Công việc quản lý hàng tồn kho sẽ là yếu tố đánh giá doanh nghiệp có chủ động sử dụng hiệu quả nguồn vốn, phân bổ nhân lực hợp lý và lên kế hoạch sản xuất chu đáo hay không. Ngày nay, với các phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc vượt trội hơn hẳn so với những phương pháp quản lý thông thường.
Mục Lục
1. Tổng quan phần mềm quản lý kho ERP
ERP – viết tắt của “Enterprise Resources Planning”, là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống quản lý ERP được kết nối với nhiều chức năng của các phòng ban, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, hàng hóa,… Trong đó phần mềm quản lý kho ERP là một trong những phân hệ được tích hợp của hệ thống.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho ERP, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện việc kiểm soát đối với hàng hóa tồn kho. Từ lúc xây dựng nên bộ mã của vật tư, hàng hóa cho đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa đó và hệ thống kho hay các chính sách tồn kho. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho ERP còn có thể tiến hành những nghiệp vụ như:
- Cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa một cách thống nhất.
- Phân nhóm vật tư, hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
- Lưu trữ một lượng lớn thông tin vật tư, hàng hóa.
- Hệ thống đơn vị có tính quy đổi linh động.
- Kiểm soát tốt hàng tồn kho.
- Giao dịch kho tức thời, chính xác về mặt giá trị.
Với những nghiệp vụ trên, phần mềm quản lý kho ERP mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau. Lợi ích đầu tiên có thể thấy rõ nhất đó chính là tăng năng suất lao động. Nhờ việc kiểm soát tốt hơn lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp tập trung tối ưu hóa nguồn lực như: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc,… theo đủ số lượng. Điều này đảm bảo cho doanh nghiệp có khả năng tạo ra lợi nhuận ngày càng cao.
Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp doanh nghiệp chia sẻ kịp thời các thông tin về vật tư, hàng hóa cho mọi đối tượng sử dụng khác nhau như khách hàng, đối tác, cổ đông,… Hệ thống quản lý kho ERP với quy trình xử lý chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như tiết kiệm thời gian làm việc. Đây là lợi ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn đạt được.
2. Hệ thống quản lý kho WMS
Thuật ngữ tiếp theo sẽ là WMS – Warehouse Management System, một hệ thống quản lý kho hàng đặc thù với tính năng theo dõi và quản lý mức tồn kho. WMS giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển hoạt động đặt hàng, bán hàng chi tiết đặc thù, hay chuyên biệt về quản lý tồn kho của doanh nghiệp.
Quản lý kho là công việc nhất định không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế, hệ thống quản lý WMS cũng đóng một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Cụ thể WMS chính là:
- Một không gian kho tối ưu cho phép phân bổ hàng hóa trong kho theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý.
- Nơi theo dõi hàng tồn kho cực kỳ chính xác thông qua các giải pháp công nghệ tiên tiến.
- Quản lý đặt hàng bằng cách tự động xuất ra vận đơn và gửi cho bên vận chuyển.
- Công cụ giúp nhân sự tự động thực hiện công việc nhập hàng, lưu kho, đề ra phương án bốc dỡ và bốc xếp hiệu quả.
Nhờ vào công nghệ tự động hóa, hệ thống quản lý kho WMS trở thành một môi trường quản lý thông minh và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Khả năng kiểm soát tốt hàng tồn kho, thực hiện tất cả các vai trò của một nhân viên kho từ khâu nhập xuất, kiểm kê cho đến xuất kho và in hóa đơn. Tất cả đã góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn chi phí và quản lý tốt nhân sự cũng như các công việc trong kho.
3. Khả năng tích hợp của phần mềm quản lý kho ERP và WMS
Phần mềm ERP và hệ thống quản lý WMS đều là sự lựa chọn hàng đầu khi doanh nghiệp cần hỗ trợ việc quản lý kho hàng. Điều gì sẽ xảy ra nếu đồng bộ hai công cụ trên? Việc tích hợp WMS và ERP sẽ trở thành một công cụ tối ưu các hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng hiện đại và khoa học.
Sự kết hợp hoàn hảo giữa việc quản lý của ERP và tự động hóa của WMS đem đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý kho chuyên sâu hơn. Hệ thống sẽ bao gồm việc lập kế hoạch và sử dụng lao động nâng cao, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng đáp ứng cũng như giảm chi phí vận chuyển và quan trọng nhất là nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Vậy tại sao việc tích hợp phần mềm quản lý kho ERP và WMS là thiết yếu?
1 – Phần mềm quản lý kho ERP có một số tính năng thực hiện việc theo dõi tồn kho và tình trạng đơn hàng thông qua vị trí hoặc serial. Đối với các kho có số lượng lớn hàng hóa kèm theo các hoạt động cung ứng phức tạp thì ERP không thể kiểm soát tốt hoàn toàn. Vì thế việc kết hợp hệ thống WMS với ERP trở thành nhu cầu cấp bách, bởi:
Phần mềm WMS có tích hợp mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID, phù hợp cho việc cung cấp dữ liệu theo thời gian thực trên kho. Từ đây, người dùng hệ thống có thể ghi lại từng sự thay đổi về vị trí sản phẩm từ khi vào kho. Cụ thể, người dùng sẽ theo dõi tất cả sự điều chuyển hàng hóa trong kho cũng như trong quá trình vận chuyển hàng từ vị trí này sang vị trí khác.
Với chức năng đưa ra những phương pháp sắp xếp hàng hóa hay bốc dỡ và bốc xếp hàng hóa hiệu quả, người dùng hệ thống có thể tối ưu việc lấy hàng, đóng gói, sắp xếp được nhiều hàng hóa nhất theo từng nhóm như thùng, kệ, khu vực hoặc kho,…Việc phân loại vật tư, hàng hóa như vậy sẽ giúp cho nhân viên kho dễ dàng thực hiện các công việc nhập xuất hay kiểm kê một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2 – Đối với phần mềm ERP thì chưa có phân hệ quản lý nhân sự. Thay vào đó, hệ thống WMS có khả năng sắp xếp công việc cho nhân sự trong bộ phận kho. Nguồn lực lao động chiếm phần lớn chi phí khi thực hiện hóa thành phẩm thành đơn hàng. Để tiết kiệm khoản chi phí đó thì việc tích hợp phần mềm ERP với WMS sẽ là giải pháp hữu hiệu, giúp:
Quản lý nhân sự một cách sát sao, dễ dàng, đặc biệt với các công ty hay tập đoàn có quy mô lớn. Hệ thống quản lý kho WMS sẽ theo dõi tất cả các công việc của nhân viên thông qua quá trình kiểm soát chủ thể thực hiện và thời gian hoàn tất công việc.
Ngoài việc tạo lịch trình và phân công nhiệm vụ hàng ngày, WMS còn có thể dự báo lao động và KPI. Người quản lý kho dựa vào đó để điều chỉnh số lượng nhân viên, xác định người thực hiện công việc và đưa ra hướng cải tiến phù hợp cho quy trình làm việc hiệu quả.
Quản lý kho là một trong những phân hệ của phần mềm ERP. Mỗi khi WMS phát sinh giao dịch nhập hoặc xuất thì ERP sẽ phát sinh bút toán ghi sổ kế toán tương ứng với giao dịch nhập hoặc xuất của WMS.
Mỗi phần mềm quản lý kho đều mang những đặc trưng riêng biệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ tối ưu hơn trong việc quản lý kho khi tích hợp phần mềm ERP với hệ thống WMS. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về từng phần mềm quản lý kho, cũng như lý do nên tích hợp hai phần mềm để doanh nghiệp cân nhắc sử dụng..
Để được tư vấn thêm về việc chọn phần mềm quản lý kho ERP phù hợp trong việc quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Beetech – một đơn vị triển khai ERP với đội ngũ chất lượng và tính cam kết cao theo thông tin dưới đây:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn