéo, hệ thống dữ liệu đồ sộ sẽ khiến bộ máy nhân lực quá tải, vừa tốn thời gian của doanh nghiệp vừa thiếu an toàn bảo mật thông tin. Với ưu điểm của phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp có thể:
- Linh hoạt trong việc chỉnh sửa quyền quản trị của hệ thống dữ liệu.
- Cập nhật số liệu theo thời gian thực.
- Khắc phục hoàn toàn nhược điểm của hoạt động kế toán – kiểm kê tài chính lỗi thời.
2. Lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất
Một trong những ưu điểm chính của phần mềm kế toán ERP là các dữ liệu được tập trung lại trên một hệ thống duy nhất với tính chính xác gần như tuyệt đối. Một hệ thống thông tin được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý giúp kế toán viên dễ dàng đối chiếu so sánh, cũng như tập hợp các dữ liệu cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính của công ty. Hệ thống còn cập nhật các giao dịch đảm bảo tính chính xác trong quá trình tổng hợp tình hình tài chính của công ty.
Thay vì phải sử dụng một bộ máy nhân sự cồng kềnh để tổng hợp thông tin bị phân tán khắp các phòng ban trong quá trình lưu trữ, công việc của kế toán viên trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều, chỉ với vài thao tác nhấp chuột, kế toán viên sẽ dễ dàng tìm kiếm và thống kê số liệu.
Với các con số được cập nhật tự động bởi hệ thống, hạn chế xảy ra tình trạng sai sót trong phân tích tài chính do nhập liệu trên bản cứng. Hệ thống ERP cung cấp chính xác những gì nhà quản lý cần trong công tác lưu trữ dữ liệu: thống nhất, chính xác và hiệu quả cao.
3. Giảm thiểu thời gian nhập liệu
Nhờ việc được tích hợp trong hệ thống ERP, tất cả các thông số dữ liệu đều được kịp thời cập nhật theo thời gian thực. Các con số sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống qua các phần mềm tính toán, đảm bảo tính trung thực, chính xác. Các kế toán viên sẽ không còn phải tốn thời gian đối chiếu số liệu từ giấy tờ, sau đó nhập lại lên Excel.
Các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực đảm bảo các nhà quản lý nắm rõ tình hình tài chính của công ty mà không cần mất quá nhiều thời gian thống kê lại số liệu. Phòng kế toán giảm được một công đoạn nhập liệu và đem lại hiệu quả cao hơn trong quá trình kiểm kê của kế toán viên.
4. Tạo ra các báo cáo tài chính chuyên nghiệp
Đối với nhà quản lý và các nhà đầu tư, báo cáo tài chính của doanh nghiệp chính là giấy chứng nhận kết quả hoạt động của doanh nghiệp, một tấm vé mang tên “cơ hội” giúp doanh nghiệp kêu gọi vốn, là tấm bằng khen cho thành quả cố gắng trong một quãng thời gian dài. Và các định dạng báo cáo sẵn có giúp cho việc hoàn thành báo cáo tài chính của công ty trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Phần mềm kế toán có thể tạo báo cáo tài chính theo các định dạng chuẩn, luôn sẵn sàng tải xuống và chia sẻ khi có yêu cầu mà không cần đợi đến cuối tháng, cuối năm để tổng hợp số liệu từ các phòng ban khác. Ưu điểm này của phần mềm kế toán ERP sẽ giúp:
- Loại bỏ hết những rắc rối trong công tác trình bày báo cáo.
- Loại bỏ sự thiếu thống nhất trong định dạng báo cáo của các phòng ban và từng kế toán viên.
5. Dễ dàng rà soát các phê duyệt quản lý và cảnh báo ngân sách
Nhờ các ưu điểm phía trên, phần mềm kế toán ERP cho phép dễ dàng truy xuất thông tin và rà soát các báo cáo, đơn hàng của doanh nghiệp. Thông tin được tổng hợp trên một hệ thống duy nhất, các số liệu luôn được nhập liệu theo thời gian thực sẽ giúp các báo cáo, đơn hàng luôn cập nhật kịp thời. Các số liệu dễ dàng được đối chiếu và so sánh, nhanh chóng phát hiện các sai số có thể xảy ra.
Có thể thấy áp dụng module kế toán của ERP mang hiệu quả hơn nhiều so với phương pháp quản trị thông thường chậm chạp và lỗi thời. Ưu điểm của phần mềm kế toán ERP còn thể hiện ở khả năng đưa ra các cảnh báo ngân sách khi giao dịch vượt hạn mức cho phép, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh tuân thủ đúng theo kế hoạch sản xuất ban đầu.
6. Đưa ra dự đoán và kế hoạch tài chính trong tương lai
Doanh nghiệp luôn cần một kế hoạch phân bổ tài chính một cách hợp lý, việc dự báo dòng tiền sẽ giúp kiểm soát và chủ động cân đối thu chi, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền, giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả nhất. Tuy nhiên, các phương pháp thu thập số liệu và tính toán thủ công đã không còn phù hợp trong thời đại 4.0.
Dựa trên các dữ liệu được tổng hợp đầy đủ trong hệ thống, các con số được tự động tính toán và hiển thị cho trùng khớp với yêu cầu đầu vào. Các số liệu dự đoán dòng tài chính được đơn giản hóa giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các dự đoán và kế hoạch phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP để đưa ra các phương án quản trị dòng tiền tương ứng.
7. Cho phép kiểm soát công việc trên phiên bản mobile và web
Việc cho phép kiểm soát công việc trên cả mobile và website là một trong những ưu điểm của phần mềm kế toán ERP ít được tận dụng. Hai phiên bản web và mobile (di động) cho phép nhà quản lý, kế toán viên theo dõi tiến độ và chất lượng của công việc 24/7 ở bất kỳ nơi đâu, bất cứ hoàn cảnh nào. Kế toán viên không phải trở lại văn phòng và kiểm tra mỗi khi có công việc khẩn cấp, kế toán viên có thể kiểm soát công việc của mình một cách dễ dàng, tiện lợi và chính xác.
Biết được 7 ưu điểm của phần mềm kế toán ERP nêu trên là một chuyện, tận dụng được những ưu điểm này cho doanh nghiệp lại là một chuyện khác. Việc áp dụng ERP cần nhiều thời gian và nhân lực để cài đặt và chạy thử. Muốn tối ưu được lợi ích mà phần mềm kế toán ERP mang lại, doanh nghiệp cần tìm được một đơn vị cung cấp phần mềm ERP phù hợp, có tâm và tầm.
Phối hợp cùng một đơn vị như Beetech Solutions sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được những giá trị tốt nhất khi xây dựng quy trình tối ưu công tác kế toán – hoạch định tài chính. Các chuyên gia đến từ Beetech đã có trên 10 năm kinh nghiệm, từng hỗ trợ các doanh nghiệp lớn như Sharp, NOVA Consumer,… xây dựng được quy trình xử lý tài chính – kế toán tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, cũng như cập nhật kịp thời và nhanh chóng những thay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn,… trong nước.
Để được tư vấn thêm về triển khai phần mềm kế toán ERP, vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn