Doanh nghiệp càng có nhiều bước phát triển đột phá thì các thách thức liên quan đến việc quản lý tài chính cũng tăng lên. Chính vì vậy, phần mềm kế toán SAP Business One được coi là một giải pháp toàn vẹn, đáng tin cậy, giúp hợp lý hóa các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Mục Lục
1. Phần mềm kế toán SAP Business One là gì?
Phân hệ phần mềm kế toán SAP Business One là chức năng quản lý tài chính, kế toán tích hợp toàn diện trong phần mềm kế toán SAP B1 với thời gian triển khai ngắn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các nghiệp vụ và báo cáo tài chính kế toán theo tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam.
Phần mềm kế toán SAP Business One hoạt động dựa trên các bút toán ghi sổ, quản lý các khoản phải thu và các khoản phải trả, cũng như theo dõi chính xác dòng tiền, tài sản cố định và theo dõi hiệu quả hoạt động so với ngân sách. Phần mềm cho phép người dùng tự tạo những biểu đồ phân tích kế toán vô cùng chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào từ các kế toán viên.
So với phần mềm kế toán truyền thống phức tạp, phần mềm kế toán SAP Business One cho phép bộ phận kế toán loại bỏ tối đa quá trình nhập liệu thủ công, tự động cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng, giảm thiểu tối đa sai sót và thiếu minh bạch.
Với một mức chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh và giao diện thân thiện, phần mềm kế toán SAP Business One đang được các doanh nghiệp tại Việt Nam như Lotte Việt Nam, Honda Việt Nam Power Products, LG Vina Cosmetic, Reed Tradex…tin dùng. Ước tính trên thế giới, có khoảng 77.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng phần mềm này.
2. Phần mềm kế toán SAP B1 quản lý toàn diện hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp
2.1. Kế toán phải trả
Đây là tính năng giúp doanh nghiệp quản lý và duy trì quan hệ với nhà cung cấp thông qua việc kiểm soát và xử lý nhanh chóng tất cả hoạt động thanh toán và chi trả với các tính năng sau:
- Quản lý các khoản thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản ngân hàng điện tử và thẻ tín dụng.
- Cập nhật liên tục, chính xác các khoản công nợ, báo cáo kịp thời (thường xuyên và định kỳ) những thông tin về tình hình công nợ, kế hoạch thanh toán công nợ.
- Quản lý nhiều loại tiền tệ cho các khoản phải trả và các khoản phải thu.
2.2. Kế toán phải thu
Với tính năng này, quy trình bán hàng sẽ được theo dõi chặt chẽ, cho phép doanh nghiệp phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận. Hơn nữa, phần mềm còn giúp phát hiện các khoản nợ của khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao hoặc sử dụng nhưng chưa được thanh toán bằng cách:
- Lập và in các phiếu bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chiết khấu hàng bán….
- Tích hợp eInvoice cho các hóa đơn điện tử đầu ra.
- Lập các chứng từ thu tiền bán hàng đối với từng khách hàng theo các phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển chuyển khoản..
- Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau.
- Kết xuất các báo cáo liên quan theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.3. Kế toán kho
Đây là một tính năng quan trọng trong phần mềm kế toán SAP Business One, với tính năng này doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm rằng tình hình nhập, xuất, tồn, các chính sách về giá xuất sẽ được quản lý bằng các nghiệp vụ như:
- Lập phiếu nhập kho giúp quá trình mua hàng được tích hợp chặt chẽ với quản lý kho và kế toán. Khi thực hiện nhập kho, thông tin tồn kho được cập nhật tự động trên hệ thống.
- Phân bổ chi phí mua hàng, và hệ thống hóa các hóa đơn.
- Tự động cập nhật số liệu tồn kho khi phát sinh giao dịch, đồng thời các bút toán của kho cũng sẽ tự động phát sinh.
- Tự động tổng hợp các báo cáo liên quan theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp.
2.3. Kế toán tài sản cố định
Đây là tính năng giúp bộ phận kế toán đơn giản hóa nhiệm vụ quản lý tài sản cố định (TSCĐ), nhằm giảm thiểu công việc nhập dữ liệu bằng tay. Đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý tài sản với các chức năng hữu ích như:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có.
- Tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ trong từng đơn vị.
- Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định.
- Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt, làm tăng, giảm, nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình quản lý, nhượng bán TSCĐ .
- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ.
- Mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo chế độ quy định.
2.4. Kế toán quản trị
Tính năng này đảm nhiệm các chức năng về quản trị, cụ thể như:
- Hỗ trợ người quản trị tiến hành các hoạt động lên kế hoạch như lập các hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu,… cho các bộ phận với nhiều chiến lược quản lý khác nhau.
- Giúp các cấp quản lý so sánh số liệu phát sinh thực tế của từng bộ phận, từng quy trình sản xuất, từng dự án cụ thể với các kế hoạch và chiến lược đã đề ra để kịp thời ra các quyết định phù hợp và tối ưu hóa quy trình quản lý.
- Phân bổ doanh thu và chi phí cho các bộ phận theo nhiều phương thức khác nhau .
2.5. Quản lý ngân sách
Để nâng cao lợi ích doanh nghiệp nhất định cần kiểm soát chi phí, và việc kiểm soát chi phí đó bắt đầu từ việc lên kế hoạch ngân sách. Phần mềm kế toán SAP Business One có các đặc điểm như:
- Tính năng lập ngân sách giúp thực thi các quy tắc ngân sách theo từng thời điểm, giúp giám sát sự ảnh hưởng của các hoạt động đến các mục tiêu tổng thể.
- Tự động phân bổ ngân sách ngay cả với những quy trình phức tạp nhất.
- Theo dõi dựa trên hệ thống sổ cái chung giúp loại bỏ kịp thời vấn đề trùng lặp phiên bản, đảm bảo phiên bản hiện hành là bảng tính ngân sách mới nhất và chính xác nhất.
- Quản lý và theo dõi chính xác chi phí so với ngân sách đã đề ra, từ đó chặn hoặc gửi đi phê duyệt tự động các giao dịch vượt quá ngân sách.
2.6. Báo cáo theo chuẩn VAS
Dù SAP Business One là giải pháp quốc tế, tuy nhiên các báo cáo kế toán được nội địa hoá theo chuẩn VAS và luôn cập nhật theo thông tư mới của bộ Tài chính. Bộ phận kế toán trong doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống để tổng hợp, thực hiện các bản báo cáo tài chính định kỳ của doanh nghiệp, cụ thể như:
- Đề ra chuẩn mực kế toán để mọi đối tượng hiểu được rõ nhất các thông tin có trong bản báo cáo tài chính, tạo nền tảng cho mọi hoạt động kế toán tài chính doanh nghiệp.
- Cung cấp những thông tin chính xác về tài sản, nguồn vốn, các khoản đầu tư, tín dụng, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác dòng tiền.
- Chuẩn mực kế toán VAS còn là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng quy chuẩn kế toán của doanh nghiệp theo khuôn mẫu nhất định.
- Bộ phận kế toán có thể dựa vào VAS để đưa ra những ý kiến khác nhau về báo cáo tài chính, hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
2.7. Báo cáo quản trị
Đây là một tính năng quan trọng với công cụ thiết kế báo cáo là Crystal Report & Dashboard Design đã được tích hợp sẵn trong phần mềm kế toán SAP Business One, thực hiện các vai trò tiêu biểu như:
- Lập kế hoạch từ báo cáo có sẵn, giúp doanh nghiệp luôn có định hướng kinh doanh rõ ràng vào đầu các năm tài chính, từ đó phân bổ lực lượng tới các bộ phận trong công ty để hướng tới mục tiêu đã xác định.
- Cập nhật dữ liệu báo cáo theo thời gian thực, giúp bộ phận quản lý lập kế hoạch kinh doanh và đánh giá kiểm soát nhanh chóng, hỗ trợ đưa ra quyết định kịp thời.
3. 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán SAP Business One
3.1. Ghi nhận và xử lý thông tin chính xác theo bút toán hạch toán
Phần mềm kế toán SAP Business One gồm nhiều quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau. Các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau, giúp kế toán viên dễ dàng quản lý hạch toán tổng hợp, quản lý phát sinh, thanh toán công nợ, kiểm soát số dư tài khoản.
SAP Business One có khả năng ghi nhận hạch toán tự động theo quy tắc được định nghĩa trước, giúp dữ liệu được cập nhật kịp thời, giảm thời gian nhập lại bút toán đã phát sinh từ phân hệ khác, tránh xảy ra sai sót.
3.2. Xây dựng quy trình tác nghiệp chuẩn xác
Hệ thống có khả năng tự động hóa, tích hợp và quản lý quy trình tài chính trên một nền tảng duy nhất, hạn chế tối đa các mục nhập trùng lặp và lỗi. Ngoài ra, hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong tổ chức, không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo.
Chính vì đặc điểm này, kế toán viên có thể cảm thấy hơi ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do phần mềm kế toán SAP Business One cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác ngoài doanh nghiệp.
3.3. Cấu trúc hệ thống tài khoản hợp lý
Phần mềm kế toán SAP Business One sử dụng cấu trúc hệ thống tài khoản phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình thu, chi, nhập xuất tiền, tài sản của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp lệ theo các quy định pháp luật hiện hành. Việc xác định tài khoản, tạo mới các tài khoản kiểm soát và gán làm tài khoản mặc định giúp đồng bộ giữa sổ cái chung và các sổ cái phụ.
Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán SAP Business One, kế toán trưởng dễ dàng phân loại, đình chỉ hoạt động (inactive) các tài khoản đã phát sinh giao dịch và không còn số dư để đảm bảo tính bảo mật, tránh nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.
3.4. Hỗ trợ thu chi nhanh chóng
Phần mềm kế toán ERP hỗ trợ cấn trừ công nợ tự động thông qua giao dịch thu chi, giúp kế toán viên thực hiện thu chi nhanh chóng, nắm bắt kịp thời tình trạng công nợ để theo dõi và thực hiện báo cáo định kỳ. Các khoản thanh toán chưa được cấn trừ cũng có thể được thực hiện theo tài khoản kế toán, tài khoản nhà cung cấp hay khách hàng một cách đơn giản.
3.5. Dễ dàng theo dõi công việc mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm kế toán SAP Business One tích hợp được trên điện thoại, máy tính bảng, giúp người quản lý bận rộn kiểm soát thông tin và quy trình vận hành bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
4. Chi phí triển khai phần mềm kế toán SAP B1
Chi phí triển khai phần mềm kế toán ERP không cố định, phụ thuộc vào một số yếu tố như:
- Chi phí bản quyền: Chi phí này được tính theo số người sử dụng phần mềm được định danh, mỗi người dùng được tính là 1 bản quyền.
- Chi phí triển khai hệ thống: Là khoản chi phí phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ để được tư vấn, hỗ trợ triển khai theo lộ trình riêng biệt.
- Chi phí khác: chi phí phần cứng, chi phí nâng cấp hệ thống, chi phí cho nhân sự hỗ trợ, chi phí bảo trì hàng năm,…
Với sự đầu tư bài bản về chi phí, cùng các giải pháp chuyên ngành được thiết kế theo yêu cầu đặc thù, bao quát tất cả yêu cầu của các phòng ban với chỉ một phần mềm duy nhất, người dùng có thể thấy được hiệu quả sau khi vận hành thực tế.
5. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SAP Business One
Hiện nay, các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh và phát triển khác nhau, vậy nên, khi đưa phần mềm kế toán SAP Business One vào sử dụng, các nhà tư vấn dịch vụ sẽ đưa ra những định hướng sử dụng khác nhau, phù hợp với đặc thù ngành nghề để bảo đảm phần mềm phát huy tối đa nhất hiệu quả và giúp ích cho doanh nghiệp trong việc điều hành và quản lý.
Như vậy, có thể thấy phần mềm kế toán SAP B1 là một hệ thống toàn diện, quản lý toàn bộ nghiệp vụ kế toán và mang lại những lợi ích đối với mọi công đoạn như thu chi, quản lý tài chính, xây dựng hệ thống báo cáo…Đây là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn tại Việt Nam.
Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc về phần mềm kế toán SAP Business One, hãy liên hệ với Beetech – một trong những đối tác hàng đầu của SAP tại Việt Nam với kinh nghiệm triển khai SAP Business One cho rất nhiều doanh nghiệp Việt. Quý khách có nhu cầu vui lòng liên hệ theo thông tin:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Email: info@beetechcom.vn
- Facebook: Beetech