Giao diện phần mềm ERP gồm những gì? Những tiện ích và vai trò của từng chức năng trong giao diện ở mỗi mảng nghiệp vụ được mô phỏng như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết để hiểu được giao diện thông minh của phần mềm quản trị doanh nghiệp theo mô hình ERP ngay dưới đây!
Mục Lục
1. Tổng quan giao diện phần mềm ERP
Dưới đây là một số giao diện phần mềm ERP cơ bản, có mặt ở hầu hết các phần mềm ERP hiện hành.
1.1. Giao diện đăng nhập phần mềm ERP
Mỗi phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ có phần hiển thị giao diện đăng nhập khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, phần giao diện đăng nhập đều chứa các mục thiết yếu liên quan đến doanh nghiệp và người dùng, gồm có: server, tên công ty, tài khoản hay mật khẩu đăng nhập… Những thông tin này giúp hệ thống xác nhận rõ ràng danh tính của người sử dụng (user), từ đó cho phép truy cập và sử dụng dữ liệu trực tiếp trên phần mềm.
1.2. Giao diện Main menu của phần mềm ERP
Sau khi đăng nhập thành công, phần mềm ERP sẽ hiển thị giao diện Main Menu. Đây là màn hình làm việc chính của phần mềm, chứa các thông tin cơ bản như:
- Toàn bộ các phân hệ, chức năng của ERP như:
- Quản trị viên (Administrations)
- Tài chính (Finance)
- Chăm sóc khách hàng (CRM)
- Cơ hội bán hàng (Opportunities)
- Sales (A/R)
- Mua sắm (Purchasing – A/P)
- Đối tác (Business Partner)
- Banking
- Tồn kho (Inventory)
- Nguồn lực (Resources)
- Sản phẩm (Product)
- Sản xuất (MRP)
- Dịch vụ (Service)
- Nhân sự (Human Resources)…
- Một số Toolbar: được hiển thị dưới dạng biểu tượng như: Gửi email, In tài liệu, …
- Một số Menu Bar: ví dụ như File, Edit, Go to…
1.3. Giao diện Dashboard trên phần mềm ERP
Trong phần mềm ERP, giao diện Dashboard có vai trò trực quan hóa các số liệu thành các biểu đồ, giúp nhìn nhận được rõ nét tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Dashboard có thể gồm hai hoặc nhiều trang. Vì thế, người dùng có thể sử dụng trang tổng quan để theo dõi chuyển đổi qua lại giữa các đối tượng thống kê mong muốn ví dụ như mặt hàng, khách hàng, số lượng kho, lợi nhuận gộp…
1.4. Giao diện toolbar trên phần mềm ERP
Nằm ngay dưới thanh Menu (File, Edit, Go-to…), thanh Toolbar gồm hệ thống các biểu tượng, cho phép truy cập nhanh vào các chức năng thường sử dụng. Khi các chức năng này hoạt động, biểu tượng chức năng đó trên Toolbar sẽ hiển thị tùy vào mỗi loại tác vụ của người dùng, nếu tác vụ không liên quan thì các chức năng sẽ ẩn chìm xuống. Để mở các chức năng này, có thể dùng cách tương tự truy cập từ thanh Menu.
2. Giao diện 5 phân hệ thường dùng của phần mềm ERP
Nhờ thiết kế thân thiện, việc làm quen với các giao diện cơ bản của phần mềm ERP khá đơn giản và nhanh chóng. Phần lớn thao tác của người dùng sẽ thực hiện trên các giao diện như:
- Phân hệ Tài chính – Kế toán (Financials)
- Phân hệ Mua hàng (Purchasing – A/P).
- Phân hệ Bán hàng (Sales – A/R)…
Dưới đây, bài viết sẽ sử dụng giao diện SAP Business One để minh họa cho giao diện phần mềm ERP:
2.1. Giao diện phân hệ tài chính kế toán
Ở phân hệ này, giao diện phần mềm ERP được triển khai theo có các tính năng: quản lý danh mục dữ liệu, các khoản phải trả, phải thu theo các quy trình nghiệp vụ cụ thể như kế toán thu chi, kế toán TSCĐ, kế toán tồn kho, kế toán tổng hợp…, đảm bảo kiểm soát được toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
2.1.1. Giao diện hệ thống tài khoản
Giao diện hệ thống tài khoản có cấu trúc dạng cây, phân theo nhiều nhóm như nhóm tài sản (Asset) trong nhóm tài sản lại có nhiều cấp (Group/ Title Account). Cấp nhỏ nhất là các tiểu khoản, được sử dụng trong các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp. Về chức năng, giao diện này cho phép người dùng tạo mới, quản lý, chỉnh sửa thông tin về tài khoản kế toán, xem các dữ liệu chi tiết của từng tài khoản, một cách khoa học và đúng tiêu chuẩn luật kế toán.
2.1.2. Giao diện kế toán thu chi
Giao diện kế toán thu phần mềm ERP chi gồm có phiếu thu, phiếu chi và đối trừ công nợ theo đúng như các giấy tờ và thủ tục trong quy trình nghiệp vụ kế toán thu chi. Từ đó, giao diện phần mềm ERP hỗ trợ người dùng lập các báo cáo phân tích doanh thu – chi phí theo đa dạng các khái niệm phân nhóm (như: tổng phải thu, tổng phải trả, khách hàng, nhà cung cấp cần đối trừ công nợ…)
1 – Giao diện Phiếu thu
2 – Giao diện Phiếu chi
3 – Giao diện Phiếu đổi trừ công nợ
2.1.3. Giao diện kế toán tài sản cố định
Chia theo các nghiệp vụ về kế toán tài sản cố định (TSCĐ), giao diện phần mềm ERP được thiết kế đầy đủ theo 5 yếu tố có trong quy trình kế toán này, gồm: Quản lý danh mục TSCĐ, Tăng nguyên giá TSCĐ, Trích khấu hao TSCĐ, Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ, Thanh lý TSCĐ.
1 – Giao diện danh mục tài sản cố định
2 – Giao diện tăng nguyên giá TSCĐ
3 – Giao diện trích khấu hao TSCĐ
4 – Giao diện điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ
5 – Giao diện thanh lý TSCĐ
2.2. Giao diện phân hệ mua hàng
Phân hệ mua hàng trong phần mềm ERP gồm có giao diện làm việc tương ứng theo các chức năng trong quy trình nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp như: phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu báo giá, đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi …
1 – Giao diện phiếu yêu cầu mua hàng
2 – Giao diện phiếu báo giá
3 – Giao diện đơn đặt hàng mua
4 – Nhập kho mua hàng
5 – Chi phí mua hàng phân bổ
6 – Phiếu trả hàng
2.3. Giao diện phân hệ bán hàng
Có thể nói, phần mềm ERP cung cấp bức tranh toàn diện, từ tổng quát đến chi tiết cho phân hệ bán hàng. Từ xây dựng hợp đồng khung, báo giá, tạo lập đơn bán hàng, phiếu giao, phiếu nhập kho do khách trả, hóa đơn điều chỉnh (hàng bán trả lại)…
1 – Hợp đồng thỏa thuận khung
2 – Phiếu báo giá bán hàng
3 – Giao diện đơn bán hàng
4 – Phiếu giao hàng
5 – Phiếu nhập kho do khách trả
6 – Hóa đơn bán hàng
7 – Hóa đơn bán hàng dịch vụ
7 – Hóa đơn điều chỉnh giảm
2.4. Giao diện phân hệ kho
Với nghiệp vụ quản lý kho trong hệ thống phần mềm ERP, màn hình làm việc đáp ứng các chức năng về phiếu nhập kho khác, xuất kho khác, yêu cầu chuyển kho, kiểm kê kho, điều chỉnh kiểm kê kho, đánh giá hàng tồn…
1 – Phiếu nhập kho khác
2 – Phiếu xuất kho khác
3 – Phiếu đề nghị chuyển kho
4 – Phiếu kiểm kê kho
5 – Giao diện phiếu đánh giá lại hàng tồn kho
2.5. Giao diện phân hệ sản xuất
Phần mềm cung cấp đầy đủ các yêu cầu đặt ra trong nghiệp vụ của phân hệ sản xuất, gồm có đặc trưng về quy trình sản xuất như bộ định mức, lệnh sản xuất, xuất cho sản xuất…, đến nhập từ sản xuất.
1 – Bộ định mức sản xuất
2 – Giao diện lệnh sản xuất
3 – Xuất cho sản xuất
4 – Nhập từ sản xuất
Hy vọng bài viết đã mang lại góc nhìn trực quan về giao diện phần mềm ERP, giúp doanh nghiệp thao tác dễ dàng và dễ làm quen với hệ thống hơn khi chọn sử dụng giải pháp phần mềm ERP nói chung hay phần mềm ERP cụ thể như SAP Business One nói riêng.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn triển khai phần mềm, vui lòng liên hệ Beetech theo thông tin sau:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn