Việc hiểu rõ quy trình triển khai của dự án ERP sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát, từ đó có những quyết sách đúng đắn, đưa dự án chạy trên con đường thành công. Vậy cụ thể triển khai ERP gồm những bước nào? Có những kinh nghiệm gì doanh nghiệp cần nắm được khi xác định chi phí và chọn đơn vị triển khai? Tất cả sẽ được phân tích trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Dự án ERP là gì?
Dự án ERP là tất cả những kế hoạch, hoạt động liên quan tới khảo sát, tư vấn, đào tạo, kiểm thử, nghiệm thu cho doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm ERP, từ đó đưa ra định hướng triển khai về mặt nhân sự; thiết kế, tinh chỉnh phần mềm; chuẩn hóa hệ thống dữ liệu…để đảm bảo mọi cá nhân, mọi phòng ban, mọi chi nhánh của doanh nghiệp đều hướng tới một hoặc nhiều mục tiêu chung của cả dự án.
Dự án ERP là cầu nối giữa đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu từ doanh nghiệp, đơn vị triển khai sẽ đưa ra những thông tin chi tiết bao gồm: báo cáo tài chính, báo cáo tình trạng dự án, bảng thống kê các hạng mục… Từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt dự án, hướng tới đóng góp để hoàn thành kịp tiến độ và chất lượng.
2. 10 bước triển khai dự án ERP đạt hiệu quả cao
Để một dự án ERP được diễn ra thành công đúng kỳ vọng, thì doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước và tư vấn đến từ nhà cung cấp. 10 bước triển khai của một dự án ERP bao gồm:
1 – Bước 1: Xác định bản chất của việc triển khai ERP: Doanh nghiệp nên xác định bản chất việc triển khai dự án ERP không chỉ đơn giản là cài đặt phần mềm vào máy chủ mà đó là cả một quá trình nghiên cứu, xây dựng, tối ưu để phù hợp với hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp.
2 – Bước 2: Đề ra yêu cầu và mục tiêu chung của dự án: Để đảm bảo tính ứng dụng và độ phù hợp của dự án với tình hình doanh nghiệp và hướng đi tương lai. Đồng thời chắc chắn tất cả thành viên dự án đều hướng về mục tiêu chung
3 – Bước 3: Thành lập đội quản lý nội bộ cho dự án: Đội ngũ nội bộ sẽ hợp tác cùng đội ngũ nhà cung cấp, đảm bảo các tính năng xây dựng đúng theo nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp, đồng thời giúp quá trình triển khai suôn sẻ và thành công.
4 – Bước 4: Chọn lựa nhà cung cấp đặt chất lượng và uy tín lên làm đầu: Nhà cung cấp giải pháp ERP nên là đối tác chính thức của công ty sản xuất phần mềm, quy tụ đội ngũ chuyên gia đầu ngành và có sự cam kết hiệu quả, tiến độ dự án.
5 – Bước 5: Xây dựng kế hoạch dự án: Đây là bước đặt nền móng cho sự phát triển của dự án trong tương lai. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có dự tính liên quan đến: nhân lực, tài chính, thiết bị, hạ tầng, thời gian, công việc cần triển khai, hiệu suất,…
6 – Bước 6: Phân tích và thiết kế hệ thống: Ở bước này, đơn vị triển khai sẽ căn cứ vào quy trình làm việc trong hiện tại và tương lai để thu thập phân tích dữ liệu, sau đó nghiệm thu báo cáo và sửa đổi hệ thống theo từng giai đoạn,…
7 – Bước 7: Bắt đầu khởi tạo hệ thống: Hệ thống được khởi tạo từ cơ sở dữ liệu, cấu hình hệ thống, bộ công cụ tiện ích (Add-ons), mẫu báo cáo. Tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ sẽ xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng và cho doanh nghiệp nghiệm thử hệ thống,…
8 – Bước 8: Chuẩn bị trước khi chính thức chạy (Go live): Huấn luyện người dùng và đánh giá tính sẵn sàng của đội ngũ quản lý dự án, đồng thời chuyển đỗi dữ liệu hiện tại (cut off data) của doanh nghiệp vào hệ thống mới.
9 – Bước 9: Vận hành: Theo dõi và ghi nhận những số liệu, sai sót, phát sinh theo kế hoạch và ngoài kế hoạch để được chuyên gia tư vấn. Cuối cùng, sau khi dự án đã đi vào vận hành một cách thuận lợi, nhà cung cấp sẽ chuyển giao đến khách hàng quyền quản trị và hướng dẫn sử dụng chi tiết.
10 – Bước 10: Hỗ trợ và chế độ bảo hành sau dự án: Đơn vị triển khai sẽ theo dõi, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru. Đồng thời tiến hành bảo trì, cập nhật định kỳ theo quý, theo năm, hoặc bất cứ khi nào hệ thống có vấn đề để quá trình ứng dụng ERP được diễn ra đúng kỳ vọng.
Để hiểu rõ hơn về các bước triển khai dự án ERP thành công, mời doanh nghiệp tham khảo chi tiết hơn trong bài viết 10 bước triển khai ERP đạt kết quả cao nhất.
3. Kinh nghiệm triển khai dự án ERP thành công
Quy trình 10 bước triển khai bên trên có vai trò đảm bảo tiến độ của dự án theo định hướng của doanh nghiệp. Nhưng dù đã nắm rõ các bước thì doanh nghiệp vẫn nên bỏ túi những kinh nghiệm được tích lũy dưới đây, để đảm bảo dự án ERP thành công.
1 – Bám sát phạm vi đã được đề ra trong dự án: Nhằm theo dõi và duy trì tính liên tục, hiệu quả của dự án. Bên cạnh đó là sẵn sàng hành động đối mặt mọi nguy cơ.
2 – Luôn hướng về mục tiêu chung: Đảm bảo những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp đạt được sau dự án.
3 – Lập kế hoạch bài bản và chi tiết: Bởi kế hoạch là một trong những yếu tố quyết định sự thành công, sự suôn sẻ của dự án, từ đó giúp doanh nghiệp tránh những thiết hụt và sai sót.
4 – Linh hoạt và đổi mới: Cần có một đội ngũ đồng lòng và tích cực đón nhận sự thay đổi trong khi thực hiện dự án.
5 – Đảm bảo tiến độ, đúng chất đủ lượng: Tránh tình trạng lãng phí nguồn tài nguyên đã đầu tư, gây trì hoãn và có thể không hoàn thành được mục tiêu.
6 – Đầu tư ngân sách cho cơ sở hạ tầng hợp lý: Tránh chi phí phát sinh, đảm bảo thiết bị được đầu tư hợp lý để sử dụng sau này.
7 – Phối kết hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đội quản lý dự án: Đảm bảo công việc diễn ra được thuận lợi, tăng tính thiện chí và hài hòa giữa hai bên.
4. Chi phí triển khai dự án ERP
Chi phí triển khai dự án ERP luôn là một trong những vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Chi phí này có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như: lượng người dùng, phí triển khai, phí bản quyền phần mềm, phí nâng cấp và phí quản lý nội bộ,… Tựu chung lại, chi phí triển khai dự án thường được phân chia theo:
1 – Đặc thù doanh nghiệp (quy mô): Mức đầu tư hợp lý cho ERP giao động khoảng 1-2% doanh thu/năm với quy mô lớn, 2 – 6 tỷ với quy mô vừa và 500 – 2 tỷ với quy mô nhỏ.
2 – Số lượng phân hệ: Mỗi phân hệ khác nhau sẽ có giá khác nhau, thường dao động khoảng 100 – 200 triệu đồng.
3 – Gói cấp phép
- Triển khai dự án ERP vĩnh viễn: Chi trả 1 lần duy nhất, định giá theo lượng người dùng và quy mô. Giá bao gồm: phí bản quyền, phí triển khai (thanh toán 1 lần) và phí bảo trì, dịch vụ hỗ trợ (thanh toán hàng năm). ERP vĩnh viễn thường được công ty vừa và lớn lựa chọn bởi gói dịch vụ này có yêu cầu về chất lượng cơ sở hạ tầng.
- Triển khai dự án ERP theo gói dịch vụ (ERP đám mây): Là phần mềm vận hành thông qua hệ thống điện toán đám mây, được cập nhật liên tục. Giá bao gồm: chi phí cập nhật, chi phí hỗ trợ, chi phí dịch vụ (chi phí linh hoạt và không cố định, có thể thay đổi khi quy mô người dùng tăng). Loại hình này lại phù hợp với những doanh nghiệp mới vừa và nhỏ bởi tính linh hoạt và tối ưu cho ngân sách chung.
Bên cạnh đó, nguồn gốc của giải pháp ERP (trong nước hoặc nước ngoài) hay ngành nghề của doanh nghiệp cũng là hai yếu tố có thể dựa vào để ước lượng chi phí. Nhưng nhìn chung, tất cả thông tin trên chỉ mang giá trị tham khảo. Khi có ý định triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần sự tư vấn chính xác đến từ nhà cung cấp để chuẩn bị tốt về mặt tài chính.
5. Tiêu chí chọn đơn vị triển khai dự án ERP
Lựa chọn đơn vị triển khai dự án ERP phù hợp là bước khởi đầu tốt đẹp, giúp doanh nghiệp đi đến mục tiêu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Vậy làm thế nào để có thể lựa chọn được đối tác hợp “gu”? Doanh nghiệp hãy nhìn nhận và đánh giá dựa trên 5 tiêu chí sau:
- Là đối tác của công ty cung cấp phần mềm: Điều này có thể chứng minh sự uy tín, nghiệp vụ chuyên môn cao và năng lực vượt trội của đơn vị.
- Có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án: Cho thấy khả năng nghiệp vụ và chỗ đứng của đơn vị trên thị trường Việt Nam. Chỉ khi hoàn thành và giúp doanh nghiệp phát triển thì đơn vị mới có thể tiếp tục nhận được tin tưởng.
- Có đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp: Khi hợp tác và làm việc với đội ngũ chuyên gia, doanh nghiệp có được sự tư vấn chính xác và nhanh chóng hơn cả.
- Có quy trình triển khai bài bản: Điều này sẽ đảm bảo sự suôn sẻ và tiến độ của dự án, hạn chế những chi phí phát sinh không đáng có.
- Cam kết chất lượng dự án: Tránh hao phí nhân lực, tài chính, thời gian của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và bám sát tiến độ, nhanh chóng đi đến mục tiêu cao cấp đã đề ra.
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp các giải pháp ERP trên thị trường và không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ chuyên môn – cái tâm và cái tầm như Beetech Solutions – Gold Partner của SAP, đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm ERP chất lượng, trong đó có SAP Business One.
Beetech hội tụ đội ngũ chuyên gia với hơn 10 năm trong nghề, từng nhiều lần đạt giải thưởng danh giá SAP Global. Các giải pháp ERP Beetech cung cấp đảo bảo tính toàn diện và tân tiến nhất hiện nay.
Beetech đã đồng hành và thành công khi xây dựng dự án ERP cho rất nhiều tên tuổi điển hình là chuỗi thời trang Belluni, Công ty điện tử Sharp, CTCP Phát Thành Giang (PTG),…Đây là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy năng lực và sự phù hợp của Beetech đối với doanh nghiệp Việt.
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về dự án ERP, các tiêu chí đánh giá cũng như cách để triển khai một dự án ERP thành công. Mong rằng bài viết này sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
Nếu khách hàng có bất cứ băn khoăn gì về quá trình triển khai dự án ERP, hãy liên hệ ngay với Beetech để được tư vấn nhanh nhất.
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn