SAP là một khái niệm đã trở nên quen thuộc, tuy nhiên để hiểu đúng phần mềm SAP dùng để làm gì, từ đó tận dụng hợp lý trong quá trình vận hành thì không phải doanh nghiệp hay nhà quản lý nào cũng có thể làm được. Cùng tìm hiểu 8 chức năng thiết yếu của phần mềm SAP và nắm được tầm quan trọng của những chức năng này trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Quản trị toàn bộ hệ thống tài chính kế toán
Một trong những điểm ưu việt nhất của phần mềm SAP so với các phần mềm ERP khác chính là hệ thống module giúp quản trị toàn bộ hệ thống tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Phần mềm SAP cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các dòng tiền, chi phí và cơ hội trong quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo ra một hệ thống tài chính minh bạch và xuyên suốt. Phân hệ kế toán tài chính của phần mềm SAP bao gồm 6 chức năng chính
- Kế toán kho.
- Kế toán bán hàng.
- Kế toán mua hàng.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tài sản cố định.
- Kế toán tổng hợp.
Cùng với hệ thống báo cáo, bảng biểu và chức năng được xây dựng khoa học – đi kèm khả năng tinh chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, phần mềm SAP có khả năng kiểm soát:
- Sổ cái tổng hợp
- Hệ thống tài khoản
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Với các tác vụ trên, ứng dụng SAP vào hệ thống quản lý sẽ đảm bảo tối ưu quá trình kế toán – kiểm toán của doanh nghiệp – vốn được coi là tác vụ gây đau đầu nhất với các nhà quản lý.
2. Quản lý sản xuất thông minh – tính giá thành chuẩn xác
Thị trường nhiều biến động kèm theo sự thay đổi nhanh chóng về giá cả, nhu cầu người dùng, hiện tại, tạo ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp muốn phát triển phải đáp ứng được sự kỳ vọng của thị trường và phải đảm bảo các công tác:
- Tìm nguồn cung ứng và quản lý kho hàng
- Quản lý nguồn lực sản xuất hợp lý để hoàn thành đơn hàng đúng hẹn
- Theo dõi và kiểm soát các hoạt động tại khu vực sản xuất
- Quản lý tài chính trong sản xuất
Bên cạnh việc SAP ERP có những module về sản xuất, có thể tinh chỉnh tùy theo ngành nghề và dễ dàng tích hợp với add on sản xuất chuyên ngành, còn có phần mềm SAP MES (SAP Manufacturing Execution System) chuyên về hệ thống sản xuất. Phần mềm này giúp thực hiện nhiệm vụ hệ thống hóa thông tin về bộ máy sản xuất cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý hiểu được tình trạng sản xuất và giải quyết bài toán quản lý sản xuất thông minh hơn.
Phần mềm SAP giúp tạo ra một hệ thống đáp ứng sự thay đổi nhanh chóng của nhu cầu thị trường, tăng khả năng cạnh tranh do tạo được mạng lưới sản xuất quy mô lớn và theo hệ thống, đáp ứng đủ nguồn nhân công và nguyên liệu cần thiết để hoàn thành đơn hàng đúng hẹn. Đây chính là tiền đề để doanh nghiệp phát triển và nhanh chóng chiếm thế thượng phong trên thị trường – điều cốt yếu và có tác động lớn tới tương lai của bất cứ doanh nghiệp nào.
3. Quản lý mua hàng hiệu quả
Khi nhắc đến câu hỏi phần mềm SAP dùng để làm gì? Không thể bỏ qua tác vụ quản lý mua hàng hiệu quả của SAP. Nếu ví dòng tiền như huyết mạch thì nguồn hàng chính là hạt giống giúp doanh nghiệp sản xuất, là bước đầu của nguồn lợi nhuận mà các doanh nghiệp đang hướng tới. Việc điều tiết “hạt giống quý” – loại bỏ “hạt hỏng”, tính toán lượng tồn kho, giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng của mình hiệu quả.
Trong việc thực hiện quá trình mua hàng, SAP hỗ trợ doanh nghiệp chọn nhà cung ứng, quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng tồn kho, quy trình vận chuyển và khâu thanh toán. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ mọi quy trình trong công tác mua hàng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác trong chuỗi cung ứng.
4. Quản lý bán hàng toàn diện
Với khả năng kết nối linh động, đồng bộ hóa dữ liệu liên tục, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý bán hàng. Các sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được theo dõi chặt chẽ xem hàng hóa đang được giao hay chưa, chuyển đến tay khách hàng nào, cho phép công ty phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo được trình bày khoa học.
Ngoài ra, SAP còn cung cấp hệ thống quản lý phản hồi, đơn hàng và phân tích các chỉ số hài lòng của khách, giúp tăng năng lực bán hàng của toàn hệ thống, hướng tới một hệ thống bán hàng toàn diện về cả chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Giải pháp cho quản lý bán hàng toàn diện với các chức năng cơ bản sau:
- Quotation (Bảng giá)
- Order (Đơn hàng)
- Gross Profit Calculation (Tính toán lợi nhuận gộp)
- Pricing Control (Quản lý giá thành)
- Analysis Report (Phân tích báo cáo)
5. Quản lý hệ thống kho và hàng hóa trong kho dễ dàng
Kho hàng là một mối nối quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng chảy sản xuất, đảm bảo vị thế của doanh nghiệp đối với đối tác, tăng sự uy tín và thương hiệu với khách hàng. Với phần mềm SAP, hệ thống quản lý và điều phối kho sẽ trở nên linh hoạt và hoàn thiện, qua việc áp dụng các tính năng quản lý như:
- Quản lý danh mục kho
- Nhập kho vật tư hàng hóa (theo dõi bằng số seri, số lô).
- Chi phí mua hàng được phân bổ tự động theo các tiêu chí doanh nghiệp đặt ra (Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa, bốc xếp, nhập khẩu,…)
- Theo dõi nhập/ xuất/ tồn kho theo từng thời điểm, từng kho, theo từng mặt hàng và từng số seri.
- Báo cáo mặt hàng tồn dưới hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu.
- Báo cáo kiểm kê kho.
- Theo dõi và cập nhật định mức từng kho theo thời gian thực.
Quản lý hệ thống kho và hàng hóa trong kho dễ dàng hơn đồng nghĩa với doanh nghiệp luôn được đảm bảo dây chuyền sản xuất vận hành trơn tru, đảm bảo trọng số về nguồn lực sản xuất để hoàn thành các mục tiêu mà kế hoạch sản xuất đã đề ra. Việc quản lý kho thông minh giúp tăng uy tín của doanh nghiệp với trước các đối tác thông qua việc hoàn thành bàn giao hàng hóa đúng hẹn, đúng số lượng và chất lượng.
6. Quản lý và cải thiện quan hệ khách hàng
Phần mềm SAP cho phép quản lý quan hệ khách hàng, thu thập và xử lý các phản hồi từ khách hàng, các hợp đồng và mọi hoạt động tương tác với khách hàng cũng sẽ được SAP thiết lập nhờ khả năng tổng hợp và phân tích phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp.
Với hệ thống cơ sở thông tin được sắp xếp khoa học, doanh nghiệp dễ dàng phân tích hành vi, hiểu nhu cầu của khách hàng cũng như đưa ra các phản hồi kịp thời đối với các yêu cầu của khách, từ đó tìm ra phương thức giao tiếp phù hợp. Điều này đảm bảo duy trì tốt đẹp mối quan hệ giữa doanh nghiệp – khách hàng hiệu quả.
7. Quản lý bảo hành – bảo trì sản phẩm dịch vụ sau bán
Với khả năng ưu việt trong quản lý các Service Call, những phản hồi của khách hàng về chất lượng, số lượng sản phẩm một cách thông minh, khoa học, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được vấn đề và đưa ra phương án khắc phục, bảo trì sau khi bán cho khách. Đây là tiền đề giúp xây dựng các phương án giải quyết các vấn đề tương tự trong tương lai, từ đó xây dựng hình ảnh một thương hiệu chất lượng, tận tâm.
8. Quản lý dự án theo quy mô và cấp độ
Tất cả các chức năng trên đều hướng tới một mục tiêu duy nhất, và cũng là yếu tố quan trọng nhất khi áp dụng các phần mềm trong công cuộc quản lý đó là quản lý dự án hiệu quả – nền móng của bất cứ doanh nghiệp thành công nào. Với các module có tính tùy chỉnh cao, phần mềm SAP phù hợp với mọi dự các dự án bất kể quy mô, cấp độ nào từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tới các doanh nghiệp lớn về sản xuất như LG Vina, SK telecom,…
Trên đây là tổng hợp 8 chức năng cơ bản giúp giải đáp được thắc mắc phần mềm SAP dùng để làm gì. Nhờ những đặc tính ưu việt trên, phần mềm SAP hiện nay, được doanh nghiệp Việt lựa chọn, ứng dụng rộng rãi và đem lại hiệu quả cả về chất lượng, năng suất và chi phí. Để áp dụng phần mềm thành công, tiết kiệm thời gian, tối đa hóa lợi ích từ phần mềm SAP, doanh nghiệp cần tìm được những đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, tận tâm, và có chuyên môn cao.
Beetech – với cái tâm và cái tầm của người tiên phong, không những cam kết về thời gian, còn đảm bảo hỗ trợ về lâu dài cho doanh nghiệp sau khi hợp tác – Beetech hiện là đơn vị hàng đầu trong cung cấp phần mềm SAP hiện nay.
Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc muốn triển khai phần mềm SAP cho doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ Beetech theo thông tin dưới đây:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn