Với những tính năng tuyệt vời, phần mềm SAP được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng nhằm hỗ trợ toàn bộ công ty tổ chức và xử lý công việc hiệu quả. Vậy phần mềm SAP là gì? Phần mềm nào được sử dụng phổ biến nhất? Doanh nghiệp nhận được gì khi ứng dụng SAP vào trong việc quản trị nội bộ công ty? Hãy cùng điểm qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý doanh nghiệp này.
Mục Lục
1. Phần mềm SAP là gì?
SAP (viết tắt của System Application Programing) là hệ thống phần mềm có chức năng cung cấp hàng loạt các giải pháp quản trị doanh nghiệp, từ việc quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management), tài chính, nguồn nhân lực, dòng sản phẩm, … đến kiểm soát chuỗi cung ứng. Ngoài ra SAP còn hỗ trợ đem đến cho doanh nghiệp các giải pháp tích hợp, có tính linh hoạt cao thông qua các đối tác của SAP.
SAP là phần mềm của nước Đức, được một nhóm kỹ sư thuộc IBM sáng lập và nghiên cứu. Mang trên mình sứ mệnh cao cấp và tầm nhìn vượt thời gian, họ muốn tạo ra một gói phần mềm tổng hợp dành cho doanh nghiệp, có khả năng phối hợp hoàn hảo với mọi hoạt động cũng như chức năng của phòng ban khác.
Theo số liệu năm 2019, SAP đã phục vụ trên 400.000 khách hàng đến từ 180 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, công ty tư vấn thương hiệu toàn cầu Interbrand đã đề cập đến phần mềm và trao cho SAP vị trí thứ 18 trong báo báo cáo về top Thương hiệu Toàn cầu Tốt nhất 2020 (Best Global Brands 2020).
Tại Việt Nam, phần mềm SAP đang nhận được sự tin dùng của doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng như các công ty đa ngành nghề. Cụ thể hơn, LG Vina, Daelim Việt Nam, Lock & Lock Vina, Lotte Cinema Việt Nam, … đều là khách hàng thân thiết, sử dụng phần mềm SAP.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP có khả năng quản lý và kiểm soát toàn bộ công việc của doanh nghiệp hiệu quả thông qua việc cập nhật và phân tích dữ liệu thường xuyên, giúp ban giám đốc có cái nhìn toàn cảnh về doanh nghiệp theo thời gian thực. Thêm vào đó, số liệu đầu ra luôn đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, qua đó phản ánh trung thực tình hình của công ty. Với người chủ doanh nghiệp, anh dễ dàng đề ra kế hoạch nhằm củng cố vững chãi các hoạt động sản xuất, kinh doanh và vận hành, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.
2. 5 nhóm phần mềm SAP phổ biến hiện nay
Bài viết dưới đây đề cập tới 5 nhóm giải pháp SAP thường được sử dụng trong các doanh nghiệp. Trong đó, phần mềm SAP ERP được tích hợp nhiều chức năng tích hợp nhất, giúp bao quát toàn bộ các nghiệp vụ trong doanh nghiệp, từ chuỗi cung ứng, quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản trị nhân lực (Human Capital Management), … đến một số chức năng quan trọng khác như quản trị tài chính kế toán, kho vận, thu mua ,…
2.1. Phần mềm SAP ERP
Phần mềm SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp, là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp đang muốn quản trị từ cơ bản tới toàn diện. Phần mềm bao gồm các chức năng đặc thù được tích hợp vào cùng 1 hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn trong hơn 30 phân hệ để bao quát toàn bộ nghiệp vụ của công ty. Ngoài ra, trong quá trình phát triển, SAP hoàn toàn có thể được mở rộng bằng cách thay thế, thêm vào, sửa đổi một số tính năng theo yêu cầu mà không làm hư hại đến các bộ phận đang hoạt động khác.
2.2. Phần mềm SAP chuyên về quản lý chi tiêu
Phần mềm SAP chuyên về quản lý chi tiêu hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nguồn tài chính doanh nghiệp thông qua các thao tác làm việc liên quan đến chi tiêu. Cụ thể hơn, SAP Strategic Sourcing Solutions and Software hỗ trợ trong việc gợi ý nhà cung ứng phù hợp, quản lý việc hợp tác của các nhà cung cấp, hỗ trợ khởi động các dự án, giúp doanh nghiệp đo lường định mức chi tiêu theo từng nhà cung cấp, so sánh giá giữa các nhà cung cấp với nhau và chọn ngân sách phù hợp với kế hoạch từ trên xuống.
2.3. Phần mềm SAP trong quản lý chuỗi cung ứng
Trong quản lý chuỗi cung ứng, phần mềm SAP là một lựa chọn đầy tiềm năng thay thế cho các hệ thống lỗi thời, rời rạc mà doanh nghiệp từng sử dụng trước đó. Một trong những phần mềm SAP thường được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng là SAP Integrated Business Planning. Đây là một hệ thống có khả năng tự động lập kế hoạch và quản lý toàn diện chuỗi cung ứng. Ngoài ra, SAP Ariba Supply Chain Collaboration for Buyers cũng là một lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp muốn kiểm soát các công đoạn từ việc mua hàng, tìm nguồn cung, … đến việc tạo hợp đồng, điều khoản thanh toán với từng nhà cung cấp.
2.4. Phần mềm SAP về trải nghiệm và quan hệ khách hàng (CRM)
SAP Commerce Cloud và SAP Upscale Commerce là 2 giải pháp tiềm năng chuyên về quản trị nghiệp vụ quan hệ khách hàng (CRM). SAP Commerce Cloud có khả năng đảm bảo hiệu suất hoạt động của những danh mục, sản phẩm phức tạp bằng cách đơn giản hóa quy trình mua bán, quản lý chuỗi cung ứng, … Còn SAP Upscale Commerce thường được dùng trong công việc liên quan đến trải nghiệm mua sắm trên điện thoại, bao gồm thiết lập trải nghiệm khách hàng, quản lý bán hàng trên sàn thương mại điện tử, …
2.5. Phần mềm SAP trong quản trị nhân lực (HCM)
Nhắc đến phần mềm SAP trong quản trị nhân lực thì không thể không đề cập đến SAP SuccessFactors với khả năng: xếp hạng năng lực làm việc cũng như lưu trữ thông tin quan trọng về kinh nghiệm của nhân viên. Thêm vào đó, SAP Qualtrics cũng hứa hẹn sẽ là một lựa chọn đầy tiềm năng bởi phần mềm hỗ trợ bộ phận nhân sự trực tiếp quản lý trải nghiệm của nhân viên thông qua các kết nối liên tục với họ.
Nhìn chung, khi nhắc đến phần mềm SAP, người dùng sẽ nghĩ ngay đến hệ thống SAP ERP bởi đây là giải pháp được biết đến và lựa chọn sử dụng phổ biến bởi người dùng Việt. Vì vậy, nội dung tiếp theo của bài viết sẽ cung cấp thông tin chi tiết về chức năng và lợi ích của hệ thống quản trị SAP ERP.
3. 10 chức năng quan trọng của hệ thống quản trị SAP ERP
Phần mềm SAP ERP được mệnh danh là giải pháp tinh gọn hệ thống quản trị toàn diện của doanh nghiệp. Với số lượng phân hệ lên tới 30 cùng khả năng tùy chỉnh linh hoạt, hệ thống SAP ERP hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu vận hành doanh nghiệp với đa dạng quy mô cũng như ngành nghề hoạt động.
3.1. Nghiệp vụ tài chính kế toán
Tài chính – kế toán là một trong những phân hệ cốt lõi doanh nghiệp cần ưu tiên sử dụng khi tiến hành triển khai SAP ERP. Phần mềm hoạt động dựa trên bút toán hạch toán được tự động kế thừa các phân hệ chức năng khác, hệ thống tài khoản đảm bảo đúng các tiêu chuẩn, thông tư mới nhất của Bộ Tài chính. Phân hệ này cho phép kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, trải dài từ kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán tổng hợp, quản lý ngân sách, …
3.2. Thiết lập và quản lý ngân sách
Phân hệ thiết lập ngân sách và kiểm soát của phần mềm SAP ERP hỗ trợ đưa ra các định nghĩa liên quan đến ngân sách cũng như phân bổ ngân sách theo một số quy tắc và theo dõi chuẩn xác mức chi tiêu của mỗi phòng ban, mỗi hoạt động sản xuất, kinh doanh theo phân bố. Đặc biệt hơn, hệ thống có khả năng cảnh báo hoặc gửi yêu cầu duyệt nếu phát sinh các giao dịch vượt quá phạm vi ngân sách cho phép, từ đó giúp người quản lý nắm quyền chủ động trong nguồn tiền nội bộ, nguồn tiền chi trả ra ngoài và đưa ra đề xuất điều chỉnh phù hợp.
3.3. Quản lý dự án
Việc sử dụng SAP ERP cho phép doanh nghiệp quản lý dự án theo đa dạng quy mô và đa dạng cấp độ (từ dễ – trung bình đến khó). Nhờ các tính năng, công cụ hỗ trợ công tác dự báo, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, phần mềm SAP ERP có khả năng hỗ trợ nhân viên kiểm soát tiến độ, chất lượng của dự án và đảm bảo phạm vi ngân sách theo mục tiêu kế hoạch đề ra. Không dùng lại ở đó, hệ thống còn có thể thống kê các thông tin về dự án, đồng thời lập báo cáo và phân tích số liệu với độ chính xác cao theo từng giai đoạn của dự án.
3.4. Lập kế hoạch mua hàng
Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và hàng hoá chính xác theo tiêu chí về mặt hàng cần mua, số lượng cần mua và thời gian đặt mua. Về quy trình làm việc, trước hết người dùng cần định nghĩa các tiêu chí đầu vào, tức là thiết lập các tham số cho mặt hàng.
Sau đó, hệ thống sẽ tiến hành lập kế hoạch và tạo danh sách để người dùng kiểm tra trước khi tạo lệnh đặt hàng với các nhà cung cấp, nhà sản xuất, tạo đề xuất mua hoặc lập lệnh chuyển kho trên phần mềm. Như vậy, các thao tác thủ công trong việc lập kế hoạch mua hàng đều được tối giản, giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên cũng như giảm thiểu tối đa sai sót, rủi ro.
3.5. Chức năng mua hàng
Doanh nghiệp được trao quyền quản lý toàn diện quy trình mua hàng khi sử dụng phần mềm SAP ERP, từ đó giảm thiểu các bước thừa thãi như nhập lại thông số hàng dựa trên Excel, Word… cũng như tiết kiệm thời gian làm việc. Chức năng mua hàng cho phép khởi tạo nhu cầu mua hàng, lập báo giá, so sánh, lựa chọn nhà cung cấp, tạo biên bản giao nhận hàng, …
3.6. Sản xuất và tính giá thành
Phần mềm SAP ERP hỗ trợ việc xây dựng cấu trúc sản phẩm, nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị và nguồn lực. Cùng với các yêu cầu của đơn hàng như thời gian giao, số lượng, phần mềm tiến hành đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp. Phân hệ này bao gồm 3 chức năng chính: Lập định mức nguyên vật liệu (BOM), tạo lệnh sản xuất và hỗ trợ tính giá thành sản phẩm.
3.7. Chức năng bán hàng
Hệ thống ERP SAP cung cấp đầy đủ chức năng phục vụ cho nghiệp vụ bán hàng, giảm thiểu các bước làm việc thủ công, đồng thời đẩy nhanh tốc độ hàng hóa được bán ra. SAP ERP hỗ trợ từ việc báo giá, tạo đơn đặt hàng, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh toán … cho đến bước cuối cùng là nhận thanh toán từ đối tác và kết thúc giao dịch. Thêm vào đó, việc sử dụng hệ thống sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu, hạn chế sai sót trên giấy tờ, trong khi vẫn đảm bảo sự đồng bộ với các công cụ quản lý tài chính.
3.8. Quản lý dịch vụ sau bán (Bảo hành, Bảo trì)
Không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp, sẵn sàng sửa sai, chính sách bảo hành, bảo trì sản phẩm cùng với dịch vụ chăm sóc khách hàng hợp lý còn giúp xoa dịu cũng như củng cố niềm tin của những vị khách “khó tính nhất”. Phân hệ quản lý dịch vụ sau bán cung cấp cho người dùng 4 chức năng chính: service call, thẻ thiết bị khách hàng, tạo hợp đồng dịch vụ và báo cáo phân tích.
3.9. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Đây là phân hệ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng và lan tỏa sản phẩm. SAP ERP cung cấp một số giải pháp hỗ trợ trong phân hệ này bao gồm quản lý thông tin về khách hàng qua hồ sơ tổng thể, quản lý dịch vụ khách hàng, báo cáo phân tích cũng như kiểm soát, đo lường chiến dịch tiếp thị, … Nhờ đó, nhân viên sẽ có khả năng nắm bắt tốt hơn nhu cầu, thị hiếu của khách hàng nhằm để giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ phù hợp, giải quyết đúng “vướng mắc” của họ.
3.10. Quản lý kho
Khi sử dụng phần mềm SAP ERP, doanh nghiệp còn nhận được các giải pháp hỗ trợ quản lý kho thêm hiệu quả và dễ dàng hơn. Chỉ cần nhập các thuộc tính hàng hóa như kích thước, trọng lượng, số lô, số serial .., phần mềm sẽ lập báo cáo nhằm hỗ trợ người quản lý sắp xếp kho, kiểm soát tình trạng sử dụng và đảm bảo thời gian bảo hành hiệu quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có phương án để quyết định xoay vòng, hoặc mua thêm hàng để giữ mức tồn kho luôn an toàn.
4. 7 lợi ích của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống quản lý SAP ERP
Có thể thấy, tiềm năng do hệ thống phần mềm SAP ERP đem lại là rất lớn bởi đây là giải pháp có khả năng cải tiến toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy cụ thể hơn, lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm SAP ERP là gì? Cùng tìm hiểu trong nội dung sau đây:
4.1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ
Việc ứng dụng phần mềm vào trong công việc của doanh nghiệp là bước tiến đầu tiên để doanh nghiệp đi lên quá trình số hóa và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ nội tại doanh nghiệp. Các công việc thủ công thực hiện bởi nhân sự, công nhân đều được thay thế tối đa bằng hệ thống công nghệ hiện đại, giúp đẩy nhanh năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
4.2. Xây dựng được hệ thống dữ liệu chuẩn
Đây là giải pháp quản trị hệ thống chỉ lưu thông tin trên 1 cơ sở dữ liệu duy nhất. Nói cách khác, dữ liệu của doanh nghiệp luôn đảm bảo tính nhất quán, chính xác, một bộ dữ liệu dùng chung cho nhiều phòng ban. Trong trường hợp có thay đổi hoặc cập nhật về thông tin, hệ thống sẽ ngay lập tức ghi nhận, từ đó giúp dữ liệu luôn phản ánh minh bạch tình trạng hiện tại của công ty.
4.3. Điều hành và ra quyết định chính xác theo thời gian thực
Phần mềm SAP ERP cho phép ban giám đốc và người quản lý kiểm soát cũng như phê duyệt công việc kịp thời tại bất cứ đâu. Cụ thể hơn, ứng dụng mobile /web cùng các báo cáo thông minh (BI) được cập nhật liên tục, giúp người chủ doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra quyết định kịp thời, chính xác mà không phải chờ đợi dữ liệu hoặc báo cáo được xử lý thủ công từ nhân viên.
4.4. Dễ dàng lên kế hoạch hoạt động cho kỳ sau
Dựa trên cơ sở dữ liệu được lưu trữ đồng bộ qua từng năm, từng quý, phần mềm có thể đưa ra dự báo nhằm tối ưu các kế hoạch sản xuất trong tương lai. Thêm vào đó, trí tuệ nhân tạo AI với khả năng học máy cao cấp có khả năng lường trước một số rủi ro trong hoạt động sắp tới của doanh nghiệp. Nhờ vậy, các bản dự báo mua hàng, bán hàng, dòng tiền đưa ra không chỉ bám sát theo đặc thù công việc của doanh nghiệp mà còn đảm bảo độ chính xác cao.
4.5. Tăng sự cam kết trong công việc
Với hệ thống công nghệ bảo mật thông tin hiện đại của Đức, phần mềm SAP luôn được chú trọng trong việc thiết kế công tác bảo mật và lưu trữ dữ liệu. Người sử dụng trực tiếp sẽ nhận được quyền truy cập theo phân công của doanh nghiệp và phải qua nhiều tầng bảo mật chặt chẽ để tiếp cận được với dữ liệu, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm khi xây dựng bộ dữ liệu và trong suốt quá trình hoạt động trên hệ thống.
4.6. Tối ưu hóa chi phí hoạt động
Trong thời gian đầu triển khai hệ thống phần mềm SAP, doanh nghiệp cần chi trả một khoản tương đối. Thế nhưng, đây là sự đầu tư xứng đáng bởi về lâu dài, khoản đầu tư này đem lại sự tiến bộ vượt bậc về quy trình, thái độ làm việc và hiệu suất công việc ngay sau khi triển khai thành công. Nói cách khác, SAP ERP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hoạt động nhờ giảm bớt công đoạn, các thao tác thừa và đẩy nhanh năng suất làm việc.
4.7. Cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Hệ thống SAP ERP là một lựa chọn lý tưởng để thực hiện thao tác kiểm tra, giám sát hoạt động cũng như kiểm soát tính đồng bộ trong chất lượng sản phẩm. Phần mềm có khả năng tự động ghi nhận lại thông tin phản hồi của khách hàng, tổng số hàng bị trả lại, tổng số hàng tồn kho và đưa ra các báo cáo phân tích, giúp doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm cũng như những điểm cần cải tiến, khắc phục.
Hi vọng qua bài viết, khách hàng đã hiểu được thêm về phần mềm SAP, biết được SAP ERP là một trong những phần mềm SAP được doanh nghiệp Việt ứng dụng rộng rãi và đem lại hiệu quả cả về chất lượng, năng suất và chi phí.
Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc muốn triển khai phần mềm SAP ERP cho doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ Beetech theo thông tin:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn