Nhờ những lợi ích tuyệt vời đem lại cho hệ thống kế toán và quản lý tài chính, ngày càng nhiều doanh nghiệp tin dùng vào việc sử dụng phần mềm kế toán SAP. Hãy cùng điểm qua bài viết dưới đây để tìm hiểu 8 điều mọi doanh nghiệp cần biết về việc ứng dụng phần mềm kế toán SAP vào hoạt động doanh nghiệp.
Mục Lục
1. Phần mềm kế toán SAP là gì?
Phần mềm kế toán SAP, hay còn có tên gọi khác: SAP Accounting là giải pháp chuyên hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công việc liên quan tới tài chính kế toán. Đây là một sản phẩm tâm huyết đến từ công ty SAP của Đức, là doanh nghiệp nằm trong top đầu thế giới về lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp, cùng với 2 “ông lớn” là Oracle, Microsoft.
So với phần mềm kế toán truyền thống, phần mềm kế toán SAP giúp bộ phận kế toán tối ưu quy trình hoạt động, giảm thao tác nhập liệu thủ công, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, từ đó hạn chế tối đa sai sót và thiếu minh bạch.
2. Phần mềm kế toán SAP hoạt động như thế nào?
Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp mà mỗi giải pháp kế toán SAP có cách thức hoạt động và tính năng khác nhau. Nhìn chung, phần mềm hoạt động bằng cách ghi nhận, hạch toán toàn bộ các chứng từ giao dịch của doanh nghiệp vào số kế toán, đưa ra bản báo cáo số liệu vào cuối tháng hoặc quý và phân tích số liệu tài chính để làm cơ sở hoạt động.
Dựa trên nguyên tắc kế toán theo quy chuẩn, phần mềm kế toán SAP có khả năng:
- Phân tích và kiểm soát thanh toán.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả, phản ánh chính xác hoạt động của doanh nghiệp.
- Giúp bộ phận kế toán sẽ giảm bớt gánh nặng và dễ dàng cân đối khả năng tài chính nhờ hệ thống tài khoản được đồng bộ giữa sổ cái chung và sổ cái phụ.
3. 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán SAP
3.1. Sử dụng bút toán hạch toán
Trong phần mềm kế toán SAP, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đều được tự động ghi nhận theo quy tắc được định nghĩa trước thông qua việc sử dụng bút toán hạch toán. Nhờ vậy, mọi dữ liệu cần thiết đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống, giảm thời gian nhập lại bút toán từ công đoạn khác, làm cơ sở để đưa ra báo cáo phân tích cuối cùng một cách chính xác nhất.
3.2. Quy trình hóa nghiệp vụ kế toán
Với tính năng tự động hóa, tích hợp và quản lý toàn bộ quy trình tài chính trong công ty, phần mềm kế toán SAP hoàn toàn có thể:
- Loại bỏ các dữ liệu nhập trùng lặp hoặc lỗi.
- Giúp quy trình hóa nghiệp vụ kế toán và phản ánh trung thực tình hình tài chính nội bộ.
Nói cách khác, số liệu do SAP cung cấp sẽ có độ tin cậy cao hơn với nhà đầu tư, cổ đông hoặc đối tác của doanh nghiệp.
3.3. Hệ thống tài khoản thông minh
Hệ thống tài khoản được SAP hỗ trợ xây dựng theo cấu trúc phân cấp nhiều tầng (Level), nhiều ngăn (Drawer) như nhóm tài khoản tài sản, nợ, doanh thu, giá vốn … Hệ thống cây tài khoản thông minh và khoa học đáp ứng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, phần mềm sẽ tự động inactive các tài khoản đã phát sinh giao dịch và không còn số dư để tinh gọn dữ liệu trong máy chủ, tránh nhầm lẫn khi thanh toán.
3.4. Thực hiện thu chi nhanh chóng
Phần mềm kế toán SAP hỗ trợ thực hiện các giao dịch thu chi dưới nhiều hình thức khác nhau như hình thức tiền mặt, tiền chuyển khoản, thẻ tín dụng, các chứng từ thu, chi từ ngân hàng có thể trực tiếp được hạch toán vào hệ thống SAP thông qua tích hợp với e-Banking, …
Ngoài ra, công cụ cấn trừ công nợ của phần mềm kế toán SAP giúp rút ngắn thời gian doanh nghiệp cần để cấn trừ việc thu chi của đối tác, khách hàng và nhà cung cấp.
3.5. Thao tác mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm kế toán SAP được tích hợp trên điện thoại, máy tính bảng. Như vậy, quản lý và lãnh đạo điều hành có thể nắm bắt tình hình hoạt động, bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp và đưa ra quyết định nhanh chóng ở mọi lúc, mọi nơi.
4. 6 chức năng chính của phần mềm kế toán SAP
4.1. Sổ cái tổng hợp
Số cái trong hệ thống SAP là nơi ghi nhận lại toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Các giao dịch từ bộ phận phòng ban như nhập kho mua hàng, xuất kho bán hàng, công nợ, hóa đơn, thu chi … đều tự động hạch toán ghi nhận vào trong sổ kế toán theo hệ thống tài khoản đã được thiết lập sẵn.
Thêm vào đó, sổ cái được lưu trữ một cách có hệ thống và khoa học theo Nợ/ Có tách bạch, giúp xây dựng bộ dữ liệu có cơ sở để thực hiện đánh giá theo thời gian thực về nghiệp vụ kế toán chi phí.
4.2. Quản lý công nợ phải thu và phải trả
Quản lý công nợ là một phần quan trọng của mọi doanh nghiệp, quản lý tốt công nợ sẽ chủ động được dòng tiền trong doanh nghiệp. Hệ thống SAP ghi nhận mọi giao dịch vào tài khoản nợ phải thu, phải trả, tạm ứng theo đối tượng, đối tác, từ đó hệ thống hỗ trợ cho kế toán viên các công cụ tính toán tuổi nợ, cảnh báo nợ quá hạn, thư nhắc nợ, … Doanh nghiệp sẽ chủ động cân đối được các khoản ngân sách và công nợ.
4.3. Kế toán ngân hàng
Vai trò của phân hệ kế toán ngân hàng luôn chiếm phần quan trọng trong phần mềm, đặc biệt trong việc kiểm soát dòng tiền ra – vào của công ty. SAP hỗ trợ khách hàng xử lý các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ làm việc với ngân hàng, từ công đoạn nộp tiền ra ngân hàng để phục vụ hoạt động của công ty, đến bước thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá.
Ngoài ra, phần mềm còn sắp xếp và lưu trữ giấy tờ, chứng từ liên quan thành những tập tin riêng biệt. Nhờ đó, nhân viên sẽ dễ dàng tra soát và tìm kiếm các tờ séc, uỷ nhiệm chi quan trọng khi họ cần.
4.4. Kế toán tài sản cố định
Được thiết kế để quản lý tài sản cố định trong nội bộ doanh nghiệp, phần mềm kế toán SAP giúp nhân viên dễ dàng thêm các loại tài sản, chi phí, công cụ dụng cụ, khấu hao tự động được tính toán hạch toán với vài thao tác.
Đồng thời hệ thống hỗ trợ thống kê thông tin chi tiết và báo cáo dữ liệu về số lượng, tình trạng, mức khấu hao… lên cấp trên. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể quản lý và giám sát tài sản cố định một cách chính xác và thường xuyên hơn.
4.5. Quản lý ngân sách
Chức năng quản lý ngân sách của phần mềm kế toán SAP sẽ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên trong các nghiệp vụ liên quan tới quản lý ngân sách. Cụ thể, phần mềm thiết lập ngân sách dựa trên quy tắc ngân sách của từng thời điểm để:
- Phân bổ ngân sách, theo dõi ngân sách dựa trên sổ cái chung.
- Các trường hợp hạch toán vượt ngân sách hệ thống hỗ trợ việc cảnh báo, phê duyệt
Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất, kinh doanh đúng với ngân sách đề ra.
4.6. Kế toán quản trị
Chức năng này đảm nhiệm các nhiệm vụ về quản trị, bao gồm:
- Hỗ trợ giám đốc điều hành, quản lý lập các hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu,… cho các bộ phận, nhân viên cấp dưới theo các chiến lược quản lý khác nhau.
- Đối chiếu số liệu thực tế của từng bộ phận, từng quy trình sản xuất, từng dự án cụ thể so với kế hoạch và chiến lược đã đề ra. Từ đó, kịp thời ra các quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.
- Phân bổ doanh thu và chi phí cho các phòng ban theo nguyên tắc được thiết lập.
5. 4 loại phần mềm kế toán SAP được sử dụng nhiều nhất
5.1. SAP Business One
SAP Business One được mệnh danh là giải pháp tinh gọn hệ thống kế toán, quản lý tài chính, kế toán tích hợp toàn diện trong một phần mềm, giúp chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ và đưa ra các báo cáo, quy trình vận hành theo đúng chuẩn kế toán Việt Nam.
Đây là phần mềm thường được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam như Lotte Việt Nam, Honda Việt Nam Power Products, LG Vina Cosmetic, Reed Tradex…tin dùng.
Phần mềm kế toán SAP có phân hệ cốt lõi là phân hệ kế toán tài chính, đảm nhiệm những chức năng sau đây:
- Kế toán phải trả
- Kế toán phải thu
- Kế toán kho
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán quản trị
- Quản lý ngân sách
- Báo cáo theo chuẩn VAS
- Báo cáo quản trị
Nhìn chung, SAP Business One là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong nghiệp vụ tài chính kế toán. Số liệu luôn được xử lý và ghi nhận trung thực bởi phần mềm SAP Business One, giúp phản ánh đúng tình trạng doanh nghiệp và kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra. Nhờ đó, doanh nghiệp tăng được sự uy tín của trước nhà đầu tư và các đối tác kinh doanh.
5.2. SAP S/4HANA
Về cơ bản, SAP S/4HANA là phần mềm kết hợp giữa ERP truyền thống cùng với dữ liệu từ các ứng dụng Internet of Things (IoT), blockchain và trí tuệ nhân tạo, … Nhờ đó, SAP S/4HANA có thể thực hiện đa dạng các tác vụ như dự đoán mô hình, hành vi người tiêu dùng, lập kế hoạch kinh doanh,…
SAP S/4HANA được tích hợp hệ thống báo cáo phân tích tốc độ cao, cho phép doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu dựa trên chức năng kế toán tài chính, kiểm soát quỹ, quản lý rủi ro, lập kế hoạch tài chính nhanh chóng và chính xác. Là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp và tổ chức quy mô lớn, trong đó có Quân đội Mỹ, tập đoàn Toyota,…
5.3. SAP ERP Financials
SAP ERP Financials là phần mềm chuyên về nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp. Nhờ việc triển khai giải pháp SAP này, các thao tác kế toán của công ty sẽ được chuẩn hóa, giảm thiểu tối đa sai sót và lãng phí thời gian, từ đó hợp lý hóa hoạt động tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra, SAP ERP Financials có được tích hợp liền mạch với nghiệp vụ kế toán và các ứng dụng quản lý chuỗi cung ứng, quan hệ khách hàng, quản lý vòng đời sản phẩm…
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý toàn diện hoạt động kế toán tài chính và kết hợp các báo cáo phân tích thông qua việc triển khai SAP ERP Financials. Nhờ những tính năng ưu việt này, phần mềm sẽ là lựa chọn phù hợp cho các công ty, tổ chức đa quốc gia muốn hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình tài chính trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn báo cáo tài chính toàn cầu.
5.4. SAP Business By Design
SAP Business By Design giúp khách hàng quản lý toàn bộ quy trình hoạt động của bộ phận kế toán một cách dễ dàng nhờ khả năng đơn giản hóa nghiệp vụ quản trị cũng như giảm thiểu lỗi phát sinh từ công đoạn nhập liệu thủ công. Phần mềm phù hợp với các công ty con của các tập đoàn lớn, công ty đang tìm kiếm giải pháp có thể mở rộng nhưng vẫn đảm bảo các thao tác nghiệp vụ theo tiêu chuẩn.
Như vậy, với những doanh nghiệp tại Việt Nam, muốn tìm phần mềm kế toán hội tụ đủ các chức năng từ cơ bản tới nâng cao với phân hệ kế toán là phân hệ cốt lõi, SAP Business One sẽ là giải pháp hiệu quả. Với tính linh hoạt trong việc nâng cấp, mở rộng thêm phân hệ liên quan như quản lý kho, quản lý quan hệ khách hàng, sản xuất – tính giá thành… SAP Business One đang được tin dùng bởi 60.000 khách hàng đến từ hơn 170 quốc gia trên toàn thế giới.
6. Hướng dẫn sử dụng 4 phần mềm kế toán SAP thông dụng
Dưới đây là video hướng dẫn tìm hiểu về các quy định tài chính kế toán căn bản có trong phiên bản SAP Business One thế hệ 9.3.
(Nguồn: SAP Business One)
Video dưới đây đề cập đến nghiệp vụ kế toán tài chính, kế toán sổ cái trong phần mềm SAP S4/HANA.
(Nguồn: ZaranTech)
Nội dung của video đi kèm bao gồm báo cáo tài chính, bảng biểu điều khiển dòng tiền, biểu đồ tài khoản và các tính năng nghiệp vụ liên quan có trong SAP Business One.
(Nguồn: ProjectLine Solutions)
Trong video này, các chức năng chính của quản lý kế toán có trong Sap Business ByDesign như hệ thống quản trị, hệ thống vận hành, … sẽ được đề cập.
(Nguồn: SAP for Small and Midsize Businesses)
7. Phần mềm kế toán SAP giá bao nhiêu?
Do tính chất đặc thù, phần mềm kế toán SAP ERP sẽ có chi phí triển khai khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố dưới đây:
- Số lượng người dùng (users)
- Chi phí bản quyền, hay còn gọi là phí cấp phép sử dụng
- Chi phí triển khai chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và đội ngũ triển khai phần mềm
- Chi phí quản lý nội bộ để đào tạo và huấn luyện nhân viên sử dụng SAP
- Chi phí bảo trì và nâng cấp (tùy theo nhu cầu doanh nghiệp)
Ngoài ra, chi phí triển khai SAP còn phụ thuộc vào đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, phương thức triển khai đám mây (Cloud) hay tại chỗ (On-premise), …
Với chi phí đầu từ này, ngay sau khi hoàn thành quy trình triển khai, khách hàng có thể nhận thấy những kết quả rõ rệt trong hoạt động của doanh nghiệp, có thể kể đến như chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, giảm thiểu sai sót giữa các khâu trung gian, tăng năng suất và tối ưu chi phí vận hành…
8. Mua phần mềm kế toán SAP ở đâu?
Doanh nghiệp nên liên hệ với đơn vị triển khai uy tín, có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, lộ trình triển khai độc đáo để được tư vấn, mua phần mềm và hỗ trợ triển khai theo đặc thù riêng của doanh nghiệp. Ngoài ra, đơn vị triển khai sẽ cung cấp phần mềm có bản quyền, hạ tầng hoạt động ổn định đi kèm với hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người dùng.
Hi vọng qua bài viết, chủ doanh nghiệp đã hiểu thêm về phần mềm kế toán SAP và đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán SAP phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Doanh nghiệp cần tư vấn hoặc có thắc mắc trong quá trình triển khai phần mềm SAP vui lòng liên hệ Beetech – một trong những nhà cung cấp giải pháp SAP hàng đầu, là đối tác chính thức của SAP tại Việt Nam, luôn cam kết triển khai dự án đúng tiến độ, chất lượng với tinh thần trách nhiệm cao theo thông tin dưới đây:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn