Doanh nghiệp nào cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giám sát và quản lý chặt chẽ tài sản đang sở hữu. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy phần mềm quản lý tài sản có những chức năng và mang lại lợi ích gì, có đạt hiệu quả cao không? Hãy cùng nhau tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý tài sản ERP
Hệ thống quản lý ERP có rất nhiều phân hệ khác nhau như kế toán tài chính, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho,… Trong đó phần mềm quản lý tài sản là một phân hệ có sẵn hoặc được tích hợp trong hệ thống ERP, có một số chức năng như tăng nguyên giá tài sản cố định (TSCĐ), trích khấu hao TSCĐ, điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ, thanh lý TSCĐ,…
Hiện nay, nhiều quốc gia đã ứng dụng phần mềm quản lý tài sản ERP để phục vụ quá trình kinh doanh sản xuất. Tại Việt Nam, hệ thống quản lý tài sản ERP dần trở nên quen thuộc với doanh nghiệp cùng với kế toán viên. Hệ thống hỗ trợ việc quản lý giá trị tài sản từ việc mua bán, trích khấu hao cho tới việc thanh lý tài sản. Công tác quản lý tài sản trở nên đơn giản mà chính xác.
2. 5 chức năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản ERP
Tại sao phần mềm quản lý tài sản ERP là lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp ngày nay? Phần mềm quản lý tài sản chính là giải pháp hữu hiệu cho việc theo dõi, quản lý danh sách hiện trạng sử dụng của các tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao và các loại tài sản khác mà đơn vị đang sở hữu. Dưới đây là 5 chức năng nổi bật của hệ thống quản lý tài sản ERP.
2.1. Danh mục tài sản cố định
Phần mềm quản lý tài sản ERP có chức năng liệt kê toàn bộ tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp vào một danh mục. Dựa vào danh mục đó, phần mềm sẽ kiểm soát chặt chẽ và lưu lại toàn bộ lịch sử sau khi sử dụng các tài sản cố định.
Các nghiệp vụ mà danh mục tài sản cố định có thể thực thi bao gồm:
- Hiển thị danh sách tài sản cố định.
- Hiển thị thông tin cơ bản của tài sản cố định.
- Xem, sửa, xóa thông tin tài sản cố định.
- Lọc thông tin danh sách tài sản cố định.
- Xuất dữ liệu danh sách tài sản cố định.
2.2. Tăng nguyên giá tài sản cố định
Phần mềm quản lý tài sản ERP là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nguyên giá của các tài sản cố định trong doanh nghiệp được gia tăng mà không cần thông qua tài khoản trung gian.
Một số tính năng giúp tăng nguyên giá tài sản cố định:
- Theo dõi tài sản cố định theo loại, bộ phận sử dụng, nguồn hình thành và tài sản cố định thanh toán qua nhiều năm.
- Đáp ứng nghiệp vụ tăng tài sản bằng hình thức tự mua sắm hoặc nhận tài sản bằng hiện vật.
- Hỗ trợ việc ghi nhận, tổng hợp các chi phí xây dựng, hình thành tài sản.
2.3. Trích khấu hao tài sản cố định
Trải qua quá trình sử dụng, tài sản sẽ bị hao mòn theo thời gian. Phần mềm quản lý tài sản ERP hỗ trợ nhiều phương pháp trích khấu hao phù hợp với nhiều dạng tài sản, doanh nghiệp và luật kế toán, ví dụ: khấu hao giảm dần, khấu hao đường thẳng …
Nhờ đó khấu hao sẽ được chạy tự động, chi phí sẽ được tự động phân bổ cho các phòng ban hoặc các đối tượng dựa theo tỷ lệ/ tiêu thức mà doanh nghiệp khai báo.
2.4. Điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định
Trong trường hợp tài sản cố định bị đánh giá lại và cần phải điều chỉnh tăng thêm hoặc giảm bớt nguyên giá, phần mềm quản lý tài sản ERP có khả năng thực hiện được điều này thông qua chức năng điều chỉnh nguyên giá của tài sản cố định. Việc điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và phân bổ một cách có hệ thống hiệu quả và đúng giá trị của tài sản.
2.5. Thanh lý tài sản cố định
Phần mềm quản lý tài sản ERP có khả năng chủ động theo dõi và cập nhật liên tục tình hình sử dụng các tài sản cố định. Từ đó các nhà quản lý sẽ dễ dàng thấy được sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của TSCĐ do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, do sự bào mòn của tự nhiên, do sự phát triển của tiến bộ kỹ thuật… trong quá trình hoạt động của TSCĐ.
Tùy thuộc vào kế hoạch, nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp, khi tài sản cố định không sử dụng đến sẽ được thanh lý. Hệ thống sẽ hỗ trợ tính toán các giá trị còn lại của tài sản để doanh nghiệp tiến hành thực hiện việc thanh lý tài sản cố định.
3. 6 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản ERP
Tài sản là yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh. Do đó doanh nghiệp nào cũng đều chú trọng tìm cách bảo vệ và duy trì tài sản của mình. Sử dụng phần mềm quản lý tài sản ERP trở thành lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp, bởi phần mềm đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhất định.
Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật và dễ dàng nhìn thấy nhất khi sử dụng phần mềm quản lý ERP:
- 1 – Quản lý tài sản dễ dàng: Thuận lợi trong việc kiểm soát tài sản trong doanh nghiệp khi tài sản vật chất được di chuyển trong tổ chức hoặc chuyển giao giữa các phòng ban. Phần mềm quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý tốt về danh mục tài sản vật chất, hỗ trợ trong việc quản lý tài nguyên tốt hơn.
- 2 – Lưu trữ thông tin về tài sản một cách khoa học: Tất cả dữ liệu về tài sản của doanh nghiệp đều được lưu trữ và quản lý chặt chẽ trên một hệ thống duy nhất. Tất cả thông tin về giá trị tài sản, quá trình điều chuyển, khấu hao, phân bổ chi phí … đều được ghi nhận vào trong hệ thống tài khoản kế toán.
- 3 – Chạy khấu hao tự động: Tài sản luôn được khấu hao tự động từng kỳ kế toán theo các phương pháp được thiết lập sẵn, Chi phí được ghi nhận cho các đối tượng, phòng ban sử dụng tài sản, đảm bảo tài sản luôn phản ánh đúng giá trị còn lại.
- 4 – Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi: Phần mềm có thể sử dụng trên mọi thiết bị có kết nối internet (máy tính, điện thoại, ipad,…), giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi thay vì lệ thuộc vào một máy tính chủ duy nhất, giúp nhà quản lý doanh nghiệp kịp thời phát hiện nảy sinh (như thất thoát tài sản, hỏng hóc tài sản,…).
- 5 – Đảm bảo tính bảo mật của hệ thống: Chức năng phân quyền chặt chẽ, giúp nhà quản lý cho phép hạn chế quyền truy cập và thao tác đối với dữ liệu, giúp doanh nghiệp vẫn làm việc đồng bộ tập trung mà vẫn đảm bảo việc bảo mật thông tin quan trọng.
- 6 – Đưa ra các báo cáo, thống kê chính xác: Tự động tổng hợp báo cáo, thống kê tài sản trên phạm vi từ nhóm, phòng, ban, ngành đến toàn tổng doanh nghiệp/ cơ quan từ dữ liệu của đơn vị cấp dưới gửi trở lên đơn giản, chính xác với hiệu quả cao.
4. SAP Business One – Phần mềm quản lý tài sản được doanh nghiệp tin dùng
Được biết đến là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, SAP Business One và phân hệ quản lý tài sản trở thành công cụ cung cấp các giải pháp doanh nghiệp hiệu quả, được thiết kế bởi một trong những công ty phần mềm lớn nhất thế giới – SAP. Phân hệ quản lý tài sản của SAP Business One phù hợp với doanh nghiệp quy mô từ lớn đến nhỏ, bất kể làm việc ở lĩnh vực xây dựng, tài chính, giao thông vận tải, du lịch…
Ngoài ra, phân hệ quản lý tài sản trong hệ thống có các phương pháp tính khấu hao tài sản cũng như các phương pháp quản lý tài sản phù hợp với tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Hệ thống quản lý tài sản của SAP Business One sẽ cho phép các nhà lãnh đạo cấp cao:
- Theo dõi hiệu suất tổng thể của tài sản tốt nhất
- Đảm bảo rằng các tài sản này đang được sử dụng hiệu quả.
- Đánh giá hiệu suất và giúp loại bỏ những chi phí bổ sung không cần thiết có thể phát sinh khi tài sản không được quản lý tốt.
Dựa vào những lợi ích kể trên, phần mềm quản lý tài sản SAP Business One chính là lựa chọn ưu tiên hàng đầu và tốt nhất đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài sản của mình, chằng hạn như doanh nghiệp quản lý tài sản chưa hiệu quả, các tác vụ chồng chéo, gây thất thoát ngân sách,…
Tóm lại, phần mềm quản lý tài sản ERP là giải pháp tối ưu và toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý tài sản cho doanh nghiệp. Với hàng loạt các đặc trưng nổi bật cũng như 6 lợi ích điển hình được nêu trong bài viết này, hy vọng doanh nghiệp đã đưa ra lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý tài sản, cụ thể là phần mềm SAP Business One để phù hợp với nhu cầu hiện tại.
Để được tư vấn thêm về việc ứng dụng phân hệ quản lý tài sản trong hệ thống SAP Business One, hãy liên hệ ngay với Beetech – đơn vị triển khai SAP Business One với đội ngũ chất lượng và tính cam kết cao theo thông tin dưới đây:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn