Phần mềm kế toán làm nhiều công ty đã và đang trở nên phổ biến với những doanh nghiệp sở hữu mạng lưới công ty con nhờ những tính năng ưu việt giúp cải thiện hệ thống kế toán tài chính. Cùng tìm hiểu 5 điều doanh nghiệp không thể bỏ qua về phần mềm kế toán làm nhiều công ty trước khi triển khai trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Phần mềm kế toán làm nhiều công ty là gì?
Phần mềm kế toán làm nhiều công ty là phần mềm quản lý các chức năng kế toán – tài chính của nhiều hoạt động sản xuất – kinh doanh, nhiều chi nhánh và công ty trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đây là một giải pháp phần mềm mạnh mẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn hóa, thu thập, sử dụng và báo cáo dữ liệu được tạo ra từ nhiều hoạt động sản xuất và kinh doanh.
2. 8 chức năng cơ bản của phần mềm kế toán làm nhiều công ty
Theo thời gian, phần mềm kế toán làm nhiều công ty đã phát triển các tính năng khác nhau nhằm song hành với sự phát triển đi lên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, 8 chức năng được đề cập dưới đây là các chức năng cơ bản, bao quát hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp mà mọi phần mềm kế toán nên có:
1 – Kế toán phải trả: Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và xử lý nhanh chóng các tác vụ liên quan tới việc thanh toán, công nợ, báo cáo về tình trạng công nợ và kế hoạch thanh toán.
2 – Kế toán phải thu: Cho phép kiểm soát và theo dõi sát sao đầu mục doanh thu, công nợ, hỗ trợ lập chứng từ, phiếu bán hàng và các báo cáo liên quan.
3 – Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Thống kê tình trạng, quản lý TSCĐ trực tiếp trên hệ thống, giảm các thao tác thủ công.
4 – Kế toán kho: Hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên đảm bảo tình trạng nhập, xuất, tồn và các chính sách về giá xuất với các công cụ lập phiếu, phân bổ chi phí, cập nhật số liệu, tạo báo cáo …tự động.
5 – Quản lý ngân sách: Giúp kiểm soát chi phí trong phạm vi ngân sách đã hoạch định và tự động đưa ra cảnh báo đối với những giao dịch vượt quá hạn mức.
6 – Kế toán quản trị: Đưa ra những hỗ trợ về quản trị bao gồm hỗ trợ người đứng đầu so sánh số liệu phát sinh thực tế, phân bổ doanh thu, nguồn lực theo các phương thức khác nhau, …
7 – Báo cáo quản trị: Phần mềm kế toán làm nhiều công ty giúp doanh nghiệp từ công đoạn lập kế hoạch từ báo cáo có sẵn cho tới cập nhật dữ liệu kịp thời.
8 – Báo cáo theo chuẩn VAS: Phần mềm luôn được cập nhật thường xuyên để đáp ứng được các thông tư về kế toán của Việt Nam, từ đó tạo nền tảng cho hoạt động kế toán – tài chính.
Xem thêm:
- 6 thông tin quan trọng về phần mềm ERP trong kế toán
- 7 ưu điểm của phần mềm kế toán ERP không phải ai cũng biết
3. 6 lợi ích khi triển khai phần mềm kế toán làm nhiều công ty
3.1. Truy cập dữ liệu dễ dàng
Tính dễ dàng chuyển đổi của dữ liệu từ cơ sở này sang cơ sở khác cho phép kế toán viên dễ dàng truy cập vào dữ liệu khách hàng, tài liệu, vị trí, … của công ty tại bất cứ đâu. Các công ty con có thể lưu trữ dữ liệu về kế toán tài chính trong các cơ sở dữ liệu (database) riêng biệt hoặc trong cùng một database, đồng thời vẫn đảm bảo được dữ liệu dễ dàng được tìm thấy và truy cập.
3.2. Kiểm soát công việc theo thời gian thực
Với khả năng ghi nhận hạch toán tự động theo các quy tắc được chính công ty quy định, phần mềm luôn kịp thời cập nhật dữ liệu. Từ đó, giảm thời gian nhập lại bút toán đã phát sinh từ phân hệ khác, từ chi nhánh khác nhau, giúp tiết kiệm nguồn lực tài chính và thời gian.
Phần mềm kế toán nhiều công ty hỗ trợ khả năng ghi nhận tách bạch riêng từng dữ liệu của từng công ty nhưng kế toán viên cần tổng hợp, hợp nhất đầy đủ dữ liệu để đảm bảo người quản trị có bức tranh tổng thể về tình hình chung theo thời gian thực.
3.3. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Phần mềm kế toán làm nhiều công ty cho phép số lượng lớn các công ty con hoặc chi nhánh chia sẻ dữ liệu tập trung, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết xuất hóa đơn và báo cáo. Trong trường hợp các công ty ở xa nhau, hệ thống kế toán này sẽ tạo điều kiện tích hợp dữ liệu để tạo hóa đơn và cập nhật thông tin kịp thời cho khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ kịp thời xử lý công việc và tăng sự uy tín trước khách hàng.
3.4. So sánh chính xác hiệu suất giữa các công ty
Việc sử dụng phần mềm kế toán làm nhiều công ty sẽ giúp tạo bảng báo cáo tổng hợp hoạt động của các công ty con dễ dàng. Nhờ vậy, ban giám đốc sẽ thuận tiện hơn trong việc so sánh đối chiếu hiệu quả hoạt động của từng công ty.
Ngoài ra, với các báo cáo tài chính chính xác, tự động cập nhật, các cấp lãnh đạo hoàn toàn có cơ sở rõ ràng để đưa ra các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật hợp lý cho các công ty con hoạt động vượt trội hoặc các chi nhánh hoạt động kém hiệu quả.
3.5. Chủ động chốt sổ tài khoản cuối kỳ
Với phần mềm kế toán làm nhiều công ty, hệ thống tài khoản sẽ luôn được đảm bảo tính đồng bộ mặc dù chúng được vận hành bởi các chi nhánh, công ty khác nhau trong doanh nghiệp. Từ đó, phần mềm giảm bớt gánh nặng cho kế toán viên kiểm soát giao dịch khi thực hiện khóa sổ tài khoản vào cuối năm.
Trong khi đó, nếu doanh nghiệp thực hiện việc này theo phương pháp truyền thống thông thường như nhập liệu thủ công hoặc sử dụng bảng tính Excel, dữ liệu rất dễ xảy ra sai sót. Đồng thời, nhân viên làm việc phải chờ đợi các chi nhánh chốt số gửi về, gây ra tình trạng bị động, chậm trễ.
3.6. Tăng hiệu suất công việc
Việc giảm bớt các thao tác thủ công và các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp giúp đẩy nhanh quá trình xử lý các thao tác nghiệp vụ. Từ đó cải thiện đáng kể tinh thần của nhân viên và hiệu suất làm việc chung của toàn bộ hệ thống.
4. 7 tiêu chí chọn phần mềm kế toán làm nhiều công ty
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán làm nhiều công ty với đa dạng chức năng và chi phí triển khai. Vậy doanh nghiệp nên chọn phần mềm kế toán thế nào để đảm bảo mọi tác vụ kế toán tài chính đều được vận hành hoàn chỉnh? Dưới đây là 7 tiêu chí là cơ sở cho các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp bạn có thể tham khảo.
4.1. Tuân thủ theo quy chuẩn phần mềm kế toán của Bộ tài chính
Một trong những tiêu chuẩn đầu tiên để lựa chọn phần mềm kế toán làm nhiều công ty chính là tính tuân thủ theo quy chuẩn đề ra của Bộ Tài chính.
1 – Chứng từ kế toán: Nội dung của chứng từ kế toán tuân thủ theo quy định của Luật kế toán và quy định cụ thể với mỗi loại chứng từ kế toán trong chế độ kế toán hiện hành.
2 – Hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán cần được mã hóa theo hệ thống, đảm bảo sự đồng bộ, tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc thù nghiệp vụ và yêu cầu của doanh nghiệp.
3 – Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán khi được in ra cần đảm bảo các yêu cầu về kiểm tra, đối chiếu, dữ liệu, nội dung cơ bản, tính chính xác khi chuyển giao thông tin giữa các sổ.
4 – Báo cáo tài chính: Đảm bảo theo đúng biểu mẫu hiện hành, đúng nội dung và phương thức tính toán theo quy định của từng lĩnh vực khác nhau.
5 – Chữ số và chữ viết trong kế toán tuân theo Luật kế toán: Chữ số và chữ viết phục vụ cho hoạt động kế toán khi in ra phải đảm bảo tính dễ đọc, dễ viết và dễ hiểu. Đồng thời đảm bảo tính thống nhất với phiên bản Tiếng Việt trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài.
6 – In và lưu trữ tài liệu kế toán: Các tài liệu liên quan cần đảm bảo đủ các yếu tố pháp lý theo quy định pháp lý cũng như về thời hạn lưu trữ theo quy định hiện hành.
Để hiểu rõ hơn về các thông tư, luật định liên quan đến ngành, quý khách vui lòng tham khảo bài viết: Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán của CSDLVBQPPL Bộ Tư pháp
4.2. Phù hợp với đa dạng loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán
Tùy theo quy mô hoạt động và đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, các chủ công ty sẽ cần đến những chế độ kế toán khác nhau. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm kế toán có khả năng khởi tạo và lưu trữ hệ thống dữ liệu riêng biệt, kèm theo chế độ kế toán phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ vậy, kế toán viên sẽ giảm thiểu thao tác thủ công tùy chỉnh cho các nghiệp vụ chuyên biệt từ đó đảm bảo chất lượng công việc.
4.3. Xây dựng quy trình nghiệp vụ khép kín
Nhờ khả năng tự động hóa, tích hợp và quản lý quy trình tài chính của nhiều công ty trên một nền tảng duy nhất, phần mềm hạn chế tối đa các mục nhập trùng lặp và lỗi so với việc nhập thủ công. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu từ hệ thống luôn phản ánh trung thực và minh bạch các hoạt động tài chính phát sinh giữa các công ty bởi phần mềm không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống.
4.4. Dễ dàng tích hợp với eInvoice
Mặc dù phần mềm kế toán làm nhiều công ty đã có đầy đủ các chức năng cơ bản để phục vụ cho yêu cầu của bộ phận kế toán, nhiều doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tích hợp với các nghiệp vụ đặc thù như hóa đơn điện tử elnvoice cho nghiệp vụ phát hành hóa đơn bán hàng, vận chuyển hàng hóa. Từ đó hệ thống tự động ghi nhận được kết quả hóa đơn điện tử trả về các thông tin quan trọng như số hóa đơn, thời điểm phát hành hóa đơn, thậm chí đính kèm chữ ký điện tử của các bên.
4.5. Tính linh hoạt vượt trội
Tính linh hoạt của phần mềm kế toán làm nhiều công ty phụ thuộc vào nhiều khía cạnh. Điển hình, một phần mềm kế toán linh hoạt có khả năng cập nhật theo thông tư, nghị định, quy định hiện hành và thích nghi với sự phát triển liên tục của thị trường.
4.6. Giao diện thông minh – dễ sử dụng
Phần mềm kế toán làm nhiều công ty sở hữu một giao diện hết sức trực quan với các dashboard, bảng biểu được sắp xếp khoa học, hợp lí, giúp quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định chính xác. Ngoài ra, hệ thống cho phép người dùng tùy chỉnh (customize) giao diện theo nhu cầu làm việc của mình nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc hơn.
4.7. Theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi
Sự ra đời của phiên bản phần mềm kế toán trên thiết bị di động được coi là giải pháp cứu cánh với những nhà quản lý có lịch trình bận rộn hoặc di chuyển thường xuyên. Giờ đây, trưởng bộ phận và ban lãnh đạo hoàn toàn có thể kiểm soát hiệu suất công việc ở mọi lúc, mọi nơi chỉ với điện thoại hoặc máy tính bảng có kết nối Internet ở trên tay.
5. Top 5 phần mềm kế toán làm nhiều công ty phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây là top 5 phần mềm kế toán làm nhiều công ty đáp ứng được các tiêu chí chất lượng, tuân thủ theo quy chuẩn của Bộ Tài chính và có khả năng chuẩn hóa hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp.
5.1. Phần mềm SAP Business One
SAP Business One là phần mềm của công ty SAP có trụ sở chính tại Đức. Ra đời vào năm 2002, SAP Business One hiện đã nhận được sự tin dùng của khoảng 77.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn thế giới. Nhờ khả năng giảm thiểu tối đa công đoạn nhập liệu thủ công, phần mềm hỗ trợ bộ phận kế toán làm việc thêm nhanh chóng và minh bạch.
Tại sao lại là SAP Business One? Phần mềm kế toán SAP Business One hoàn toàn đáp ứng đầy đủ 7 tiêu chí của 1 phần mềm kế toán làm nhiều công ty tiêu chuẩn. Nhờ vậy, SAP vẫn đang nhận được sự chú ý của đại đa số công ty tin dùng như Honda Việt Nam Power Products, Lotte Việt Nam,…
Phần mềm kế toán SAP Business One có chức năng gì? Với đầy đủ các tính năng cao cấp được tích hợp, phần mềm trao tay doanh nghiệp quyền kiểm soát toàn diện các nghiệp vụ kế toán của công ty.
- Kế toán phải trả: Quản lý các khoản thanh toán, tiền tệ, đồng thời liên tục cập nhật chính xác các khoản công nợ để đưa ra báo cáo kịp thời.
- Kế toán phải thu: Hỗ trợ theo dõi chặt chẽ quy trình bán hàng thông qua các tác vụ lập và in các phiếu bán hàng, lập các chứng từ thu tiền bán hàng theo đa dạng các phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, …
- Kế toán quản trị: Đảm nhiệm các tính năng về quản lý tài chính kế toán, cụ thể như hỗ trợ lập kế hoạch về hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu, …
- Quản lý ngân sách: Giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn doanh thu và lợi nhuận với các tính năng thiết lập ngân sách tự động, theo dõi chính xác các chi phí đã đề ra và đưa ra các yêu cầu phê duyệt đối với những giao dịch vượt quá hạn mức, …
- Kế toán kho: Quản lý các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa trong kho như tình hình nhập, xuất, tồn, cũng như các chính sách về giá xuất.
- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ: Bằng việc giảm thiểu công đoạn nhập dữ liệu thủ công, phần mềm đơn giản hóa nhiệm vụ quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
- Báo cáo theo chuẩn VAS: Các bản báo cáo theo các quy định chuẩn của thông tư từ bộ Tài chính Việt Nam. Từ đó, bộ phận kế toán của doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống để tạo mới các báo cáo tài chính định kỳ.
- Báo cáo quản trị: Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập kế hoạch dựa trên báo cáo có sẵn cũng như cập nhật dữ liệu chính xác, kịp thời.
Doanh nghiệp nhận được gì khi sử dụng SAP Business One?
- Quản lý thông tin theo các bút toán hạch toán
- Xây dựng quy trình kế toán hiệu quả
- Hỗ trợ quản lý và theo dõi ngân sách đã đề ra
- Quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi
- Thao tác trên hệ thống tài khoản theo tiêu chuẩn
- Hỗ trợ kế toán phải thu – chi nhanh chóng
Để hiểu thêm về phần mềm kế toán SAP Business One, quý khách có thể tham khảo thêm bài viết: phần mềm kế toán SAP Business One
5.2. Phần mềm kế toán Oracle
Là một sản phẩm của tập đoàn Oracle – Mỹ, phần mềm kế toán Oracle đang dần chiếm được lòng tin của người dùng trong lĩnh vực phần mềm quản trị trên nền tảng đám mây (on – cloud). Nghiệp vụ quản lý kế toán tài chính (Financial and Accounting) cho phép doanh nghiệp quản lý kế hoạch tài chính, chi phí. Đồng thời thực hiện các thao tác kế toán tổng hợp, kế toán vốn, công nợ… một cách chặt chẽ.
5.3. Phần mềm kế toán Bravo
Bravo là phần mềm nội địa được phát triển bởi công ty Phần mềm Bravo ở Việt Nam. Bravo hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hoạt động vận hành bằng một số tính năng như cảnh báo khi chi tiêu vượt kế hoạch, phân quyền cho người dùng, quản lý các báo cáo thuế, xử lý cuối kỳ… Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hiệu suất làm việc.
5.4. Phần mềm kế toán AMIS – MISA
Nhắc đến phần mềm chuyên về kế toán – bán hàng không thể không đề cập tới AMIS – một trong những sản phẩm của Việt Nam đến từ công ty Cổ phần MISA. AMIS đáp ứng các nhu cầu về thao tác nghiệp vụ của phòng ban, từ quỹ, quản lý kho, ngân sách với trình phê duyệt thông minh, kiểm soát chứng từ, báo cáo quản trị tự động. Đây là một trong các phần mềm kế toán hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
5.5. Phần mềm kế toán Fast
Phần mềm kế toán Fast là một sản phẩm của Công ty Phần mềm Quản lý doanh nghiệp (FAST) là một trong những ứng cử viên sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Fast Accounting cho phép quản lý quy trình hoạt động của nhiều công ty con dựa trên hệ thống phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán tiền tệ, kế toán bán hàng, mua hàng, tính giá thành… một cách nhanh chóng.
Hi vọng qua bài viết, quý khách đã hiểu thêm về phần mềm kế toán làm nhiều công ty cũng như biết cách lựa chọn phần mềm kế toán đáp ứng 7 tiêu chí nêu trên.
Nếu doanh nghiệp có thắc mắc hoặc muốn tư vấn về phần mềm kế toán làm nhiều công ty, liên hệ ngay với Beetech – một trong những đối tác uy tín lâu năm trong việc triển khai giải pháp phần mềm kế toán cho doanh nghiệp đa lĩnh vực – đa ngành nghề theo thông tin dưới đây.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn