Tại Việt Nam, phần mềm ERP đã được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp và thường được tích hợp với hóa đơn điện tử eInvoice qua các đơn vị phát hành uy tín như Thái Sơn, Viettel, BKAV, … Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 5 thông tin quan trọng mà mọi chủ doanh nghiệp cần biết về ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice, giúp cho việc tạo lập và quản lý các hóa đơn thông minh và tiện lợi hơn.
Mục Lục
1. ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice là gì?
Hóa đơn điện tử sẽ được tích hợp với phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) bằng cách kết nối phần mềm ERP với phần mềm hóa đơn thông qua module kết nối. Ngoài ra, việc lập hóa đơn điện tử không yêu cầu công ty phải tạo hóa đơn bằng hệ thống phần mềm của chính phủ. Thay vào đó, phần mềm ERP sẽ tích hợp với các đơn vị phát hành hóa đơn điện tử như (Viettel, VNPT, Bkav …), tờ hóa đơn phát hành sẽ được gửi tới cơ quan thuế cũng như gửi tới khách hàng.
Sau khi đã tích hợp thành công với các đơn vị cung cấp dịch vụ, khi cần tạo hóa đơn và xuất hóa đơn trên phần mềm ERP, dữ liệu bán hàng sẽ tự động được gửi sang đơn vị phát hành hóa đơn bằng vài thao tác. Bằng giải pháp ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice, mỗi tờ hóa đơn sẽ được tạo lập và xuất nhanh chóng hơn nhiều so với phương pháp lập hóa đơn thủ công.
2. 8 đặc trưng cơ bản của ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice
Việc sử dụng phần mềm ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice đem đến cho người dùng nhiều lợi ích thiết thực nhờ 8 tính năng đặc trưng cơ bản của phần mềm, trong đó bao gồm:
- Xem hóa đơn: Cho phép người dùng (user) xem hóa đơn nháp trước khi gửi hóa đơn đi phát hành.
- Ký phát hành: Sử dụng hệ thống chữ ký số theo dạng token key hoặc Hardware Security Module(HSM) để ký phát hành hóa đơn.
- Điều chỉnh hóa đơn: Điều chỉnh hàng hóa, số lượng, giá trị hóa đơn.
- Thay thế hóa đơn: Nếu hóa đơn đã tạo bị sai thông tin, người dùng có thể thay thế hóa đơn đã tạo bằng hóa đơn mới.
- Hủy hóa đơn: Cho phép hủy các hóa đơn sai, thiếu thông tin, không đúng yêu cầu.
- Tự động cập nhật số hóa đơn: Có khả năng tự động cập nhật số hóa đơn từ hệ thống hóa đơn điện tử về phần mềm ERP.
- Tra cứu: Cho phép tra cứu, truy xuất các hóa đơn đã phát hành trên hệ thống, trừ trường hợp hóa đơn đã bị xóa.
- Báo cáo: Kết xuất bản các báo cáo theo các Thông tư hiện hành của Cơ quan Thuế.
Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được các thông tin về hóa đơn cũng như đảm bảo nghiệp vụ kiểm toán theo đúng quy chuẩn và đúng luật.
3. 4 lợi ích khi tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice với ERP
Sử dụng elnvoice thay cho hóa đơn giấy là một trong những bước chuyển đổi số quan trọng của nhiều doanh nghiệp bởi luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cụ thể bằng Thông tư 78, yêu cầu các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Vì vậy, việc doanh nghiệp sử dụng ERP tích hợp hoá đơn điện tử eInvoice không chỉ mang lại nhiều lợi ích cốt lõi mà còn đảm bảo công ty tuân thủ đúng Luật hiện hành.
3.1. Tiết kiệm thời gian nhập liệu
ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice có khả năng gửi dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng trực tiếp sang đơn vị phát hành. Từ đó, giảm thiểu công đoạn nhập lại số liệu hoặc chuyển đổi dữ liệu thủ công giữa 2 hệ thống. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng sao lưu các dữ liệu từ hóa đơn doanh nghiệp đã lập trước đó. Nhờ đó, trong lần lập hóa đơn tiếp theo, nhân viên không cần tạo và nhập số liệu lại nhiều lần bởi phần mềm đã tự động hiển thị các thông tin cần thiết.
3.2. Thao tác nhanh chóng
Thời gian nhân viên kế toán thực hiện thao tác với hóa đơn sẽ được rút gọn từ vài ngày xuống chỉ vài phút bởi phần mềm có khả năng lập, xuất và gửi hoá đơn theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp nhanh chóng, đơn giản. Chỉ sau vài cú click chuột, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn hoàn chỉnh sau khi bên bán gửi, chỉ cần 2 bên có kết nối Internet.
3.3. Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót
Khi sử dụng ERP tích hợp hóa đơn điện tử ERP, tình trạng 1 đơn hàng xuất nhiều tờ hóa đơn sẽ không còn xảy ra. Nhờ có phần mềm hỗ trợ quản lý quá trình phát hành hóa đơn, chuyển đổi hóa đơn, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu việc phát hành trùng lặp hóa đơn. Ngoài ra, việc tích hợp eInvoice còn đảm bảo thông tin được chuyển đi và phát hành chính xác. Từ đó, vừa giúp nhân viên hạn chế nhầm lẫn, sai sót vừa nâng cao hiệu suất công việc, đặc biệt là trong những mùa quyết toán cao điểm.
3.4. Quản lý hệ thống dễ dàng hơn
Hệ thống bán hàng và phát hành hóa đơn sẽ được quản lý một cách xuyên suốt, tập trung hơn bởi tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất và luôn đảm bảo tính minh bạch, khách quan. Công nghệ số hóa mọi công đoạn, từ quy trình sau bán hàng cho tới phát hành hóa đơn và lên báo cáo thuế đều được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, chuẩn xác.
Xem thêm:
- Phần mềm ERP có linh hoạt không? Linh hoạt ở điểm nào?
- TOP 12 phần mềm ERP nước ngoài và Việt Nam tốt nhất hiện nay
4. 5 đơn vị phát hành ERP tích hợp hoá đơn điện tử eInvoice phổ biến
Giải pháp ERP tích hợp hóa đơn điện tử đang nhận được nhiều sự tin dùng từ các doanh nghiệp trên toàn quốc. Nhờ ứng dụng công nghệ của ERP và elnvoice, bộ phận tài chính kế toán được giảm bớt gánh nặng trong các công tác nhập liệu thủ công cũng như giảm thiểu sai sót số liệu trong mùa quyết toán căng thẳng của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 đơn vị uy tín, có chuyên môn trong việc phát hành hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp với ERP.
4.1. Giải pháp hóa đơn điện tử eInvoice Thái Sơn
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn. E-invoice đảm bảo tuân thủ theo đúng Nghị định của chính phủ về về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là một trong những EInvoice được tin dùng lựa chọn triển khai bởi những doanh nghiệp hàng đầu như Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,…
4.2. Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp với ERP Fast eInvoice
Fast eInvoice luôn đảm bảo được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm cho phép bên bán gửi hóa đơn cho người mua với vài thao tác đơn giản, nhanh gọn. Doanh nghiệp chỉ cần nhập các thông tin của hóa đơn vào phần mềm ERP, chọn các hóa đơn cần phát hành và tiến hành gửi. Người mua sẽ nhận được hóa đơn điện tử qua email ngay tại thời điểm bên bán gửi và họ có thể xem được trên trình duyệt web hoặc Mobile App.
4.3. Giải pháp hóa đơn điện tử FTS
Hóa đơn điện tử FTS tích hợp với ERP cho phép liên kết và xử lý dữ liệu về tất cả các thao tác nghiệp vụ liên quan ngay tại màn hình chức năng. Đây là giải pháp hóa đơn điện tử đảm bảo đúng tiêu chuẩn của Nhà nước bởi đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Quyết định 1450/2021/QĐ-TCT, …
Thêm vào đó, ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice FTS có thêm các tính năng như khởi tạo hóa đơn dựa trên mẫu sẵn có, đăng ký sử dụng hóa đơn, lập dự thảo hóa đơn gửi cho bên mua hàng, … rất tiện lợi.
4.4. Giải pháp hóa đơn điện tử Viettel SInvoice
Hóa đơn điện tử Viettel mang tên Slnvoice là sản phẩm công nghệ đến từ Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel. S-invoice đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Thêm vào đó, giải pháp hóa đơn điện tử Viettel có khả năng kết nối với trên 50 phần mềm kế toán, bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn điện tử. Vì vậy, không ngạc nhiên khi S-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều công ty Việt Nam lựa chọn hiện nay.
4.5. Giải pháp hóa đơn điện tử BKAV
Hóa đơn điện tử đến từ Bkav – Bkav eHoadon được lọt vào top 10 Hóa đơn điện tử dễ sử dụng nhất hiện nay. Phần mềm hóa đơn điện tử của BKAV đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo các Thông tư, Nghị định hiện hành của Nhà nước. Ngoài ra, eHoadon còn cho phép khách hàng nhận hóa đơn đa kênh qua tin nhắn SMS, email, điện thoại, website, … cũng như đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp.
5. Cách tích hợp và sử dụng hóa đơn điện tử eInvoice trên ERP
Để hệ thống ERP tích hợp và sử dụng hóa đơn điện tử eInvoice, người dùng thao tác như sau:
Bước 1: Kết nối với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nên dựa trên đặc thù hoạt động và nhu cầu làm việc để lựa chọn đơn vị cung cấp các hóa đơn tích hợp như Viettel, BKAV, FPT, VNPT. Sau khi ký kết hợp tác thành công, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn chi tiết hoặc giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng nghị định hiện hành của Chính phủ bằng cách thiết lập các kết nối thông qua API, cấu hình ký hiệu, serial, chữ ký số, …
Bước 2: Phát hành hóa đơn qua dịch vụ hóa đơn điện tử
Các nghiệp vụ phát sinh như bán hàng, đổi trả hàng, hủy đơn hàng hoặc điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các khu vực, đều sẽ được phần mềm ERP tập hợp lại theo cấu trúc sản phẩm hàng hóa hoặc theo quy định của doanh nghiệp. Sau đó phần mềm ERP sẽ gọi các chức năng tương ứng của đơn vị phát hành (ví dụ như: xem trước, phát hành nháp, phát hành chính thức), thay vì sử dụng giao diện của các đơn vị phát hành.
Bước 3: Lưu lại kết quả hóa đơn trả về vào phần mềm ERP
Sau khi phát hành hóa đơn, đơn vị phát hành sẽ gửi hóa đơn lên cơ quan thuế và tới bên mua rồi mới trả số hóa đơn vào phần mềm ERP của doanh nghiệp. Ngoài ra, một số hệ thống sẽ gửi thông báo về cho khách hàng qua các kênh thông tin đã đăng ký trước như email.
Nhìn chung, hệ thống ERP và hệ thống eInvoice luôn cập nhật và đồng bộ dữ liệu với nhau trên cơ sở dữ liệu phần mềm ERP để tiến hành lên báo cáo tài chính kế toán. Nhờ vậy, các bản báo cáo không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc phản ánh tình hình của doanh nghiệp mà còn là cơ sở vững chắc giúp lãnh đạo nhanh chóng đưa ra quyết định.
Như vậy, bài viết đã đem đến cho khách hàng những thông tin quan trọng về ERP tích hợp hoá đơn điện tử eInvoice, bao gồm các đặc trưng cơ bản, lợi ích khi sử dụng, các đơn vị phát hành uy tín và các bước tích hợp eInvoice vào hệ thống ERP. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng luật Nhà nước mà còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn và giảm thiểu rủi ro, sai số trong quá trình làm việc của doanh nghiệp.
Khách hàng có nhu cầu muốn được tư vấn thêm về cách triển khai cũng như cách tích hợp ERP với hóa đơn điện tử elnvoice, vui lòng liên hệ với Beetech Solutions – nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp uy tín lâu năm tại Việt Nam theo địa chỉ sau:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: beetechcom.vn
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn