ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp, mang tới luồng gió mới về công nghệ tân tiến và mạng lưới thông tin đồng bộ trong doanh nghiệp. 11 chức năng của ERP trong quản trị doanh nghiệp sau đây sẽ chứng minh vai trò trợ thủ đắc lực của ERP, giúp mọi công việc diễn ra chuẩn xác và tối ưu hiệu suất làm việc.
Mục Lục
1. Tổng thể 11 chức năng của ERP trong các hệ quản trị doanh nghiệp
1.1. Hoạch định và quản lý ngân sách
Với các công cụ quản trị riêng lẻ, thông tin tài chính sẽ được tập hợp từ nhiều bộ phận khác nhau, khó tránh độ sai lệch nhất định khi xử lý dữ liệu. Với hệ thống ERP, mọi số liệu liên quan sẽ được tổng hợp tại trung tâm đầu não duy nhất, được phân tích chi tiết, giúp hoạch định và phân bổ ngân sách hiệu quả.
Khi có sự thay đổi về mặt dữ liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật và thông báo kịp thời cho các nhân sự liên quan, từ đó hạn chế tiêu cực trong hoạt động ngân sách doanh nghiệp.
Ngoài ra, dữ liệu và thống kê luôn được cập nhật và hiển thị trực quan trên hệ thống quản trị của ERP, các chủ doanh nghiệp không cần đợi đến cuối tháng mới có trên tay 1 bản phân tích ngân sách cụ thể. Điều này đóng vai trò rất quan trọng trong việc cân đối và điều chỉnh nguồn tiền trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.
1.2. Quản lý hàng tồn kho
Có thể nói, hàng tồn kho luôn là nguyên nhân gây “thất thoát” tài chính của nhiều doanh nghiệp. Thấu hiểu được thực trạng này, hệ thống được thiết lập để tự động tính toán các mức tồn kho tối ưu nhằm xây dựng các kế hoạch đặt hàng sao cho hiệu quả nhất trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Ngoài ra, ERP cung cấp phương pháp quản lý giá giữa giá bán và giá vốn, từ đó theo dõi được doanh thu và có cơ sở đưa ra các mức chiết khấu phù hợp với từng đối tượng, sản phẩm, khách hàng tại các thời điểm khác nhau.
Thêm nữa, các thông số chi tiết về thuộc tính hàng hóa: kích thước, trọng lượng, số lô, số serial .. của vật tư, hàng hóa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sắp xếp kho cũng như kiểm soát hạn sử dụng và bảo hành hàng hóa vật tư hiệu quả
Một số chức năng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho bao gồm:
- Danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư (Item Master Data)
- Nhập, xuất kho (Inventory Transactions)
- Kiểm kê kho (Inventory Counting)
1.3. Lập kế hoạch mua hàng
Một kế hoạch mua hàng phù hợp trước hết sẽ bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của kế hoạch, bao gồm: mua cái gì, mua bao nhiêu, mua khi nào. Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp khách hàng kiểm soát và phân bổ tốt ngân sách.
Sau khi đã có mục tiêu, doanh nghiệp có thể căn cứ vào đó để lập kế hoạch. Để bản kế hoạch có chỉ tiêu và định hướng cụ thể, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các yếu tố chủ quan và khách quan như lượng nhu cầu dự báo đối với hàng hoá, vật tư, lượng hàng tồn kho, …
1.4. Quản lý mua hàng
Danh tiếng của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng do lâm vào tình trạng bị động ở khâu đầu vào, dẫn đến trễ hàng, thiếu hàng, hàng kém chất lượng… bởi nhu cầu và tình trạng chuỗi cung ứng không được đánh giá chính xác.
ERP tỏ ra rất hữu dụng trong phân hệ quản trị mua hàng bởi khả năng theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ mua hàng: từ công đoạn thiết lập kế hoạch, theo dõi đơn nhận hàng dựa trên các điều kiện đã đề ra cho đến các ràng buộc về điều kiện thanh toán.
Sau khi nhận hàng, hệ thống sẽ tự động căn cứ vào hoá đơn từ nhà phân phối để chuyển sang giai đoạn theo dõi thanh toán, công nợ phải trả đến lúc hoàn thành giao dịch.
Xem thêm: ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice – 5 thông tin quan trọng
Không chỉ vậy, ERP còn hỗ trợ các quy trình về việc nhập khẩu hàng hóa quốc tế, ghi nhận các loại thuế, phí phát sinh: thuế nhập khẩu, bốc xếp, hải quan … đảm bảo doanh nghiệp nhập đúng số lượng, tính đủ chi phí đầu vào.
1.5. Quản lý sản xuất và tính giá thành
Trước hết, hệ thống xây dựng cấu trúc sản phẩm, tính toán nhu cầu về nguyên vật liệu, máy móc và nhân công theo các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Sau đó, ERP sẽ dựa trên thời gian giao hàng, nguồn lực sản xuất để hoạch định kế hoạch sản xuất hợp lý.
ERP còn tự động dự trù các kế hoạch phát sinh về rủi ro, gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan trong quá trình sản xuất. Bởi số liệu của ERP luôn được cập nhật theo thời gian thực, cho phép chủ doanh nghiệp phân tích, điều chỉnh sao cho đúng với quy trình đề ra.
1.6. Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Tất cả các doanh nghiệp đều đề cao mục tiêu làm hài lòng khách hàng, tuy nhiên nhiều công ty gặp khó khăn với việc theo đuổi mục tiêu này. Nguyên do là với các công cụ quản trị thông thường, thông tin dữ liệu khách hàng đồ sộ và sắp xếp thiếu khoa học sẽ gây khó khăn trong việc tìm hiểu và giải quyết nhu cầu khách hàng.
Với mạng lưới thông tin đồng bộ, ERP cho phép đội ngũ sale và chăm sóc khách hàng truy cập vào dữ liệu chính xác và đầy đủ, qua đó có những phản hồi đúng lúc và kịp thời đến với đối tác làm việc.
ERP là công cụ đắc lực đối với phòng Marketing vì khả năng đánh giá và theo dõi hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, các đợt khuyến mại, từ đó xác định ngân sách và nguồn lực phù hợp. Doanh nghiệp sẽ có cơ sở để hoạch định kế hoạch phát triển và tiếp cận đúng với phân khúc khách hàng mong muốn.
1.7. Quản lý bán hàng
Trong phân hệ quản trị này, ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý sát sao toàn bộ quy trình liên quan, bao gồm quản lý báo giá, theo dõi tình trạng đơn hàng của khách, hệ thống các điều kiện và chế độ thanh toán cho từng đối tác với các điều kiện bán hàng khác nhau như bán sỉ, ký gửi, bán trả chậm, …
Hệ thống ERP dựa vào đơn hàng của khách hàng để thiết lập các kế hoạch giao hàng. Sau khi giao hàng, hệ thống sẽ bật tín hiệu để doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng và chuyển sang theo dõi kiểm soát khoản công nợ phải thu.
Ngoài ra, để công việc diễn ra hiệu quả thì không thể thiếu giai đoạn phân tích và đánh giá quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Với ERP, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu bằng các chức năng tự động phân tích và tổng hợp các số liệu bán hàng và đồng bộ với các công cụ quản trị tài chính.
1.8. Quản lý dự án
Trong quá trình quản lý dự án, ERP không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức tự án (thể hiện qua hoạt động thu mua, sản xuất, phân bổ …) mà còn quản lý dự án hiệu quả qua các giai đoạn. Từ đó, dự án được triển khai theo đúng tiến độ, đúng phạm vi ngân sách và đảm bảo chất lượng.
1.9. Quản lý dịch vụ sau bán hàng
Chức năng của ERP trong phân hệ này là theo dõi và giám sát các dịch vụ hậu mãi sau bán hàng của doanh nghiệp. Những tính năng cụ thể của ERP giúp tăng sự thân thiết với khách hàng sau giao dịch bao gồm:
- Quản lý bảo hành: theo dõi và phản hồi yêu cầu bảo hành một cách nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ các hoạt động dịch vụ, hoạt động tương tác với khách hàng và quản lý tài nguyên.
- Quản lý hợp đồng dịch vụ: quản lý hiệu quả các hợp đồng bảo hành và dịch vụ, đảm bảo thực hiện kịp thời và chính xác các điều khoản hợp đồng.
- Báo cáo và phân tích dịch vụ: tạo báo cáo chi tiết liên quan đến các gói bảo hành và thời gian phản hồi, đồng thời đưa ra các phân tích thống kê liên quan đến hoạt động bảo hành.
Những tính năng này rất quan trọng trong việc gia tăng sự tin tưởng của khách hàng, để họ tiếp tục đặt lòng tin và hợp tác cùng doanh nghiệp.
Với ERP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chiếm trọn niềm tin từ khách hàng và đồng thời có thêm nhiều khách hàng mới, phục vụ mục tiêu mở rộng kinh doanh.
1.10. Quản lý nhân sự và tiền lương
Để vận hành doanh nghiệp hiệu quả thì không thể thiếu những nhân viên làm việc tích cực, sáng tạo và kỉ luật. Vì vậy, việc kiểm soát nhân công của công ty cần được theo dõi một cách thường xuyên và sát sao để kịp thời chấn chỉnh kịp thời.
Với ERP, bộ phận nhân sự (Human Resources) có thể quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên, đồng thời quản lý chấm công và tính lương một cách nhanh chóng. Từ đó giảm thiểu tối đa các sai sót, ghi nhận tất cả quá trình làm việc và nỗ lực của nhân viên.
1.11. Quản lý kế toán tài chính
Phân hệ kế toán tài chính là phân hệ có vai trò cốt lõi trong việc duy trì sự tồn tại lâu dài của 1 doanh nghiệp. Trên thực tế, các công ty thường xuyên phải báo cáo phân hệ này dưới sự quy định của cơ quan nhà nước, đòi hỏi thể hiện sự chính xác và tỉ mỉ về nguồn tiền ra – vào công ty.
Lúc này, ERP chính là hệ thống giúp quản lý tài chính kế toán một cách “lành mạnh”. Nhân viên chỉ cần nhập liệu duy nhất tại một phần mềm và ERP sẽ tự động tổng hợp các thông tin và trích xuất báo cáo theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam (VAS).
Nhờ sự đồng nhất về bộ dữ liệu, các báo cáo kế toán tài chính được thực hiện chính xác, hạn chế tiêu cực và tăng độ tin cậy trong việc đánh giá năng lực làm việc của doanh nghiệp. Vì vậy, ERP còn đảm bảo rằng các công ty đều tuân thủ các yêu cầu về phân hệ kế toán tài chính và thuế.
2. Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
2.1. Tất cả các doanh nghiệp bất kể quy mô
Không ít khách hàng nghĩ rằng ERP chỉ phát huy lợi ích với những tập đoàn đa quốc gia, có hàng nghìn nhân sự với doanh thu rơi vào từ hàng trăm đến hàng nghìn tỷ. Thế nhưng, điều này chỉ đúng trong giai đoạn những năm 90 của thế kỷ trước.
Mint Jutras – công ty nghiên cứu thị trường hàng đầu đã làm một báo cáo về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ (trước đây dùng phương pháp thủ công hoặc với làm việc với bảng tính excel). Báo cáo cho thấy có tới 76,6% trong số đó sau khi triển khai giải pháp ERP đã có ROI đạt 100% trong vòng 1-3 năm đầu tiên.
Ngoài việc tối ưu chi phí, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cho biết mức tăng lợi nhuận trung bình (YOY) là 12,8% và mức tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng là 15,6% kể từ khi họ triển khai ERP.
Có thể thấy, việc sử dụng ERP không phải chỉ dành riêng cho các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn. Việc triển khai ERP còn mang lại lợi ích đáng kinh ngạc cho các công ty quy mô vừa và nhỏ muốn nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện khả năng kinh doanh đồng thời gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm: Phần mềm ERP có linh hoạt không? Linh hoạt ở điểm nào?
2.2. Doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ thông tin kém hiệu quả
Với một doanh nghiệp chưa biết đến ERP, chắc hẳn hệ thống lưu trữ thông tin của họ còn đang rời rạc và thiếu sự thống nhất. Ví dụ, ở phòng bán hàng theo dõi công nợ với bộ dữ liệu riêng, còn phòng kế toán lại sử dụng 1 hệ thống theo dõi riêng, dẫn đến số liệu có thể sai lệch giữa các bên.
Những phần mềm nhỏ lẻ này, thoạt tiên, sẽ đem lại sự thuận tiện nhất thời cho các phòng ban vì vừa tiết kiệm chi phí vừa giải quyết vấn đề nhất thời của các bộ phận. Thế nhưng, việc tổng hợp thông tin giữa các phòng ban, các phần mềm này sẽ gây khó khăn vì quá trình xử lý các số liệu chồng chéo nhau, mất thời gian.
Ngoài ra, việc thuê kỹ sư tùy chỉnh, cập nhật, duy trì,… từng phần mềm riêng lẻ cũng gây tốn thời gian và nguồn lực tài chính của công ty.
Nếu doanh nghiệp đang gặp một trong những vấn đề trên thì ERP là một giải pháp quản trị cung cấp một nền tảng xuyên suốt, ổn định, đáp ứng nhu cầu thay đổi thường xuyên của doanh nghiệp. Việc ứng dụng các phần mềm ERP hiện nay chắc chắn sẽ đem lại hiệu năng vận hành vượt trội so với phần mềm lỗi thời, phức tạp, lại kém hiệu quả.
Khi sử dụng ERP, tất cả các phòng ban công ty sẽ truy cập vào cùng một cơ sở dữ liệu với các phân quyền rõ ràng. Việc có 1 mạng lưới thông tin duy nhất sẽ góp phần “gỡ rối” bài toán khó về sai lệch dữ liệu, hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình phân tích, báo cáo.
2.3. Doanh nghiệp có quy trình báo cáo mất nhiều thời gian
Có lẽ nhiều quản lý đã từng dành đến hàng giờ đồng hồ để lập 1 bảng báo cáo, hay thống kê tình hình công nợ theo yêu cầu bất chợt của lãnh đạo. Trong công việc kinh doanh, thời gian là vàng, là bạc. Nói cách khác, thời gian làm báo cáo càng lâu, khả năng sai số càng nhiều bởi vì bảng dữ liệu của các ngày hôm sau đã thay đổi.
Trong khi đó, với ERP, khách hàng luôn có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh tại mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có thiết bị di động hoặc máy tính cài được phần mềm.
2.4. Doanh nghiệp có quan hệ khách hàng chưa hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp đã để mất nguồn khách hàng quý giá nhất của công ty chỉ vì những số liệu sai lệch đến từ các phòng ban, dẫn đến việc bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận sale gặp rắc rối trong việc giải đáp thắc mắc và đáp ứng nhu cầu của họ.
Chức năng của ERP là tạo ra cầu nối trong việc kết nối khách hàng tiềm năng tiếp cận với những sản phẩm của công ty. Vì vậy, với những doanh nghiệp có quan hệ khách hàng chưa hiệu quả nên thật sự cân nhắc việc triển khai giải pháp ERP.
3. ERP thay đổi bức tranh toàn diện về quản trị doanh nghiệp
1 – ERP thay đổi cách các lãnh đạo quản lý doanh nghiệp: Với một mạng lưới số liệu duy nhất, doanh nghiệp có thể kiểm soát thông tin chạy xuyên suốt đến từng bộ phận, phòng ban, giúp giải quyết công việc yêu cầu tích hợp thông tin mà các phần mềm rời rạc khó có thể làm được.
2 – ERP nổi bật bởi tính năng cập nhật thông tin chuẩn xác theo thời gian thực: cho phép nhân viên được phân quyền truy cập nhanh chóng vào mạng lưới dữ liệu để phục vụ cho công việc, giúp tăng tính chuyên nghiệp, hiệu quả. Giờ đây, họ không lo lắng về tính không tương thích dữ liệu giữa các phòng ban bởi vì tất cả đã được nhập ở trên ERP.
3 – ERP là công cụ chuẩn hóa giao tiếp trong quá trình làm việc của doanh nghiệp: việc chỉnh sửa, cập nhật số liệu sẽ được thực hiện trên 1 hệ thống duy nhất. Nhân viên không cần mất thời gian đi bàn bạc trao đổi với từng phòng ban khác nhau.
4 – ERP kiểm soát, theo dõi sát sao chất lượng sản phẩm, dịch vụ: nhờ có khả năng tự động hóa, ERP dễ dàng kiểm soát vòng đời sản phẩm và phản hồi của khách hàng, từ đó hướng tới cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
5 – ERP giúp báo cáo và phân tích dữ liệu được hiển thị thường xuyên: doanh nghiệp sẽ có một bộ số liệu nền tảng để cân nhắc việc điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ phù hợp với thị trường.
6 – ERP có khả năng bảo mật thông tin cao: nhờ dữ liệu được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và có tính phân quyền rõ rệt. ERP còn cung cấp lịch sử hệ thống, hiển thị rõ ràng thời gian, thông tin được cập nhật, sửa đổi để doanh nghiệp có thể theo dõi những sửa đổi trước đây.
7 – Chiếm trọn sự hài lòng từ phía đối tác làm việc: ERP nắm bắt thông tin, giải quyết nhu cầu mua bán, thắc mắc của khách hàng, hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến…, nhờ đó nâng tầm tối đa trải nghiệm khách hàng. ERP còn đạt chuẩn trao đổi dữ liệu EDI, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm việc với đối tác nước ngoài.
Nhìn chung, chức năng của ERP không chỉ thể hiện ở một sản phẩm điện tử mà còn mang đến nghệ thuật quản lý hiện đại 4.0 tân tiến của thời đại. Thế nhưng vấn đề đặt ra là có phải doanh nghiệp nào cũng tận dụng được những lợi thế của ERP không và tận dụng như thế nào?
Để làm được điều đó, yếu tố tiên quyết là chọn được một đơn vị tư vấn triển khai phần mềm có tâm – có tầm. Beetech tự tin rằng với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc định vị doanh nghiệp và tư vấn triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích toàn diện:
- Chuẩn hóa hệ thống quy trình
- Tối ưu chi phí, đồng thời năng suất tăng vượt trội
- Mang đến một giải pháp thân thiện với người dùng và hiệu suất mạnh mẽ
- Tạo tiền đề cho sự phát triển vượt bậc trong tương lai
Để được tư vấn thêm về triển khai giải pháp quản trị ERP, vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions
- Địa chỉ: Tầng 9B-1, Tòa Nhà Pico Plaza, 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Website: https://beetechcom.vn/
- Facebook: Beetech
- Email: info@beetechcom.vn